CRM veronvalmistelijoille
Veroilmoitusten laatijat tarvitsevat selkeän seurannan jokaisesta toimeksiannosta, toimeksiantosopimuksesta lopulliseen laskuun. Workspace369 hoitaa tämän puolen käytännöstä yhdessä järjestelmässä: asiakastiedot, sähköisesti allekirjoitettavat toimeksiantosopimukset, tehtävät, tiedostot, asiakasviestit ja laskut. Verotoimistot pitävät järjestystä kiireisinä kausina, joten dokumenttien kerääminen ja seuranta on valmis ennen tietojen syöttämistä arkistointijärjestelmiin.
Keskeiset tosiasiat
Workspace369:n CRM veronvalmistelijoille kattaa 9 aluetta, mukaan lukien asiakastiedot, tarjoukset, projektit ja tehtävät.
Työnkulku etenee 5 vaiheessa, "asiakastarjousten aloittamisesta" "laskujen ja projektin sulkemisen viimeistelyyn".
Workspace369 alkaa 29 dollarista/kk 1 käyttäjälle, ja Commander-paketti sisältää 20 käyttäjää, 500 Gt tallennustilaa ja 120 000 AI-tokenia kuukaudessa 299 dollarilla/kk.
Lisäpaikat maksavat 10 dollaria kappaleelta ja 100 Gt lisätallennustilaa maksaa 15 dollaria; täydelliset hinnat ovat julkisesti saatavilla osoitteessa Workspace369 hinnoittelusivu.
Ongelma
Verotettavat asiakkaat toimittavat usein osittaisia asiakirjoja juuri ennen kriittisiä verotuspäiviä. Ilman nimettyä hallinnollista seuranta-aluetta verovalmistelijat käyttävät tunteja yksittäisten tiedostojen tarkistamiseen varmistaakseen, mitä puuttuu. Tämä viivästyttää projektien aloitusta ja aiheuttaa hallinnollisia pullonkauloja, jotka hidastavat koko yrityksen kapasiteettia.
Puuttuvia W-2- tai 1099-lomakkeita koskeva viestintä kattaa usein useita henkilökohtaisia tekstiviestejä ja pirstaloituneita sähköpostiketjuja. Verovalmistajat menettävät arvokasta aikaa etsimällä historiallisia keskusteluja löytääkseen asiakkaan antamat erityiset ohjeet tai selvennykset, mikä johtaa virheisiin alkuperäisissä hallinnollisissa tiedoissa ennen arkistoinnin alkamista.
Kun verotettava asiakas lähettää epätäydellisen asiakirjakokonaisuuden lähestyvän määräajan vuoksi, manuaaliset seurantatehtävät unohtuvat helposti. Ilman selkeitä tehtävälistoja, jotka on linkitetty suoraan asiakastietoihin, tiimin jäsenet eivät tiedä, kuka vastaa puuttuvien asiakirjojen pyytämisestä, mikä aiheuttaa myöhästyneitä virstanpylväitä ja viivästyneitä verovalmisteluja.
Toimeksiantosopimusten lähettäminen ja alustavien hallinnollisten tietojen kerääminen tapahtuu usein erillisillä asiakirjoilla. Verovalmistelijat kamppailevat linkittääkseen alkuperäiset ehdotukset aktiivisiin projekteihin, mikä aiheuttaa sekaannusta työn laajuudesta ja viivästyttää alkumaksujen keräämistä ennen virallisen verovalmistelutyön alkamista.
Tuote
Asiakkaat seuraavat edistymistä, tiedostoja ja laskuja brändätyssä portaalissa sen sijaan, että kyselisivät tiimiltäsi päivityksiä.
Sähköpostit, tekstiviestit, puhelut ja ääniviestit laskeutuvat asiakastietueen viereen – tekoälytiivistelmien avulla, joten kuka tahansa tiimistä voi vastata täydessä kontekstissa.
Tehtävät, tiedostot ja tila jokaiselle sitoumukselle – näkyvissä tiimille ja asiakasportaalin kautta asiakkaalle.
Lähetä tarjouksia, laskuta virstanpylväitä tai palkkioita ja anna automaattisten muistutusten jahdata kaikkea avointa.
Työnkulku
Aloita toimeksianto luomalla selkeät tarjoukset järjestelmään verovalmistelupalveluiden laajuuden hahmottelemiseksi. Asiakas tarkistaa tarjouksen tiedot asiakasportaalissa. Kun asiakas hyväksyy ja allekirjoittaa ehdot sähköisesti, toimisto muuntaa hyväksytyn tarjouksen etukäteislaskuksi ja avaa toimeksiannon asiakastiedostoon.
