2026 süiti: gelen kutusu, yapay zeka, muhasebe.Uygulamayı aç

Sanal Asistanlar için CRM

Paydaş Atamasını Yöneten Sanal Asistanlar için CRM

Sanal asistanlar genellikle sabit aylık saatler sözleşmeleri kapsamında çalışırken, tek bir müşteri kuruluşundaki birden fazla paydaştan çelişkili operasyonel direktifler alırlar. Workspace369, bu işi tek bir sistemde yürütür: müşteri kayıtları, teklifler, projeler ve görevler, Voyager'dan zaman takibi, müşteri mesajları ve faturalar. Operatörler her iş atamasını belgeler ve faturalandırılabilir süreyi kaydeder, böylece herkes yeni istekler başlamadan önce aylık sözleşmenin ne kadarının kullanıldığını görebilir.

Ücretsiz denemeyi başlat Satışla konuş
Müşteriilişki ve üzerinde anlaşılmış özet
İşsorumlu kişisi olan görevler
Faturalamafaturalar ve ticari bağlam
Geçmişi, dosyaları, iletişimi ve faturaları tek bir profilde gösteren Workspace369 müşteri kaydı

Temel bilgiler

Workspace369'daki Sanal Asistanlar için CRM, müşteri kayıtları, teklifler, projeler ve görevler dahil olmak üzere 9 alanı kapsar.

İş akışı, "müşteri kayıtlarının ve saat limitlerinin oluşturulmasından" "müşteri portalinin dağıtılmasına ve faturaların düzenlenmesine" kadar 5 adımda çalışır.

Workspace369, ayda 29 ABD dolarından başlayan fiyatlarla 1 koltukla başlar ve Commander planı ayda 299 ABD doları karşılığında 20 koltuk, 500 GB depolama alanı ve ayda 120.000 yapay zeka jetonu içerir.

Ek koltuklar kişi başı 10 ABD dolarıdır ve 100 GB ek depolama 15 ABD dolarıdır; tam fiyatlandırma şurada herkese açıktır: Workspace369 fiyatlandırma sayfası.

Sorun

Çok Paydaşlı Sanal Asistanlıkta Operasyonel Riskler

Çakışan Paydaş Direktifleri

Aynı müşteri şirketinden iki yönetici aynı anda görev atadığında, sanal asistan operasyonel öncelik çakışmalarıyla karşı karşıya kalır. Müşteri kayıtlarında net bir dokümantasyon olmadan, ana paydaş müdahale edemeden önce düşük değerli görevlere saatler harcanır. Bu idari sürtüşme, faturalandırılamayan aşım sürelerine, teslimat hedeflerinin kaçırılmasına ve bozulmuş anlaşmalara yol açar. Operatörlerin, görevleri kaydetmek ve atamaları yürütmeden önce öncelik sıralamalarını düzenlemek için açık bir yönteme ihtiyacı vardır.

Aylık Saat Sözleşmesi Aşımları

Katı bir aylık saat sözleşmesi kapsamında çalışmak, tamamlanan görevlerin ve bekleyen projelerin sürekli olarak izlenmesini gerektirir. Birden fazla paydaş bağımsız olarak iş gönderdiğinde, ay ortası incelemesi gerçekleşmeden anlaşılan sınır sıklıkla aşılır. Sanal asistanlar sınırlara uymak için hafızaya güvenemezler. Yetkisiz işlerin başlatılmasını önlemek için devam eden görevleri doğrudan aktif aylık sözleşmeye bağlamak için yapılandırılmış bir formata ihtiyaçları vardır.

Proje Notlarında Kritik Bilgilerin Açığa Çıkması

Sanal asistanların müşteri sistemlerine erişmesi gerekir ancak şifreleri genellikle yanlış saklarlar. Parolaları veya API anahtarlarını standart CRM görev açıklamalarına veya proje dosyalarına yerleştirmek, temel veri güvenliği sınırlarını ihlal eder. Birden fazla dahili veya harici operatör sisteme eriştiğinde, bu hassas bilgiler açığa çıkar. Müşteri işi araçları, şifreleri yalnızca özel bir üçüncü taraf şifre yöneticisiyle sınırlı tutarak, takibi şifre depolamasından ayırmalıdır.

Dağınık Konuşma Kayıtları

E-posta, metin ve sohbet araçları üzerinden talimat almak, iletişim izlerini parçalar. Belirli bir projeye hangi paydaşın yetki verdiğine dair bir anlaşmazlık ortaya çıktığında, birden fazla platformda arama yapmak faturalandırılabilir saatleri boşa harcar. Sanal asistanların bu konuları doğrudan müşteri kayıtlarına bağlı doğrulanabilir konuşmalara konsolide etmesi gerekir. Bu idari konsolidasyon olmadan, aylık faturalandırma incelemeleri sırasında çelişkili talimatların kaynağını doğrulamak zorlaşır.

