CRM insinööritoimistoille
Insinööritoimistot kohtaavat usein laajuuden muutoksia, kun asiakkaat lisäävät kesken projektin ylimääräisen tieteenalan, kuten rakenne- tai sähkötekniikan. Workspace369 hoitaa jokaisen toimeksiannon kaupallisen puolen, asiakasrekistereistä ja tarjouksista projektitehtäviin ja laskuihin, joten jokainen muutos dokumentoidaan. Tämä opas käy läpi laajuuden muutoksen vaihe vaiheelta, suunnittelu- ja laskentaohjelmistojen rinnalla, joita tiimisi jo käyttää. Seuraamalla tätä opasta tiimisi voi varmistaa, miten järjestelmä käsittelee sopimusmuutoksia, varmistaen, että kaikki lisätyö tallennetaan ja seurataan asianmukaisesti tavallisten liiketoimintatyönkulkujen kautta.
Keskeiset tosiasiat
CRM insinööritoimistoille Workspace369:ssä kattaa 9 aluetta, mukaan lukien asiakastiedot, tarjoukset, projektit ja tehtävät.
Työnkulku etenee 5 vaiheessa, "asiakastietueiden ja toimeksiannon päivittämisestä" "muutoslaskujen lähettämiseen".
Workspace369 alkaa 29 dollarista/kk 1 käyttäjälle, ja Commander-paketti sisältää 20 käyttäjää, 500 Gt tallennustilaa ja 120 000 AI-tokenia kuukaudessa 299 dollarilla/kk.
Lisäpaikat maksavat 10 dollaria kappaleelta ja 100 Gt lisätallennustilaa maksaa 15 dollaria; täydelliset hinnat ovat julkisesti saatavilla osoitteessa Workspace369 hinnoittelusivu.
Ongelma
Kun asiakas pyytää uutta suunnittelualaa alkuperäisen sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, projektipäälliköt usein pudottavat pyynnön sähköpostiketjuihin. Päivittämättä ensisijaisia asiakastietoja tai luomatta uutta ehdotusta, suunnittelutoimisto suorittaa laskuttamattoman työn. Hallintohenkilöstö ei voi varmistaa, onko uusi ala huomioitu aktiivisissa projektitehtävissä tai ovatko tiedostot oikein järjestetty lisälaajuutta varten.
Keskustelut uudesta suunnittelualasta tapahtuvat yleensä useiden puheluiden ja henkilökohtaisten tekstiviestien välityksellä. Kun näitä keskusteluja ei kirjata asiakastietojen rinnalle, projektitiimit menettävät kriittisiä rajoitteita. Projektipäällikkö kirjaa toimeksiantoon, mitkä rakenteelliset tai ympäristöön liittyvät parametrit muuttuivat, varmistaen, että päivitetty laajuus on näkyvissä ennen seuraavien suunnittelukatselmusten aikatauluttamista tai uusien projektitehtävien laatimista.
Jos suunnittelutoimisto lisää kurinpidon toimeksiantoon antamatta erillistä tarjousta, laskut harvoin vastaavat todellisia toimitettuja suunnittelutunteja. Hallinnollisilla tiimeillä ei ole selkeyttä siitä, pitäisikö antaa täysin uusi lasku vai muokata olemassa olevaa laskutusaikataulua. Ilman selkeää yhteyttä projektien, tehtävien ja laskujen välillä yritykset menettävät tuloja lisäsuunnittelupalveluista huonon dokumentoinnin vuoksi.
Uuden tieteenalan lisääminen tarkoittaa lisäteknisten tiedostojen, laskelmien ja raporttien hallintaa. Jos nämä tiedostot tallennetaan erillisiin paikallisiin kansioihin sen sijaan, että ne linkitettäisiin keskitettyyn projektitietueeseen, tiimin jäsenet työskentelevät vanhentuneen tiedon pohjalta. Laajuusasiakirjojen ja projektitiedostojen on oltava saatavilla keskustelujen rinnalla kalliiden suunnitteluvirheiden estämiseksi.
Tuote
Asiakkaat seuraavat edistymistä, tiedostoja ja laskuja brändätyssä portaalissa sen sijaan, että kyselisivät tiimiltäsi päivityksiä.
Sähköpostit, tekstiviestit, puhelut ja ääniviestit laskeutuvat asiakastietueen viereen – tekoälytiivistelmien avulla, joten kuka tahansa tiimistä voi vastata täydessä kontekstissa.
Tehtävät, tiedostot ja tila jokaiselle sitoumukselle – näkyvissä tiimille ja asiakasportaalin kautta asiakkaalle.
Lähetä tarjouksia, laskuta virstanpylväitä tai palkkioita ja anna automaattisten muistutusten jahdata kaikkea avointa.
