Dokumenttien jahtaaminen syö kalenterin
Joka kuukausi alkaa samalla rituaalilla: lähetä sähköpostia asiakkaalle, odota, lähetä sähköpostia uudelleen, kaiva ketjuista tiliote kolmelta viikolta. Sulkeminen odottaa jahtaamista.
Kirjanpidon käytönhallintaohjelmisto
Kirjanpidon käytännön hallinta, joka lopettaa kuukausittaisen dokumenttien jahtaamisen.
Työ ei ole harvoin vaikea osa – dokumenttien saaminen on. Workspace369 tarjoaa toimistollesi asiakasportaalit, jäsennellyt dokumenttipyynnöt, automaattiset muistutukset ja jokaisen tiedoston, joka on liitetty asiakastietueeseen, jotta sulkeminen alkaa ajallaan joka kuukausi.
PortaaliDokumentit, pyynnöt ja viestit yhdessä asiakaskodissa
PyynnötJäsennelty syöttö automaattisilla muistutuksilla
TietueetTiedostot, laskut ja raportointi asiakkaan vieressä
Ongelma
Mikä hidastaa kirjanpitotoimistoa
Tiedostot elävät kaikkialla paitsi asiakastietueessa
Pankkitiliotteet yhdessä ketjussa, kuitit toisessa, palkanlaskentatietojen raportit kansiossa, jota kukaan ei löydä. Vastaus on aina jossain – ei vain koskaan siellä, mistä etsit ensin.
Toistuva työ alkaa alusta
Kuukausittaiset sulkemiset, palkanlaskentajaksot ja neljännesvuosittaiset tarkistukset rakennetaan uudelleen muistista ja vanhoista sähköposteista toistettavan työnkulun sijaan, jossa on omistajat ja päivämäärät.
Työnkulku
Miten Workspace369 pyörittää kirjanpitotoimistoa
01
Pyydä dokumentteja kerran
Lähetä jäsenneltyjä dokumenttipyyntöjä asiakastietueesta – tiliotteet, kuitit, palkanlaskentatietojen raportit – täsmälleen tarvitsemallasi erittelyllä.
02
Anna muistutusten hoitaa jahtaaminen
Automaattiset sähköposti- ja tekstiviestimuistutukset seuraavat aikataulun mukaisesti, kunnes dokumentit saapuvat, joten kukaan tiimissäsi ei enää kirjoita 'vain tarkistan'.
03
Työskentele yhdestä asiakaskodista
Tiedostot, viestit, hyväksynnät ja pyynnöt laskeutuvat asiakkaan portaaliin ja heidän tietueeseensa – liitettynä kuukauteen, johon ne kuuluvat, haettavissa kenelle tahansa tiimissä.
04
Sulkeminen, laskutus ja raportointi
Toistuvat tehtävät hoitavat kuukausittaisen sulkemisen, laskut lähtevät maksuosoitteilla ja raportointi näyttää työmääriä, saamisia ja asiakasarvoa koko toimistossa.
Tuotevalikoima
Kirjanpidon käytännön kattavuus
- Se kohdistuu toimiston todelliseen pullonkaulaan – dokumenttien keräämiseen ajoissa – jäsennellyillä pyynnöillä ja automaattisilla muistutusjaksoilla.
- Asiakasportaali antaa jokaiselle asiakkaalle yhden kodin dokumenteille, viesteille, hyväksynnöille ja laskuille hajallaan olevien sähköpostiketjujen sijaan.
- Toistuvat tehtävät, työnkulun automaatiot ja raportointi pitävät kuukausi- ja neljännesvuosittaisen työn toistettavana muistista uudelleen rakentamisen sijaan.
Asiakastiedot
Asiakasportaali
Dokumenttipyynnöt
Automaattiset muistutukset
Tiedostot ja kuitit
Toistuvat tehtävät
Jaettu postilaatikko
Ehdotukset ja toimeksiantosopimukset
Laskut ja maksusuunnitelmat
Raportointi
UKK
Miksi Workspace369 sopii kirjanpidon käytännön hakuihin
Mikä on kirjanpidon käytönhallintaohjelmisto?
Kirjanpidon käytönhallintaohjelmisto auttaa kirjanpitäjiä ja tilitoimistoja hoitamaan asiakastyötä: dokumenttien keräämistä, asiakasviestintää, toistuvia tehtäviä, tiedostoja, laskuja ja raportointia. Workspace369 yhdistää kaiken yhdessä työtilassa.
Miten Workspace369 kerää asiakasdokumentteja?
Jäsenneltyjen dokumenttipyyntöjen kautta, jotka lähetetään asiakastietueesta. Asiakkaat lataavat tiedostoja portaaliinsa, ja automaattiset sähköposti- ja tekstiviestimuistutukset seuraavat aikataulun mukaisesti, kunnes kaikki saapuu.
Voivatko asiakkaat ladata tiedostoja ilman tiliä?
Asiakkaat toimivat brändätyn portaalin kautta, jossa he näkevät pyyntöjä, lataavat dokumentteja, hyväksyvät kohteita ja maksavat laskuja – kaikki liitettynä samaan tietueeseen, jonka parissa tiimisi työskentelee.
Käsitteleekö Workspace369 toistuvaa kuukausityötä?
Kyllä. Toistuvat tehtävät ja työnkulun automaatiot hoitavat kuukausittaiset sulkemiset, palkanlaskentajaksot ja neljännesvuosittaiset tarkistukset omistajien, päivämäärien ja muistutusjaksojen kanssa.
Valmis, kun sinäkin
Katso, mihin Workspace369 sopii asiakastyön työnkulkuusi.
Aloita tarvitsemillasi moduuleilla tänään, ota sitten käyttöön tekoäly, automaatiot, kirjanpito, varasto, pyynnöt ja raportointi toiminnan kasvaessa.