Ürün

Müşterilerinizin hissettiği çalışma alanını görün.

01

Müşterilerin gerçekten kontrol ettiği bir portal

Müşteriler, ekibinizden güncelleme istemek yerine ilerlemeyi, dosyaları ve faturaları markalı bir portalda izler.

Geçmişi, dosyaları, iletişimi ve faturaları tek bir profilde gösteren Workspace369 müşteri kaydı
02

Her kanal tek bir gelen kutusunda

E-posta, SMS, aramalar ve sesli mesajlar, yapay zeka özetleriyle birlikte müşteri kaydının yanında yer alır; böylece ekibin herhangi bir üyesi tam bağlamla yanıt verebilir.

Müşteri kaydının yanında e-posta, SMS ve arama geçmişini gösteren Workspace369 paylaşılan gelen kutusu
03

Müşteri işleri, projeler olarak düzenlendi

Her etkileşim için görevler, dosyalar ve durum — ekip tarafından ve müşteri portalı aracılığıyla müşteriye görünür.

Sahipleri ve durumuyla birlikte aşamalara ayrılmış müşteri işlerini gösteren Workspace369 proje panosu
04

Tekliflerden ödenmiş faturalara

Teklifler gönderin, kilometre taşlarını veya sözleşmeleri faturalandırın ve otomatik hatırlatıcıların ödenmemiş her şeyi takip etmesine izin verin.

Satır öğelerini, ödeme koşullarını ve müşteri ayrıntılarını gösteren Workspace369 fatura düzenleyici

İş akışı

Saat Takibi İçin Adım Adım Kurulum

01

Müşteri Kayıtları ve Saat Limitleri Oluşturun

Her kuruluş için kapsamlı müşteri kayıtları oluşturarak başlayın. Anlaşmanın tam aylık saat detaylarını doğrudan proje özeti metnine kaydedin. Hassas şifreleri veya erişim anahtarlarını buraya eklemekten kaçının, bunların harici şifre yöneticinizde kalmasını sağlayın. Bu temel adım, hesabı inceleyen herkesin, herhangi bir bireysel görev atanmadan veya yürütülmeden önce katı operasyonel sınırları ve yetkili paydaşları anlamasına yardımcı olur.

02

Teklifleri Düzenleyin ve Paydaş Rollerini Tanımlayın

İş kapsamını, aylık saat limitlerini ve yetkili paydaşların belirli adlarını özetleyen ayrıntılı Teklifler oluşturun. Bu belgeleri doğrudan ana müşteri iletişim kişisine inceleme için gönderin. Müşteri kapsamı onaylayıp e-imzaladıktan sonra, teklife dayalı aktif bir proje oluşturun. Bu adım, teslimat parametrelerini sabitler ve farklı yöneticiler arasındaki gelecekteki öncelik çatışmalarını çözmek için resmi yönergeleri belirler.

03

Projeleri ve Görev Listelerini Yapılandırın

Mevcut faturalandırma döngüsü için belirli projeler oluşturun ve bunları bireysel görevlerle doldurun. Görevleri, işin kimin talep ettiğine dair net bir görünürlük sağlamak için başlatan paydaşa göre gruplandırın. Ekibinizin zamanlayıcılar ve zaman çizelgeleriyle her göreve karşı zaman kaydetmesini sağlayın ve aylık saat sözleşmesine karşı çalışan toplamı kontrol edin. Bu, aylık saat sözleşmesinin sınırı tükenmek üzereyse yardımcı görevlerin başlamasını önlemeye yardımcı olur.

04

Konuşmaları ve Planlamayı Birleştirin

Paydaş e-postaları, müşteri kaydına eşlenmiş olarak o müşteri için konuşmalar alanına gelir. Çakışan öncelikler ortaya çıktığında, birincil paydaşla kısa bir uyum toplantısı ayarlamak için planlama aracını kullanın. Bu tartışmaların sonuçlarını konuşma günlüğüne belgeleyin. Bu, o faturalandırma dönemi boyunca belirli görevlerin neden diğerlerine göre önceliklendirildiğini açıklayan net bir kağıt izi oluşturur.

05

Müşteri Portalı Dağıtımı ve Fatura Düzenleme

Birincil paydaşın tamamlanan görevleri ve aktif dosyaları incelemesine izin vermek için müşteri portalını etkinleştirin. Bu şeffaflık, faturalandırmadan önce iş dağılımını doğrulamaya yardımcı olur. Aylık döngünün sonunda, kaydedilen faturalandırılabilir süreyi zaman-faturalandırma ile ayrıntılı bir faturaya dönüştürün. Bu eksiksiz süreç, tamamlanan etkinliklerin orijinal tekliflerle eşleştiğini ve belirlenen saat anlaşması dahilinde kaldığını doğrulamaya yardımcı olur.

