2026'da Sanal Asistanlar İçin En İyi CRM: süreli ödemeler, saatler, görevler

Sanal asistanlar için CRM nedir (ve ne değildir)

Sanal asistanlar için CRM, bir asistanın işinin iş tarafıdır: müşteri kimdir, her ay hangi saatler veya görevler üzerinde anlaştınız, kimin ekibinden iş talep edebilir, ne kaydettiniz ve ne hala ödenmemiş. Gelen kutusu değiştirme, şifre kasası veya müşterinin kendi ekibi için proje aracı değildir. Müşteri girişlerini notlarda değil, bir şifre yöneticisinde saklayın. Bir araç kişileri saklar ancak zaman ve faturalamayı diğer uygulamalara bırakırsa, saat anlaşması bir e-posta dizisinde yaşanır ve ikinci bir talep sahibi sessizce ayın sınırını aşabilir.

Bu araçları nasıl karşılaştırdık

Her aracı aynı beş noktada, yalnızca satıcının kendi fiyatlandırma ve ürün sayfalarını kullanarak karşılaştırdık:

1. Tek kişi için giriş fiyatı, aylık ve yıllık faturalı, 25 Ekim 2026 tarihinde listelendiği gibi.
2. O plandaki sabit ücret ve saat kapsamı: zaman takibi, yinelenen faturalar veya sabit ücretler ve kaydedilen süreyi bir faturaya dönüştürme.
3. Müşteri odaklı parçalar: müşteri portalı, teklifler veya sözleşmeler ve görevler veya projeler.
4. Giriş planında zorlu sınırlar: aktif müşteriler, projeler, kullanıcılar veya potansiyel müşteri formları.
5. Deneme koşulları: uzunluk ve satıcının kart gerekip gerekmediğini belirtip belirtmediği.

Hız, destek, güvenilirlik veya mobil uygulamaları test etmedik ve üçüncü taraf derecelendirmelerini kullanmadık. Sıralama, sabit ücret ve saat paketleri faturalandıran bir VA için uygunluğu yansıtmaktadır. HubSpot ve Harvest kısmi araçlardır ve sona yerleştirilmiştir.

Sanal asistanlar için en iyi CRM 2026'da

1. Workspace369, süreli ödemeler ve saatlik paketler faturalandıran VA'lar için en iyisi

Workspace369 müşteri kaydını, bir teklif müşteri çevrimiçi onaylar, aylık saat bankası olan bir sözleşme, görevler, zaman takibi zaman çizelgeleri, özel bir müşteri portalı ve faturalar tek bir yerde. Cadet, bir kişi için ayda 29$ (yıllık 23,25$ faturalandırılır) ve hizmet anlaşmalarını, yinelenen faturaları, depozitoları, fatura satırlarına dönüşen faturalandırılabilir süreyi ve planda bir ödeme takip otomasyonunu listeler. E-posta otomasyonları dahildir, 3 adede kadar aktif iş akışı ile. Ekran görüntüsü bir müşteri sonucu değil, bir demo kaydıdır.

Sınırlamalar: Cadet, 5 aktif projeye ve bir kullanıcıya izin verir, bu nedenle birçok küçük müşterisi olan bir VA sınıra ulaşabilir; Voyager (ayda 74 ABD Doları, iki kullanıcı, aramalar ve metinler, paylaşılan gelen kutusu) bunu kaldırır ve ek kullanıcılar Voyager'dan ayda 10 ABD Dolarıdır. Çevrimiçi rezervasyon, giderler ve ödeme planları Specialist (ayda 149 ABD Doları) ile başlar. Sizin için bir saat sınırı zorlamaz, bu nedenle sınırı teklife yazın. 14 günlük deneme sürümü kart gerektirir.

En iyisi: En fazla beş aktif müşteri projesi olan bireysel VA'lar veya Voyager'daki küçük VA ajansları, aylık sabit ücret satıp ek uygulamalar olmadan zaman, görevler, portal ve faturalar isteyenler.

