Vergi hazırlayıcıları için CRM
Vergi hazırlayıcıları, sözleşme mektubundan nihai faturaya kadar her sözleşmenin net bir takibine ihtiyaç duyar. Workspace369, bu tarafı tek bir sistemde yönetir: müşteri kayıtları, e-imzalı sözleşme teklifleri, görevler, dosyalar, müşteri mesajları ve faturalar. Vergi firmaları yoğun sezonlarda düzeni korur, bu nedenle belge toplama ve takip, verilerin dosyalama sistemlerine girmesinden önce tamamlanır.
Temel bilgiler
Workspace369'deki vergi hazırlayıcıları için CRM, müşteri kayıtları, teklifler, projeler ve görevler dahil olmak üzere 9 alanı kapsar.
İş akışı, "müşteri tekliflerinin başlatılmasından" "faturaların sonlandırılmasına ve proje kapanışına" kadar 5 adımda çalışır.
Workspace369, ayda 29 ABD dolarından başlayan fiyatlarla 1 koltukla başlar ve Commander planı ayda 299 ABD doları karşılığında 20 koltuk, 500 GB depolama alanı ve ayda 120.000 yapay zeka jetonu içerir.
Ek koltuklar kişi başı 10 ABD dolarıdır ve 100 GB ek depolama 15 ABD dolarıdır; tam fiyatlandırma şurada herkese açıktır: Workspace369 fiyatlandırma sayfası.
Sorun
Vergi müşterileri, kritik vergi son teslim tarihlerinden hemen önce kısmi belgeler sunarlar. Belirlenmiş bir idari takip alanı olmadan, vergi hazırlayıcıları eksik olanı doğrulamak için bireysel dosyaları kontrol ederek saatler harcarlar. Bu, projelerin başlatılmasını geciktirir ve tüm firmanın kapasitesini yavaşlatan idari darboğazlara neden olur.
Eksik W-2 veya 1099 formlarıyla ilgili iletişimler genellikle birden fazla kişisel metin mesajı ve parçalanmış e-posta dizileri boyunca uzanır. Vergi hazırlayıcıları, dosyalama başlamadan önce ilk idari kayıtta hatalara yol açan belirli talimatları veya açıklamaları bulmak için geçmiş konuşmaları arayarak değerli zaman kaybederler.
Bir vergi müşterisi, bir dosyalama son tarihi yaklaşırken eksik bir belge seti gönderdiğinde, manuel takip görevleri kolayca unutulur. Doğrudan müşteri kayıtlarına bağlı açık görev listeleri olmadan, ekip üyeleri kalan belgeleri istemekten kimin sorumlu olduğunu bilmez, bu da dönüm noktalarının kaçırılmasına ve vergi hazırlığının gecikmesine neden olur.
Katılım mektupları göndermek ve ilk idari bilgileri toplamak genellikle ayrı belgeler aracılığıyla gerçekleşir. Vergi hazırlayıcıları, ilk Teklifleri aktif projelerle ilişkilendirmekte zorlanır, bu da iş kapsamı konusunda kafa karışıklığına neden olur ve resmi vergi hazırlama işi başlamadan önce ilk ön ödemelerin toplanmasını geciktirir.
Ürün
Müşteriler, ekibinizden güncelleme istemek yerine ilerlemeyi, dosyaları ve faturaları markalı bir portalda izler.
E-posta, SMS, aramalar ve sesli mesajlar, yapay zeka özetleriyle birlikte müşteri kaydının yanında yer alır; böylece ekibin herhangi bir üyesi tam bağlamla yanıt verebilir.
Her etkileşim için görevler, dosyalar ve durum — ekip tarafından ve müşteri portalı aracılığıyla müşteriye görünür.
Teklifler gönderin, kilometre taşlarını veya sözleşmeleri faturalandırın ve otomatik hatırlatıcıların ödenmemiş her şeyi takip etmesine izin verin.
İş akışı
Vergi hazırlama hizmetlerinin kapsamını özetleyen sistemde net Teklifler oluşturarak sözleşmeye başlayın. Müşteri, teklif ayrıntılarını müşteri portalında inceler. Müşteri onaylayıp e-imzaladıktan sonra, firma onaylanan teklifi ön ödemeli faturaya dönüştürür ve müşteri kaydında sözleşmeyi açar.
