2026 suite: inbox, AI, boekhouding.App openen

CRM voor medische spa's

CRM voor Med Spas met een Workflow voor Consultatie Opvolging

Med spa-operators hebben een duidelijke scheiding nodig tussen administratieve taken en klinische gegevens. Workspace369 beheert de zakelijke kant van elke klantrelatie. Met klantgegevens, consultatieplanning, offertes en facturen op één plek, coördineert uw team elke aanvraag en opvolging. Elke stap, van het eerste bericht tot het betaalde consult, blijft op één dossier.

Gratis proefperiode starten Praat met verkoop
Klantde relatie en de overeengekomen opdrachtomschrijving
Werktaken met een verantwoordelijke persoon
Facturatiefacturen en commerciële context
Workspace369 klantrecord met geschiedenis, bestanden, communicatie en facturen in één profiel

Belangrijke feiten

CRM voor medische spa's bij Workspace369 dekt 9 gebieden, waaronder klantgegevens, offertes, projecten en taken.

De workflow loopt in 5 stappen, van "initiële klantvragen loggen" tot "consultatiefacturen uitreiken".

Workspace369 begint vanaf $29/maand voor 1 zitplaats, en het Commander-abonnement bevat 20 zitplaatsen, 500 GB opslag en 120.000 AI-tokens per maand voor $299/maand.

Extra zitplaatsen kosten $10 per stuk en 100 GB extra opslag kost $15; volledige prijzen zijn openbaar op de Workspace369 prijzenpagina.

Het probleem

Administratieve Wrijving bij Med Spa Klantbeheer

Verspreide gegevens van pre-consultaties

Voordat een klant ooit gaat zitten voor een klinische beoordeling, wisselen ze administratieve gegevens uit met betrekking tot beschikbaarheid, algemene doelen en prijsvragen. Medische spa's raken deze initiële aanvragen vaak kwijt in niet-gekoppelde systemen. Zonder een gestructureerde manier om niet-medische klantgegevens en initiële gesprekken vast te leggen, hebben administratieve medewerkers moeite om nauwkeurige voorstellen op te stellen of vervolggesprekken of taken te plannen, wat resulteert in gemiste aanvragen voordat er zelfs maar een formele consultatie plaatsvindt.

Onsamenhangende Boeking en Facturering

Administratieve teams plannen vaak consultaties in de ene tool en factureren via een geheel ander programma. Dit gat vereist handmatige verificatie om te controleren of een klant zijn consultatie-aanbetaling heeft betaald voordat er tijdslots in de agenda van het personeel worden geblokkeerd. Wanneer planning en facturatie geïsoleerd opereren, besteedt administratief personeel uren aan het kruisverwijzen van gegevens, wat leidt tot boekingsconflicten en vertraagde follow-ups voor niet-klinische vragen.

Ongestructureerde coördinatie van follow-up

Na een eerste aanvraag moeten medische spa-medewerkers specifieke administratieve taken uitvoeren, zoals het verzenden van prijsvoorstellen en het volgen van klantreacties. Wanneer deze taken worden beheerd via papieren notities of algemene spreadsheets, verdwijnt de verantwoordelijkheid. Personeel kan niet gemakkelijk zien wie een vervolggesprek nodig heeft of welke bestanden zijn verzonden, wat leidt tot vertragingen die warme administratieve leads veranderen in verloren zakelijke kansen door gebrek aan coördinatie.

Verwarrende administratieve en klinische grenzen

Het mengen van niet-klinisch klantbeheer met medische dossiers veroorzaakt operationele verwarring voor baliepersoneel. Wanneer administratieve bestanden, planning en facturering in een rigide klinisch systeem worden gedwongen, vertragen basale bedrijfsoperaties. Personeel heeft een zakelijke werkruimte nodig voor klantgegevens, offertes en planning om de zakelijke pijplijn efficiënt te beheren zonder gevoelige medische dossiers of behandelplanningsdetails aan te raken.

Het product

Zie de werkruimte die uw klanten voelen.

