Videotutorial 7 van 7
Automatische betalingsherinneringen instellen in Workspace369
Om automatische betalingsherinneringen in te stellen in Workspace369, open je Workflows onder Communicatie, klik je op Nieuwe workflow en kies je onder Facturen het sjabloon Oplopende herinneringen voor onbetaalde facturen. Het begint de dag na de vervaldatum van een factuur en stuurt een vriendelijke herinnering, na een week een dringendere en daarna een laatste aanmaning, elk met de naam van de klant, het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum al ingevuld. Een stap controleert de factuur vóór elke herinnering, zodat de herinneringen stoppen zodra die betaald is. Klik op Activeren, en de workflow loopt vanzelf telkens wanneer een factuur over de vervaldatum gaat.
Wat je leert
- Hoe je een workflow start vanuit het sjabloon Oplopende herinneringen voor onbetaalde facturen
- Wanneer de herinneringen starten, en wat er in elke e-mail staat
- Hoe de herinneringen stoppen zodra een factuur is betaald
- Hoe je de wachttijd tussen herinneringen aanpast
- Hoe je de workflow aanzet, pauzeert en de uitvoeringen bekijkt
FAQ
Veelgestelde vragen
Hoe stel ik in Workspace369 automatische betalingsherinneringen in?
Open Workflows onder Communicatie, klik op Nieuwe workflow en kies onder Facturen het sjabloon Oplopende herinneringen voor onbetaalde facturen. Controleer de e-mails en klik dan op Activeren. Vanaf dat moment loopt de workflow vanzelf, telkens wanneer een factuur over de vervaldatum gaat.
Stoppen de herinneringen als de klant betaalt?
Ja. Het sjabloon heeft een stap die de factuur vóór elke herinnering controleert. Zodra de factuur betaald is, stoppen de herinneringen.
Kan ik aanpassen wat er in de herinneringsmails staat?
Ja. Elke e-mail is al voor je geschreven, met de naam van de klant, het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum ingevuld, en je kunt de tekst helemaal naar wens aanpassen.
Hoe lang zit er tussen de herinneringen?
Het sjabloon begint de dag na de vervaldatum met een vriendelijke herinnering, wacht zes dagen tot een dringendere e-mail en stuurt daarna een laatste aanmaning. Klik op een wachtstap om de duur aan te passen.
Kan ik betalingsherinneringen uitzetten?
Ja. Je kunt de workflow op elk moment pauzeren. Elke keer dat hij loopt, zie je dat onder Uitvoeringen.
Volledig transcript
Welkom terug. In deze video stellen we automatische betalingsherinneringen in, zodat een klant die nog niet heeft betaald van je hoort, zonder dat je zelf ook maar één e-mail schrijft.
Open Workflows, onder Communicatie. Een workflow loopt vanzelf wanneer er iets gebeurt, zoals een factuur die over de vervaldatum gaat. Klik op Nieuwe workflow.
Begin met een sjabloon. Kies onder Facturen Oplopende herinneringen voor onbetaalde facturen. Het stuurt een vriendelijke herinnering, na een week een dringendere, en daarna een laatste aanmaning. Klik op Sjabloon gebruiken.
Hij start zodra een betaling achterstallig is. Deze begint op de dag na de vervaldatum. De eerste e-mail is al voor je geschreven, met de naam van de klant, het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum ingevuld. Pas de tekst gerust aan zoals je wilt.
Deze stap controleert de factuur vóór elke herinnering. Zodra die betaald is, stoppen de herinneringen. Daarna wacht hij zes dagen en stuurt hij een dringendere e-mail. Klik op een wachtstap om de duur aan te passen. Alles wat nog aandacht nodig heeft, wordt hier bovenaan gemarkeerd. Open de latere e-mails en controleer vanuit welke mailbox ze worden verstuurd.
Als alles goed staat, klik je op Activeren. Hij staat nu aan en loopt vanzelf, telkens wanneer een factuur over de vervaldatum gaat. Je kunt hem op elk moment pauzeren. Elke keer dat hij loopt, zie je dat hier, onder Uitvoeringen. En dat waren automatische betalingsherinneringen. In de volgende video stellen we je productcatalogus in.
Meer tutorials
Klaar wanneer u dat bent
Bekijk waar Workspace369 past in uw klantwerkflow.
Begin met de modules die u vandaag nodig heeft, schakel vervolgens AI, automatiseringen, boekhouding, inventaris, aanvragen en rapportage in naarmate de operatie groeit.
