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CRM para coaches de fitness y programas de fitness en línea

CRM para Coaches de Fitness y Programas de Fitness en Línea con un flujo de trabajo específico

Cuando un cliente de fitness en línea pausa un paquete y solicita mover los próximos seguimientos, el software genérico falla. Los entrenadores necesitan registros de clientes, facturas y programación que se muevan juntos cuando cambia un paquete. Workspace369 administra el negocio de coaching en un solo sistema, desde propuestas y registros de clientes hasta el calendario, mensajes de clientes y facturas, para que cada ajuste se documente y facture correctamente.

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Clientela relación y el resumen acordado
Trabajotareas con una persona responsable
Facturaciónfacturas y contexto comercial
Registro de cliente de Workspace369 que muestra historial, archivos, comunicación y facturas en un solo perfil

Datos clave

El CRM para coaches de fitness y programas de fitness en línea de Workspace369 cubre 9 áreas, incluyendo registros de clientes, propuestas, proyectos y tareas.

El flujo de trabajo se ejecuta en 5 pasos, desde "incorporación de clientes" hasta "finalización de facturas y proyectos".

Workspace369 comienza en $29/mes por 1 asiento, y el plan Commander incluye 20 asientos, 500 GB de almacenamiento y 120,000 tokens de IA por mes a $299/mes.

Los asientos adicionales cuestan $10 cada uno y 100 GB de almacenamiento adicional cuestan $15; los precios completos están públicos en Página de precios de Workspace369.

El problema

Obstáculos operativos en coaching de fitness en línea

Paquetes de Fitness en Pausa

Cuando un cliente de fitness en línea pausa un paquete y pide mover los controles restantes, el seguimiento manual de las fechas ajustadas causa confusión en la programación. Los entrenadores pierden la noción de las sesiones restantes dentro de los registros de los clientes, lo que lleva a discrepancias en la facturación de futuras facturas. Sin registros administrativos claros de estos ajustes, las conversaciones sobre extensiones de paquetes se desorganizan y los ajustes manuales en tareas y proyectos se omiten por completo.

Incorporación de clientes dispersa

Enviar propuestas, recopilar archivos iniciales y configurar tareas de incorporación a través de diferentes herramientas crea fricción administrativa. Los entrenadores de fitness a menudo luchan por verificar si un nuevo participante completó su configuración administrativa antes de programar la consulta inicial. Cuando las propuestas, facturas y registros de clientes residen en sistemas separados, verificar el estado del pago antes de abrir el acceso al portal del cliente se convierte en un cuello de botella humano lento.

Registros de conversación desconectados

Las conversaciones administrativas sobre cambios de programación o actualizaciones de facturas se pierden cuando se distribuyen entre correo electrónico y aplicaciones de chat. Si un cliente de fitness solicita una pausa temporal debido a viajes o lesiones, ese registro debe documentarse directamente dentro de sus registros de cliente. La falta de estos detalles hace que los entrenadores generen facturas incorrectas o programen tareas para semanas en las que el cliente no está disponible.

Ajustes Manuales de Facturación

Modificar facturas cuando los programas de fitness se ajustan o pausan requiere una supervisión manual explícita. Si un cliente registra una solicitud para pausar su programa de fitness en línea, actualizar la siguiente factura manualmente sin una clara referencia cruzada conduce a errores. Los entrenadores necesitan un sistema de trabajo con el cliente donde las facturas, las propuestas y la programación estén vinculadas al mismo registro de cliente para evitar la facturación excesiva durante las pausas del programa.

El producto

Vea el espacio de trabajo que sienten sus clientes.

01

Un portal que los clientes consultan de verdad

Los clientes supervisan el progreso, los archivos y las facturas en un portal de marca en lugar de pedir actualizaciones a su equipo.

Registro de cliente de Workspace369 que muestra historial, archivos, comunicación y facturas en un solo perfil
02

Todos los canales en una sola bandeja de entrada

El correo electrónico, los SMS, las llamadas y los mensajes de voz aterrizan junto al registro del cliente — con resúmenes de IA, para que cualquier miembro del equipo pueda responder con contexto completo.

Bandeja de entrada compartida de Workspace369 que muestra el historial de correo electrónico, SMS y llamadas junto a un registro de cliente
03

Trabajo con clientes, organizado como proyectos

Tareas, archivos y estado para cada compromiso — visibles para el equipo y, a través del portal del cliente, para el cliente.

Tablero de proyectos de Workspace369 que muestra el trabajo del cliente organizado en etapas con responsables y estado
04

Desde propuestas hasta facturas pagadas

Envíe presupuestos, facture hitos o contratos de retención, y deje que los recordatorios automáticos persigan cualquier cosa pendiente.

Editor de facturas de Workspace369 que muestra artículos, condiciones de pago y detalles del cliente

Flujo de trabajo

Flujo de trabajo paso a paso para clientes de programas de fitness

01

Captación de clientes

El coach emite propuestas que describen los términos y la estructura de precios del programa de fitness en línea. Una vez que el cliente aprueba y firma electrónicamente la propuesta, el coach la convierte en la primera factura. Luego, el coach actualiza el registro del cliente a estado activo y agrega la documentación de admisión, para que todo esté en orden antes de programar o comenzar las tareas del proyecto para el ciclo de vida del coaching.

