2026 suite: inbox, AI, accounting.Buksan ang app

CRM para sa mga event venue

CRM para sa mga Event Venue na may Tentative Date Hold Workflow

Kailangan ng mga venue administrator ng malinaw na administratibong pagsubaybay kapag ang isang inquiry ay humihiling ng pansamantalang date hold bago pumirma ng kontrata. Pinapatakbo ng Workspace369 ang mga kahilingang ito mula sa unang inquiry hanggang sa bayad na deposito, gamit ang mga client record, panukala, project task, at mga invoice. Sa isang shared team calendar, isang nakasulat na availability check, at isang malinaw na history ng pag-uusap, pinamamahalaan ng iyong team ang mga inaasahan ng kliyente at nahuhuli ang mga kumplikadong conflict sa iskedyul nang maaga. Kapag dumating ang isang inquiry, ang pagkakaroon ng isang structured na kapaligiran upang mag-log ng mga petsa, mga kagustuhan ng kliyente, at mga paunang tala ay tinitiyak na ang buong team ay nananatiling may kaalaman. Nakakatulong ang istrukturang ito sa mga coordinator na subaybayan ang pag-usad ng isang inquiry mula sa unang kontak hanggang sa yugto ng panukala, na tinitiyak na walang mga detalye ang nawawala bago makumpleto ang isang pormal na kasunduan. Sa pamamagitan ng pagpapanatili ng isang malinaw na talaan ng lahat ng mga interaksyon, maaaring suriin ng mga venue manager ang kasaysayan ng anumang kahilingan, i-coordinate ang mga internal na iskedyul, at maghanda ng mga tumpak na dokumentasyon para sa mga prospective na kliyente.

Start free trial Makipag-usap sa benta
Kliyenteang relasyon at napagkasunduang brief
Trabahomga gawain na may responsable na tao
Pagsingilmga invoice at komersyal na konteksto
Workspace369 client record na nagpapakita ng history, mga file, komunikasyon, at mga invoice sa isang profile

Mga pangunahing katotohanan

Ang CRM para sa mga event venue sa Workspace369 ay sumasaklaw sa 9 na area, kabilang ang mga record ng kliyente, mga panukala, mga proyekto, at mga gawain.

Ang workflow ay tumatakbo sa 5 hakbang, mula sa "pag-log ng katanungan" hanggang sa "paglipat sa pagpapatupad ng proyekto".

Ang Workspace369 ay nagsisimula sa $29/buwan para sa 1 upuan, at ang Commander plan ay may kasamang 20 upuan, 500 GB ng imbakan, at 120,000 AI token bawat buwan sa $299/buwan.

Ang mga karagdagang upuan ay nagkakahalaga ng $10 bawat isa at ang 100 GB ng karagdagang imbakan ay nagkakahalaga ng $15; ang buong pagpepresyo ay pampubliko sa Pahina ng pagpepresyo ng Workspace369.

Ang problema

Mga administratibong hamon sa Pamamahala ng Inquiry sa Venue

Hindi Napatunayang mga Hold ng Petsa

Kapag ang isang katanungan ay humihiling ng pansamantalang paghawak ng petsa, madalas na nag-iiwan ang mga koponan ng mga tala sa iba't ibang mga sistema. Kung walang nakabalangkas na tala ng kliyente, maaaring ipagpalagay ng ibang mga coordinator na ang isang petsa ay ganap na bukas o ganap na naka-book. Ang kakulangan ng kalinawan sa pangangasiwa na ito ay humahantong sa magkasalungat na mga verbal na kasunduan sa mga prospective na kliyente, na nagdudulot ng friction sa operasyon bago pa man mabuo o maipadala ang isang pormal na panukala para sa pagrepaso. Kapag maraming coordinator ang humahawak ng iba't ibang mga katanungan nang sabay-sabay, ang kawalan ng isang solong shared log ay nangangahulugan na ang dalawang magkaibang kliyente ay maaaring mangako ng parehong slot ng kalendaryo sa mga pag-uusap sa telepono. Ang kalituhang ito ay nangangailangan ng malawak na follow-up na mga email upang maitama, nakakasira sa propesyonal na reputasyon ng venue, at lumilikha ng hindi kinakailangang stress para sa mga tauhan ng pangangasiwa na kailangang manu-manong lutasin ang salungatan sa pag-iskedyul.

