CRM για φοροτεχνικούς
Οι προετοιμαστές φόρων χρειάζονται σαφή παρακολούθηση κάθε ανάθεσης, από την επιστολή ανάθεσης έως το τελικό τιμολόγιο. Το Workspace369 διαχειρίζεται αυτήν την πλευρά της πρακτικής σε ένα σύστημα: αρχεία πελατών, προσφορές ανάθεσης με ηλεκτρονική υπογραφή, εργασίες, αρχεία, μηνύματα πελατών και τιμολόγια. Οι φορολογικές εταιρείες διατηρούν την τάξη κατά τις πολυάσχολες περιόδους, έτσι ώστε η συλλογή εγγράφων και η παρακολούθηση να ολοκληρώνονται πριν τα δεδομένα εισέλθουν στα συστήματα αρχειοθέτησης.
Βασικά στοιχεία
Το CRM για φοροτεχνικούς στο Workspace369 καλύπτει 9 τομείς, συμπεριλαμβανομένων των αρχείων πελατών, των προτάσεων, των έργων και των εργασιών.
Η ροή εργασίας εκτελείται σε 5 βήματα, από την «έναρξη προτάσεων πελάτη» έως την «οριστικοποίηση τιμολογίων και κλείσιμο έργου».
Το Workspace369 ξεκινά από 29 $/μήνα για 1 θέση, και το πρόγραμμα Commander περιλαμβάνει 20 θέσεις, 500 GB αποθηκευτικού χώρου και 120.000 tokens AI ανά μήνα στα 299 $/μήνα.
Οι επιπλέον θέσεις κοστίζουν 10 $ η καθεμία και 100 GB επιπλέον αποθηκευτικού χώρου κοστίζουν 15 $· η πλήρης τιμολόγηση είναι δημόσια στο Σελίδα τιμολόγησης Workspace369.
Το πρόβλημα
Οι πελάτες φόρων υποβάλλουν συχνά μερική τεκμηρίωση λίγο πριν από κρίσιμες προθεσμίες φόρων. Χωρίς έναν καθορισμένο χώρο διοικητικής παρακολούθησης, οι φοροτεχνικοί ξοδεύουν ώρες ελέγχοντας μεμονωμένα αρχεία για να επαληθεύσουν τι λείπει. Αυτό καθυστερεί την έναρξη των έργων και προκαλεί διοικητικά σημεία συμφόρησης που επιβραδύνουν τη συνολική ικανότητα της εταιρείας.
Η επικοινωνία σχετικά με τις ελλείπουσες φόρμες W-2 ή 1099 συχνά εκτείνεται σε πολλαπλά προσωπικά μηνύματα κειμένου και κατακερματισμένα νήματα email. Οι φοροτεχνικοί χάνουν πολύτιμο χρόνο αναζητώντας σε ιστορικές συνομιλίες για να εντοπίσουν συγκεκριμένες οδηγίες ή διευκρινίσεις που παρέχονται από τον πελάτη, οδηγώντας σε σφάλματα στο αρχικό διοικητικό αρχείο πριν ξεκινήσει η υποβολή.
Όταν ένας πελάτης φόρων υποβολής δηλώσεων στέλνει ένα ατελές σύνολο εγγράφων καθώς πλησιάζει η προθεσμία υποβολής, οι χειροκίνητες εργασίες παρακολούθησης ξεχνιούνται εύκολα. Χωρίς σαφείς λίστες εργασιών που συνδέονται απευθείας με τους λογαριασμούς πελατών, τα μέλη της ομάδας δεν γνωρίζουν ποιος είναι υπεύθυνος για την αίτηση των υπόλοιπων εγγράφων, προκαλώντας χαμένες προθεσμίες και καθυστερημένη προετοιμασία φόρων.
Η αποστολή επιστολών ανάθεσης και η συλλογή αρχικών διοικητικών στοιχείων συχνά γίνονται μέσω αποσπασμένων εγγράφων. Οι συντάκτες φορολογικών δηλώσεων δυσκολεύονται να συνδέσουν τις αρχικές προτάσεις με ενεργά έργα, προκαλώντας σύγχυση σχετικά με το πεδίο εφαρμογής της εργασίας και καθυστερώντας τη συλλογή αρχικών προκαταβολών πριν ξεκινήσει η επίσημη εργασία προετοιμασίας φόρων.
