På den här sidan
Kort sagt
Ett frågeformulär för kundintroduktion är ett kort formulär som en ny kund fyller i efter att ha skrivit under, innan arbetet påbörjas. Det bör täcka kontakt- och faktureringsuppgifter, projektmålet med kundens egna ord, omfattning och deadlines, varumärke och befintligt material, åtkomst till verktyg och konton, hur beslut och godkännanden fungerar, och hur kunden föredrar att kommunicera. Håll det till 15–30 frågor och fråga bara det du kommer att använda.
Kontakt, fakturering och beslutsfattare
Börja med de detaljer du behöver för att skicka fakturor och nå rätt person:
- Vem är huvudkontakten, och vad är den bästa e-postadressen och telefonnumret?
- Vem har sista ordet i arbetet, om det är någon annan?
- Vem tar emot fakturor, och vilket faktureringsnamn, adress och skatteuppgifter bör anges på dem?
- Behöver du ett inköpsordernummer på fakturor?
- Vilken tidszon befinner du dig i, och när är du vanligtvis tillgänglig?
- Vilken är er webbplats och vilka sociala profiler bör vi känna till?
Mål och framgång
Be om målet med kundens egna ord. Deras svar blir briefen och, senare, fallstudien:
- Vad är huvudmålet med detta projekt?
- Varför är det viktigt nu?
- Hur vet du att projektet var en framgång?
- Vem är målgruppen eller kunden som detta arbete är avsett för?
- Vilka konkurrenter eller exempel gillar du, och varför?
- Finns det något du har provat tidigare som inte fungerade?
Omfattning, tid och budget
Bekräfta de gränser som överenskommits i förslaget så att inget antas:
- Vilka leveranser förväntar du dig, och i vilket format?
- Finns det fasta datum, lanseringar eller evenemang som vi behöver arbeta runt?
- Finns det något du anser ligger utanför projektets omfattning?
- Vem mer (personal, andra frilansare, byråer) är involverad, och hur ska vi arbeta med dem?
Varumärke, innehåll och befintligt material
Samla filer nu istället för att be om dem en i taget:
- Vänligen dela dina logotyper, varumärkesfärger, typsnitt och varumärkesriktlinjer
- Vänligen dela befintligt innehåll, foton, videor eller dokument som vi bör använda
- Finns det ord, stilar eller ämnen som vi bör undvika?
- Vem kommer att leverera nytt innehåll, och när?
Åtkomst till verktyg och konton
Be om åtkomst via inbjudningar eller delade roller snarare än lösenord som skickas via e-post:
- Vilka verktyg och konton kommer vi att behöva (webbplats, hosting, domän, analys, sociala medier, annonser, e-postplattform)?
- Vem kan bjuda in oss eller ge oss åtkomst till var och en av dem?
- Finns det säkerhets- eller efterlevnadsregler som vi måste följa?
- Vem ska vi kontakta om åtkomsten slutar fungera eller om något går sönder?
Kommunikation och godkännanden
Kom överens om hur ni ska arbeta tillsammans före den första deadline:
- Hur föredrar du att kommunicera: e-post, klientportal, samtal eller meddelanden?
- Hur ofta vill du ha uppdateringar?
- Vem mer bör kopieras på projektuppdateringar?
- Hur många personer granskar varje utkast, och hur lång tid behöver du för att ge feedback?
- Hur bör vi hantera förfrågningar om ändringar utanför det överenskomna omfånget?
- Finns det något annat vi bör veta innan vi börjar?
Skicka det en gång och spara svaren i klientens journal
Skicka formuläret direkt efter att kontraktet har undertecknats och handpenningen har betalats, medan klienten är som mest engagerad, och be om det tillbaka inom några dagar. I Workspace369 sparas svaren från intresseformuläret i klientens journal och filer kan delas i klientportalen, så att projektet, klientportalen och senare fakturor alla utgår från samma information istället för en e-posttråd.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan ett klientintagsformulär och ett onboarding-frågeformulär?
Ett intagsformulär kommer vanligtvis före förslaget och samlar precis tillräckligt för att omfatta och prissätta arbetet. Ett introduktionsformulär kommer efter att kunden har skrivit under och samlar det du behöver för att börja: filer, åtkomst, kontakter och godkännanderegler. Många frilansare använder ett kort intagsformulär först och ett mer utförligt formulär senare.
Hur många frågor bör ett klientonboarding-formulär ha?
Vanligtvis 15 till 30. Fråga bara vad du kommer att använda. Ett långt formulär som fylls i slarvigt är sämre än ett kort som besvaras väl, så ta bort alla frågor vars svar inte skulle ändra hur du utför arbetet.
När ska jag skicka onboarding-frågeformuläret?
Omedelbart efter att kontraktet har undertecknats och eventuell handpenning har betalats, med ett tydligt datum för att returnera det. Knyt ditt startdatum till mottagandet av svaren så att tidslinjen förblir realistisk.
Ska klienter skicka lösenord i formuläret?
Nej. Be klienter att bjuda in dig som användare eller ge dig en roll i varje verktyg istället. Det är säkrare för dem, och åtkomsten kan tas bort när projektet är avslutat.
