CRM para sa mga tax preparer
Kailangan ng mga tagapaghanda ng buwis ang malinaw na pagsubaybay sa bawat pakikipag-ugnayan, mula sa engagement letter hanggang sa huling invoice. Pinapatakbo ng Workspace369 ang bahaging iyon ng praktika sa isang sistema: mga talaan ng kliyente, mga panukala ng pakikipag-ugnayan na may e-signing, mga gawain, mga file, mga mensahe ng kliyente at mga invoice. Pinapanatili ng mga firm ng buwis ang kaayusan sa panahon ng abalang mga panahon, kaya ang koleksyon ng dokumento at follow-up ay kumpleto bago pumasok ang data sa mga sistema ng pag-file.
Mga pangunahing katotohanan
Sakop ng CRM para sa mga tax preparer sa Workspace369 ang 9 na area, kabilang ang mga record ng kliyente, proposal, proyekto, at gawain.
Ang workflow ay tumatakbo sa 5 hakbang, mula sa "pag-initiate ng mga panukala ng kliyente" hanggang sa "pagtatapos ng mga invoice at pagsasara ng proyekto".
Ang Workspace369 ay nagsisimula sa $29/buwan para sa 1 upuan, at ang Commander plan ay may kasamang 20 upuan, 500 GB ng imbakan, at 120,000 AI token bawat buwan sa $299/buwan.
Ang mga karagdagang upuan ay nagkakahalaga ng $10 bawat isa at ang 100 GB ng karagdagang imbakan ay nagkakahalaga ng $15; ang buong pagpepresyo ay pampubliko sa Pahina ng pagpepresyo ng Workspace369.
Ang problema
Ang mga kliyente sa buwis ay madalas na nagsumite ng mga bahagyang dokumentasyon bago ang mga kritikal na deadline ng buwis. Kung walang itinalagang lugar para sa administrative tracking, ang mga tax preparer ay gumugugol ng maraming oras sa pagsusuri ng mga indibidwal na file upang beripikahin kung ano ang nawawala. Ito ay nagpapabagal sa pagsisimula ng mga proyekto at nagdudulot ng mga administrative bottleneck na nagpapabagal sa buong kapasidad ng firm.
Ang komunikasyon tungkol sa mga nawawalang W-2 o 1099 form ay madalas na sumasaklaw sa maraming personal na text message at mga pira-pirasong email thread. Nawawalan ng mahalagang oras ang mga tax preparer sa paghahanap sa mga makasaysayang pag-uusap upang mahanap ang mga tiyak na tagubilin o paglilinaw na ibinigay ng kliyente, na humahantong sa mga pagkakamali sa paunang tala ng pangangasiwa bago magsimula ang pag-file.
Kapag nagpadala ang isang kliyente sa buwis ng hindi kumpletong set ng dokumento habang papalapit ang deadline ng pag-file, madaling makalimutan ang mga manual follow-up task. Kung walang malinaw na mga listahan ng task na direktang nakaugnay sa mga client record, hindi alam ng mga miyembro ng team kung sino ang responsable sa paghingi ng mga natitirang dokumento, na nagdudulot ng mga nalaktawang milestone at naantalang paghahanda ng buwis.
Ang pagpapadala ng mga engagement letter at pagkolekta ng paunang administratibong detalye ay madalas na nangyayari sa pamamagitan ng mga hiwalay na dokumento. Nahihirapan ang mga preparer ng buwis na i-link ang mga paunang Panukala sa mga aktibong proyekto, na nagdudulot ng pagkalito tungkol sa saklaw ng trabaho at pagkaantala sa pagkolekta ng mga paunang bayarin bago magsimula ang opisyal na trabaho sa paghahanda ng buwis.
Ang produkto
Pinapanood ng mga kliyente ang pag-unlad, mga file, at mga invoice sa isang branded portal sa halip na magtanong sa iyong koponan para sa mga update.
Ang email, SMS, tawag, at voicemail ay napupunta sa tabi ng record ng kliyente — na may mga AI summary, para sinuman sa koponan ay makasagot nang may buong konteksto.
Mga gawain, file, at status para sa bawat engagement — nakikita ng koponan at, sa pamamagitan ng client portal, ng kliyente.
Magpadala ng mga quote, singilin ang mga milestone o retainer, at hayaang habulin ng mga automated reminder ang anumang hindi pa nababayaran.
Daloy ng trabaho
Simulan ang pakikipag-ugnayan sa pamamagitan ng pagbuo ng malinaw na mga Proposal sa loob ng system upang balangkasin ang saklaw ng mga serbisyo sa paghahanda ng buwis. Sinusuri ng kliyente ang mga detalye ng proposal sa loob ng client portal. Kapag naaprubahan at na-e-sign ng kliyente ang mga termino, kino-convert ng firm ang aprubadong proposal sa paunang invoice at binubuksan ang pakikipag-ugnayan sa client record.