Nakalalatag na Komunikasyon sa Kliyente

Madalas pag-usapan ng mga venue coordinator ang mga detalye ng event sa magkakahiwalay na email account. Kapag ang mga file, floor plan, at kagustuhan sa layout ay hindi direktang nakakabit sa pangunahing client record, nawawala sa team ang pagsubaybay sa mga napagkasunduang termino. Ang kulang na kontekstong ito ay nagpapahirap sa pagbuo ng tumpak na Proposals o pag-iskedyul ng mga site visit, na nagpipilit sa mga staff na maghanap sa bawat inbox para sa mga kritikal na detalye ng kliyente. Kapag tumawag ang kliyente na may kagyat na tanong tungkol sa kanilang layout o catering choices, maaaring wala ang coordinator na naka-duty ng access sa inbox ng kasamahan kung saan nakaimbak ang mga file na iyon. Ang pagkaantala sa oras ng pagtugon na ito ay nagpapabagal sa proseso ng pagpaplano at maaaring humantong sa mga pagkakamali kapag ang pinal na proposal ay nabuo, dahil ang mga lumang detalye ay maaaring aksidenteng maisama sa halip na ang mga binagong plano.

Hiwalay na Pagsubaybay sa Panukala

Ang pagpapadala ng venue proposal ay madalas na nangyayari nang hiwalay sa mga paunang tala ng inquiry. Kung hindi makita ng coordinator ang mga tentative date hold detail kasama ang draft ng aktibong kontrata, maaari silang mag-isyu ng mga tuntunin ng dokumento na salungat sa orihinal na kahilingan ng kliyente. Ang disconnected na diskarte na ito ay nagpapabagal sa proseso ng pagpirma at nangangailangan ng malawak na manu-manong pagbabago upang ihanay ang saklaw ng kaganapan sa mga available na petsa. Kung walang direktang link sa pagitan ng mga paunang tala ng inquiry at ng tool sa pagbuo ng dokumento, kailangang kopyahin at i-paste ng mga coordinator ang impormasyon sa mga window, na nagpapataas ng panganib ng mga typographical error sa pagpepresyo, paglalaan ng silid, o mga oras ng kaganapan. Ang mga pagkakamaling ito ay nangangailangan ng karagdagang mga round ng pagsusuri at pagbabago, na nagpapahaba sa oras na hindi pa nakukumpirma ang petsa at potensyal na makaligtaan ang iba pang mga booking.

Naantalang Pagsingil ng Deposito

Ang pag-secure ng isang venue ay nangangailangan ng agarang deposit invoice kapag natanggap na ang isang proposal. Kung ang invoicing ay hinahawakan sa isang hiwalay na accounting tool nang walang visibility sa mga gawain ng proyekto, maaaring maantala ng administrative team ang pagpapadala ng bill. Ang pagkaantala na ito ay nagpapahaba sa panahon na ang isang petsa ay nananatiling pansamantala, na pumipigil sa venue na ilabas ang date hold o pinal na i-finalize ang booking. Kapag ang proseso ng pagsingil ay hiwalay sa pangunahing client file, maaaring hindi agad maabisuhan ang finance team na napirmahan na ang isang proposal. Ang communication gap na ito ay maaaring mag-iwan ng petsa na naka-hold sa loob ng ilang linggo nang walang financial commitment, na humaharang sa iba pang mga event na kumikita ng kita at nagpapagulo sa cash flow forecasting ng venue dahil ang mga nakabinbing deposito ay hindi nasusubaybayan sa tamang oras.

Ang produkto

Tingnan ang workspace na nararamdaman ng iyong mga kliyente.

