CRM για εταιρείες catering
Οι εταιρείες catering χρειάζονται σαφή αρχεία όταν οι πελάτες αλλάζουν τον αριθμό των καλεσμένων τους μετά την υπογραφή μιας αρχικής συμφωνίας μενού. Το Workspace369 διαχειρίζεται κάθε εκδήλωση σε ένα σύστημα: αρχεία πελατών, προτάσεις με ηλεκτρονική υπογραφή, έργα, εργασίες, προγραμματισμό και τιμολόγια με προκαταβολές. Οι χειριστές παρακολουθούν κάθε αναθεώρηση, ώστε τα ενημερωμένα στοιχεία να φτάνουν στα αρχεία έργων και στα τιμολόγια πριν ξεκινήσει η παραγωγή της κουζίνας. Διατηρώντας σαφή τεκμηρίωση των αναθεωρήσεων, οι ομάδες catering μπορούν να συντονίζουν αποτελεσματικά τις λεπτομέρειες της εκδήλωσης και τις ενημερώσεις χρέωσης καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου σχεδιασμού.
Βασικά στοιχεία
Το CRM για εταιρείες catering στο Workspace369 καλύπτει 9 τομείς, συμπεριλαμβανομένων καρτελών πελατών, προτάσεων, έργων και εργασιών.
Η ροή εργασίας εκτελείται σε 5 βήματα, από την «καταγραφή του αιτήματος αναθεώρησης στα αρχεία πελάτη» έως την «έκδοση του αναθεωρημένου τιμολογίου για την τελική πληρωμή».
Το Workspace369 ξεκινά από 29 $/μήνα για 1 θέση, και το πρόγραμμα Commander περιλαμβάνει 20 θέσεις, 500 GB αποθηκευτικού χώρου και 120.000 tokens AI ανά μήνα στα 299 $/μήνα.
Οι επιπλέον θέσεις κοστίζουν 10 $ η καθεμία και 100 GB επιπλέον αποθηκευτικού χώρου κοστίζουν 15 $· η πλήρης τιμολόγηση είναι δημόσια στο Σελίδα τιμολόγησης Workspace369.
Το πρόβλημα
Όταν ένας πελάτης αναθεωρεί τον αριθμό των καλεσμένων του μετά την οριστικοποίηση του μενού, η αλλαγή συχνά χάνεται σε διάσπαρτα μηνύματα. Αυτό δημιουργεί αποκλίσεις μεταξύ της συμφωνημένης πρότασης και της πραγματικής εκτέλεσης της εκδήλωσης. Χωρίς μια δομημένη μέθοδο ενημέρωσης των αρχείων πελατών και των αρχείων έργου, ο συντονισμός αποτυγχάνει, οδηγώντας σε ανακριβή παρακολούθηση και λανθασμένη δημιουργία τιμολογίων για την εκδήλωση.
Η τροποποίηση ενός συμφωνημένου πεδίου μενού απαιτεί άμεσες προσαρμογές στα οικονομικά αρχεία. Όταν οι αριθμοί επισκεπτών μειώνονται ή αυξάνονται, οι χειροκίνητες ενημερώσεις σε προτάσεις και τιμολόγια πρέπει να γίνονται ταυτόχρονα. Εάν αυτές οι ενημερώσεις δεν διαχειρίζονται εντός ενός ενιαίου συστήματος, ο πελάτης λαμβάνει αντικρουόμενα έγγραφα χρέωσης, γεγονός που καθυστερεί τις πληρωμές και προκαλεί διοικητική σύγχυση κατά την τελική συμφιλίωση της εκδήλωσης.
Μια αλλαγή στον αριθμό των καλεσμένων αλλάζει τις εργασίες προετοιμασίας για μια εκδήλωση. Το προσωπικό πρέπει να προσαρμόζει χειροκίνητα τα λίστες προγραμματισμού και εργασιών για μετρήσεις λινών, αναλογίες προσωπικού και ενοικιάσεις εξοπλισμού. Όταν οι συνομιλίες και οι εργασίες είναι αποσυνδεδεμένες από το κύριο αρχείο πελάτη, τα μέλη της ομάδας εκτελούν ξεπερασμένες οδηγίες, οδηγώντας σε δαπανηρά λάθη πριν από την εκδήλωση.
