CRM למרפאות אסתטיקה
מפעילי מרפאות אסתטיקה צריכים הפרדה ברורה בין משימות אדמיניסטרטיביות לנתונים קליניים. Workspace369 מנהלת את הצד העסקי של כל קשר לקוח. עם רשומות לקוח, תזמון ייעוץ, הצעות מחיר וחשבוניות במקום אחד, הצוות שלכם מתאם כל פנייה ומעקב. כל שלב, מההודעה הראשונה ועד לייעוץ בתשלום, נשאר ברשומה אחת.
עובדות מפתח
CRM למרפאות אסתטיקה ב-Workspace369 מכסה 9 תחומים, כולל רשומות לקוח, הצעות מחיר, פרויקטים ומשימות.
זרימת העבודה פועלת ב-5 שלבים, מ"רישום פניות לקוח ראשוניות" ועד "הנפקת חשבוניות ייעוץ".
Workspace369 מתחיל ב-$29 לחודש עבור 1 מושב, ותוכנית Commander כוללת 20 מושבים, 500GB אחסון, ו-120,000 אסימוני AI לחודש ב-$299 לחודש.
מושבים נוספים עולים 10$ כל אחד ו-100GB של אחסון נוסף עולים 15$; תמחור מלא זמין פומבית ב- דף תמחור Workspace369.
הבעיה
לפני שלקוח מתיישב אי פעם להערכה קלינית, הוא מחליף פרטים אדמיניסטרטיביים בנוגע לזמינות, יעדים כלליים ושאלות תמחור. מרפאות אסתטיות לעיתים קרובות מאבדות את הפניות הראשוניות הללו במערכות לא מקושרות. ללא דרך מובנית לרשום רשומות לקוח לא רפואיות ושיחות ראשוניות, צוות אדמיניסטרטיבי נאבק להכין הצעות מחיר מדויקות או לתזמן שיחות מעקב או משימות, וכתוצאה מכך אובדן פניות לפני שהתייעצות רשמית מתרחשת.
צוותים אדמיניסטרטיביים מתזמנים לעיתים קרובות התייעצויות בכלי אחד ומוציאים חשבוניות דרך תוכנית נפרדת לחלוטין. ניתוק זה דורש אימות ידני כדי לבדוק אם לקוח שילם את מקדמת הייעוץ שלו לפני חסימת שעות בלוח השנה של הצוות. כאשר תזמון וחשבוניות פועלים בבידוד, צוותים אדמיניסטרטיביים מבלים שעות בהצלבת רשומות, מה שמוביל לקונפליקטים בהזמנות ועיכובים במעקבים עבור פניות שאינן קליניות.
לאחר פנייה ראשונית, צוות מרפאת היופי חייב לבצע משימות אדמיניסטרטיביות ספציפיות כמו שליחת הצעות מחיר ומעקב אחר תגובות לקוחות. כאשר משימות אלו מנוהלות באמצעות פתקים על נייר או גיליונות אלקטרוניים גנריים, האחריות נעלמת. הצוות אינו יכול לראות בקלות מי זקוק לשיחת מעקב או אילו קבצים נשלחו, מה שגורם לעיכובים שהופכים לידים אדמיניסטרטיביים חמים להזדמנויות עסקיות אבודות עקב חוסר תיאום.
ערבוב ניהול לקוחות לא קליני עם רישום רפואי יוצר בלבול תפעולי לצוות הקבלה. כאשר קבצים אדמיניסטרטיביים, תזמון וחיוב נאלצים לתוך מערכת קלינית נוקשה, פעולות עסקיות בסיסיות מאטות. צוות זקוק לסביבת עבודה עסקית עבור רשומות לקוח, הצעות מחיר ותזמון כדי לנהל את צינור העסק ביעילות מבלי לגעת בתרשימים רפואיים רגישים או בפרטי תכנון טיפול.
המוצר
לקוחות עוקבים אחר התקדמות, קבצים וחשבוניות בפורטל ממותג במקום לבקש עדכונים מהצוות שלך.
מיילים, SMS, שיחות ותא קולי נוחתים לצד רשומת הלקוח — עם סיכומי AI, כך שכל אחד בצוות יכול להשיב עם הקשר מלא.
משימות, קבצים וסטטוס לכל התקשרות — גלויים לצוות, וללקוח דרך פורטל הלקוח.
שלחו הצעות מחיר, חשבו על אבני דרך או שכר טרחה קבוע, ותנו לתזכורות אוטומטיות לרדוף אחר כל דבר שטרם שולם.
תהליך עבודה
זרימת העבודה מתחילה כאשר לקוח פוטנציאלי מבקש מידע על אפשרויות אסתטיות. אנשי צוות יוצרים רשומות לקוח לא קליניות כדי ללכוד מידע בסיסי ליצירת קשר והעדפות כלליות. אנשי צוות יכולים לרשום שיחות ראשוניות ישירות בתקציר, מה שמבטיח לצוות הקבלה נראות מיידית להיסטוריית הלקוח מההודעה הראשונה.
