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CRM para administradores de propiedades

CRM para administradores de propiedades con un flujo de trabajo de propuesta para propietarios

Los administradores de propiedades a menudo tienen dificultades para aislar las consultas entrantes de los propietarios de las operaciones activas de mantenimiento de inquilinos. Cuando un propietario solicita una propuesta de administración, mezclar estas comunicaciones con los registros de arrendamiento existentes crea confusión administrativa. Workspace369 gestiona la adquisición de propietarios de principio a fin: registros de clientes, propuestas, proyectos de incorporación y facturas de configuración. El desarrollo de negocios de propietarios se mantiene separado de las operaciones de inquilinos, por lo que cada nuevo propietario sigue una revisión estructurada antes de que comience la incorporación de la propiedad.

Iniciar prueba gratuita Hablar con ventas
Clientela relación y el resumen acordado
Trabajotareas con una persona responsable
Facturaciónfacturas y contexto comercial
Registro de cliente de Workspace369 que muestra historial, archivos, comunicación y facturas en un solo perfil

Datos clave

El CRM para administradores de propiedades de Workspace369 cubre 9 áreas, incluyendo registros de clientes, propuestas, proyectos y tareas.

El flujo de trabajo se ejecuta en 5 pasos, desde "registro de consulta" hasta "provisión de acceso al portal".

Workspace369 comienza en $29/mes por 1 asiento, y el plan Commander incluye 20 asientos, 500 GB de almacenamiento y 120,000 tokens de IA por mes a $299/mes.

Los asientos adicionales cuestan $10 cada uno y 100 GB de almacenamiento adicional cuestan $15; los precios completos están públicos en Página de precios de Workspace369.

El problema

Obstáculos administrativos en la adquisición de propietarios

Dispersión de consultas de propietarios

Los propietarios que buscan servicios de gestión a menudo envían carteras de propiedades mixtas por correo electrónico. Sin registros de clientes dedicados, estas carteras se archivan erróneamente junto con los tickets de soporte activo de los inquilinos. Los miembros del personal pierden el rastro de los detalles de la consulta original, lo que lleva a seguimientos perdidos. Mantener los archivos de propietarios potenciales y las conversaciones iniciales separados de los datos de los inquilinos garantiza una comunicación clara durante la fase crítica precontractual.

Propuestas no estructuradas

La creación de acuerdos de gestión personalizados requiere términos precisos sobre las estructuras de tarifas y los límites de mantenimiento. Cuando los administradores de propiedades utilizan documentos de texto genéricos, los errores ocurren con frecuencia. No rastrear las propuestas dentro de un sistema de trabajo dedicado para clientes significa que el personal puede ejecutar versiones de contratos desactualizadas. La gestión de propuestas, archivos y conversaciones iniciales con los clientes en un solo lugar evita que se envíen términos no autorizados a clientes potenciales.

Confusión de Tareas de Onboarding

Una vez que un propietario firma un contrato de administración, la transición de los datos de la propiedad implica numerosos pasos administrativos. Sin proyectos y tareas estructurados, los miembros del equipo olvidan recopilar certificados de seguro o formularios de autorización de servicios públicos. Esta brecha administrativa retrasa la incorporación real de la propiedad. El seguimiento de estas tareas preoperativas garantiza que se cumplan todos los requisitos legales y administrativos antes de que comience la colocación de inquilinos.

Seguimiento de tarifas disperso

La recopilación de tarifas de configuración iniciales o retenedores de incorporación de nuevos propietarios a menudo se pierde. Si la facturación se maneja completamente separada del proyecto de incorporación, el equipo de finanzas carece de visibilidad del estado del proyecto. Asociar las facturas directamente con los registros de los clientes y los proyectos de incorporación garantiza que las tarifas de configuración se soliciten, rastreen y cobren antes de que comiencen oficialmente los servicios de administración de propiedades.

El producto

Vea el espacio de trabajo que sienten sus clientes.

01

Un portal que los clientes consultan de verdad

Los clientes supervisan el progreso, los archivos y las facturas en un portal de marca en lugar de pedir actualizaciones a su equipo.

Registro de cliente de Workspace369 que muestra historial, archivos, comunicación y facturas en un solo perfil
02

Todos los canales en una sola bandeja de entrada

El correo electrónico, los SMS, las llamadas y los mensajes de voz aterrizan junto al registro del cliente — con resúmenes de IA, para que cualquier miembro del equipo pueda responder con contexto completo.

Bandeja de entrada compartida de Workspace369 que muestra el historial de correo electrónico, SMS y llamadas junto a un registro de cliente
03

Trabajo con clientes, organizado como proyectos

Tareas, archivos y estado para cada compromiso — visibles para el equipo y, a través del portal del cliente, para el cliente.

Tablero de proyectos de Workspace369 que muestra el trabajo del cliente organizado en etapas con responsables y estado
04

Desde propuestas hasta facturas pagadas

Envíe presupuestos, facture hitos o contratos de retención, y deje que los recordatorios automáticos persigan cualquier cosa pendiente.

Editor de facturas de Workspace369 que muestra artículos, condiciones de pago y detalles del cliente

Flujo de trabajo

El flujo de trabajo de incorporación y propuesta para propietarios.

01

Registro de Consultas

El flujo de trabajo comienza cuando un propietario de una propiedad envía una consulta. Un miembro del equipo crea una nueva entrada en los registros de clientes para registrar los detalles de la propiedad, la información de contacto del propietario y los requisitos iniciales. Todas las conversaciones iniciales y los archivos, como fotos actuales de la propiedad o resúmenes de unidades existentes, se adjuntan a este registro. Esto mantiene limpios los datos iniciales de desarrollo comercial y separados de los sistemas operativos de inquilinos activos.

