CRM לקבוצות Mastermind
מפעילי Mastermind מתמודדים עם חיכוך תיאום כאשר כלי עבודה עם לקוחות מסתבכים עם פלטפורמות אספקת קהילה. Workspace369 מנהלת את הצד העסקי של ה-mastermind במקום אחד: רשומות לקוח, הצעות מחיר, תזמון, הודעות לקוח וחשבוניות. מנהלים מטפלים בשינויי חברות, עוקבים אחר פיקדונות ופיצול תשלומים, ומארגנים פרויקטי קבוצה שם, בעוד שפלטפורמת הקהילה שלכם ממשיכה לארח את המפגשים החיים ותוכן הקורס.
עובדות מפתח
CRM לקבוצות Mastermind ב-Workspace369 מכסה 9 תחומים, כולל רשומות לקוח, הצעות מחיר, פרויקטים ומשימות.
התהליך פועל ב-5 שלבים, החל מ"קבלת ורישום בקשת הקבוצה" ועד "אישור באמצעות פורטל הלקוח ושיחות".
Workspace369 מתחיל ב-$29 לחודש עבור 1 מושב, ותוכנית Commander כוללת 20 מושבים, 500GB אחסון, ו-120,000 אסימוני AI לחודש ב-$299 לחודש.
מושבים נוספים עולים 10$ כל אחד ו-100GB של אחסון נוסף עולים 15$; תמחור מלא זמין פומבית ב- דף תמחור Workspace369.
הבעיה
רשומות Mastermind מתפזרות לעתים קרובות במערכות נפרדות, מה שגורם לבלבול בעדכוני קבוצות. כאשר חבר מבקש שינוי קבוצה, מנהלים חייבים לבדוק קבצים מרובים כדי לאמת את סטטוס התשלום ואת נוכחות הפגישות הקודמות. ללא רשומת לקוח ברורה, צוות הניהול שלך מבלה זמן רב בחיפוש ביומני שיחות גולמיים וקבצי תזמון נפרדים רק כדי למצוא את מיקום הקבוצה הנוכחי של החבר ואת היסטוריית הניהול לפני תחילת פגישה מונחית.
תיאום תאריכי לוח שנה עבור קבוצות מאסטרמיינד מרובות יוצר חיכוך אדמיניסטרטיבי כאשר משימות מנוהלות בבידוד. כאשר מתרחש שינוי קבוצה, עדכון לוח השנה דורש התאמה ידנית של משימות קשורות ואימות גישת קבצים לחבר. ללא קישור ברור בין תזמון, פרויקטים ומשימות אדמיניסטרטיביות, מפעילים מסתכנים בהחמצת שלבי הכנה קריטיים, ומשאירים את המנחים לא מוכנים ואת החברים ללא הזמנות לוח שנה נכונות לקבוצת המאסטרמיינד החדשה שלהם.
הסדרי תשלום מותאמים אישית או שינויים באמצע קבוצה יכולים לגרום לאי-התאמות בין הצעות מחיר פעילות לחשבוניות שהונפקו. אם חבר משנה קבוצה, תנאי החיוב שלו עשויים לדרוש התאמה ידנית או אימות מול טקסט הצעת המחיר המקורית. ניהול חשבוניות בנפרד מרשומות לקוח ושיחות מקשה על מעקב האם חבר שילם עבור מקומו הנוכחי לפני שהוא משתתף במפגש המאסטרמיינד הבא.
כאשר בקשות להעברת קבוצות מתרחשות באמצעות טקסט, דוא"ל או פלטפורמות קהילתיות, ההקשר הולך לאיבוד בקלות. צוות אדמיניסטרטיבי חייב לחפש בערוצי תקשורת מרובים כדי למצוא את הבקשה הרשמית ואת תגובת המתאם. שמירת שיחות מצורפות ישירות לרשומת הלקוח עוזרת למנוע פערים תקשורתיים אלו, כך שניתן יהיה לסקור הערות אדמיניסטרטיביות, העלאות קבצים ועדכוני תזמון על ידי הצוות המנהל את חברות המאסטרמיינד.
המוצר
לקוחות עוקבים אחר התקדמות, קבצים וחשבוניות בפורטל ממותג במקום לבקש עדכונים מהצוות שלך.
מיילים, SMS, שיחות ותא קולי נוחתים לצד רשומת הלקוח — עם סיכומי AI, כך שכל אחד בצוות יכול להשיב עם הקשר מלא.
משימות, קבצים וסטטוס לכל התקשרות — גלויים לצוות, וללקוח דרך פורטל הלקוח.
שלחו הצעות מחיר, חשבו על אבני דרך או שכר טרחה קבוע, ותנו לתזכורות אוטומטיות לרדוף אחר כל דבר שטרם שולם.
