CRM pentru companii de închirieri de petreceri și evenimente
Operațiunile de închiriere de petreceri și evenimente necesită o singură înregistrare pentru comunicarea cu clienții, ofertele și coordonarea proiectelor. Când comenzile de închiriere se modifică după acceptare, administratorii trebuie să ajusteze manual documentația. Workspace369 gestionează înregistrările clienților, ofertele, proiectele și facturile într-un singur sistem, astfel încât o comandă acceptată și fiecare modificare adusă acesteia să rămână împreună. Din Specialist, urmărirea inventarului și ajustările stocului acoperă și stocul dvs. de închirieri.
Fapte cheie
CRM pentru companii de închirieri de petreceri și evenimente la Workspace369 acoperă 9 domenii, inclusiv fișe clienți, propuneri, proiecte și sarcini.
Fluxul de lucru se desfășoară în 5 pași, de la „înregistrarea inițială a clientului” până la „verificarea și finalizarea clientului”.
Workspace369 începe de la 29 USD/lună pentru 1 loc, iar planul Commander include 20 de locuri, 500 GB stocare și 120.000 de token-uri AI pe lună la 299 USD/lună.
Locurile suplimentare costă 10 USD fiecare, iar 100 GB de stocare suplimentară costă 15 USD; prețurile complete sunt publice pe Pagina de prețuri Workspace369.
Problema
Când un client își schimbă numărul de corturi sau locuri după semnare, echipa administrativă uită adesea să actualizeze fișa principală. Fără intervenție manuală pentru a actualiza fișierele și facturile, personalul de birou facturează suma veche. Workspace369 păstrează fișele clienților, ofertele și facturile într-un singur spațiu de lucru și convertește oferta revizuită într-o factură actualizată.
Organizatorii de evenimente trimit actualizări de echipament prin mesaje text, e-mailuri și apeluri telefonice. Dacă aceste conversații nu sunt documentate într-un singur fir administrativ, personalul depozitului împachetează articolele greșite. Workspace369 leagă conversațiile și fișierele direct de înregistrarea clientului, astfel încât echipa să revizuiască cele mai recente solicitări înainte de a modifica sarcinile proiectului.
Modificarea unei liste de echipamente necesită o recalculare manuală a facturii finale. Dacă personalul de facturare actualizează propunerea, dar nu reușește să genereze o factură revizuită, compania pierde venituri sau supra-taxează clientul. Workspace369 permite administratorilor să emită facturi actualizate, să primească depozite și să împartă plăți și să vadă ce mai este datorat, prevenind nepotrivirile de facturare după ce se modifică o comandă de închiriere pentru eveniment.
Livrările de închirieri necesită o coordonare strictă a timpului cu managerii locațiilor. Când o comandă se modifică, ferestrele de livrare se deplasează adesea, provocând conflicte de programare pentru vehiculele de transport. Workspace369 include un calendar de echipă și sarcini, astfel încât administratorii să poată mapa datele de livrare și să atribuie sarcini de verificare personalului, în timp ce rutarea camioanelor rămâne în instrumentul dvs. de flotă.
Produsul
Clienții urmăresc progresul, fișierele și facturile într-un portal de marcă în loc să ceară actualizări echipei dvs.
Email, SMS, apeluri și mesaje vocale ajung lângă înregistrarea clientului — cu rezumate AI, astfel încât oricine din echipă să poată răspunde cu context complet.
Sarcini, fișiere și stadiu pentru fiecare angajament — vizibile pentru echipă și, prin portalul clientului, pentru client.
Trimiteți oferte, facturați etape sau contracte de tip retainer și lăsați memento-urile automate să urmărească orice sumă restantă.
Flux de lucru
Fluxul de lucru începe atunci când un planificator de evenimente solicită o ofertă pentru corturi, mese sau scene. Administratorul creează o nouă înregistrare în dosarele clienților și înregistrează detaliile inițiale ale locației. Personalul utilizează funcția de conversații pentru a clarifica punctele de acces pentru livrare și constrângerile de timp, asigurându-se că toate notele fundamentale ale proiectului sunt păstrate înainte de a genera orice documentație oficială de preț.