צוות משתמש ביכולת התזמון כדי לקבוע פגישת ייעוץ ראשונית שאינה קלינית. פגישה זו מתמקדת אך ורק בדיון באפשרויות תוכנית כלליות, לוחות זמנים ומדיניות תפעולית. הצוות יכול לתאם את זמינות לוח השנה של יועצים אדמיניסטרטיביים בתוך המערכת, מה שמאפשר לצוות לאשר את זמן הפגישה ולצרף קבצי מידע כלליים רלוונטיים ללקוח לעיון לפני הפגישה שלהם.
לאחר הייעוץ הראשוני, הצוות מפיק הצעות המפרטות את העלויות המוערכות, לוחות הזמנים ואפשרויות החבילה שנדונו. הצעות אלו מפרטות את התנאים העסקיים בבירור. הלקוח יכול לסקור את המסמך דרך פורטל הלקוח, מה שמעניק לו תצוגה שקופה של ההסכם ומבנה התמחור לפני כל התחייבות קלינית או הערכות רפואיות שנקבעו.
לאחר שליחת הצעה, הצוות יכול ליצור משימות ספציפיות עבור צוות הקבלה כדי לעקוב אחר לוחות זמנים לתגובה. הצוות מעדכן משימות ככל שהשיחות נמשכות, ומבטיח שאף לקוח לא יישאר ללא מעקב. קבצים המכילים מדיניות אדמיניסטרטיבית סטנדרטית משותפים דרך פורטל הלקוחות, ושומרים על כל התיעוד שאינו רפואי מאורגן ונגיש הן לצוות והן ללקוח.
כאשר הלקוח מאשר את הצעת המחיר, הצוות מייצר ושולח חשבוניות עבור דמי הייעוץ. לקוחות משלמים אונליין בכרטיס דרך הפורטל, והצוות רואה את התשלום שהושלם בחשבונית. זה משלים את תהליך הקליטה, ומשאיר את הלקוח מוכן לחלוטין לקליטה הקלינית שלו בתוכנת הרפואה שלכם.
כיסוי מוצר
אהוב ב-App Store
סוף סוף מרגיש רגועעברתי בין שלושה או ארבעה כלים "הכל-כלול" ותמיד מצאתי את עצמי מבולבלת בין לשוניות. זה הראשון שמרגיש רגוע. הגדרתי את פרויקטי הלקוחות שלי תוך עשר דקות.
הטמעה חלקה לצוותהפצנו אותו לצוות שלנו בן שמונה אנשים והאימוץ היה ללא כאבים — אינטואיטיבי ומלוטש. הייתי שמח ליותר אינטגרציות, אבל הם ממשיכים לשלוח עדכונים.
שעות בחזרה כל שבועהייתי מלהטט בין כלים נפרדים להערות, משימות, מסמכים ועדכונים. איחוד למקום אחד חסך לי באמת שעות כל שבוע. התמיכה גם מגיבה במהירות.
להתחיל
שאלות נפוצות
שמרו רישום קליני, מרשמים, תוכניות טיפול והיסטוריות רפואיות רגישות בתוכנת רשומות הבריאות האלקטרוניות הייעודית שלכם. Workspace369 מנהל את הצד העסקי: תזמון התייעצויות, הצעות מחיר, שיחות וחשבוניות.
פורטל הלקוח מאפשר ללקוחות שלך להציג הצעות, לבדוק זמני פגישות מתוזמנים, לגשת לקבצי מדיניות עסקית כללית ולשלם חשבוניות עבור ייעוץ. זה מפחית את נפח שיחות הטלפון בדלפק הקבלה על ידי מתן דרך ישירה של שירות עצמי ללקוחות לנהל את האינטראקציות העסקיות שלהם עם הספא הרפואי שלך.
כן. אתם יכולים לרשום את כל הפניות הראשוניות והשיחות שאינן קליניות בתוך רשומות הלקוח. זה עוזר לצוות שלכם לתאם משימות מעקב ולנהל הצעות מחיר ביעילות. שלבים ולוחות קנבן מציגים כל פנייה פתוחה במבט חטוף; צוותים שרוצים צינור מכירות עצמאי יכולים גם להשוות את Pipedrive.
אוטומציות זרימת עבודה יכולות ליצור משימות, לשלוח דוא"ל או SMS, להנפיק תזכורות ולהודיע לחברי צוות באמצעות טריגרים נתמכים, תנאים והמתנות מתוזמנות. אוטומציות דוא"ל מתחילות ב-Cadet ושלבי SMS ב-Voyager; זרימות עבודה שנוסחו על ידי AI מתחילות ב-Commander. בדוק את האירוע הנדרש, הבעלים ושלב הסקירה לפני הפעלת זרימת העבודה. טריגרים של שיחות דורשים תוכנית עם קול. הרצות בדיקה מדומות ויומני ביצוע מראים בדיוק מה זרימת העבודה תעשה עם דוגמת פנייה.
מוכן כשאתה מוכן
התחל עם המודולים שאתה צריך היום, ואז הפעל AI, אוטומציות, הנהלת חשבונות, מלאי, בקשות ודיווח ככל שהתפעול גדל.