02

Generación de Propuestas

A continuación, el gerente utiliza la plataforma para redactar y emitir propuestas formales al propietario de la propiedad. La propuesta describe los porcentajes de gestión, los límites de autorización de mantenimiento y los términos del servicio. Un miembro del equipo puede actualizar el estado de la propuesta mientras programa una reunión de seguimiento utilizando la herramienta de programación. Esto garantiza que el propietario reciba el documento y tenga un método claro para reservar una conversación de revisión.

03

Configuración de Proyecto de Onboarding

Tras la aceptación de la propuesta, el gerente crea un proyecto de incorporación activo. Este proyecto contiene una lista de tareas asignadas al personal administrativo. Las tareas incluyen la obtención de copias de las escrituras, la verificación del seguro de la propiedad y la configuración del perfil del propietario. Los archivos proporcionados por el propietario se organizan dentro de la carpeta del proyecto para facilitar la referencia administrativa durante la transición.

04

Facturación inicial

Antes de que comience la gestión operativa, el administrador emite facturas por las tarifas iniciales de configuración de la propiedad a través de la plataforma. Esta factura está vinculada directamente a los registros de los clientes y al proyecto de incorporación. El equipo monitorea el estado del pago, asegurando que ninguna tarea de incorporación progrese hasta su finalización hasta que el propietario pague el anticipo de configuración requerido, protegiendo a la empresa de los costos operativos iniciales.

05

Provisión de acceso al portal

Finalmente, el administrador de la propiedad otorga al propietario acceso al portal del cliente. A través de este portal, el propietario puede ver los archivos de incorporación completados, el estado del proyecto y las conversaciones históricas. Una vez completada la incorporación, los registros de inquilinos y la contabilidad de arrendamientos permanecen en el sistema de propiedad principal, y la relación con el propietario continúa en Workspace369.

Cobertura del producto

Operaciones de clientes para administradores de propiedades

  • El sistema debe registrar con éxito una consulta de propietario potencial en los registros del cliente sin crear entradas duplicadas o automatizadas en la base de datos de inquilinos.
  • El documento de propuesta debe vincularse directamente a un proyecto de incorporación, lo que permite al personal rastrear tareas y archivos específicos requeridos antes de que el contrato de gestión se active.
  • El portal del cliente debe restringir al propietario a ver solo sus propuestas, facturas y conversaciones específicas, asegurando un aislamiento completo de datos de otros clientes.
Registros de clientes
Propuestas
Proyectos y tareas
Archivos
Conversaciones
Programación
Facturas
Portal del cliente
Automatizaciones de Flujo de Trabajo

Amado en la App Store

Calificado por las personas que gestionan su trabajo con clientes en él.

★★★★★
Finalmente se siente tranquilo

Pasé de tres o cuatro herramientas todo en uno y siempre terminaba en un desastre de pestañas. Esta es la primera que se siente tranquila. Configuré mis proyectos de clientes en diez minutos.

Justin R. · Fundador individual · Reseña de App Store
★★★★★
Implementación sin problemas para el equipo

Lo implementamos en nuestro equipo de ocho personas y la adopción fue sencilla: intuitivo y pulido. Me encantaría tener más integraciones, pero siguen lanzando actualizaciones.

Samantha D. · Jefa de operaciones · Reseña de App Store
★★★★★
Horas recuperadas cada semana

Estaba haciendo malabares con herramientas separadas para notas, tareas, documentos y actualizaciones. Consolidar en un solo lugar me ha ahorrado genuinamente horas cada semana. El soporte también responde.

Alicia N. · Fundadora de agencia · Reseña de App Store
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Preguntas frecuentes

Criterios de verificación de incorporación de propietarios

¿Este sistema reemplaza nuestro software principal de administración de propiedades?

Mantenga los libros de alquiler, la contabilidad de arrendamientos, la selección de inquilinos y la gestión de mantenimiento en su software de administración de propiedades. Workspace369 gestiona el lado del propietario del negocio: registros de clientes, propuestas, proyectos de incorporación, conversaciones y facturas, y desde Specialist se conecta a otros sistemas a través de webhooks y la API.

¿Cómo se manejan los registros de inquilinos durante el proceso de incorporación de propietarios?

Los registros de inquilinos permanecen dentro de su sistema de propiedades principal, mientras que Workspace369 gestiona el desarrollo comercial y la incorporación de propietarios. Al mantener los datos de los inquilinos separados, su equipo puede gestionar propuestas, archivos y conversaciones con los propietarios sin saturar sus bases de datos operativas de inquilinos o sistemas de seguimiento de arrendamientos.

¿Podemos rastrear tarifas de incorporación de propietarios dentro de Workspace369?

Sí, puede generar y rastrear facturas por tarifas de configuración inicial y contratos de incorporación directamente dentro de la plataforma. Estas facturas se vinculan a los registros específicos del cliente propietario y a los proyectos de incorporación, lo que permite a su equipo administrativo verificar que los pagos se cobren antes de que las propiedades se transfieran completamente a su cartera activa.

¿Cómo interactúan los propietarios con el sistema durante la incorporación?

Los propietarios utilizan el portal del cliente para revisar propuestas, verificar el estado de las tareas de incorporación, ver archivos de propiedad compartidos y mantener conversaciones con tu equipo de gestión. Esto les da a los propietarios un espacio profesional y privado para trabajar con tu equipo antes de que sus propiedades se activen en tu sistema de gestión de inquilinos.

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