01

Isang portal na talagang tinitingnan ng mga kliyente

Pinapanood ng mga kliyente ang pag-unlad, mga file, at mga invoice sa isang branded portal sa halip na magtanong sa iyong koponan para sa mga update.

Workspace369 client record na nagpapakita ng history, mga file, komunikasyon, at mga invoice sa isang profile
02

Bawat channel sa isang inbox

Ang email, SMS, tawag, at voicemail ay napupunta sa tabi ng record ng kliyente — na may mga AI summary, para sinuman sa koponan ay makasagot nang may buong konteksto.

Workspace369 shared inbox na nagpapakita ng email, SMS, at call history sa tabi ng client record
03

Trabaho ng kliyente, nakaayos bilang mga proyekto

Mga gawain, file, at status para sa bawat engagement — nakikita ng koponan at, sa pamamagitan ng client portal, ng kliyente.

Workspace369 project board na nagpapakita ng trabaho ng kliyente na nakaayos sa mga yugto na may mga may-ari at status
04

Mula proposal hanggang sa bayad na invoice

Magpadala ng mga quote, singilin ang mga milestone o retainer, at hayaang habulin ng mga automated reminder ang anumang hindi pa nababayaran.

Workspace369 invoice editor na nagpapakita ng mga line item, mga tuntunin sa pagbabayad, at mga detalye ng kliyente

Daloy ng trabaho

Operational Workflow para sa Pamamahala ng Petsa ng Lugar

01

Pag-log ng Katanungan

Ang isang coordinator ay naglalagay ng mga detalye ng prospective na kliyente sa mga tala ng kliyente kaagad pagkatapos makatanggap ng isang katanungan. Nagdaragdag ang coordinator ng isang partikular na text note upang itala sa maikling buod na nais ng kliyente ng pansamantalang paghawak ng petsa para sa isang partikular na silid at slot ng kalendaryo. Tinitiyak nito na ang sinumang kawani na sumusuri sa profile ay makikita ang nakabinbing kahilingan bago simulan ang karagdagang mga pag-uusap o pag-iiskedyul ng mga site tour. Sa pamamagitan ng pagkuha ng mga detalyeng ito sa pinakaunang punto ng pakikipag-ugnayan, ang venue ay nagtatatag ng isang malinaw na kasaysayan para sa prospect. Ang sinumang kasunod na miyembro ng koponan na nakikipag-ugnayan sa kliyente ay agad na makikita ang hiniling na petsa at silid, na pumipigil sa magkasalungat na impormasyon na maibahagi at tinitiyak ang isang pare-parehong karanasan mula sa simula.

02

Pagsusuri ng Availability nang Manu-mano

Sinusuri ng administrator ang master calendar at mga kasalukuyang proyekto upang mapatunayan kung ang hiniling na petsa ay malinaw mula sa mga kumpirmadong booking. Ang team calendar ay nagpapakita ng bawat itinalagang kaganapan sa isang view, kaya ang mga hold at kumpirmadong booking ay magkatabi. Kapag nasuri na, ina-update nila ang listahan ng mga gawain na may paalala na sundan ang kliyente sa loob ng apatnapu't walong oras tungkol sa kanilang pansamantalang hold status. Ang manual verification step na ito ay mahalaga para sa mga venue na may kumplikadong pangangailangan sa pag-iiskedyul, dahil pinapayagan nito ang administrator na isaalang-alang ang mga oras ng pag-setup, mga window ng paglilinis, at ang availability ng staff na maaaring hindi mapansin ng mga automated system. Sa pamamagitan ng cross-referencing ng mga aktibong proyekto, tinitiyak ng team na walang magkakasalungat na mga commitment na ginawa bago magpatuloy sa susunod na yugto.