01

Een portaal dat klanten daadwerkelijk controleren

Klanten volgen voortgang, bestanden en facturen in een gepersonaliseerd portaal in plaats van uw team om updates te vragen.

Workspace369 klantrecord met geschiedenis, bestanden, communicatie en facturen in één profiel
02

Elk kanaal in één inbox

E-mail, sms, telefoongesprekken en voicemail komen naast het klantrecord te staan — met AI-samenvattingen, zodat iedereen in het team kan reageren met volledige context.

Workspace369 gedeelde inbox met e-mail-, sms- en gespreksgeschiedenis naast een klantrecord
03

Klantwerk, georganiseerd als projecten

Taken, bestanden en status voor elke opdracht — zichtbaar voor het team en, via het klantenportaal, voor de klant.

Workspace369 projectbord met klantwerk georganiseerd in fasen met eigenaren en status
04

Offertes tot betaalde facturen

Verstuur offertes, factureer mijlpijlen of retentieovereenkomsten, en laat geautomatiseerde herinneringen alles openstaande achtervolgen.

Workspace369 factuureditor met regelitems, betalingsvoorwaarden en klantgegevens

Workflow

De Med Spa Consultatie Opvolg Workflow

01

Initiële Klantvragen Vastleggen

De workflow begint wanneer een prospect informatie aanvraagt over esthetische opties. Medewerkers maken niet-klinische klantgegevens aan om basiscontactgegevens en algemene voorkeuren vast te leggen. Medewerkers kunnen initiële gesprekken rechtstreeks binnen de notities vastleggen, zodat het receptieteam direct inzicht heeft in de geschiedenis van de klant vanaf het eerste bericht.

02

Consultaties Plannen

Medewerkers gebruiken de planningsmogelijkheid om een eerste niet-klinische consultatie te boeken. Deze bijeenkomst richt zich puur op het bespreken van algemene programma-opties, tijdlijnen en operationele beleidslijnen. Medewerkers kunnen de agenda-beschikbaarheid van administratieve adviseurs binnen het systeem coördineren, waardoor het team de afspraak kan bevestigen en relevante algemene informatiebestanden kan koppelen die de klant vóór hun sessie kan bekijken.

03

Consultatievoorstellen versturen

Na de eerste consultatie genereert het personeel Offertes met de geschatte kosten, tijdlijnen en pakketopties die zijn besproken. Deze offertes schetsen de zakelijke voorwaarden duidelijk. De klant kan het document via het klantenportaal bekijken, waardoor ze een transparant overzicht krijgen van de overeenkomst en prijsstructuur voordat er klinische toezeggingen of medische evaluaties worden gepland.

04

Opvolgtaken bijhouden

Zodra een voorstel is verzonden, kunnen medewerkers specifieke taken aanmaken voor het receptieteam om de reactietijdlijnen te bewaken. Medewerkers werken taken bij naarmate gesprekken vorderen, zodat geen enkele klant zonder opvolging blijft. Bestanden met standaard administratieve beleidsregels worden gedeeld via het klantenportaal, waardoor alle niet-medische documentatie georganiseerd en toegankelijk blijft voor zowel het personeel als de klant.

05

Consultatiefacturen versturen

Wanneer de klant de offerte accepteert, genereert het personeel facturen voor de consultatiekosten en stuurt deze op. Klanten betalen online met kaart via het portaal, en het personeel ziet de voltooide betaling op de factuur. Dit voltooit de onboarding, waardoor de klant volledig is voorbereid op hun klinische intake in uw medische software.

Productdekking

Clientoperaties voor medische spa's

  • Een enkele medewerker moet een nieuw klantrecord kunnen aanmaken, een consultatie plannen en een pakketofferte kunnen uitreiken binnen vijf minuten zonder het systeem te verlaten.
  • Het klantenportaal moet verzonden voorstellen en openstaande niet-klinische facturen succesvol weergeven aan een testgebruiker, waardoor ze documenten kunnen bekijken zonder enige blootstelling aan klinische softwaresystemen.
  • Het receptieteam kan drie opeenvolgende opvolgtaken volgen en voltooien, waarbij elk vastgelegd gesprek wordt beperkt tot zakelijke details.
Klantrecords
Voorstellen
Projecten en taken
Bestanden
Gesprekken
Planning
Facturen
Klantportaal
Workflow Automations

Geliefd op de App Store

Beoordeeld door de mensen die hun klantwerk erop uitvoeren.