Administratorul elaborează o propunere detaliată care enumeră articolele de închiriere solicitate și taxele de serviciu asociate. Clientul o primește prin portalul clientului și un link public de aprobare și semnare electronică. Clientul poate vizualiza detalierea pe articole și poate comunica modificările necesare direct prin portal, permițând echipei să păstreze o înregistrare clară a negocierilor pre-acceptare.
Atunci când o comandă de închiriere de evenimente își modifică lista de echipamente după acceptarea propunerii, echipa actualizează comanda într-un singur loc. Administratorul revizuiește solicitarea clientului în jurnalul de conversații, modifică articolele listate în fișierul proiectului și actualizează sarcinile. Un membru al personalului confirmă apoi cu echipa de depozit că articolele sunt disponibile.
În urma ajustării echipamentului, administratorul actualizează factura corespunzătoare pentru a reflecta totalurile noi de închiriere. Administratorul ajustează apoi calendarul de programare pentru a ține cont de orice modificări în durata de livrare sau instalare cauzate de lista modificată de echipamente. Personalul folosește sarcini pentru a se asigura că etapele de facturare corespund parametrilor revizuiți ai evenimentului.
Administratorul încarcă documentația revizuită a proiectului și facturile actualizate în portalul clientului. Administratorul trimite un mesaj prin care solicită clientului să se autentifice și să confirme modificările. Odată ce clientul confirmă detaliile prin conversații, personalul marchează sarcinile de pregătire ca fiind finalizate, pregătind proiectul pentru execuția în depozit.
Acoperire produs
Apreciat pe App Store
În sfârșit se simte calmAm sărit între trei sau patru instrumente all-in-one și am ajuns mereu într-un haos de tab-uri. Acesta este primul care se simte calm. Mi-am configurat proiectele clienților în zece minute.
Implementare fără probleme pentru echipăL-am implementat pentru echipa noastră de opt persoane și adoptarea a fost fără efort — intuitiv și rafinat. Mi-ar plăcea mai multe integrări, dar continuă să lanseze funcționalități.
Ore salvate în fiecare săptămânăGestionam instrumente separate pentru note, sarcini, documente și actualizări. Consolidarea într-un singur loc mi-a economisit cu adevărat ore în fiecare săptămână. Suportul este, de asemenea, receptiv.
Începeți
Întrebări frecvente
Workspace369 include urmărirea inventarului, ajustări de stoc și alerte de stoc scăzut de la Specialist. Configurați unitățile dvs. de produse reale și testați alocarea și ajustările cu stocuri eșantion; conectați un depozit sau un magazin prin webhooks și API.
Actualizați propunerea, convertiți-o într-o factură revizuită și ajustați sarcinile proiectului, totul pe aceeași fișă de client. Automatizările fluxului de lucru pot notifica persoanele responsabile, iar de la Specialist, urmărirea inventarului înregistrează ajustarea stocului. Testați o comandă de închiriere modificată cu înregistrări eșantion înainte de a intra în funcțiune.
Da. Clienții pot accesa portalul clientului pentru a vizualiza înregistrările lor de clienți, propunerile acceptate și facturile actualizate. Când o comandă se modifică, administratorul partajează fișierele revizuite și trimite mesaj clientului pentru a le revizui în portal.
Păstrați rutarea camioanelor și întreținerea vehiculelor în instrumentul dvs. de flotă. Workspace369 deține datele de livrare, sarcinile și programul proiectului, urmărește stocul de închirieri de la Specialist și, din același plan, se conectează la instrumentul dvs. de flotă prin webhooks și API.
Gata când ești și tu
Începe cu modulele de care ai nevoie astăzi, apoi activează AI, automatizări, contabilitate, inventar, solicitări și raportare pe măsură ce operațiunea crește.