Käytä aikataulutusominaisuuksia alkuperäisten konsultointikokousten järjestämiseen tarvittaessa tai luo välittömästi oma projekti verovuodelle. Asiakastietojen sisällä verovalmistelija listaa tarvittavat verodokumentit. Ihmisoperaattori ohjeistaa asiakasta lataamaan alkuperäisen dokumenttisarjansa suoraan portaalin tiedostosektioon.
Kun verotettava asiakas lähettää epätäydellisen asiakirjakokonaisuuden lähestyvän määräajan vuoksi, verovalmistelija tarkistaa ladatut tiedostot vaadittua luetteloa vastaan. Operaattori kirjaa puuttuvat kohdat lyhyeen ja avaa erityisen keskusteluketjun asiakkaan kanssa portaalin sisällä, luoden nimenomaisia tehtäviä puuttuville asiakirjoille.
Valmistelija hallinnoi tehtäviä, jotka vaaditaan kaikkien tarvittavien kohteiden keräämiseksi. Tiimin jäsenet päivittävät tehtävien tilat kohteiden saapuessa. Kaikki asiakaskeskustelut pysyvät sidottuina asiakastietoihin, joten mikä tahansa tiimin jäsen voi vahvistaa tiedoston olevan valmis ennen kuin tiedot siirtyvät hyväksyttyyn veroilmoitusjärjestelmään.
Kun tarkistuslista on valmis ja palautus on jätetty verotusohjelmistoon, operaattori lähettää lopulliset laskut Workspace369:n kautta. Asiakas maksaa laskun verkossa asiakasportaalin kautta, ja projekti merkitään suljetuksi, säilyttäen koko asiakashistorian tuleville vuosille.
Tuotevalikoima
Arvosteltu App Storessa
Tuntuu vihdoin rauhalliseltaHyppäsin kolmen tai neljän kaikkiyhdessä-työkalun välillä ja päädyin aina välilehtien sekamelskaan. Tämä on ensimmäinen, joka tuntuu rauhalliselta. Sain asiakasprojektini pystyyn kymmenessä minuutissa.
Kivuton tiimin käyttöönottoOtimme sen käyttöön kahdeksan hengen tiimissämme, ja käyttöönotto oli vaivatonta – intuitiivista ja hiottua. Haluaisin lisää integraatioita, mutta he jatkavat uusien ominaisuuksien julkaisua.
Tunteja takaisin joka viikkoPainiskelin erillisten työkalujen kanssa muistiinpanoille, tehtäville, dokumenteille ja päivityksille. Yhdistäminen yhteen paikkaan on aidosti säästänyt minulle tunteja joka viikko. Tuki on myös reagoivaa.
Aloita
UKK
Säilytä veroilmoitukset, viranomaistunnisteet ja viralliset asiakirjat hyväksymässäsi verotusohjelmistossa. Workspace369 pyörittää niitä ympäröivää toimistoa: asiakastiedot, toimeksiantotarjoukset, dokumenttien keruu, tehtävät, tiedostot, asiakasviestit ja laskut.
Operaattori tarkistaa portaaliin ladatut tiedostot, kirjaa puuttuvat kohteet lyhyeen ja luo erityisiä tehtäviä seurantaa varten. Voit aloittaa keskusteluketjun asiakkaan kanssa portaalin sisällä pyytääksesi tiettyjä puuttuvia verolomakkeita ennen tietojen siirtämistä arkistointijärjestelmiin.
Työnkulun automaatiot luovat tehtäviä, lähettävät sähköpostia tai tekstiviestejä, antavat muistutuksia ja ilmoittavat tiimin jäsenille käyttämällä yhdeksää laukaisintyyppiä, ehtoja ja ajoitettuja odotuksia. Sähköpostiautomaatiot alkavat Cadet-tasolta, tekstiviestivaiheet Voyager-tasolta ja tekoälyn laatimat työnkulut Commander-tasolta; puhelulaukaisimet tulevat puhetoimintojen kanssa Specialist-tasolta. Tarkista tarkka laukaisin, omistaja ja tarkistusvaihe simuloidulla testiajolla ennen työnkulun käyttöönottoa.
Kyllä. Lähetä toimeksiantosopimukset tarjouksina sähköisellä allekirjoituksella ja muunna ne laskuiksi. Asiakkaat tarkastelevat tarjouksia ja maksavat laskunsa asiakasportaalin sisällä, joten yrityksesi seuraa taloudellisia virstanpylväitä aktiivisten projektien ja tehtävien rinnalla.
Valmis, kun sinäkin
Aloita tarvitsemillasi moduuleilla tänään, ota sitten käyttöön tekoäly, automaatiot, kirjanpito, varasto, pyynnöt ja raportointi toiminnan kasvaessa.