03

Pagbuo ng Venue Proposal

Bumubuo ang coordinator ng isang detalyadong dokumento gamit ang feature ng Proposals, na nagbabalangkas ng mga bayarin sa pag-upa ng silid, mga minimum sa catering, at mga iskedyul ng deposito batay sa mga tala na naitala sa brief. Ang panukalang ito ay direktang naka-link sa mga talaan ng kliyente, na nagpapahintulot sa prospect na suriin ang lahat ng mga tuntunin, mga petsa ng kaganapan, at mga timeline ng pagbabayad sa loob ng kanilang dedikadong client portal account para sa malinaw na visibility. Ang pagbibigay ng isang secure na portal para sa kliyente upang ma-access ang kanilang panukala ay nagpapasimple sa proseso ng pagsusuri. Maaaring suriin ng kliyente ang mga tiyak na tuntunin sa kanilang kaginhawahan, alam na ang lahat ng mga detalye ay tumutugma sa kanilang paunang kahilingan, habang ang coordinator ay maaaring subaybayan kung ang dokumento ay nakita o nangangailangan ng karagdagang mga pagsasaayos batay sa feedback ng kliyente.

04

Pagkumpirma sa mga Invoice

Kapag nilagdaan ng kliyente ang panukala sa pamamagitan ng client portal, ang tagapangasiwa ng venue ay bumubuo ng paunang deposit invoice. Sinusubaybayan ng sistema ang status ng invoice, at nagtatalaga ang coordinator ng isang gawain upang i-verify ang paglilinis ng pagbabayad. Pinaghihiwalay nito ang pansamantalang paghawak ng petsa mula sa isang kumpirmadong booking hanggang sa mabayaran ang deposito. Sa pamamagitan ng direktang pag-uugnay ng invoice sa tala ng kliyente, masusubaybayan ng koponan ang pag-unlad ng pagbabayad nang hindi lumilipat sa pagitan ng iba't ibang mga software application.

05

Paglipat sa Project Execution

Pagkatapos mabayaran ang deposit invoice, inililipat ng administrator ang file sa isang aktibong proyekto. Ina-upload nila ang mga layout file, floor plan, at mga gabay sa vendor sa seksyon ng mga file, at ginagamit ang pag-iiskedyul upang mag-set up ng mga huling coordinator meeting. Ang lahat ng patuloy na pag-uusap tungkol sa mga oras ng setup ay pinananatili nang direkta sa loob ng proyekto upang mapanatiling tumpak at malinaw ang event record. Ang paglipat na ito ay nagmamarka ng opisyal na kumpirmasyon ng booking, na naglilipat ng event mula sa isang tentative inquiry patungo sa isang aktibong operational project. Ang pagkakaroon ng lahat ng floor plan, vendor certificate, at communication log na naka-imbak sa isang madaling ma-access na lokasyon ay nagpapahintulot sa execution team na maayos na i-coordinate ang logistics, na tinitiyak na ang bawat miyembro ng staff ay may access sa pinaka-up-to-date na mga detalye ng event.

Saklaw ng produkto

Mga operasyon ng kliyente para sa mga venue ng event

  • Ang isang coordinator ay matagumpay na makakapag-log ng isang pansamantalang paghawak ng petsa sa pamamagitan ng pag-type ng partikular na petsa at kahilingan sa silid nang direkta bilang isang text note upang itala sa maikling buod sa loob ng mga tala ng kliyente.
  • Maaaring manu-manong suriin ng administrator ang mga aktibong proyekto at gawain upang mapatunayan ang pagkakaroon ng petsa, pagkatapos ay magpadala ng detalyadong panukala sa venue sa client portal para sa pagsusuri ng kliyente.
  • Maaaring tingnan ng kliyente ang proposal, magpadala ng mga tanong sa pamamagitan ng mga pag-uusap at magbayad ng deposit invoice online, at pagkatapos ay ililipat ng coordinator ang proyekto mula sa tentative patungong confirmed.
Mga Record ng Kliyente
Mga Proposal
Mga proyekto at gawain
Mga File
Mga Pag-uusap
Pag-iskedyul
Mga Invoice
Client portal
Mga Automation ng Workflow

Minahal sa App Store

Sinuri ng mga taong nagpapatakbo ng kanilang client work dito.

★★★★★
Sa wakas ay tila mahinahon

Nagpalipat-lipat sa tatlo o apat na all-in-one na tool at palaging nauwi sa kalat ng mga tab. Ito ang una na tila mahinahon. Na-set up ang aking mga client project sa loob ng sampung minuto.

