CRM לסיטונאים ומפיצים
מפעילי הפצה סיטונאית זקוקים לרשומות ברורות בעת משא ומתן על הזמנות בכמויות גדולות. כאשר קונה משנה בקשות כמות לאחר שהצעת מחיר הונפקה, עבודות חוזרות עלולות לעכב את המימוש. Workspace369 מנהל את צד החשבון של ההפצה: רשומות לקוח, הצעות מחיר מבוססות קטלוג עם חתימה אלקטרונית, משימות, הודעות לקוח, וחשבוניות, עם מעקב מלאי מ-Specialist. הצוות שלכם רושם כל תנאי בבירור לפני שהכמויות הסופיות מגיעות למחסן.
עובדות מפתח
CRM לסיטונאים ומפיצים ב-Workspace369 מכסה 9 תחומים, כולל רשומות לקוח, הצעות מחיר, פרויקטים ומשימות.
התהליך פועל ב-5 שלבים, מ"הקמת רשומת הלקוח" ועד "הפקת החשבונית הסופית".
Workspace369 מתחיל ב-$29 לחודש עבור 1 מושב, ותוכנית Commander כוללת 20 מושבים, 500GB אחסון, ו-120,000 אסימוני AI לחודש ב-$299 לחודש.
מושבים נוספים עולים 10$ כל אחד ו-100GB של אחסון נוסף עולים 15$; תמחור מלא זמין פומבית ב- דף תמחור Workspace369.
הבעיה
קונים סיטונאיים מבקשים לעיתים קרובות שינויים בכמות לאחר שהצעת מחיר עברה משא ומתן אך לפני שהקצאת המחסן מתחילה. ללא מערכת ייעודית למעקב אחר עדכונים אלה ברשומות לקוח ושיחות, מנהלים מסתמכים על הערות מפוזרות. זה יוצר בלבול אדמיניסטרטיבי, מכיוון שחברי צוות מסתכלים על קבצים מיושנים תוך ניסיון ליצור חשבוניות סופיות עבור הלקוח.
משא ומתן על תמחור בכמויות גדולות כרוך בשרשורי הודעות מרובים בנוגע לנפחי הזמנה מינימליים ולוחות זמני אספקה. כאשר שיחות מופרדות מהצעות מחיר וקבצים, צוות מאבד מעקב אחר שינויים מוסכמים. התאמת רשומות לקוח לשרשורי דוא"ל במערכות מנותקות מעכבת את הגדרת הפרויקט ומובילה ליצירת חשבוניות שגויות, מאלצת צוותי חשבון לעשות עבודה מחדש ללא הרף.
לפני שהפריטים עוזבים את המחסן, מפיצים חייבים להשלים שלבי אימות, לתזמן תאריכי אספקה ולאסוף קבצי תאימות. ניהול משימות אלו באמצעות גיליונות אלקטרוניים נפרדים גורם לפספוס מועדים. כאשר פרטי התזמון אינם מקושרים ישירות לרשומת הלקוח, התיאום יורד, וגורם לחיכוך בין צוות החשבון לצוות התפעול.
כאשר עדכוני כמות מתרחשים בשלב מאוחר של מחזור המשא ומתן, יצירת חשבוניות מדויקות הופכת לקשה. אם ההצעה הסופית אינה משקפת את השיחות המתוקנות, החשבונית שתיווצר תהיה שגויה. צוותים מבזבזים שעות בהצלבת קבצים והודעות בפורטל לקוחות כדי לאמת את הסכומים המוסכמים בפועל לפני הפעלת תהליכי מחסן נפרדים.
המוצר
לקוחות עוקבים אחר התקדמות, קבצים וחשבוניות בפורטל ממותג במקום לבקש עדכונים מהצוות שלך.
מיילים, SMS, שיחות ותא קולי נוחתים לצד רשומת הלקוח — עם סיכומי AI, כך שכל אחד בצוות יכול להשיב עם הקשר מלא.
משימות, קבצים וסטטוס לכל התקשרות — גלויים לצוות, וללקוח דרך פורטל הלקוח.
שלחו הצעות מחיר, חשבו על אבני דרך או שכר טרחה קבוע, ותנו לתזכורות אוטומטיות לרדוף אחר כל דבר שטרם שולם.
תהליך עבודה
התחל על ידי הזנת פרטי הקונה הסיטונאי במדור רשומות הלקוח. אחסן כאן דרישות תפעול ראשוניות, פרטי קשר והעדפות תקשורת. רשומה זו משמשת עוגן לכל הצעות המחיר, המשימות והקבצים הבאים. על ידי שמירה על פרופיל זה מלא, כל מי שסוקר את החשבון יכול לגשת לשיחות היסטוריות ולמעקבים מתוזמנים מבלי להזדקק לגישה לכלי ניהול מחסנים נפרדים.