Gamitin ang mga tampok sa pag-iskedyul upang mag-set up ng mga paunang konsultasyon kung kinakailangan, o agad na lumikha ng isang nakalaang proyekto para sa taon ng buwis. Sa loob ng mga record ng kliyente, naglilista ang preparer ng buwis ng mga kinakailangang dokumento sa buwis. Ang operator ng tao ay nagtuturo sa kliyente na i-upload ang kanilang paunang set ng dokumento nang direkta sa seksyon ng mga file ng portal.
Kapag nagpadala ang isang kliyente sa buwis ng hindi kumpletong set ng dokumento habang papalapit ang deadline ng pag-file, sinusuri ng tax preparer ang mga na-upload na file laban sa kinakailangang listahan. Itinatala ng operator ang mga nawawalang item sa brief at nagbubukas ng isang partikular na conversation thread sa kliyente sa loob ng portal, na lumilikha ng malinaw na mga task para sa mga nawawalang dokumento.
Pinamamahalaan ng preparer ang mga gawain na kinakailangan upang kolektahin ang lahat ng kinakailangang item. Ina-update ng mga miyembro ng koponan ang mga status ng gawain habang dumarating ang mga item. Ang lahat ng pag-uusap ng kliyente ay nananatiling nakatali sa talaan ng kliyente, kaya ang sinumang miyembro ng koponan ay maaaring kumpirmahin na handa na ang file bago mailipat ang data sa aprubadong sistema ng pag-file ng buwis.
Pagkatapos makumpleto ang checklist at maifile ang return sa iyong tax software, ang operator ay naglalabas ng mga huling invoice sa pamamagitan ng Workspace369. Binabayaran ng kliyente ang invoice online sa pamamagitan ng client portal, at ang proyekto ay mamarkahan bilang sarado, na pinapanatili ang buong kasaysayan ng kliyente para sa mga susunod na taon.
Saklaw ng produkto
Minahal sa App Store
Sa wakas ay tila mahinahonNagpalipat-lipat sa tatlo o apat na all-in-one na tool at palaging nauwi sa kalat ng mga tab. Ito ang una na tila mahinahon. Na-set up ang aking mga client project sa loob ng sampung minuto.
Walang hirap na pag-rollout sa teamInilunsad namin ito sa aming walong-taong koponan at walang naging problema sa pagtanggap — madaling maunawaan at makinis. Gusto ko ng mas maraming integrasyon, ngunit patuloy silang nagpapadala.
Nakakabawi ng oras bawat linggoNag juggling ako ng magkakahiwalay na tool para sa mga tala, gawain, dokumento, at update. Ang pag-consolidate sa isang lugar ay tunay na nakatipid sa akin ng mga oras bawat linggo. Mabilis din sumagot ang suporta.
Magsimula
FAQ
Panatilihing nasa iyong aprubadong tax software ang mga tax return, government identifier, at opisyal na filing. Pinapatakbo ng Workspace369 ang practice sa paligid ng mga ito: mga tala ng kliyente, mga engagement proposal, pangongolekta ng dokumento, mga gawain, mga file, mga mensahe ng kliyente, at mga invoice.
Sinusuri ng isang operator ang mga na-upload na file sa portal, nagre-record ng mga nawawalang item sa brief, at lumilikha ng mga partikular na gawain para sa follow-up. Maaari kang magsimula ng isang conversation thread sa kliyente sa loob ng portal upang humiling ng mga partikular na nawawalang tax form bago ilipat ang data sa mga filing system.
Lumilikha ang Workflow Automations ng mga gawain, nagpapadala ng email o SMS, nagbibigay ng mga paalala, at nagpapaalam sa mga miyembro ng team, gamit ang siyam na uri ng trigger, mga kondisyon, at timed wait. Ang mga email automation ay nagsisimula sa Cadet, ang mga SMS step sa Voyager, at ang mga AI-drafted workflow sa Commander; ang mga call trigger ay may kasamang voice mula sa Specialist. Suriin ang eksaktong trigger, owner, at review step gamit ang isang simulated test run bago mo i-on ang workflow.
Oo. Magpadala ng mga engagement letter bilang Mga Proposal na may e-signing at gawin itong mga invoice. Sinusuri ng mga kliyente ang mga proposal at binabayaran ang kanilang mga invoice sa loob ng client portal, kaya sinusubaybayan ng iyong firm ang mga financial milestone kasama ng mga aktibong proyekto at gawain.
Handa na kapag handa ka na
Magsimula sa mga module na kailangan mo ngayon, pagkatapos ay i-on ang AI, mga automation, accounting, imbentaryo, mga kahilingan, at pag-uulat habang lumalaki ang operasyon.
