CRM para sa mga kumpanya ng pag-arkila ng partido at kaganapan
Ang mga operasyon ng party at event rental ay nangangailangan ng isang talaan para sa komunikasyon ng kliyente, mga panukala at koordinasyon ng proyekto. Kapag nagbago ang mga order ng rental pagkatapos ng pagtanggap, kailangang manu-manong ayusin ng mga administrator ang dokumentasyon. Pinapatakbo ng Workspace369 ang mga talaan ng kliyente, mga panukala, mga proyekto at mga invoice sa isang sistema, kaya ang isang tinanggap na order at bawat pagbabago dito ay magkasama. Mula sa Specialist, ang inventory tracking at stock adjustments ay sumasaklaw din sa iyong rental stock.
Mga pangunahing katotohanan
Ang CRM para sa mga kumpanya ng pag-arkila ng partido at kaganapan sa Workspace369 ay sumasaklaw sa 9 na lugar, kabilang ang mga talaan ng kliyente, mga panukala, mga proyekto, at mga gawain.
Ang workflow ay tumatakbo sa 5 hakbang, mula sa "paunang pagkuha ng kliyente" hanggang sa "pag-verify at pagtatapos ng kliyente".
Ang Workspace369 ay nagsisimula sa $29/buwan para sa 1 upuan, at ang Commander plan ay may kasamang 20 upuan, 500 GB ng imbakan, at 120,000 AI token bawat buwan sa $299/buwan.
Ang mga karagdagang upuan ay nagkakahalaga ng $10 bawat isa at ang 100 GB ng karagdagang imbakan ay nagkakahalaga ng $15; ang buong pagpepresyo ay pampubliko sa Pahina ng pagpepresyo ng Workspace369.
Ang problema
Kapag nagbago ang bilang ng tent o upuan ng kliyente pagkatapos pumirma, madalas na nakakalimutan ng administrasyon na i-update ang master record. Kung walang manu-manong interbensyon upang i-update ang mga file at invoice, ang mga kawani ng opisina ay naniningil ng lumang halaga. Pinapanatili ng Workspace369 ang mga record ng kliyente, mga panukala at invoice sa isang workspace at kino-convert ang binagong panukala sa isang na-update na invoice.
Ang mga event planner ay nagpapadala ng mga update sa kagamitan sa pamamagitan ng mga text message, email, at tawag sa telepono. Kung ang mga pag-uusap na ito ay hindi naitala sa isang solong administrative thread, ang mga tauhan ng bodega ay nag-iimpake ng maling mga item. Ini-link ng Workspace369 ang mga pag-uusap at file nang direkta sa tala ng kliyente, kaya sinusuri ng koponan ang mga pinakabagong kahilingan bago baguhin ang mga gawain ng proyekto.
Ang pagbabago ng listahan ng kagamitan ay nangangailangan ng manual na muling pagkalkula ng huling invoice. Kung ina-update ng billing staff ang panukala ngunit nabigong gumawa ng binagong invoice, nawawalan ng kita ang kumpanya o sobra ang singil sa kliyente. Pinapayagan ng Workspace369 ang mga administrator na mag-isyu ng mga na-update na invoice, kumuha ng mga deposito at split payment, at makita kung ano pa ang dapat bayaran, na pumipigil sa mga pagkakamali sa pagsingil pagkatapos magbago ang isang order ng rental ng event.
Ang mga paghahatid ng rental ay nangangailangan ng mahigpit na koordinasyon ng timing sa mga tagapamahala ng venue. Kapag nagbago ang isang order, madalas na nagbabago ang mga window ng paghahatid, na nagdudulot ng mga salungatan sa pag-iiskedyul para sa mga sasakyang pang-transportasyon. Kasama sa Workspace369 ang isang kalendaryo ng koponan at mga gawain upang ang mga administrator ay maaaring magplano ng mga petsa ng paghahatid at magtalaga ng mga gawain sa pag-check sa mga kawani, habang ang pag-ruta ng trak ay nananatili sa iyong tool sa fleet.
Ang produkto
Pinapanood ng mga kliyente ang pag-unlad, mga file, at mga invoice sa isang branded portal sa halip na magtanong sa iyong koponan para sa mga update.
Ang email, SMS, tawag, at voicemail ay napupunta sa tabi ng record ng kliyente — na may mga AI summary, para sinuman sa koponan ay makasagot nang may buong konteksto.
Mga gawain, file, at status para sa bawat engagement — nakikita ng koponan at, sa pamamagitan ng client portal, ng kliyente.
Magpadala ng mga quote, singilin ang mga milestone o retainer, at hayaang habulin ng mga automated reminder ang anumang hindi pa nababayaran.