Το προϊόν
Οι πελάτες παρακολουθούν την πρόοδο, τα αρχεία και τα τιμολόγια σε μια επώνυμη πύλη αντί να ζητούν ενημερώσεις από την ομάδα σας.
Email, SMS, κλήσεις και φωνητικά μηνύματα καταγράφονται δίπλα στην καρτέλα του πελάτη — με περιλήψεις AI, ώστε οποιοσδήποτε στην ομάδα να μπορεί να απαντήσει με πλήρες πλαίσιο.
Εργασίες, αρχεία και κατάσταση για κάθε ανάθεση — ορατά στην ομάδα και, μέσω της πύλης πελατών, στον πελάτη.
Στείλτε προσφορές, τιμολογήστε ορόσημα ή πάγιες αμοιβές και αφήστε τις αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις να κυνηγήσουν οτιδήποτε εκκρεμεί.
Ροή εργασίας
Ξεκινήστε την ανάθεση δημιουργώντας σαφείς Προσφορές εντός του συστήματος για να περιγράψετε το αντικείμενο των υπηρεσιών προετοιμασίας φόρων. Ο πελάτης ελέγχει τις λεπτομέρειες της προσφοράς μέσω της πύλης πελατών. Μόλις ο πελάτης εγκρίνει και υπογράψει ηλεκτρονικά τους όρους, η εταιρεία μετατρέπει την εγκεκριμένη προσφορά στο τιμολόγιο προκαταβολής και ανοίγει την ανάθεση στο αρχείο πελάτη.
Χρησιμοποιήστε τις λειτουργίες προγραμματισμού για να ορίσετε αρχικές συναντήσεις διαβούλευσης, εάν απαιτείται, ή δημιουργήστε αμέσως ένα αποκλειστικό έργο για το φορολογικό έτος. Εντός των αρχείων πελατών, ένας φοροτεχνικός καταγράφει τα απαιτούμενα φορολογικά έγγραφα. Ο χειριστής ανθρώπινης παρέμβασης δίνει εντολή στον πελάτη να ανεβάσει το αρχικό σύνολο εγγράφων του απευθείας στην ενότητα αρχείων της πύλης.
Όταν ένας πελάτης φόρων υποβολής δηλώσεων στέλνει ένα ατελές σύνολο εγγράφων καθώς πλησιάζει η προθεσμία υποβολής, ο προετοιμαστής φόρων εξετάζει τα ανεβασμένα αρχεία σε σχέση με την απαιτούμενη λίστα. Ο χειριστής καταγράφει τα ελλείποντα στοιχεία στην περίληψη και ανοίγει ένα συγκεκριμένο νήμα συνομιλίας με τον πελάτη εντός της πύλης, δημιουργώντας ρητές εργασίες για τα ελλείποντα έγγραφα.
Ο προετοιμαστής διαχειρίζεται τις εργασίες που απαιτούνται για τη συγκέντρωση όλων των απαραίτητων αντικειμένων. Τα μέλη της ομάδας ενημερώνουν τις καταστάσεις εργασιών καθώς φτάνουν τα αντικείμενα. Όλες οι συνομιλίες πελατών παραμένουν δεσμευμένες στο αρχείο πελάτη, έτσι κάθε μέλος της ομάδας μπορεί να επιβεβαιώσει ότι το αρχείο είναι έτοιμο πριν τα δεδομένα μετακινηθούν στο εγκεκριμένο σύστημα υποβολής φορολογικών δηλώσεων.
Μετά την ολοκλήρωση της λίστας ελέγχου και την υποβολή της δήλωσης στο λογισμικό φορολογικών σας δηλώσεων, ο χειριστής εκδίδει τελικά τιμολόγια μέσω του Workspace369. Ο πελάτης πληρώνει το τιμολόγιο online μέσω της πύλης πελατών και το έργο επισημαίνεται ως κλειστό, διατηρώντας το πλήρες ιστορικό πελάτη για τα επόμενα έτη.
