CRM לעורכי דין יחידים ועורכי דין במשרדים קטנים
פנייה של משרד עורכי דין צריכה סינון לפני שניתן יהפוך אותה להתקשרות מקובלת. דף זה מראה כיצד משרדי עורכי דין יחידים וקטנים מנהלים קליטה ב-Workspace369, מהפנייה הראשונה ועד להתקשרות החתומה. עם רשומות לקוח, שיחות ותזמון, מפעיל יכול לסקור בקשות נכנסות לפני התחייבות לפרויקט, וטפסי קליטה ציבוריים (בקשות, מ-Voyager) לוכדים פניות חדשות שהופכות לרשומות לקוח. הצעות מחיר עם חתימה אלקטרונית, פרויקטים, קבצים וחשבוניות נושאים כל התקשרות משם.
עובדות מפתח
מערכת CRM לעורכי דין יחידים ועורכי דין במשרדים קטנים ב-Workspace369 מכסה 9 תחומים, כולל רשומות לקוחות, הצעות מחיר, פרויקטים ומשימות.
זרימת העבודה פועלת ב-5 שלבים, מ"רישום הפנייה הראשונית" ועד "מעקב אחר חיוב ותשלום".
Workspace369 מתחיל ב-$29 לחודש עבור 1 מושב, ותוכנית Commander כוללת 20 מושבים, 500GB אחסון, ו-120,000 אסימוני AI לחודש ב-$299 לחודש.
מושבים נוספים עולים 10$ כל אחד ו-100GB של אחסון נוסף עולים 15$; תמחור מלא זמין פומבית ב- דף תמחור Workspace369.
הבעיה
פניות ראשוניות מגיעות לעתים קרובות ללא סינון מוקדם, וממלאות את תור הקליטה במקרים לא מתאימים. ללא שיטה ברורה לרישום שיחות ולסקירת רשומות לקוח, צוותים מבלים שעות בניתוח ידני של פרטים. תקורה אדמיניסטרטיבית זו מעכבת תגובות ללקוחות פוטנציאליים ראויים. מפעילים זקוקים לדרך מובנית לתעד פניות ראשוניות ולתזמן הערכות מקדימות לפני יצירת פרויקט רשמי או שליחת הצעות מחיר.
כאשר הודעות מלקוחות פוטנציאליים מפוזרות בין חשבונות נפרדים, מעקב אחר ההיסטוריה המוקדמת של פנייה הופך לקשה. שיחות, קבצים ראשוניים והערות תזמון נשארים לא מקושרים לרשומת הלקוח הראשית. אדם חייב לאמת ידנית אם פנייה סוננה או אם נשלחה הצעה. חוסר ארגון ניהולי זה מוביל לשאלות חוזרות ונשנות וזמני תגובה איטיים במהלך קליטה.
המעבר מבקשה מאושרת לביצוע פרויקט יוצר לעיתים קרובות חיכוך תפעולי. משימות, קבצים קשורים ורשומות לקוח מאוחסנים לעיתים קרובות במיקומים נפרדים. חבר צוות חייב ליצור מחדש משימות באופן ידני בכלי אחר. ללא קישור פרויקטים ישירות לרשומת הלקוח המקורית, מעקב אחר התקדמות ותיאום משימות פנימיות דורש בדיקה צולבת ידנית מוגזמת.
ניהול חיובים עבור התייעצויות ראשוניות או אבני דרך של מעורבות הוא לא יעיל כאשר הוא מתבצע מחוץ למערכת הלקוח הראשית. יצירת חשבוניות דורשת הזנת נתונים ידנית מיומני תזמון ורשומות לקוח נפרדות. כאשר חשבוניות מנותקות משיחות לקוח וקבצי פרויקטים, מעקב אחר יתרות פתוחות הופך למשימה ידנית, מה שמאלץ משרדי עורכי דין קטנים להשקיע זמן נוסף באימות סטטוסי תשלום.
המוצר
לקוחות עוקבים אחר התקדמות, קבצים וחשבוניות בפורטל ממותג במקום לבקש עדכונים מהצוות שלך.
מיילים, SMS, שיחות ותא קולי נוחתים לצד רשומת הלקוח — עם סיכומי AI, כך שכל אחד בצוות יכול להשיב עם הקשר מלא.
משימות, קבצים וסטטוס לכל התקשרות — גלויים לצוות, וללקוח דרך פורטל הלקוח.
שלחו הצעות מחיר, חשבו על אבני דרך או שכר טרחה קבוע, ותנו לתזכורות אוטומטיות לרדוף אחר כל דבר שטרם שולם.
תהליך עבודה
אדם מקבל פנייה נכנסת ומזין את הפרטים ברשומות הלקוח, או ממיר בקשת הרשמה שהוגשה לרשומת לקוח. המפעיל רושם את פרטי הקשר של הלקוח הפוטנציאלי ומתעד את הבקשה המרכזית כרשומה בתיק. שלב זה מתחיל מעקב לפני כל סינון. הצוות משתמש ברשומה זו לאחסון שיחות וקבצים עוקבים, תוך שמירה על נקודות מגע מוקדמות מקושרות לרשומה ספציפית אחת של הלקוח הפוטנציאלי.
