Gratis sjabloon voor betalingsherinneringen voor webdesign (PDF en Word).
Wat te sturen als een webdesignklant niet heeft betaald: voorwaarden vooraf overeengekomen, dan drie korte e-mails en één telefoongesprek, elk met het factuurnummer, het bedrag, een datum en een betaallink.
Gratis, geen e-mail nodig. 5 pagina's, in het Engels. Bijgewerkt .
Wat zit er in de template
8 secties, in de volgorde waarin je ze gebruikt, elk met korte begeleiding die je verwijdert voor verzending.
Betalingsvoorwaarden
Formulering voor wanneer facturen vervallen, te late betalingen en het pauzeren van werk, om schriftelijk overeen te komen vóór de eerste factuur.
De reeks in één oogopslag
Een tabel van de heads-up, twee herinneringen, een telefoongesprek en een laatste aanmaning, met wanneer elk gaat en welke toon het aanneemt.
Herinnering 1: de vriendelijke
Het factuurnummer, bedrag, vervaldatum en een betaallink, met een nieuwe betaaldatum en geen excuses of dreigementen.
Herinnering 2: de strengere
Dezelfde feiten, korter, met het aantal dagen dat het te laat is en een aanbod om elk probleem met de factuur of het werk op te lossen.
Het telefoongesprek
Een script van vijf stappen voor de dag dat je herinnering 2 verstuurt, eindigend met een schriftelijke samenvatting van wat is overeengekomen.
De laatste aanmaning
Een eenvoudige e-mail die zegt wat er vervolgens gebeurt, en alleen wat je overeenkomst al zegt.
Onderwerpregels en een tracker
Vier onderwerpregels om te vermijden en vier om te gebruiken, en een tabel om elke herinnering, oproep en betaling bij te houden.
Checklist voor verzending
Acht controles, van vooraf overeengekomen voorwaarden tot stoppen op het moment dat de factuur is betaald.
Plus een ingevuld voorbeeld
Een fictieve tandartswebsite voor een vast tarief van $4.800. Het openstaande saldo van $2.400, factuur 1042, was verschuldigd op vrijdag de 6e. Herinneringen gaan uit op de 9e en 16e, met een telefoongesprek op de 16e, en de laatste aanmaning op de 23e geeft tot de 27e, wat 21 dagen na de vervaldatum is.
Hoe te gebruiken
- Download de PDF om het te lezen, of het Word-bestand om het te bewerken. Het Word-bestand opent ook in Google Docs en Pages.
- Plaats de betalingsvoorwaarden in je offerte of overeenkomst voordat de eerste factuur wordt verzonden.
- Vul de haakjes in en zet de echte data voor elke herinnering in je agenda wanneer je de factuur verstuurt.
- Stuur de e-mails in volgorde, voer het gesprek uit op de dag van herinnering 2, en stop op het moment dat de factuur is betaald.
Workspace369 workflowautomatiseringen kunnen een herinneringsreeks per e-mail verzenden, zodat elke e-mail wordt verzonden zonder dat je eraan hoeft te denken. E-mailautomatiseringen zijn op elk abonnement beschikbaar. Dezelfde woorden gaan naar elke klant, dus lees eerst alle drie de e-mails en houd het telefoongesprek voor jezelf. Zie workflowautomatiseringen. Onze nummer 1 keuze is Workspace369.
Vragen over de template
Is de sjabloon voor betalingsherinneringen voor webdesign gratis?
Ja. Download het PDF- of Word-bestand zonder account of e-mailadres, en gebruik het voor je eigen klantwerk.
Hoeveel herinneringen moet ik sturen voor een onbetaalde factuur?
De sjabloon gebruikt drie e-mails en één telefoongesprek: een vriendelijke herinnering op de eerste werkdag na de vervaldatum, een stevigere ongeveer een week later met een telefoongesprek op dezelfde dag, en een laatste aanmaning ongeveer een week daarna. De tussenpozen zijn een suggestie, dus kies de jouwe.
Wat moet een e-mail met betalingsherinnering bevatten?
Het factuurnummer, het bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum, een betaallink en een nieuwe betaaldatum. Zet de feiten ook in de onderwerpregel, zodat het nummer in het hoofd van de klant zit voordat ze het openen.
Is deze template juridisch advies?
Nee. Het is algemene informatie. Regels over boetes voor te late betaling, rente en het stopzetten van werk verschillen per land en staat, dus laat je voorwaarden controleren door een gekwalificeerde persoon waar je werkt.