2. Moxie, en düşük kontrol edilen fiyat için en iyisi

Moxie, sitesinde sanal asistanlar sayfasını listeler. Starter ayda $12 veya yıllık faturalandırıldığında ayda $10'dir ve fiyatlandırma sayfası müşteri ve proje yönetimi, faturalama ve ödemeler, teklifler, fiyat teklifleri ve sözleşmeler, zaman takibi, satış hattı, form oluşturucu ve toplantı zamanlayıcıları listeler. Deneme süresi 14 gündür ve Moxie'nin ana sayfası kredi kartı gerekmediğini belirtir. Aşağıdaki testi çalıştırırsanız, faturaya kadar her adım Starter'da listelenir. Pro, ayda $25'dir (yıllık $20 faturalandırılır) ve beyaz etiketli müşteri portalı, özel alan adı ve iş akışı otomasyonları ekler.

Sınırlamalar: Starter'da beyaz etiketli portal veya otomasyon yok, bu nedenle hatırlatıcılar ve müşteri güncellemeleri Pro'ya kadar manuel kalır. Fiyatlandırma sayfasında yinelenen faturalama belirtilmez, ancak Moxie'nin yardım merkezi, plan kısıtlaması belirtilmeden yinelenen faturaları ve ödeme planlarını belgeler, bu nedenle bir sözleşme planlamadan önce Starter'da bunları doğrulayın.

En iyisi: Teklifler, süre ve faturaları ucuza isteyen ve güncellemeleri manuel olarak takip edebilen yeni VA'lar.

3. Plutio, her şey dahil bireysel plan için en iyisi

Plutio, projeleri, faturaları, sözleşmeleri, zamanlayıcıları ve formları her planda temel özellikler olarak listeler. Core ayda $19 (yıllık faturalandırıldığında $190) ve 100 GB depolama alanı içerir; sayfa projelerin, faturaların, sözleşmelerin, zamanlayıcıların, formların ve zaman takibinin her planda olduğunu belirtir. Deneme süresi 7 gündür ve sayfa kart gerekmediğini belirtir. Zorluk, sınırdır: Core 9 aktif müşteriye ve hiç katkıda bulunana izin verir ve deneme 3 aktif müşteriye izin verir. Başlamadan önce aktif olarak hizmet verdiğiniz müşteri sayısını sayın; onuncu müşteri sizi ayda $49'den Pro'ya taşır.

Sınırlamalar: Yalnızca Core'da bireysel kullanım, ayda 500 iş akışı eylemi ve beyaz etiket ek ücrettir. Birkaç asistandan oluşan büyüyen bir VA ajansı hızla yetersiz kalır.

En iyisi: her modülü ilk günden itibaren isteyen, küçük ve istikrarlı bir müşteri listesine sahip bireysel bir VA.

4. Bonsai, kullanıcı başına fiyatlandırılan saatlik faturalama için en iyisi

Bonsai kullanıcı başına fiyatlandırılır. Temel sürüm, zaman takibi, görevler, sınırsız projeler ve bir CRM ile ayda $15 (yıllık $9 faturalandırılır). Faturalar ve ödemeler, müşteri hesapları ve abonelik faturaları, teklifler ve sözleşmeler, formlar, planlama, müşteri portalı ve gider takibi ekleyen Essentials, ayda $25 (yıllık $19 faturalandırılır). Deneme sürümü 7 gün sürer, ardından Bonsai devam etmek için kart bilgilerini ister. Temel sürüm fatura gönderemediği için Deneme Essentials, Temel değil. Elite, yıllık faturalandırıldığında ayda $49 (aylık $59) olup üç kullanıcı minimumdur, bu nedenle yalnızca işe aldığınızda önemlidir.

Sınırlamalar: faturalar ve portal Temel planda bulunmaz ve özel alanlar ile müşteri görevleri ve mesajlaşma Premium'da (aylık $39, yıllık faturalandırılan $29) başlar.

En iyisi: Saatlik ücretlendirme yapan ve alt yüklenicileri tek seferde bir koltuk ekleyen VA'lar.

5. HoneyBook, paketlenmiş VA hizmetleri için en iyisi

HoneyBook Starter, yıllık faturalandırılan aylık $29'dır ve sınırsız müşteri ve proje, fatura ve ödeme, teklif ve sözleşme, bir takvim, bir müşteri portalı ve temel raporlar içerir. SSS'si kredi kartı gerektirmeyen 30 günlük deneme süresi sunar. Sabit paketler satıyorsanız, örneğin bir gelen kutusu yönetimi kurulumu, sorgudan ödeme akışı iyi uyum sağlar. Fiyatlandırma sayfası ayrıca 60 günlük para iadesi garantisi listeler, bu da gerçek iş üzerinde test etme riskini azaltır. Starter, yıllık faturalandırılan aylık $29'dır; aylık Starter fiyatı Siteye bakın.

