CRM para preparadores de impostos
Preparadores de impostos precisam de rastreamento claro de cada engajamento, desde a carta de engajamento até a fatura final. O Workspace369 gerencia esse lado da prática em um único sistema: registros de clientes, propostas de engajamento com assinatura eletrônica, tarefas, arquivos, mensagens de clientes e faturas. Escritórios de impostos mantêm a ordem durante as épocas de pico, portanto, a coleta de documentos e o acompanhamento são concluídos antes que os dados entrem nos sistemas de arquivamento.
Principais factos
O CRM para preparadores de impostos da Workspace369 abrange 9 áreas, incluindo registros de clientes, propostas, projetos e tarefas.
O fluxo de trabalho executa-se em 5 etapas, desde "iniciar propostas de clientes" até "finalizar faturas e encerramento do projeto".
O Workspace369 começa em $29/mês para 1 assento, e o plano Commander inclui 20 assentos, 500 GB de armazenamento e 120.000 tokens de IA por mês por $299/mês.
Assentos adicionais custam $10 cada e 100 GB de armazenamento adicional custam $15; os preços completos estão públicos em página de preços do Workspace369.
O problema
Clientes fiscais frequentemente enviam documentação parcial pouco antes de prazos fiscais críticos. Sem uma área de rastreamento administrativo designada, os preparadores de impostos passam horas verificando arquivos individuais para confirmar o que está faltando. Isso atrasa a inicialização dos projetos e causa gargalos administrativos que desaceleram a capacidade de toda a firma.
A comunicação sobre W-2s ou formulários 1099 ausentes geralmente abrange várias mensagens de texto pessoais e threads de e-mail fragmentados. Os preparadores de impostos perdem um tempo valioso pesquisando conversas históricas para localizar instruções específicas ou esclarecimentos fornecidos pelo cliente, levando a erros no registro administrativo inicial antes do início do preenchimento.
Quando um cliente de impostos envia um conjunto incompleto de documentos à medida que o prazo de entrega se aproxima, as tarefas manuais de acompanhamento são facilmente esquecidas. Sem listas de tarefas claras vinculadas diretamente aos registros do cliente, os membros da equipe não sabem quem é responsável por solicitar os documentos restantes, causando marcos perdidos e atrasos na preparação de impostos.
O envio de cartas de engajamento e a coleta de detalhes administrativos iniciais geralmente ocorrem por meio de documentos desanexados. Os preparadores de impostos lutam para vincular Propostas iniciais a projetos ativos, causando confusão quanto ao escopo do trabalho e atrasando a coleta de faturas iniciais antes que o trabalho oficial de preparação de impostos comece.
O produto
Os clientes acompanham o progresso, arquivos e faturas em um portal com a sua marca em vez de pedir atualizações à sua equipe.
E-mail, SMS, chamadas e correio de voz ficam ao lado do registro do cliente — com resumos de IA, para que qualquer pessoa da equipe possa responder com contexto completo.
Tarefas, arquivos e status para cada contrato — visíveis para a equipe e, através do portal do cliente, para o cliente.
Envie orçamentos, fatura marcos ou contratos recorrentes e deixe que lembretes automatizados cobrem qualquer pendência.
Fluxo de trabalho
Inicie o engajamento gerando Propostas claras dentro do sistema para delinear o escopo dos serviços de preparação de impostos. O cliente revisa os detalhes da proposta dentro do portal do cliente. Assim que o cliente aprovar e assinar eletronicamente os termos, o escritório converte a proposta aprovada na fatura inicial e abre o engajamento no registro do cliente.
Use os recursos de agendamento para configurar reuniões de consulta iniciais, se necessário, ou crie imediatamente um projeto dedicado para o ano fiscal. Dentro dos registros do cliente, um preparador de impostos lista os documentos fiscais necessários. O operador humano instrui o cliente a fazer o upload de seu conjunto inicial de documentos diretamente na seção de arquivos do portal.
Quando um cliente de impostos envia um conjunto incompleto de documentos à medida que o prazo de entrega se aproxima, o preparador de impostos revisa os arquivos enviados em relação à lista de requisitos. O operador registra os itens ausentes no resumo e abre um thread de conversa específico com o cliente dentro do portal, criando tarefas explícitas para os documentos ausentes.
O preparador gerencia as tarefas necessárias para coletar todos os itens necessários. Os membros da equipe atualizam os status das tarefas à medida que os itens chegam. Todas as conversas com clientes permanecem vinculadas ao registro do cliente, para que qualquer membro da equipe possa confirmar que o arquivo está pronto antes que os dados sejam transferidos para o sistema aprovado de declaração de impostos.
Após a conclusão da lista de verificação e o preenchimento da declaração no seu software fiscal, o operador emite as faturas finais através do Workspace369. O cliente paga a fatura online através do portal do cliente, e o projeto é marcado como fechado, preservando o histórico completo do cliente para os anos futuros.
Cobertura do produto
Amado na App Store
Finalmente parece calmoFiquei pulando entre três ou quatro ferramentas tudo-em-um e sempre acabava em uma bagunça de abas. Esta é a primeira que parece calma. Configurei meus projetos de clientes em dez minutos.
Implementação tranquila para a equipeImplementámo-lo para a nossa equipa de oito pessoas e a adoção foi indolor — intuitiva e polida. Gostaria de mais integrações, mas eles continuam a lançar atualizações.
Horas de volta toda semanaEu estava gerenciando ferramentas separadas para notas, tarefas, documentos e atualizações. Consolidar em um só lugar realmente me economizou horas todas as semanas. O suporte também é responsivo.
Comece
FAQ
Mantenha declarações fiscais, identificadores governamentais e registros oficiais em seu software fiscal aprovado. O Workspace369 gerencia a prática em torno deles: registros de clientes, propostas de engajamento, coleta de documentos, tarefas, arquivos, mensagens de clientes e faturas.
Um operador revisa os arquivos carregados no portal, registra os itens ausentes no brief e cria tarefas específicas para acompanhamento. Você pode iniciar um tópico de conversa com o cliente dentro do portal para solicitar os formulários fiscais ausentes específicos antes de mover os dados para os sistemas de arquivamento.
Automações de Fluxo de Trabalho criam tarefas, enviam e-mails ou SMS, emitem lembretes e notificam membros da equipe, usando nove tipos de gatilho, condições e esperas programadas. Automações de e-mail começam no nível Cadet, etapas de SMS no nível Voyager e fluxos de trabalho redigidos por IA no nível Commander; gatilhos de chamada vêm com voz a partir do nível Specialist. Verifique o gatilho exato, o proprietário e a etapa de revisão com uma execução de teste simulada antes de ativar o fluxo de trabalho.
Sim. Envie cartas de engajamento como Propostas com assinatura eletrônica e converta-as em faturas. Clientes revisam propostas e pagam suas faturas dentro do portal do cliente, para que sua firma rastreie marcos financeiros ao lado de projetos e tarefas ativas.
Pronto quando você estiver
Comece com os módulos que você precisa hoje, depois ative IA, automações, contabilidade, inventário, solicitações e relatórios à medida que a operação cresce.