Gerekirse ilk danışma toplantıları ayarlamak için takvim özelliklerini kullanın veya hemen vergi yılı için özel bir proje oluşturun. Müşteri kayıtları içinde bir vergi hazırlayıcısı gerekli vergi belgelerini listeler. İnsan operatör, müşteriye ilk belge setini doğrudan portal dosyaları bölümüne yüklemesini talimatını verir.
Bir vergi müşterisi, bir dosyalama son tarihi yaklaşırken eksik bir belge seti gönderdiğinde, vergi hazırlayıcısı yüklenen dosyaları gerekli listeye karşı inceler. Operatör, eksik öğeleri ihalede kaydeder ve eksik belgeler için açık görevler oluşturarak portal içinde müşteriyle özel bir konuşma başlığı açar.
Hazırlayıcı, gerekli tüm öğeleri toplamak için gereken görevleri yönetir. Ekip üyeleri, öğeler geldikçe görev durumlarını günceller. Tüm müşteri konuşmaları müşteri kaydına bağlı kalır, böylece herhangi bir ekip üyesi, veri onaylanmış vergi dosyası sistemine taşınmadan önce dosyanın hazır olduğunu doğrulayabilir.
Kontrol listesi tamamlandıktan ve vergi yazılımınıza iade dosyalandıktan sonra, operatör Workspace369 aracılığıyla nihai faturaları düzenler. Müşteri, müşteri portalı aracılığıyla faturayı çevrimiçi olarak öder ve proje kapatıldı olarak işaretlenir, gelecekteki yıllar için tam müşteri geçmişini korur.
Ürün kapsamı
App Store'da Beğenildi
Sonunda sakin hissettiriyorÜç veya dört hepsi bir arada araç arasında gidip geldim ve hep sekmelerden oluşan bir karmaşaya düştüm. Bu sakin hissettiren ilk araç. Müşteri projelerimi on dakikada kurdum.
Acısız ekip geçişiSekiz kişilik ekibimize sunduk ve benimsemesi zahmetsizdi — sezgisel ve cilalı. Daha fazla entegrasyon isterdim, ancak göndermeye devam ediyorlar.
Her hafta saatler kazanınNotlar, görevler, belgeler ve güncellemeler için ayrı araçları idare ediyordum. Tek bir yerde birleştirmek gerçekten her hafta bana saatler kazandırdı. Destek de duyarlı.
Başlayın
SSS
Vergi beyannamelerini, devlet kimliklerini ve resmi başvuruları onaylanmış vergi yazılımınızda saklayın. Workspace369, uygulamayı bunların etrafında yürütür: müşteri kayıtları, sözleşme teklifleri, belge toplama, görevler, dosyalar, müşteri mesajları ve faturalar.
Bir operatör, portalda yüklenen dosyaları inceler, eksik öğeleri özete kaydeder ve takip için belirli görevler oluşturur. Verileri dosyalama sistemlerine taşımadan önce belirli eksik vergi formlarını istemek için portal içinde müşteriyle bir konuşma dizisi başlatabilirsiniz.
İş Akışı Otomasyonları, dokuz tetikleyici türü, koşullar ve zamanlanmış beklemeler kullanarak görevler oluşturabilir, e-posta veya SMS gönderebilir, hatırlatıcılar yayınlayabilir ve ekip üyelerini bilgilendirebilir. E-posta otomasyonları Cadet planından, SMS adımları Voyager planından ve yapay zeka ile tasarlanmış iş akışları Commander planından başlar; çağrı tetikleyicileri Specialist planından sesli görüşme ile birlikte gelir. İş akışını etkinleştirmeden önce tam tetikleyiciyi, sahibi ve inceleme adımını simüle edilmiş bir test çalışmasıyla kontrol edin.
Evet. Etkileşim mektuplarını Teklifler olarak e-imzalama ile gönderin ve bunları faturalara dönüştürün. Müşteriler, teklifleri gözden geçirir ve faturalarını müşteri portalı içinde öder, böylece firmanız aktif projeler ve görevlerle birlikte finansal dönüm noktalarını takip eder.
Hazır olduğunuzda
Bugün ihtiyacınız olan modüllerle başlayın, ardından operasyon büyüdükçe Yapay Zeka, otomasyonlar, muhasebe, envanter, istekler ve raporlamayı açın.