Ürün kapsamı

Sanal asistanlar için müşteri operasyonları

  • Sistem, bir insan operatörün, görev kayıtlarının isteği başlatan belirli paydaşla eşleştiğini doğrulamak için müşteri portalına başarıyla giriş yapabildiğini göstermelidir.
  • Operatör, tüm müşteri kimlik bilgilerinin CRM notlarından tamamen kaldırıldığını ve bunun yerine bağımsız bir harici şifre yöneticisi uygulamasında bulunduğunu başarıyla doğrulamalıdır.
  • Müşteri kayıtları, kesinleşmiş aylık faturalar ile ilk proje kısa açıklamasında belgelenen saat sınırlamaları arasında net bir ilişki göstermelidir.
Müşteri Kayıtları
Teklifler
Projeler ve görevler
Dosyalar
Konuşmalar
Planlama
Faturalar
Müşteri portalı ve faturalama
İş Akışı Otomasyonları

App Store'da Beğenildi

Müşteri işlerini yönetenler tarafından derecelendirildi.

★★★★★
Sonunda sakin hissettiriyor

Üç veya dört hepsi bir arada araç arasında gidip geldim ve hep sekmelerden oluşan bir karmaşaya düştüm. Bu sakin hissettiren ilk araç. Müşteri projelerimi on dakikada kurdum.

Justin R. · Tek kurucu · App Store incelemesi
★★★★★
Acısız ekip geçişi

Sekiz kişilik ekibimize sunduk ve benimsemesi zahmetsizdi — sezgisel ve cilalı. Daha fazla entegrasyon isterdim, ancak göndermeye devam ediyorlar.

Samantha D. · Operasyon lideri · App Store incelemesi
★★★★★
Her hafta saatler kazanın

Notlar, görevler, belgeler ve güncellemeler için ayrı araçları idare ediyordum. Tek bir yerde birleştirmek gerçekten her hafta bana saatler kazandırdı. Destek de duyarlı.

Alicia N. · Ajans kurucusu · App Store incelemesi
Tüm yorumları oku

Başlayın

Workspace369'i kendi müşteri çalışmalarınızda görün.

Ücretsiz denemeye başlayın veya satış ekibiyle görüşün - her iki durumda da tüm döngüyü göreceksiniz: gelen kutusu, projeler, portal ve faturalandırma.
Ücretsiz denemeyi başlat Satışla konuş

SSS

Sanal Asistanlar İçin Değerlendirme ve Kabul Kriterleri

İki yöneticiden gelen çelişkili görevler nasıl ele alınır?

Her iki atamayı da müşteri kayıtları altında ayrı görevler olarak kaydedin. Saat anlaşması limitini belirterek birincil paydaşla hemen mesajlaşmak için konuşmalar özelliğini kullanın. Belirli görevler üzerinde herhangi bir çalışma başlamadan önce öncelik sırasını netleştirmelerini isteyin, tüm operasyonel kararları platform içinde belgeleyin.

Müşteri sistem şifrelerini güvenli bir şekilde nereye kaydetmeliyim?

Tüm müşteri giriş kimlik bilgilerini özel bir harici şifre yöneticisinde saklayın. CRM içindeki proje dosyalarına, görev açıklamalarına veya müşteri kayıtlarına şifre yapıştırmayın. Workspace369, görevlerden kaydedilen zamana ve faturalara kadar işin kendisini yönetir, erişim verileri ise şifre yöneticisinde izole kalır.

Birden fazla müşteri sözleşmesini aynı anda yönetebilir miyim?

Evet, desteklediğiniz her işletme için ayrı müşteri kayıtları oluşturabilirsiniz. Her kayıt kendi tekliflerini, aktif projelerini ve bağımsız faturalandırma koşullarını tutabilir. Bu ayrım, paydaş iletişimlerini veya görev listelerini müşteri tabanınızda karıştırmadan farklı aylık saat sözleşmelerini net bir şekilde izlemenize olanak tanır.

Müşteri portalı faturalandırma anlaşmazlıklarının çözümüne nasıl yardımcı olur?

İstemci portalı, birincil paydaşa tamamlanmış görevleri ve paylaşılan dosyaları görüntülemek için doğrudan erişim sağlar. Yapılan işi aylık saat sözleşmelerine göre çapraz referanslandırabildiklerinde, hangi paydaşın belirli öğeleri istediği konusundaki kafa karışıklığını azaltmaya yardımcı olur, bu da aylık faturalarınızın daha hızlı onaylanmasını sağlar.

Keşfetmeye devam et

İlgili sayfalar

Hazır olduğunuzda

Workspace369'un istemci-iş akışınıza nereye uyduğunu görün.

Bugün ihtiyacınız olan modüllerle başlayın, ardından operasyon büyüdükçe Yapay Zeka, otomasyonlar, muhasebe, envanter, istekler ve raporlamayı açın.

Ücretsiz denemeyi başlatDemo talep et