CRM voor cateraars
Cateraars hebben duidelijke gegevens nodig wanneer klanten hun gastenaantallen wijzigen na het ondertekenen van een initiële menuovereenkomst. Workspace369 beheert elk evenement in één systeem: klantgegevens, offertes met e-ondertekening, projecten, taken, planning en facturen met aanbetalingen. Operators volgen elke revisie, zodat bijgewerkte cijfers de projectbestanden en facturen bereiken voordat de keukenproductie begint. Door duidelijke documentatie van revisies te handhaven, kunnen cateringteams evenementdetails en facturatie-updates effectief coördineren gedurende de gehele planningscyclus.
Belangrijke feiten
CRM voor cateraars bij Workspace369 omvat 9 gebieden, waaronder klantdossiers, voorstellen, projecten en taken.
De workflow doorloopt 5 stappen, van "het loggen van de revisieverzoek in klantgegevens" tot "het versturen van de herziene factuur voor definitieve betaling".
Workspace369 begint vanaf $29/maand voor 1 zitplaats, en het Commander-abonnement bevat 20 zitplaatsen, 500 GB opslag en 120.000 AI-tokens per maand voor $299/maand.
Extra zitplaatsen kosten $10 per stuk en 100 GB extra opslag kost $15; volledige prijzen zijn openbaar op de Workspace369 prijzenpagina.
Het probleem
Wanneer een klant zijn aantal gasten herzien na de menuafsluiting, gaat de update vaak verloren in verspreide berichten. Dit creëert discrepanties tussen het overeengekomen voorstel en de daadwerkelijke uitvoering van het evenement. Zonder een gestructureerde manier om klantgegevens en projectbestanden bij te werken, mislukt de coördinatie, wat leidt tot onnauwkeurige tracking en onjuiste facturatie voor het evenement.
Het wijzigen van een overeengekomen menu vereist onmiddellijke aanpassingen in de financiële administratie. Wanneer het aantal gasten daalt of stijgt, moeten handmatige updates van offertes en facturen gelijktijdig plaatsvinden. Als deze updates niet binnen één systeem worden beheerd, ontvangt de klant conflicterende factureringsdocumenten, wat leidt tot vertragingen in betalingen en administratieve verwarring tijdens de definitieve afrekening van het evenement.
Een verschuiving in het aantal gasten verandert de voorbereidingstaken voor een evenement. Personeel moet handmatig de planning en takenlijsten voor linnen, personeelsratio's en materiaalverhuur aanpassen. Wanneer gesprekken en taken losgekoppeld zijn van het primaire klantrecord, voert het team verouderde instructies uit, wat leidt tot kostbare fouten voordat het evenement plaatsvindt.
Cateringklanten sturen vaak aantalupdates via meerdere kanalen, waaronder sms-berichten en telefoongesprekken. Als deze gesprekken niet direct naast projectbestanden en voorstellen worden gelogd, mist het administratieve team een historisch overzicht van de wijziging. Het ontbreken van een duidelijke communicatiegeschiedenis maakt het moeilijk om klantovereenkomsten te verifiëren tijdens geschillen.
Het product
Klanten volgen voortgang, bestanden en facturen in een gepersonaliseerd portaal in plaats van uw team om updates te vragen.
E-mail, sms, telefoongesprekken en voicemail komen naast het klantrecord te staan — met AI-samenvattingen, zodat iedereen in het team kan reageren met volledige context.
Taken, bestanden en status voor elke opdracht — zichtbaar voor het team en, via het klantenportaal, voor de klant.
Verstuur offertes, factureer mijlpijlen of retentieovereenkomsten, en laat geautomatiseerde herinneringen alles openstaande achtervolgen.
Workflow
Wanneer een klant een wijziging van het aantal gasten aanvraagt na de menuovereenkomst, opent een beheerder de klantgegevens en bestanden. De operator registreert handmatig de details van het gesprek binnen de klantgegevens en noteert de specifieke aantallen in de overeengekomen samenvatting. Hierdoor kan de operator een duidelijke geschiedenis van de wijziging bijhouden voordat er wijzigingen worden aangebracht in financiële documenten.