Sınırlamalar: Starter, en fazla 2 canlı potansiyel müşteri formu sunar. Fiyatlandırma sayfası zaman takibini veya planını listelemiyor, ancak HoneyBook'un yardım merkezi, faturalara faturalandırılabilir saatler ekleyen bir Zaman Takipçisi'ni açıklıyor, bu nedenle bir saat sınırı için ona güvenmeden önce denemede doğrulayın. Essentials (yıllık faturalandırıldığında ayda $49, aylık $59) bir zamanlayıcı, otomasyonlar, en fazla 10 potansiyel müşteri formu ve hesap sahibine ek olarak en fazla 2 ekip üyesi ekler.

En iyisi: Sabit paketler yerine saatlik ücretlendirme yapan VA'lar.

6. Dubsado, form ağırlıklı başlangıç işlemleri için en iyisi

Dubsado Starter yıllık $335 ve Premier yıllık $525; aylık fiyatlar siteye bakın. Deneme sürümü, kart gerekmeden tam Premier erişimi ile 21 gündür. Her iki plan da sınırsız müşteri ve proje, faturalama ve ödeme planları, müşteri portalları, form ve e-posta şablonları ve üç ek kullanıcı ücretsiz olarak listeler. Starter'da bir aktif müşteri adayı yakalama formu bulunur. Planlama, otomatik iş akışları ve genel teklifler Premier gerektirir.

Sınırlamalar: fiyatlandırma sayfasında zaman takibi listelenmiyor, ancak Dubsado'nun yardım merkezi, zaman takibinin faturalara giriş uygulayan bir Premier özelliği olduğunu söylüyor, bu nedenle Starter'ın saatler için başka bir araca ihtiyacı var. Aylık fiyatı Siteyi Gör, bu nedenle yıllık ödeme yapmak istemiyorsanız kontrol edin.

Ek markalar ayda 10 ABD dolarıdır, bu da ikinci bir VA markası çalıştırıyorsanız yardımcı olur ve üç ücretsiz kullanıcının üzerindeki kullanıcılar sayfadaki bantlarda fiyatlandırılır.

En iyisi: Tekrarlanabilir bir onboarding anketi olan ve formları bir kez oluşturacak VA'lar.

7. HubSpot CRM ve Harvest, kısmi araçlar olarak en iyisi

HubSpot'un ücretsiz CRM'i, 2 kullanıcıya kadar, 1.000 kişi ve sınırsız süre ve kart gerektirmeden ücretsiz olduğunu belirtiyor. Sayfa kişi, anlaşma işlem hatları, görevler ve etkinlikler ve raporlama listeler, ancak zaman takibi, müşteri portalı veya süreli faturalandırma sunmaz, bu nedenle kişileri ve bir işlem hattını kapsar. Harvest'ın 1 koltuk ve 2 proje için ücretsiz planı vardır, zaman takibi, faturalandırma ve gider takibi dahil ve Ekipler, yıllık faturalandırılan koltuk başına $9 (aylık $11) ile başlar ve 30 günlük deneme süresi sunar. Harvest, deneme için kredi kartı gerekmediğini belirtiyor.

Sınırlamalar: Listelenen planlarda müşteri portalı, teklifler veya yinelenen sabit ücretli faturalama bulunmamaktadır.

En iyisi: yalnızca ücretsiz bir kişi listesine (HubSpot) veya yalnızca saatlik takibe ve faturalara (Harvest) ihtiyaç duyan bir VA. Her ikisi de daha hafif bir aracın yanında oturabilir, ancak o zaman saat anlaşması, görevler ve fatura üç yerde yaşanır, bu da bu kılavuzun önlemeye çalıştığı sürüklenmedir.

Yan yana karşılaştırma

Hangi araç VA işinize uygun?

Aylık avanslı bir müşteri için Workspace369 uygulamada

Aşağıdaki saat sınırı testi, Workspace369'da şu şekilde görünür. Her iki ekran görüntüsü de bir VA hesabından veya müşteri sonucundan değil, örnek verilerle (Commander planda otomatik detaylandırma işi) dolu bir demo çalışma alanından alınmıştır.