★★★★★
Voelt eindelijk rustig

Wisselde tussen drie of vier alles-in-één tools en belandde altijd in een chaos van tabbladen. Dit is de eerste die rustig aanvoelt. Mijn klantprojecten in tien minuten ingesteld.

Justin R. · Solo-oprichter · App Store-recensie
★★★★★
Pijnloze teamuitrol

We hebben het uitgerold naar ons team van acht personen en de adoptie was pijnloos — intuïtief en gepolijst. Ik zou graag meer integraties willen, maar ze blijven leveren.

Samantha D. · Operations Lead · App Store-recensie
★★★★★
Uren per week terug

Jongleerde met aparte tools voor notities, taken, documenten en updates. Consolideren op één plek heeft me wekelijks uren bespaard. Ondersteuning is ook responsief.

Alicia N. · Oprichter bureau · App Store-recensie
Lees alle beoordelingen

Aan de slag gaan

Bekijk Workspace369 in uw eigen klantwerk.

Start een gratis proefperiode of neem contact op met sales – hoe dan ook, u ziet de volledige cyclus: inbox, projecten, portal en facturatie.
Gratis proefperiode starten Praat met verkoop

FAQ

Evaluatiecriteria voor consultatieworkflows

Kunnen we deze CRM gebruiken om medische dossiers of behandelplannen op te slaan?

Houd klinische dossiers, voorschriften, behandelplannen en gevoelige medische geschiedenissen bij in uw speciale elektronische gezondheidsdossiersoftware. Workspace369 beheert de zakelijke kant: klantdossiers, consultatieplanning, voorstellen, gesprekken en facturen.

Hoe helpt het klantenportaal ons medische spa administratieve team?

Het klantenportaal stelt uw klanten in staat om voorstellen te bekijken, geplande afspraaktijden te controleren, toegang te krijgen tot algemene bedrijfsbeleidsbestanden en facturen voor consultaties te betalen. Dit vermindert het telefoonvolume aan de receptie door klanten een directe, self-service manier te bieden om hun zakelijke interacties met uw medische spa te beheren.

Kunnen we verkoopgesprekken bijhouden voordat een klant een behandeling boekt?

Ja. U kunt alle initiële aanvragen en niet-klinische gesprekken vastleggen in de klantgegevens. Dit helpt uw ​​team bij het coördineren van follow-up taken en het effectief beheren van offertes. Fasen en Kanban-borden tonen elke openstaande aanvraag in één oogopslag; teams die een standalone sales pipeline willen, kunnen ook Pipedrive vergelijken.

Kan dit systeem automatisch vervolgtaken toewijzen aan specifieke medewerkers?

Workflow Automations kunnen taken aanmaken, e-mail of sms versturen, herinneringen uitgeven en teamleden op de hoogte stellen met ondersteunde triggers, voorwaarden en getimede wachtperiodes. E-mailautomatiseringen starten bij Cadet en sms-stappen bij Voyager; AI-gegenereerde workflows starten bij Commander. Test het vereiste event, de eigenaar en de reviewstap voordat u de workflow inschakelt. Oproep-triggers vereisen een abonnement met spraak. Gesimuleerde testruns en uitvoeringslogboeken tonen precies wat de workflow zal doen met een voorbeeld-inquiry.

Blijf verkennen

Gerelateerde pagina's

Klaar wanneer u dat bent

Bekijk waar Workspace369 past in uw klantwerkflow.

Begin met de modules die u vandaag nodig heeft, schakel vervolgens AI, automatiseringen, boekhouding, inventaris, aanvragen en rapportage in naarmate de operatie groeit.

Gratis proefperiode startenVraag een demo aan