Οι πελάτες catering συχνά στέλνουν ενημερώσεις για τον αριθμό των ατόμων μέσω πολλαπλών καναλιών, συμπεριλαμβανομένων μηνυμάτων κειμένου και τηλεφωνικών κλήσεων. Εάν αυτές οι συνομιλίες δεν καταγράφονται απευθείας μαζί με τα αρχεία του έργου και τις προσφορές, η διοικητική ομάδα δεν διαθέτει ιστορικό αρχείο της αλλαγής. Αυτή η απουσία σαφούς ιστορικού επικοινωνίας καθιστά δύσκολη την επαλήθευση των συμφωνιών πελατών κατά τη διάρκεια διαφωνιών.
Το προϊόν
Οι πελάτες παρακολουθούν την πρόοδο, τα αρχεία και τα τιμολόγια σε μια επώνυμη πύλη αντί να ζητούν ενημερώσεις από την ομάδα σας.
Email, SMS, κλήσεις και φωνητικά μηνύματα καταγράφονται δίπλα στην καρτέλα του πελάτη — με περιλήψεις AI, ώστε οποιοσδήποτε στην ομάδα να μπορεί να απαντήσει με πλήρες πλαίσιο.
Εργασίες, αρχεία και κατάσταση για κάθε ανάθεση — ορατά στην ομάδα και, μέσω της πύλης πελατών, στον πελάτη.
Στείλτε προσφορές, τιμολογήστε ορόσημα ή πάγιες αμοιβές και αφήστε τις αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις να κυνηγήσουν οτιδήποτε εκκρεμεί.
Ροή εργασίας
Όταν ένας πελάτης ζητά αλλαγή στον αριθμό των καλεσμένων μετά τη συμφωνία για το μενού, ένας διαχειριστής ανοίγει τα αρχεία του πελάτη. Ο χειριστής καταγράφει χειροκίνητα τις λεπτομέρειες της συνομιλίας εντός των αρχείων του πελάτη, σημειώνοντας τους συγκεκριμένους αριθμούς στην συμφωνημένη σύνοψη. Αυτό επιτρέπει στον χειριστή να διατηρήσει ένα σαφές ιστορικό της τροποποίησης πριν γίνουν τυχόν αλλαγές στα οικονομικά έγγραφα.
Ο διαχειριστής ανοίγει την υπάρχουσα πρόταση εντός της πλατφόρμας για να προσαρμόσει τον αριθμό των καλεσμένων και τις σχετικές λεπτομέρειες υπηρεσιών. Τροποποιώντας τα στοιχεία της πρότασης για να ταιριάζουν με τον νέο αριθμό καλεσμένων, ο χειριστής ενημερώνει το πεδίο του έργου. Αυτή η προσαρμογή διατηρεί τα αρχεία του έργου ευθυγραμμισμένα με τις νέες απαιτήσεις του πελάτη, προετοιμάζοντας την τεκμηρίωση για το επόμενο βήμα αναθεώρησης από τον πελάτη.
Μόλις ενημερωθεί η πρόταση, ο χειριστής κοινοποιεί το αναθεωρημένο έγγραφο μέσω της πύλης πελατών. Ο διαχειριστής προγραμματίζει μια εργασία για τον πελάτη να αναθεωρήσει τους νέους όρους. Ο πελάτης βλέπει τα ενημερωμένα αρχεία στην πύλη, στη συνέχεια εγκρίνει και υπογράφει ηλεκτρονικά την αναθεωρημένη πρόταση για να επιβεβαιώσει τον αριθμό των επισκεπτών πριν γίνουν προσαρμογές χρέωσης.
Μετά την επιβεβαίωση του πελάτη, ο διαχειριστής ενημερώνει τις λίστες προγραμματισμού και εργασιών εντός του έργου. Ο χειριστής προσαρμόζει χειροκίνητα τις εργασίες που σχετίζονται με τις αναλογίες προσωπικού και τον εξοπλισμό ενοικίασης με βάση τον νέο αριθμό καλεσμένων που καταγράφεται στο περίγραμμα. Αυτό βοηθά την ομάδα να συντονίσει την προετοιμασία της εκδήλωσης σύμφωνα με τα ενημερωμένα μέτρα.