Justin R. · Solo founder · Review sa App Store
★★★★★
Walang hirap na pag-rollout sa team

Inilunsad namin ito sa aming walong-taong koponan at walang naging problema sa pagtanggap — madaling maunawaan at makinis. Gusto ko ng mas maraming integrasyon, ngunit patuloy silang nagpapadala.

Samantha D. · Operations lead · Review sa App Store
★★★★★
Nakakabawi ng oras bawat linggo

Nag juggling ako ng magkakahiwalay na tool para sa mga tala, gawain, dokumento, at update. Ang pag-consolidate sa isang lugar ay tunay na nakatipid sa akin ng mga oras bawat linggo. Mabilis din sumagot ang suporta.

Alicia N. · Tagapagtatag ng Ahensya · Review sa App Store
Basahin ang lahat ng review

Magsimula

Tingnan ang Workspace369 sa iyong sariling client work.

Magsimula ng libreng trial o makipag-usap sa sales — alinman sa dalawa, makikita mo ang buong proseso: inbox, projects, portal, at billing.
Start free trial Makipag-usap sa benta

FAQ

Pamantayan sa Pagsusuri at Pagsubok para sa Mga Admin ng Venue

Paano pinipigilan ng system ang dalawang client na mag-book ng parehong petsa ng venue?

Ang mga coordinator ay nagtatala ng bawat hold bilang isang calendar event na may follow-up task, at ang team calendar ay nagpapakita ng bawat hold at booking sa isang view. Kasama ang mga online booking page at inventory tracking mula sa Specialist. Subukan ang mga hold ng petsa, pagkansela, at magkasalungat na kahilingan laban sa isang nakasulat na checklist bago mag-live.

Maaari ba nating iimbak ang mga floor plan at insurance certificate ng vendor para sa isang proyekto?

Oo. Mula sa Specialist, pinapayagan ng mga file attachment ang mga venue coordinator na mag-upload, mag-imbak, at mag-ayos ng mga floor plan, mga sertipiko ng insurance ng vendor, at mga seating layout nang direkta sa loob ng partikular na mga tala ng kliyente o folder ng proyekto. Maaaring ma-access ng mga staff ang mga file na ito sa panahon ng mga pag-uusap sa pagpaplano o ibahagi ang mga ito sa mga kliyente sa pamamagitan ng client portal o isang file share link.

Paano inaabisuhan ang mga kliyente tungkol sa kanilang mga deadline sa deposito sa venue?

Sinusubaybayan ng mga administrator ang mga deadline ng deposito gamit ang mga petsa ng kalendaryo at mga gawain. Ang deposit invoice ay napupunta sa client portal na may online card payment sa pamamagitan ng Stripe. Sinusuri ng coordinator ang status ng invoice at maaaring mag-iskedyul ng paalala upang magbayad ang kliyente bago mag-expire ang tentative hold.

Maaari ba nating pamahalaan ang mga booking ng venue na may maraming silid sa loob ng isang solong profile?

Oo. Maaari mong ayusin ang mga multi-room na kaganapan sa pamamagitan ng paglikha ng isang nakalaang proyekto para sa kliyente. Maaaring itala ng tagapamahala sa maikling buod ang mga tiyak na silid na hiniling, magtalaga ng mga gawain para sa bawat espasyo, at isama ang lahat ng mga detalye sa Mga Panukala. Pinapanatili nitong dokumentado ang bawat paglalaan ng silid sa isang file ng proyekto.

Patuloy na galugarin

Mga kaugnay na pahina

Handa na kapag handa ka na

Tingnan kung saan akma ang Workspace369 sa iyong daloy ng trabaho ng kliyente.

Magsimula sa mga module na kailangan mo ngayon, pagkatapos ay i-on ang AI, mga automation, accounting, imbentaryo, mga kahilingan, at pag-uulat habang lumalaki ang operasyon.

Start free trialHumiling ng demo