De beheerder opent het bestaande voorstel binnen het platform om het aantal gasten en de bijbehorende servicegegevens aan te passen. Door de voorstelitems aan te passen aan het nieuwe aantal gasten, werkt de operator de projectomvang bij. Deze aanpassing zorgt ervoor dat de projectbestanden in lijn blijven met de nieuwe vereisten van de klant, ter voorbereiding op de volgende stap van klantbeoordeling.
Zodra de offerte is bijgewerkt, deelt de operator het herziene document via het klantenportaal. De beheerder plant een taak in voor de klant om de nieuwe voorwaarden te beoordelen. De klant bekijkt de bijgewerkte bestanden in het portaal, keurt vervolgens de herziene offerte goed en ondertekent deze elektronisch om het aantal gasten te bevestigen voordat er facturatieaanpassingen plaatsvinden.
Na klantbevestiging werkt de administrator de planning en takenlijsten binnen het project bij. De operator past handmatig taken aan met betrekking tot personeelsratio's en huurmateriaal op basis van het nieuwe aantal gasten dat in de briefing is geregistreerd. Dit helpt het team bij het coördineren van de evenementvoorbereiding volgens de bijgewerkte statistieken.
De laatste stap converteert het goedgekeurde voorstel naar de herziene factuur, zodat de regels de aangepaste gastenaantal en de bijgewerkte projectbestanden weerspiegelen. De cliënt betaalt online met kaart, waarmee de workflow voor het beheren van wijzigingen in het gastenaantal binnen het systeem wordt afgesloten.
Productdekking
Geliefd op de App Store
Voelt eindelijk rustigWisselde tussen drie of vier alles-in-één tools en belandde altijd in een chaos van tabbladen. Dit is de eerste die rustig aanvoelt. Mijn klantprojecten in tien minuten ingesteld.
Pijnloze teamuitrolWe hebben het uitgerold naar ons team van acht personen en de adoptie was pijnloos — intuïtief en gepolijst. Ik zou graag meer integraties willen, maar ze blijven leveren.
Uren per week terugJongleerde met aparte tools voor notities, taken, documenten en updates. Consolideren op één plek heeft me wekelijks uren bespaard. Ondersteuning is ook responsief.
Aan de slag gaan
FAQ
Bewaar keukenproductie, allergenen-gegevens en voedselveiligheidsbeheer in uw keukenbeheersysteem. Workspace369 beheert de klantzijde van elk evenement: klantgegevens, offertes, planning, taken en facturen. Geef definitieve gastenaantallen en menu-details handmatig door aan het keukensysteem of, vanuit Specialist, via webhooks en de API.
Ja, klanten kunnen herziene offertes en projectbestanden bekijken via het klantenportaal. Hierdoor kan het team bijgewerkte documenten delen en duidelijke gesprekken voeren over de wijzigingen. De klant bevestigt door de herziene offerte goed te keuren, en de operator controleert of deze overeenkomt met het aantal gasten dat in de opdracht is vastgelegd.
Wanneer het aantal gasten wordt herzien, werkt de beheerder de taken en planning binnen het project bij. De operator beoordeelt het nieuwe record in de samenvatting en stelt het aantal medewerkers en huuritems in de individuele taken in om de juiste scope weer te geven.
Ja. Workspace369 stelt u in staat om facturen te genereren en te beheren binnen hetzelfde projectbestand als uw offertes. Wanneer het aantal gasten verandert, werkt de beheerder de offerte bij en converteert deze naar de herziene factuur, zodat de klantgegevens en financiële documenten dezelfde cijfers weergeven.
Klaar wanneer u dat bent
Begin met de modules die u vandaag nodig heeft, schakel vervolgens AI, automatiseringen, boekhouding, inventaris, aanvragen en rapportage in naarmate de operatie groeit.