צור הצעת מחיר מפורטת המפרטת את הכמויות המנוהלות, מדרגות תמחור בכמויות גדולות ולוחות זמנים לאספקה. העלה קבצים קשורים ישירות לרשומת הצעת המחיר כדי שהלקוח יוכל לסקור את התיעוד דרך פורטל הלקוחות. שלב זה מבסס את הבסיס המסחרי הרשמי לעסקה, ומאפשר לשני הצדדים להציג את התנאים הראשוניים ולהגיש משוב באמצעות שיחות משולבות לפני הקצאת מלאי כלשהו.
כאשר קונה סיטונאי מבקש שינוי כמות לאחר משא ומתן, רשום את השינוי ישירות בתקציר או בטקסט הצעת המחיר. עדכן את היסטוריית השיחות כדי לתעד את בקשת הלקוח המפורשת. החזק את הקצאת המחסן עד שהשינוי יאושר; השתמש בשלב זה כדי ליישר את רשומת הלקוח, לעדכן את המשימות המשויכות, ולוודא שהקבצים משקפים את הנפח המבוקש החדש.
צרו משימות ספציפיות לאימות בקשות הכמות החדשות מול אילוצים תפעוליים. השתמשו בתכונת התזמון כדי להגדיר מועדים לסקירות פנימיות ומעקבים ללקוח. הקצו משימות אלה לאנשי צוות שיאמתו שהצעות המחיר והקבצים המעודכנים תואמים את ציפיות הלקוח לפני העברת הקובץ לשלב החיוב הסופי של הפרויקט.
לאחר אישור שינויי הכמות באמצעות שיחות בפורטל הלקוחות, המר את ההצעה המעודכנת לחשבונית הסופית בפלטפורמה. ודא ששורות הפריטים תואמות במדויק לקבצי ההצעה המעודכנים. לאחר שהחשבונית נשלחת ללקוח, הפרויקט מסומן כהושלם, מה שמעניק לתוכנת ניהול המחסנים או לתוכנת הנהלת העלויות שלך מערך נתונים נקי.
כיסוי מוצר
אהוב ב-App Store
סוף סוף מרגיש רגועעברתי בין שלושה או ארבעה כלים "הכל-כלול" ותמיד מצאתי את עצמי מבולבלת בין לשוניות. זה הראשון שמרגיש רגוע. הגדרתי את פרויקטי הלקוחות שלי תוך עשר דקות.
הטמעה חלקה לצוותהפצנו אותו לצוות שלנו בן שמונה אנשים והאימוץ היה ללא כאבים — אינטואיטיבי ומלוטש. הייתי שמח ליותר אינטגרציות, אבל הם ממשיכים לשלוח עדכונים.
שעות בחזרה כל שבועהייתי מלהטט בין כלים נפרדים להערות, משימות, מסמכים ועדכונים. איחוד למקום אחד חסך לי באמת שעות כל שבוע. התמיכה גם מגיבה במהירות.
להתחיל
שאלות נפוצות
Workspace369 כולל מעקב מלאי, התאמות מלאי והתראות על מלאי נמוך מ-Specialist. הגדר את יחידות המוצר האמיתיות שלך ובדוק הקצאה והתאמות עם מלאי לדוגמה; חבר מחסן או חנות באמצעות webhooks וה-API.
כן, לקוחות יכולים להשתמש בפורטל הלקוח כדי ליזום שיחות בנוגע להתאמות כמות. לאחר מכן מנהל מערכת מעדכן את ההצעה או רושם את השינויים בתקציר הפרויקט, והשיחות והקבצים נשארים ברשומת הלקוח, כך שכולם מתואמים לפני שאתה מנפיק את החשבונית הסופית.
ניתן לנהל לוחות זמני אספקה באמצעות תכונת התזמון ומשימות הפרויקט. על ידי הגדרת תאריכים ויעדים ספציפיים ברשומת הלקוח, הצוות שלך יכול לתאם שלבי הכנה. הזמנות הובלה ומשלוחים נשארים בכלי הלוגיסטיקה שלך.
כאשר הצעת מחיר מתעדכנת עקב שינוי בכמות, המנהל חייב לוודא שהחשבונית תואמת את התנאים המתוקנים. המר את הצעת המחיר המתוקנת לחשבונית, כך ששורות הפריטים יתאימו לכמויות המוסכמות. זה עוזר לוודא שהלקוח מקבל חשבון מדויק לפני שתהליכי הקצאת מחסן נפרדים מתחילים.
מוכן כשאתה מוכן
התחל עם המודולים שאתה צריך היום, ואז הפעל AI, אוטומציות, הנהלת חשבונות, מלאי, בקשות ודיווח ככל שהתפעול גדל.
