Videotutorial 6 van 7
Een factuur maken en versturen in Workspace369, stap voor stap
Om een factuur te maken in Workspace369, open je Facturen onder Financiën en klik je op Nieuwe factuur. Geef hem een naam, kies de klant en voeg diensten toe uit je catalogus; je btw-tarief wordt ingevuld vanuit je instellingen en de vervaldatum volgt je standaard betalingstermijn. Open het tabblad Betalingsplan om het totaal in termijnen op te splitsen, of het tabblad Herhalen om volgens een schema een nieuwe factuur te versturen. Klik op Verzenden om hem per e-mail of sms te versturen. Komt een betaling op een andere manier binnen, registreer die dan op het tabblad Betaling, en de factuur staat op gedeeltelijk in je lijst met Facturen, met de rest nog open.
Wat je leert
- Hoe je factuurstatussen leest: betaald, concept, achterstallig en gedeeltelijk
- Hoe je een factuur opbouwt vanuit je catalogus, met je btw-tarief en vervaldatum al ingevuld
- Hoe je een factuur in termijnen opsplitst, en wat het tabblad Herhalen doet
- Hoe je een factuur per e-mail of sms verstuurt
- Hoe je een betaling op een termijn registreert
- Hoe je ziet wat er nog openstaat, en de PDF downloadt of afdrukt
FAQ
Veelgestelde vragen
Kan ik een factuur in termijnen opsplitsen in Workspace369?
Ja. Open het tabblad Betalingsplan van de factuur en kies Termijnen. Het totaal wordt verdeeld in gelijke betalingen, standaard drie maandelijkse betalingen, en je kunt aanpassen hoeveel betalingen er zijn, hoe vaak ze vervallen en wanneer ze beginnen. Het schema toont elke datum en elk bedrag.
Hoe registreer ik een betaling die per bankoverschrijving of contant is binnengekomen?
Open het tabblad Betaling van de factuur. Elke termijn heeft een eigen knop Betaling registreren. Kies hoe de klant heeft betaald, voeg een referentienummer toe als je dat hebt en sla de betaling op. In je lijst met Facturen staat de factuur daarna op gedeeltelijk, met de rest nog open.
Kunnen klanten een factuur van Workspace369 online betalen?
Ja, als je Stripe hebt gekoppeld. Elke termijn heeft een eigen betalingslink, zodat je klant online met een kaart kan betalen.
Kan ik een factuur per sms versturen?
Ja. Klik op Verzenden en kies of je hem per e-mail of sms verstuurt. De e-mail is al voor je geschreven, met de factuur-PDF als bijlage.
Kan ik een terugkerende factuur instellen?
Ja. Voor klanten die je volgens een vast schema factureert, verstuurt het tabblad Herhalen van de factuur op elke datum vanzelf een nieuwe factuur.
Volledig transcript
Welkom terug. In deze video gaan we dieper in op facturen: we maken er een vanaf nul, stellen de datums in, verdelen hem in een betalingsplan, versturen hem en houden betalingen bij zodra ze binnenkomen.
Open Facturen, onder Financiën. Elke factuur laat zien hoe ze ervoor staat: betaald, concept, achterstallig of gedeeltelijk, met hoeveel er nog openstaat. Klik op Nieuwe factuur.
Geef het een naam en kies de klant. Deze is voor Drew, van Walsh Logistics. Het e-mailadres en telefoonnummer van Drew worden ingevuld, zodat de factuur per e-mail of sms kan worden verstuurd. Klik op Nieuw item toevoegen. Kies een dienst uit je catalogus, of schakel over naar Eenmalig voor een post die alleen op deze factuur staat. Stel het aantal in op twaalf en voeg het toe. Je btw-tarief wordt ingevuld vanuit je instellingen, en het totaal wordt bijgewerkt terwijl je werkt. Onder Factuurdatums volgt de vervaldatum je standaard betalingstermijn: dertig dagen vanaf vandaag. Je kunt hier beide datums aanpassen.
Open voor een grotere opdracht het tabblad Betalingsplan en kies Termijnen. Het totaal wordt dan verdeeld over drie maandelijkse betalingen. Je kunt aanpassen hoeveel betalingen er zijn, hoe vaak ze vervallen en wanneer ze beginnen. Het schema toont elke datum en elk bedrag, zodat Drew precies weet wat er betaald moet worden, en wanneer. En voor klanten die je volgens een vast schema factureert, verstuurt het tabblad Herhalen op elke datum vanzelf een nieuwe factuur.
Als hij klaar is, klik je op Verzenden. Je kunt hem per e-mail of sms versturen. De e-mail is al voor je geschreven, met de PDF als bijlage. Klik op E-mail verzenden, en hij is onderweg.
Komt een betaling op een andere manier binnen, zoals via een bankoverschrijving, voeg die dan zelf toe. Open het tabblad Betaling. Elke termijn heeft een eigen knop Betaling registreren. En als je Stripe hebt gekoppeld, ook een eigen betalingslink, zodat Drew online kan betalen, met een kaart. Kies hoe Drew heeft betaald, voeg het referentienummer toe en sla de betaling op.
Terug in je lijst met Facturen staat de factuur nu op gedeeltelijk: de eerste betaling is binnen, en de rest staat nog open. Om de PDF te downloaden of af te drukken, open je het menu naast een factuur en kies je Factuur-PDF. En dat waren facturen in detail. In de volgende video stellen we automatische betalingsherinneringen in.
Meer tutorials
Klaar wanneer u dat bent
Bekijk waar Workspace369 past in uw klantwerkflow.
Begin met de modules die u vandaag nodig heeft, schakel vervolgens AI, automatiseringen, boekhouding, inventaris, aanvragen en rapportage in naarmate de operatie groeit.