02

Configuración del Portal del Cliente

El coach proporciona acceso al portal del cliente, permitiendo al cliente ver su horario y los cronogramas del proyecto. Dentro del portal, los clientes pueden ver tareas pendientes, cargar archivos y seguir las próximas conversaciones con el coach. Esto mantiene las reservas, los mensajes y la facturación en un solo lugar, junto a la aplicación de entrenamiento que el cliente ya utiliza durante el programa de fitness.

03

Gestión de Solicitudes de Pausa de Paquetes

Cuando un cliente de fitness en línea pausa un paquete y solicita mover los controles restantes, el operador abre los registros del cliente. El operador anota manualmente el período de pausa en el registro de conversaciones y actualiza la línea de tiempo del proyecto. Esto mantiene la programación, las tareas y las facturas futuras alineadas con la pausa, para que la línea de tiempo se mantenga precisa.

04

Ajustar programación y tareas

El coach modifica el calendario de programación para cambiar las fechas de check-in restantes según la solicitud del cliente. Las tareas administrativas relacionadas dentro del proyecto se actualizan manualmente para que coincidan con el nuevo cronograma. El coach registra estos ajustes en los registros del cliente y envía un mensaje de confirmación dentro de la pestaña de conversaciones para mantener un historial claro del cambio de horario.

05

Finalizar facturas y proyectos

El operador revisa las facturas pendientes para garantizar que las fechas de facturación se alineen con el horario ajustado del programa de acondicionamiento físico. Se realizan las modificaciones manuales necesarias en los términos de la factura según el historial de conversaciones registrado. Una vez que las tareas del proyecto se finalizan y el programa concluye, se actualiza el registro del cliente para reflejar la finalización, conservando todos los archivos administrativos.

Cobertura del producto

Operaciones de clientes para coaches de fitness y programas de fitness en línea

  • Probar que cuando un cliente de fitness en línea pausa un paquete y solicita mover los check-ins restantes, un operador humano puede actualizar manualmente los registros del cliente, cambiar el calendario de programación y registrar el cambio en las conversaciones.
  • Verificar que el portal del cliente muestre el horario actualizado y las tareas del proyecto revisadas con precisión una vez que el entrenador de fitness guarde los cambios.
  • Confirma que las facturas pendientes pueden ser editadas manualmente por el operador para que coincidan con el nuevo cronograma del programa antes de ser enviadas al cliente de fitness.
Registros de clientes
Propuestas
Proyectos y tareas
Archivos
Conversaciones
Programación
Facturas
Portal del cliente
Automatizaciones de Flujo de Trabajo

Amado en la App Store

Calificado por las personas que gestionan su trabajo con clientes en él.

★★★★★
Finalmente se siente tranquilo

Pasé de tres o cuatro herramientas todo en uno y siempre terminaba en un desastre de pestañas. Esta es la primera que se siente tranquila. Configuré mis proyectos de clientes en diez minutos.

Justin R. · Fundador individual · Reseña de App Store
★★★★★
Implementación sin problemas para el equipo

Lo implementamos en nuestro equipo de ocho personas y la adopción fue sencilla: intuitivo y pulido. Me encantaría tener más integraciones, pero siguen lanzando actualizaciones.

Samantha D. · Jefa de operaciones · Reseña de App Store
★★★★★
Horas recuperadas cada semana

Estaba haciendo malabares con herramientas separadas para notas, tareas, documentos y actualizaciones. Consolidar en un solo lugar me ha ahorrado genuinamente horas cada semana. El soporte también responde.

Alicia N. · Fundadora de agencia · Reseña de App Store
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Preguntas frecuentes

Verificación y Criterios de Aceptación para Coaching de Fitness

¿Cómo maneja el sistema las pausas de paquetes para clientes de fitness?

Cuando un cliente solicita una pausa, un operador actualiza manualmente los registros del cliente y ajusta el calendario de programación. El operador registra los detalles de la pausa dentro de la pestaña de conversaciones y actualiza cualquier tarea de proyecto activa. Esto mantiene el cronograma, las tareas y las facturas alineados con la solicitud de pausa del cliente en un solo registro de cliente.

¿Dónde encajan la programación de ejercicios y los registros de salud?

Mantenga la programación de ejercicios, los registros de salud y los datos de wearables en sus aplicaciones de entrenamiento y salud. Workspace369 gestiona el negocio de coaching en torno a ellos: registros de clientes, propuestas, programación, mensajes de clientes, facturas con pagos en línea con tarjeta y el portal del cliente.

¿Cómo ven los clientes de fitness sus horarios ajustados?

Los clientes inician sesión en el portal del cliente para ver sus fechas de sesión actualizadas y tareas del proyecto. Una vez que el entrenador ajusta el horario después de una pausa del paquete, el portal del cliente refleja esos cambios directamente.

¿Puedo modificar facturas después de cambiar las fechas de check-in?

Sí, los operadores pueden revisar y editar manualmente las facturas pendientes dentro de la plataforma para que coincidan con el cronograma de programación ajustado. Esto asegura que la facturación coincida con el cronograma actualizado registrado en los registros del cliente después de una pausa del paquete.

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