Το τελικό βήμα μετατρέπει την εγκεκριμένη πρόταση στο αναθεωρημένο τιμολόγιο, έτσι ώστε οι γραμμές του να αντικατοπτρίζουν τον προσαρμοσμένο αριθμό καλεσμένων και τα ενημερωμένα αρχεία έργου. Ο πελάτης πληρώνει online με κάρτα, ολοκληρώνοντας τη ροή εργασίας για τη διαχείριση των αναθεωρήσεων του αριθμού καλεσμένων εντός του συστήματος.
Κάλυψη προϊόντος
Αγαπήθηκε στο App Store
Τελικά νιώθω ηρεμίαΠήγαινα από τρία ή τέσσερα εργαλεία all-in-one και πάντα κατέληγα σε ένα χάος από καρτέλες. Αυτό είναι το πρώτο που νιώθω ηρεμία. Έστησα τα έργα των πελατών μου σε δέκα λεπτά.
Ανώδυνη ενσωμάτωση στην ομάδαΤο εφαρμόσαμε στην οκταμελή ομάδα μας και η υιοθέτηση ήταν ανώδυνη — διαισθητική και άψογη. Θα ήθελα περισσότερες ενσωματώσεις, αλλά συνεχίζουν να κυκλοφορούν νέες εκδόσεις.
Εξοικονόμηση ωρών κάθε εβδομάδαΧειριζόμουν ξεχωριστά εργαλεία για σημειώσεις, εργασίες, έγγραφα και ενημερώσεις. Η ενοποίηση σε ένα μέρος μου έχει εξοικονομήσει πραγματικά ώρες κάθε εβδομάδα. Η υποστήριξη ανταποκρίνεται επίσης.
Ξεκινήστε
Συχνές Ερωτήσεις
Διατηρήστε την παραγωγή κουζίνας, τα αρχεία αλλεργιογόνων και τη διαχείριση ασφάλειας τροφίμων στο σύστημα διαχείρισης κουζίνας σας. Το Workspace369 διαχειρίζεται την πλευρά του πελάτη κάθε εκδήλωσης: αρχεία πελατών, προτάσεις, προγραμματισμό, εργασίες και τιμολόγια. Μεταφέρετε τους τελικούς αριθμούς επισκεπτών και τις λεπτομέρειες του μενού στο σύστημα κουζίνας χειροκίνητα ή, από το Specialist, μέσω webhooks και του API.
Ναι, οι πελάτες μπορούν να δουν αναθεωρημένες προτάσεις και αρχεία έργων μέσω της πύλης πελατών. Αυτό επιτρέπει στην ομάδα να μοιράζεται ενημερωμένα έγγραφα και να διατηρεί σαφείς συνομιλίες σχετικά με τις τροποποιήσεις. Ο πελάτης επιβεβαιώνει εγκρίνοντας την αναθεωρημένη πρόταση, και ο χειριστής ελέγχει ότι ταιριάζει με τον αριθμό των επισκεπτών που καταγράφονται στην οδηγία.
Όταν ο αριθμός των καλεσμένων αναθεωρείται, ο διαχειριστής ενημερώνει τις εργασίες και τον προγραμματισμό εντός του έργου. Ο χειριστής ελέγχει το νέο αρχείο στην περιγραφή και ορίζει τους αριθμούς προσωπικού και τις ποσότητες ενοικίασης στις επιμέρους εργασίες για να αντικατοπτρίζει το σωστό εύρος.
Ναι. Το Workspace369 σας επιτρέπει να δημιουργείτε και να διαχειρίζεστε τιμολόγια εντός του ίδιου αρχείου έργου με τις προτάσεις σας. Όταν αλλάζει ο αριθμός των καλεσμένων, ο διαχειριστής ενημερώνει την πρόταση και τη μετατρέπει στο αναθεωρημένο τιμολόγιο, έτσι ώστε τα αρχεία πελατών και τα οικονομικά έγγραφα να αντικατοπτρίζουν τα ίδια στοιχεία.
Έτοιμοι όποτε είστε
Ξεκινήστε με τις ενότητες που χρειάζεστε σήμερα, στη συνέχεια ενεργοποιήστε το AI, τους αυτοματισμούς, τη λογιστική, τα αποθέματα, τα αιτήματα και τις αναφορές καθώς η λειτουργία αναπτύσσεται.
