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CRM pour agences de marketing de contenu

CRM pour agences de marketing de contenu avec gestion de flux de travail éditorial

Les agences de marketing de contenu ont besoin d'un environnement structuré pour gérer les dossiers clients, les propositions éditoriales et les tâches de projet en plusieurs étapes. Workspace369 gère les propositions, la planification des entretiens, le partage de fichiers pour les brouillons et la facturation des livrables terminés. En exécutant les opérations clients parallèlement aux outils de création, les agences peuvent conserver des enregistrements clairs des conversations clients et des calendriers de projet sans encombrer le processus créatif.

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Clientla relation et le brief convenu
Travailtâches avec une personne responsable
Facturationfactures et contexte commercial
Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil

Faits clés

Le CRM pour agences de marketing de contenu de Workspace369 couvre 9 domaines, y compris les dossiers clients, les propositions, les projets et les tâches.

Le workflow s'exécute en 5 étapes, de "l'approbation de la proposition et du plan" à "la facturation finale et la clôture du projet".

Workspace369 commence à 29 $/mois pour 1 siège, et le plan Commander inclut 20 sièges, 500 Go de stockage et 120 000 jetons IA par mois à 299 $/mois.

Les sièges supplémentaires coûtent 10 $ chacun et 100 Go de stockage supplémentaire coûtent 15 $ ; les prix complets sont publics sur le Page de tarifs Workspace369.

Le problème

Défis courants dans les opérations de contenu

Suivi des demandes de révision

Lorsque les clients demandent des entretiens supplémentaires ou des révisions après l'approbation d'un plan mensuel, les agences perdent souvent de vue la portée initiale. L'enregistrement de ces demandes dans le brief aide l'équipe à vérifier que chaque ajustement de tâche est documenté. Sans cela, la facturation du travail supplémentaire peut devenir difficile et les chronologies des projets peuvent glisser. Workspace369 fournit une vue de projet pour suivre ces changements par rapport à la proposition initiale.

Historique client fragmenté

Les détails des propositions initiales sont souvent perdus pendant la phase de projet lorsqu'ils sont gérés sur plusieurs applications. Le stockage des fichiers et des conversations en un seul endroit empêche les silos de données qui entraînent des erreurs éditoriales. Les gestionnaires de compte doivent voir l'historique enregistré des dossiers clients pour s'assurer que le contenu produit correspond à la stratégie à long terme convenue lors de la planification du lancement initial.

Goulots d'étranglement de planification

La coordination des entretiens entre les experts et les rédacteurs est difficile sans outils de planification. Manquer un seul appel peut retarder tout le calendrier éditorial d'un mois. La gestion de ces rendez-vous dans le dossier du projet informe l'équipe de l'avancement. Cela évite les frictions administratives qui surviennent lorsque les rédacteurs attendent du matériel source dont la planification n'a pas encore été effectuée.

Cycles de facturation retardés

La facturation pour des contenus spécifiques nécessite une tenue de registres précise de l'achèvement des tâches et de la livraison des fichiers. Les processus de facturation manuels entraînent souvent des erreurs, surtout lors de la gestion des révisions ou des entretiens supplémentaires. En liant les factures directement au projet et à l'état d'avancement des tâches, les agences peuvent suivre l'intégralité du travail effectué à des fins de facturation. Cela peut réduire le temps passé à réconcilier des feuilles de calcul à la fin de chaque mois.

Le produit

Découvrez l'espace de travail que vos clients ressentent.

01

Un portail que les clients consultent réellement

Les clients suivent les progrès, les fichiers et les factures dans un portail personnalisé au lieu de demander des mises à jour à votre équipe.

Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil
02

Tous les canaux dans une seule boîte de réception

Les e-mails, SMS, appels et messages vocaux atterrissent à côté du dossier client — avec des résumés IA, afin que toute personne de l'équipe puisse répondre avec le contexte complet.

Boîte de réception partagée Workspace369 montrant l'historique des e-mails, SMS et appels à côté d'un dossier client
03

Travaux clients, organisés en projets

Tâches, fichiers et statut pour chaque engagement — visibles par l'équipe et, via le portail client, par le client.

Tableau de projet Workspace369 montrant les travaux clients organisés en étapes avec les responsables et le statut
04

Des propositions aux factures payées

Envoyez des devis, facturez des étapes ou des contrats récurrents, et laissez des rappels automatisés relancer tout ce qui est en attente.

Éditeur de factures Workspace369 montrant les lignes d'articles, les conditions de paiement et les détails du client

Flux de travail

Gestion du cycle de vie éditorial

01

Approbation des propositions et des plans

Créez une proposition détaillée pour le plan éditorial mensuel, décrivant le nombre d'articles, d'interviews et de cycles de révision. Une fois que le client approuve la proposition via le portail, le dossier sert de base à la portée du projet. Cela garantit que l'agence et le client ont une compréhension mutuelle des livrables avant que tout travail créatif ou planification d'interviews ne commence.