המפעיל סוקר את רשומות הלקוח כדי לקבוע אם הפנייה עומדת בקריטריוני הקליטה של המשרד. אדם משתמש לאחר מכן בכלי התזמון כדי לקבוע שיחת קליטה. במהלך שיחה זו, המנהל מתעד את פרטי השיחה ישירות בקובץ הפנייה. שלב סינון זה מאפשר למשרד להעריך את היקף הבקשה לפני התקדמות עם התקשרות רשמית או פרויקט.
לאחר השלמת הסינון, חבר צוות יוצר הצעה המתווה את היקף ההתקשרות, לוחות זמנים משוערים ותנאי תשלום. המפעיל מעלה קבצים רלוונטיים לרשומת ההצעה ושולח אותה ללקוח הפוטנציאלי. הלקוח הפוטנציאלי בודק, מאשר וחותם דיגיטלית על ההצעה דרך הקישור הציבורי שלה. שלב זה שומר על בהירות העמלות לפני הפעלת הפרויקט.
לאחר שהלקוח הפוטנציאלי מקבל את ההצעה, המפעיל יוצר פרויקט לניהול משימות ההתקשרות. הצוות מתווה משימות ספציפיות, מקצה מועדים תפעוליים ומתזמן פעולות מעקב. כל השיחות והקבצים הקשורים לתהליך הקליטה מאוחסנים בתוך פרויקט זה. מבנה זה מאפשר לחברה לעקוב אחר אבני דרך והתקדמות עבור כל התקשרות במקום אחד.
עם הגעה לאבני דרך מוסכמות, המפעיל ממיר את ההצעה המקובלת לחשבוניות בתנאים המוסכמים. המפעיל מקשר חשבוניות אלו לרשומות הלקוח ולקבצי הפרויקט. המנהל עוקב אחר סטטוס התשלום ומתאם כל מעקב נדרש דרך פורטל הלקוח או שיחות ישירות. זה משלים את המחזור, ושומר על רשומות חיוב מאורגנות לצד היסטוריית הפרויקט המלאה.
כיסוי מוצר
אהוב ב-App Store
סוף סוף מרגיש רגועעברתי בין שלושה או ארבעה כלים "הכל-כלול" ותמיד מצאתי את עצמי מבולבלת בין לשוניות. זה הראשון שמרגיש רגוע. הגדרתי את פרויקטי הלקוחות שלי תוך עשר דקות.
הטמעה חלקה לצוותהפצנו אותו לצוות שלנו בן שמונה אנשים והאימוץ היה ללא כאבים — אינטואיטיבי ומלוטש. הייתי שמח ליותר אינטגרציות, אבל הם ממשיכים לשלוח עדכונים.
שעות בחזרה כל שבועהייתי מלהטט בין כלים נפרדים להערות, משימות, מסמכים ועדכונים. איחוד למקום אחד חסך לי באמת שעות כל שבוע. התמיכה גם מגיבה במהירות.
להתחיל
שאלות נפוצות
נהלו הנהלת חשבונות נאמנות ובדיקות ניגוד עניינים בתוכנת ניהול משרד עורכי דין שלכם, שהוגדרה לפי כללי לשכת עורכי הדין שלכם. Workspace369 מנהלת קליטה, רשומות לקוחות, הצעות מחיר, תזמון, הודעות ללקוחות וחשבוניות, עם הנהלת חשבונות בסיסית מ-Specialist.
פורטל הלקוח מאפשר ללקוחות פוטנציאליים לגשת לקבצים משותפים ולהציג הצעות שנשלחו על ידי המשרד. אדם יכול להיכנס כדי לוודא שגישת הגישה הנדרשת פועלת כראוי. הפורטל הוא המקום שבו לקוחות פוטנציאליים שולחים הודעות למשרד ומציגים מסמכים, בנפרד מניהול משימות פנימי.
כן. עקבו אחר פניות ברשומות לקוח עם מקורות ליד, והפעילו התקשרויות מקובלות כפרויקטים עם שלבים ולוחות קנבן. אם החברה שלכם רוצה כלי צינור מכירות בלבד, Pipedrive מתמקדת ספציפית בניהול צינור הזדמנויות מכירה. Workspace369 מנהלת את כל מחזור חיי הלקוח, מקליטה להצעות מחיר, תזמון, משימות וחיוב.
ניתן לקשר שיחות וקבצים שהועלו ישירות לרשומות הלקוח או לפריטי הפרויקט המתאימים על ידי המפעיל. כאשר אדם מקבל מידע חדש, הוא רושם אותו בתדריך כדי לשמור על היסטוריה מאורגנת. זה מאפשר לכל מי שסוקר את הפנייה לראות את ציר הזמן המתועד, החל משיחת הסינון הראשונית ועד לחיוב הסופי.
מוכן כשאתה מוכן
התחל עם המודולים שאתה צריך היום, ואז הפעל AI, אוטומציות, הנהלת חשבונות, מלאי, בקשות ודיווח ככל שהתפעול גדל.