Daloy ng trabaho
Nagsisimula ang workflow kapag ang isang event planner ay humiling ng quote para sa mga tent, mesa, o staging. Gumagawa ang administrator ng bagong entry sa mga tala ng kliyente at itinatala ang mga paunang detalye ng venue. Ginagamit ng mga staff member ang conversations feature upang linawin ang mga delivery access point at mga time constraint, na tinitiyak na ang lahat ng foundational project notes ay napanatili bago ang pagbuo ng anumang opisyal na pricing documentation.
Gumagawa ang administrator ng isang detalyadong panukala na naglilista ng mga hiniling na item sa pagrenta at mga kaugnay na bayarin sa serbisyo. Natatanggap ito ng kliyente sa pamamagitan ng client portal at isang pampublikong approval at e-signing link. Maaaring tingnan ng kliyente ang itemized breakdown at makipag-usap ng mga kinakailangang pagbabago nang direkta sa pamamagitan ng portal, na nagpapahintulot sa koponan na magkaroon ng malinaw na talaan ng mga negosasyon bago ang pagtanggap.
Kapag ang isang event rental order ay nagbabago ng listahan ng kagamitan pagkatapos na tanggapin ang proposal, ina-update ng team ang order sa isang lugar. Nirerepaso ng administrator ang kahilingan ng kliyente sa log ng mga pag-uusap, binabago ang mga item na nakalista sa file ng proyekto, at ina-update ang mga gawain. Pagkatapos ay kinukumpirma ng isang miyembro ng staff sa warehouse team na ang mga item ay magagamit.
Kasunod ng pag-aayos ng kagamitan, ina-update ng administrator ang kaukulang invoice upang ipakita ang mga bagong kabuuang renta. Pagkatapos ay inaayos ng administrator ang scheduling calendar upang isaalang-alang ang anumang pagbabago sa tagal ng paghahatid o pag-setup na dulot ng binagong listahan ng kagamitan. Gumagamit ang mga staff ng mga gawain upang matiyak na ang mga milestone ng pagsingil ay tumutugma sa binagong mga parameter ng kaganapan.
Ina-upload ng administrator ang binagong dokumentasyon ng proyekto at mga na-update na invoice sa client portal. Nagpapadala ang administrator ng mensahe na humihiling sa kliyente na mag-log in at kumpirmahin ang mga pagbabago. Kapag nakumpirma ng kliyente ang mga detalye sa pamamagitan ng mga pag-uusap, minarkahan ng staff ang mga gawain sa paghahanda bilang kumpleto, na naghahanda sa proyekto para sa warehouse execution.
Saklaw ng produkto
Minahal sa App Store
Sa wakas ay tila mahinahonNagpalipat-lipat sa tatlo o apat na all-in-one na tool at palaging nauwi sa kalat ng mga tab. Ito ang una na tila mahinahon. Na-set up ang aking mga client project sa loob ng sampung minuto.
Walang hirap na pag-rollout sa teamInilunsad namin ito sa aming walong-taong koponan at walang naging problema sa pagtanggap — madaling maunawaan at makinis. Gusto ko ng mas maraming integrasyon, ngunit patuloy silang nagpapadala.
Nakakabawi ng oras bawat linggoNag juggling ako ng magkakahiwalay na tool para sa mga tala, gawain, dokumento, at update. Ang pag-consolidate sa isang lugar ay tunay na nakatipid sa akin ng mga oras bawat linggo. Mabilis din sumagot ang suporta.
Magsimula
FAQ
Kasama sa Workspace369 ang inventory tracking, stock adjustments, at low-stock alerts mula sa Specialist. I-set up ang iyong mga tunay na product unit at subukan ang allocation at adjustments gamit ang sample stock; ikonekta ang isang warehouse o storefront sa pamamagitan ng mga webhook at API.
I-update ang panukala, gawin itong binagong invoice at ayusin ang mga project task, lahat sa parehong client record. Maaaring ipaalam ng mga workflow automation ang mga responsable, at mula sa Specialist, ang mga record ng inventory tracking ay nag-aayos ng stock. Subukan ang isang binagong rental order gamit ang mga sample record bago maging live.
Oo. Maaaring ma-access ng mga kliyente ang client portal upang tingnan ang kanilang mga client record, tinanggap na proposal, at na-update na invoice. Kapag nagbago ang isang order, ibinabahagi ng administrator ang mga binagong file at nagme-message sa kliyente upang suriin ang mga ito sa portal.
Panatilihin ang pag-ruta ng trak at pagpapanatili ng sasakyan sa iyong fleet tool. Hawak ng Workspace369 ang mga petsa ng paghahatid, mga gawain at iskedyul ng proyekto, sinusubaybayan ang rental stock mula sa Specialist, at mula sa parehong plano ay kumokonekta sa iyong fleet tool sa pamamagitan ng mga webhook at API.
Handa na kapag handa ka na
Magsimula sa mga module na kailangan mo ngayon, pagkatapos ay i-on ang AI, mga automation, accounting, imbentaryo, mga kahilingan, at pag-uulat habang lumalaki ang operasyon.