תהליך עבודה
מתאם אנושי מקבל בקשת החלפת קבוצה מחבר קבוצת מנטורינג. המתאם פותח את רישומי הלקוח במערכת כדי לאתר את פרופיל החבר וסוקר את השיחות ההיסטוריות. במקום לשנות את הגישה לקהילה החיה באופן מיידי, המתאם רושם את הבקשה ישירות בסיכום המוסכם, כך שהצוות האדמיניסטרטיבי יוכל לבדוק את העדפת החבר המוצהרת לפני ביצוע שינויים בלוח הזמנים.
המתאם סוקר את ההצעות והחשבוניות הפעילות המקושרות לרשומת החבר. הם בודקים שדמי החבר שולמו במלואם וש תנאי ההצעה המקורית מאפשרים העברת קבוצה. אם קיימת חשבונית תלויה ועומדת, המתאם שולח קישור תשלום ותזכורת מ-Workspace369, ומאשר זכאות פיננסית לפני העברת החבר ללוח זמנים קבוצתי מונחה אחר.
המתאם פותח את פרויקט הפעילות הראשי של המאסטרמיינד ומעדכן את המשימות הרלוונטיות לפגישה הקרובה. הם מקצים משימה למפעיל אנושי לעדכן את הגישה לפלטפורמת הקהילה החיצונית. על ידי עדכון משימות אלו בתוך הפרויקט, הצוות קובע רשימת תיוג ברורה להנחיית המפעיל במהלך תקופת המעבר של הקבוצה.
המפעיל מעדכן את רשומות התזמון כדי להסיר את החבר מלוח השנה של הקבוצה הישנה ולהוסיף אותו לתאריכי המפגש החדשים. הם סוקרים את הקבצים המצורפים לרשומת הלקוח כדי לוודא שכל חומרי ההכנה או תקצירי המפגשים מוכנים לקבוצה החדשה. שלב זה מבטיח שהחבר יקבל התראות לוח שנה נכונות למפגש המונחה הקרוב.
הרכז/ת שולח/ת הודעה ישירה באמצעות תכונת השיחות כדי להודיע לחבר/ה על המעבר שהושלם. הם/ן מנחים/ות את החבר/ה להיכנס לפורטל הלקוח כדי לאמת את לוח הזמנים המעודכן שלהם/ן ולגשת לקבצי הפגישה החדשים. בדיקה סופית זו מבטיחה שהחבר/ה מעודכן/ת במלואו ומיושר/ת כראוי עם קבוצת המאסטרמיינד החדשה שלהם/ן לפני התרחשות הפגישה החיה.
כיסוי מוצר
אהוב ב-App Store
סוף סוף מרגיש רגועעברתי בין שלושה או ארבעה כלים "הכל-כלול" ותמיד מצאתי את עצמי מבולבלת בין לשוניות. זה הראשון שמרגיש רגוע. הגדרתי את פרויקטי הלקוחות שלי תוך עשר דקות.
הטמעה חלקה לצוותהפצנו אותו לצוות שלנו בן שמונה אנשים והאימוץ היה ללא כאבים — אינטואיטיבי ומלוטש. הייתי שמח ליותר אינטגרציות, אבל הם ממשיכים לשלוח עדכונים.
שעות בחזרה כל שבועהייתי מלהטט בין כלים נפרדים להערות, משימות, מסמכים ועדכונים. איחוד למקום אחד חסך לי באמת שעות כל שבוע. התמיכה גם מגיבה במהירות.
להתחיל
שאלות נפוצות
הרשאות קהילה נשארות באפליקציית הקהילה שלכם. מ-Specialist, Webhooks של Workspace369 וה-API יכולים להעביר שינויי חברות אליה, או שמפעיל מעדכן גישה מהמשימה שהוקצתה ב-Workspace369. בכל מקרה, לכל שינוי חברות במועדון ארוחת ערב יש בעלים ורשומה ברורים.
ניתן לנהל תנאי תשלום מותאמים אישית על ידי יצירת הצעות מחיר וחשבוניות ספציפיות ישירות ברשומת הלקוח של החבר. מנהל יכול לסקור את היסטוריית השיחות, להתאים את החשבונית, לקחת פיקדון או לפצל את התשלום, ולעקוב אחר סטטוס התשלום כדי להבטיח שהחבר נשאר תואם לתנאי המסטרמיינד שלך.
ניתן להעלות חומרי הכנה למפגש למקטע הקבצים של רשומת הלקוח או לקשר אותם בתוך משימת פרויקט. חברים יכולים אז להציג קבצים משותפים אלה דרך פורטל הלקוחות שלהם, לאחר שמפעיל משתף את הקבצים ובודק את הרשאות הגישה לפורטל.
כן. לאחר כל פגישת מאסטרמיינד מונחית, המנחה רושם נוכחות בתקציר המוסכם או במשימת הפגישה הספציפית, כך שהיא יושבת ברשומת החבר לצד תזמון, שיחות וחיוב.
מוכן כשאתה מוכן
התחל עם המודולים שאתה צריך היום, ואז הפעל AI, אוטומציות, הנהלת חשבונות, מלאי, בקשות ודיווח ככל שהתפעול גדל.