Κάλυψη προϊόντος
Αγαπήθηκε στο App Store
Τελικά νιώθω ηρεμίαΠήγαινα από τρία ή τέσσερα εργαλεία all-in-one και πάντα κατέληγα σε ένα χάος από καρτέλες. Αυτό είναι το πρώτο που νιώθω ηρεμία. Έστησα τα έργα των πελατών μου σε δέκα λεπτά.
Ανώδυνη ενσωμάτωση στην ομάδαΤο εφαρμόσαμε στην οκταμελή ομάδα μας και η υιοθέτηση ήταν ανώδυνη — διαισθητική και άψογη. Θα ήθελα περισσότερες ενσωματώσεις, αλλά συνεχίζουν να κυκλοφορούν νέες εκδόσεις.
Εξοικονόμηση ωρών κάθε εβδομάδαΧειριζόμουν ξεχωριστά εργαλεία για σημειώσεις, εργασίες, έγγραφα και ενημερώσεις. Η ενοποίηση σε ένα μέρος μου έχει εξοικονομήσει πραγματικά ώρες κάθε εβδομάδα. Η υποστήριξη ανταποκρίνεται επίσης.
Ξεκινήστε
Συχνές Ερωτήσεις
Διατηρήστε τις φορολογικές δηλώσεις, τους κρατικούς αναγνωριστικούς αριθμούς και τις επίσημες υποβολές στο εγκεκριμένο λογισμικό φορολογίας σας. Το Workspace369 διαχειρίζεται το λογιστικό γραφείο γύρω από αυτά: αρχεία πελατών, προτάσεις ανάθεσης, συλλογή εγγράφων, εργασίες, αρχεία, μηνύματα πελατών και τιμολόγια.
Ένας χειριστής αναθεωρεί τα ανεβασμένα αρχεία στην πύλη, καταγράφει τα ελλείποντα στοιχεία στο brief και δημιουργεί συγκεκριμένες εργασίες για παρακολούθηση. Μπορείτε να ξεκινήσετε ένα νήμα συνομιλίας με τον πελάτη εντός της πύλης για να ζητήσετε τις συγκεκριμένες ελλείπουσες φορολογικές φόρμες πριν μεταφέρετε δεδομένα σε συστήματα αρχειοθέτησης.
Οι αυτοματισμοί ροής εργασιών δημιουργούν εργασίες, στέλνουν email ή SMS, εκδίδουν υπενθυμίσεις και ειδοποιούν μέλη της ομάδας, χρησιμοποιώντας εννέα τύπους ενεργοποιήσεων, συνθήκες και χρονικές αναμονές. Οι αυτοματισμοί email ξεκινούν στο Cadet, τα βήματα SMS στο Voyager και οι ροές εργασιών που δημιουργούνται από AI στο Commander. Οι ενεργοποιήσεις κλήσεων έρχονται με φωνή από το Specialist. Ελέγξτε την ακριβή ενεργοποίηση, τον κάτοχο και το βήμα αναθεώρησης με μια προσομοιωμένη δοκιμαστική εκτέλεση πριν ενεργοποιήσετε τη ροή εργασιών.
Ναι. Στείλτε επιστολές ανάθεσης ως Προτάσεις με ηλεκτρονική υπογραφή και μετατρέψτε τις σε τιμολόγια. Οι πελάτες ελέγχουν τις προτάσεις και πληρώνουν τα τιμολόγιά τους εντός της πύλης πελάτη, έτσι ώστε η εταιρεία σας να παρακολουθεί τα οικονομικά ορόσημα παράλληλα με τα ενεργά έργα και τις εργασίες.
Έτοιμοι όποτε είστε
Ξεκινήστε με τις ενότητες που χρειάζεστε σήμερα, στη συνέχεια ενεργοποιήστε το AI, τους αυτοματισμούς, τη λογιστική, τα αποθέματα, τα αιτήματα και τις αναφορές καθώς η λειτουργία αναπτύσσεται.