Pano, aşama sütunlarında 10 aktif proje gösterir, her kartta ilerleme çubuğu, bütçe ve kalan günler bulunur. Kenar çubuğu Müşteriler, İstekler, Projeler, Takvim, Görevler, Hatırlatıcılar, Zaman Takibi, Teklifler ve Faturalar listeler. Bir VA, bakım ücreti başına bir proje tutacaktır: her istek sahibinden gelen görevler projeye gider ve zaman takibi zamanlayıcılar ve zaman çizelgeleri buna karşı kayıt tutar. Cadet 5 aktif projeye izin verir; bu demo Commander üzerindedir.

Fatura düzenleyici, solda ayrıntıları ve sağda müşteri odaklı bir önizlemeyi gösterir, zaten kısmi bir ödeme uygulanmıştır. Ay sonunda kaydedilen saatleri fatura satırlarına dönüştürürsünüz ve bir depozito her ay aynı faturayı tekrarlar. Müşteri projeyi, mesajları ve faturayı şu adreste görür: Müşteri Portalı bir e-posta dizisi yerine. Bu ekran görüntüsündeki Ödeme Planı sekmesi Specialist veya daha yüksek gerektirir.

Müşteriyi bir saat bankası depozitosu olarak ayarlayın ve saat sayacı onaylanan saatleri, onayınızı bekleyen saatleri ve kalanları gösterir, ayın saatlerinin %80'inde ve %100'ünde uyarılarla. Depozito saat bankaları her planda mevcuttur.

Bir VA için ne yapmaz: işi kapakta durdurmaz, bu nedenle ek saatler için teklifte ne olacağını kabul edin. Bir şifre kasası değildir. Çevrimiçi rezervasyon Specialist'dan başlar.

Deneme sırasında saat sınırı testi yapın

Kısa listeye aldığınız her araçta tek bir kurgusal müşteriyi bir ay boyunca çalıştırın:

1. Aylık saat anlaşmasını ve dahil edilen görevleri kaydedin ve bunu bir öneri olarak gönderin veya onaylaması için müşteriye kısa bilgi verin.
2. Müşteriden iki farklı paydaştan gelen görevlerle bir proje oluşturun.
3. Zamanlayıcı ile her ikisine karşı da süreyi kaydedin, ardından zaman çizelgesindeki bir girişi düzenleyin.
4. Ayı sınırın üzerine itin, ardından müşteriye bunun hakkında bir mesaj yazın ve saat dökümünü ekleyin.
5. Kaydedilen süreyi bir faturaya dönüştürün ve gelecek ayın sabit ücret faturasını ayarlayın.
6. Müşterinin kayıtlarını dışa aktarın ve ne çıktığını kontrol edin.

Testi çalıştırırsanız, en iyi araç görevleri, zamanı, mesajları ve faturayı tek bir müşteri kaydında tutar ve fatura toplamı zaman çizelgenizle eşleşir. Herhangi bir tutarsızlık, bu testin bulunması için oluşturulduğu sızıntıdır. Ek saatleri önce ücretsiz olarak fiyatlandırın kapsam değişikliği talep oluşturucu ve oranınızı belirleyin saatlik ücret hesaplayıcısı.

Ne zaman basit tutmalı

İki veya üç düzenli müşteriniz varsa, paylaşılan bir görev listesi, bir zamanlayıcı uygulaması ve bir fatura şablonu sizi uzun bir yol götürebilir. İki istek sahibi çakıştığında, üç ay önce hangi saatler üzerinde anlaştığınızı söyleyemediğinizde veya geç ödemeleri elle takip ettiğinizde bir müşteri işi aracına geçin. Bu sanal asistanlar ürün sayfası Workspace369'un nasıl ele aldığını gösterir teklifler, İletişimler ve faturalar, ve fiyatlandırma sayfası mevcut planlara sahiptir. Workspace369 ayrıca destekler İş Akışı Otomasyonları hatırlatmalar ve takip için, her planda e-posta otomasyonları ile.

Gerçek müşterileri içe aktarmadan önce, demo verileri üzerinde bir tam ay çalıştırın ve kayıtlarınızın dışa aktarılabilir olup olmadığını kontrol edin.