Työnkulku
Kun insinööriasiakas pyytää lisädiscipliiniä alkuperäisen laajuuden hyväksynnän jälkeen, operaattori avaa asiakastiedot välittömästi. Operaattori kirjaa lyhyeen, että uutta insinööritieteiden alaa on pyydetty, merkitsemällä päivämäärän, lisätyn erityisen alan ja mahdolliset alustavat rajoitukset, joista keskusteltiin alustavissa keskusteluissa.
Laadi järjestelmän sisällä uusi tarjous, joka kattaa nimenomaan lisätyn suunnittelualueen maksut ja laajuuden. Tämän tarjouksen on yksityiskohtaisesti kuvattava vaaditut lisätehtävät ja toimitettavat tuotteet. Operaattori lisää asiaankuuluvat laajuustiedostot ja asettaa kalenteriin tarkistuspäivän, ja asiakas hyväksyy ja allekirjoittaa tarjouksen sähköisesti sen julkisen linkin tai asiakasportaalin kautta.
Kun asiakas hyväksyy tarjouksen, operaattori päivittää aktiivisen projektin. Luo uusi tehtäväsarja, joka on omistettu lisätylle suunnittelualalle. Nämä tehtävät määrittelevät virstanpylväät lisätylle alalle, kuten sisäiset tarkastusaikataulut ja tiedostojen toimituspäivät.
Linkitä kaikki myöhemmät keskustelut uudesta insinöörialasta suoraan projektitietueeseen. Operaattori lataa kirjeenvaihdon, laajuuden selvennykset ja tukitiedostot projektitiedostojen osioon. Tämä varmistaa, että kuka tahansa projektin tiimin jäsen voi tarkistaa nykyiset laajuuden rajat tarkastelemalla kirjattuja keskusteluja.
Hyväksytyn tarjouksen perusteella lisäpalvelusta luodaan vastaavat laskut järjestelmään. Operaattorin on varmistettava, että laskun erät vastaavat vasta luotuja projektitehtäviä ja päivitettyjä asiakastietueita. Lähetä laskut asiakasportaalin kautta, jossa asiakas voi maksaa verkossa, ja seuraa maksun tilaa projektissa.
Tuotevalikoima
Arvosteltu App Storessa
Tuntuu vihdoin rauhalliseltaHyppäsin kolmen tai neljän kaikkiyhdessä-työkalun välillä ja päädyin aina välilehtien sekamelskaan. Tämä on ensimmäinen, joka tuntuu rauhalliselta. Sain asiakasprojektini pystyyn kymmenessä minuutissa.
Kivuton tiimin käyttöönottoOtimme sen käyttöön kahdeksan hengen tiimissämme, ja käyttöönotto oli vaivatonta – intuitiivista ja hiottua. Haluaisin lisää integraatioita, mutta he jatkavat uusien ominaisuuksien julkaisua.
Tunteja takaisin joka viikkoPainiskelin erillisten työkalujen kanssa muistiinpanoille, tehtäville, dokumenteille ja päivityksille. Yhdistäminen yhteen paikkaan on aidosti säästänyt minulle tunteja joka viikko. Tuki on myös reagoivaa.
Aloita
UKK
Säilytä suunnittelu-, tekniset laskelmat ja rakenneanalyysit yrityksesi suunnitteluohjelmistossa, jossa ammatillinen vaatimustenmukaisuus, tarkkuus ja turvallisuustarkastukset kuuluvat. Workspace369 hoitaa jokaisen toimeksiannon kaupallisen puolen: asiakastiedot, tarjoukset, projektitehtävät, tiedostot, neuvottelut ja laskut.
Operaattori päivittää asiakastietueet ja kirjaa lyhyeen, että uusi ala otettiin käyttöön. Laadit sitten uuden tarjouksen, luot erityisiä projektitehtäviä uusille virstanpylväille, kirjaat asiaankuuluvat keskustelut ja lähetät erillisiä laskuja suunnittelukomission laajentuneen laajuuden huomioimiseksi.
Asiakkaat hyväksyvät ja allekirjoittavat sähköisesti tarjoukset ja laajuuden muutokset julkisen hyväksyntälinkin kautta. Ammattimainen suunnittelu hyväksytään lisensoitujen insinöörien oman prosessin mukaisesti, ja asiakasportaali sisältää tarjoukset, tehtäväaikataulut, tiedostot, keskustelut ja laskut.
Specialist-ohjelmassa tiedostot liitetään tiettyyn projektiin kullekin tieteenalalle, ja tiedostojen versiointi pitää revisiot järjestyksessä. Sopikaa selkeät nimeämiskäytännöt tieteenalan mukaan, jotta projektitiedostojen osio pysyy järjestyksessä.
Valmis, kun sinäkin
Aloita tarvitsemillasi moduuleilla tänään, ota sitten käyttöön tekoäly, automaatiot, kirjanpito, varasto, pyynnöt ja raportointi toiminnan kasvaessa.