02

Initialisation de projet et de tâche

Convertissez le plan éditorial approuvé en une structure de projet. Attribuez des tâches spécifiques pour la recherche, les entretiens avec les experts du sujet et la rédaction. Utilisez les descriptions de tâches pour enregistrer dans le brief les exigences spécifiques pour chaque élément de contenu. Cela permet de garder les détails du projet organisés dans Workspace369, tandis que la création et la publication de contenu restent dans les outils éditoriaux que l'équipe de rédaction utilise déjà.

03

Planification des entretiens et des réunions

Utilisez l'outil de planification pour réserver du temps avec des experts clients pour la recherche de contenu. Liez ces réunions aux tâches spécifiques de l'article au sein du projet. Cela permet au chef de projet de voir si les entretiens sont terminés à temps. Si un client demande une autre interview plus tard, le chef de projet peut enregistrer le nouveau rendez-vous dans le dossier du projet pour conserver un historique de l'effort requis pour ce livrable.

04

Partage de fichiers et cycles de révision

Téléchargez les ébauches de fichiers dans le portail client pour examen. Utilisez la fonction de conversation pour recueillir les commentaires et suivre les demandes de révision. Lorsqu'un client demande une deuxième révision après l'approbation du plan, le chef de projet doit enregistrer cette demande dans le brief. Cette étape garantit que le travail supplémentaire est visible et peut être évalué par rapport aux termes originaux du projet et à la liste des tâches.

05

Facturation finale et clôture du projet

Une fois les fichiers finaux acceptés dans le portail, générez une facture basée sur les tâches du projet terminées. La facture doit refléter les montants de la proposition initiale plus les ajouts documentés pour les entretiens supplémentaires ou les révisions. Après enregistrement du paiement, le projet est clos et le chef de projet met à jour le dossier client avec les livrables finaux, fournissant un historique enregistré pour le prochain cycle éditorial mensuel.

Couverture produit

Opérations clients pour les agences de marketing de contenu

  • Un opérateur humain doit vérifier qu'une nouvelle tâche pour un 'Entretien supplémentaire' peut être créée manuellement et liée à l'enregistrement du projet éditorial existant après l'approbation du plan initial.
  • Le portail client doit afficher avec succès l'historique des conversations où la deuxième révision a été demandée, garantissant que l'agence a une trace de la modification de la portée du projet.
  • La facture finale générée doit être vérifiée par un humain pour s'assurer qu'elle reflète fidèlement les postes spécifiques et les tâches accomplies définies dans le dossier du projet.
Dossiers clients
Propositions
Projets et tâches
Fichiers
Conversations
Planification
Factures
Portail client
Automatisation des flux de travail

Approuvé sur l'App Store

Noté par les personnes qui gèrent leur travail client.

★★★★★
Enfin apaisant

J'ai jonglé entre trois ou quatre outils tout-en-un et je me retrouvais toujours avec un fouillis d'onglets. C'est le premier qui me semble apaisant. J'ai configuré mes projets clients en dix minutes.

Justin R. · Fondateur solo · Avis App Store
★★★★★
Déploiement d'équipe sans douleur

Nous l'avons déployé auprès de notre équipe de huit personnes et l'adoption a été sans douleur — intuitive et soignée. J'aimerais plus d'intégrations, mais ils continuent de livrer.

Samantha D. · Responsable des opérations · Avis App Store
★★★★★
Des heures gagnées chaque semaine

Je jonglais avec des outils séparés pour les notes, les tâches, les documents et les mises à jour. La consolidation en un seul endroit m'a vraiment fait gagner des heures chaque semaine. Le support est également réactif.

Alicia N. · Fondatrice d'agence · Avis App Store
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FAQ

Évaluation du flux éditorial

Comment gérer la rédaction effective des articles ?

La création et la publication de contenu restent dans vos outils éditoriaux. Workspace369 gère tout ce qui entoure la rédaction : tâches de projet, dossiers clients, briefs, conversations clients, approbations et factures.

Pouvons-nous gérer notre pipeline de vente ici ?

Oui. Les entonnoirs capturent les prospects dans le CRM avec leur source de prospects, et les propositions accompagnent chaque transaction jusqu'à l'approbation et la signature électronique. Pour un pipeline de transactions dédié, les agences comparent également Pipedrive, qui gère les premières étapes du suivi des prospects.

Qu'en est-il du suivi des heures de rédaction et des marges bénéficiaires ?

Workspace369 suit les heures des rédacteurs avec des chronomètres et des feuilles de temps de Voyager, transforme le temps facturable en factures, et rapporte la rentabilité des projets de Specialist. Pour une planification avancée des ressources, les agences comparent également Productive.

Est-il possible de partager de gros fichiers vidéo avec les clients ?

Oui, utilisez des liens de partage de fichiers et le portail client pour livrer les brouillons, avec des pièces jointes de fichiers clients et projets de Specialist. Cela garantit que tous les actifs sont stockés dans le dossier client spécifique plutôt que d'être perdus dans les fils d'e-mails.

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