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CRM pour agences de marketing par e-mail

CRM pour agences de marketing par e-mail avec un flux de travail spécifique

Les agences de marketing par e-mail sont confrontées à des frictions administratives spécifiques lors de la coordination de lancements de campagnes complexes. La gestion des enregistrements clients, des propositions et des projets nécessite une coordination claire et une validation humaine avant chaque envoi. Workspace369 gère les enregistrements clients, les propositions, les projets, les factures et les automatisations de flux de travail par e-mail en un seul endroit. Les tâches, les revues de portail et les conversations permettent à votre équipe de vérifier et d'enregistrer les détails de la campagne avant tout envoi.

Commencer l'essai gratuit Parler aux ventes
Clientla relation et le brief convenu
Travailtâches avec une personne responsable
Facturationfactures et contexte commercial
Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil

Faits clés

Le CRM pour agences de marketing par e-mail de Workspace369 couvre 9 domaines, y compris les fiches clients, les propositions, les projets et les tâches.

Le workflow s'exécute en 5 étapes, de "l'intégration et la configuration des dossiers clients" à "la révision finale et la vérification du portail client".

Workspace369 commence à 29 $/mois pour 1 siège, et le plan Commander inclut 20 sièges, 500 Go de stockage et 120 000 jetons IA par mois à 299 $/mois.

Les sièges supplémentaires coûtent 10 $ chacun et 100 Go de stockage supplémentaire coûtent 15 $ ; les prix complets sont publics sur le Page de tarifs Workspace369.

Le problème

Friction opérationnelle dans la gestion des campagnes par e-mail

Segments de destinataires non vérifiés

Lorsque les agences de marketing par e-mail gèrent les dossiers clients, des retards de campagne surviennent si les détails du segment de destinataires ne sont pas clairement notés. Sans un emplacement spécifique pour enregistrer dans le brief quel segment d'audience est visé, les gestionnaires de comptes procèdent souvent sur la base d'accords verbaux. Ce manque de documentation entraîne un ciblage inadéquat. Les opérateurs doivent vérifier manuellement les dossiers clients et vérifier les notes de segment avant de planifier toute tâche de projet.

Fichiers créatifs d'e-mails dispersés

Les lancements de campagne échouent souvent lorsque les fichiers créatifs d'e-mails sont dispersés sur plusieurs liens externes ou dossiers personnels. Sans un dépôt de fichiers définitif attaché au dossier du projet, les rédacteurs et les concepteurs téléchargent des brouillons dans des conversations disparates. Un responsable doit inspecter manuellement l'onglet des fichiers du projet pour s'assurer que la mise en page finale est présente, évitant ainsi les retards causés par la recherche dans les messages historiques pendant la semaine de lancement.

Planification de lancement désalignée

La planification des campagnes clients nécessite un alignement strict entre la capacité de l'agence et la disponibilité du client. Lorsque la planification est gérée isolément des tâches du projet, les dates de lancement entrent en conflit avec les délais d'assurance qualité internes. Les opérateurs doivent examiner le calendrier de planification parallèlement aux tâches actives pour confirmer que l'équipe dispose de suffisamment de temps pour inspecter le créatif de l'e-mail et les paramètres de segment avant l'arrivée de la date de déploiement en direct.

Engagements de proposition déconnectés

Les agences rencontrent souvent un dérapage des objectifs lorsque les livrables spécifiques décrits dans les propositions initiales ne correspondent pas aux tâches de projet actives. Lorsque les propositions sont classées séparément des fiches clients, les chefs de projet perdent la visibilité sur le nombre de révisions convenu ou sur les structures de segments. Le personnel doit comparer manuellement le document de proposition original aux tâches en cours pour vérifier que le travail reste dans le cadre défini.

Le produit

Découvrez l'espace de travail que vos clients ressentent.

01

Un portail que les clients consultent réellement

Les clients suivent les progrès, les fichiers et les factures dans un portail personnalisé au lieu de demander des mises à jour à votre équipe.

Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil
02

Tous les canaux dans une seule boîte de réception

Les e-mails, SMS, appels et messages vocaux atterrissent à côté du dossier client — avec des résumés IA, afin que toute personne de l'équipe puisse répondre avec le contexte complet.

Boîte de réception partagée Workspace369 montrant l'historique des e-mails, SMS et appels à côté d'un dossier client
03

Travaux clients, organisés en projets

Tâches, fichiers et statut pour chaque engagement — visibles par l'équipe et, via le portail client, par le client.

Tableau de projet Workspace369 montrant les travaux clients organisés en étapes avec les responsables et le statut
04

Des propositions aux factures payées

Envoyez des devis, facturez des étapes ou des contrats récurrents, et laissez des rappels automatisés relancer tout ce qui est en attente.

Éditeur de factures Workspace369 montrant les lignes d'articles, les conditions de paiement et les détails du client

Flux de travail

Flux de travail de campagne étape par étape

01

Configuration de l'intégration et des dossiers clients

Le workflow commence par la création de dossiers clients complets pour le nouveau client de marketing par e-mail. Le gestionnaire de compte doit enregistrer dans le bref les directives de marque spécifiques, les définitions du public cible et les contraintes de conformité. Ce dossier client sert de point de référence pour toutes les campagnes futures. Le gestionnaire planifie ensuite une session de lancement initiale à l'aide de la fonctionnalité de planification intégrée pour s'aligner sur les thèmes des campagnes mensuelles à venir.

02

Proposition et définition de la portée

Ensuite, l'agence rédige des propositions détaillées décrivant le volume de campagne spécifique, les nombres de segments et les ressources créatives requises. Le client examine les détails de la proposition dans le portail client. Une fois que le client approuve et signe électroniquement la proposition, l'opérateur enregistre la portée approuvée dans les dossiers clients et lance le processus de facturation en émettant les factures de configuration initiales pour assurer la compensation financière avant le début des travaux.

03

Architecture de projet et de tâche

Une fois la proposition confirmée, le responsable crée un nouveau projet contenant des tâches explicites pour la rédaction, la conception et la définition des segments. Le responsable attribue manuellement les tâches aux membres de l'équipe et définit des délais qui respectent le calendrier général. Chaque tâche exige que l'opérateur enregistre dans le brief les exigences exactes, garantissant qu'aucun développement créatif ne commence sans instructions écrites claires.

04

Stockage de fichiers et suivi des conversations

Au fur et à mesure que les ressources créatives sont développées, les membres de l'équipe téléchargent les mises en page HTML et les fichiers image directement dans la section des fichiers du projet. Tous les commentaires et révisions sont conservés dans les conversations spécifiques au projet. Cela évite que les mises à jour critiques des ressources ne soient perdues dans des canaux externes. Le responsable doit examiner périodiquement les conversations pour s'assurer que tous les commentaires internes ont été traités par l'équipe.

05

Revue finale et vérification du portail client

Avant tout déploiement de campagne, le responsable télécharge le créatif final de l'e-mail et les détails du segment dans le portail client. Le responsable doit demander au client de se connecter et d'effectuer une vérification manuelle des éléments. L'opérateur enregistre la vérification manuelle du client dans les conversations du projet, complétant ainsi le flux d'approbation avant la clôture finale du projet et la facturation.

Couverture produit

Opérations clients pour les agences de marketing par e-mail

  • L'opérateur confirme que le fichier de mise en page final du créatif d'e-mail est téléchargé dans la section des fichiers du projet et correspond aux paramètres techniques spécifiés dans les enregistrements clients initiaux.
  • Le client se connecte au portail client et vérifie manuellement que les détails du segment de destinataire enregistrés correspondent à son public marketing prévu pour le projet de campagne spécifique.
  • Le gestionnaire de compte examine le calendrier de planification et les tâches actives pour confirmer qu'aucun conflit de date de lancement n'existe avant de marquer les tâches du projet comme terminées.
Dossiers clients
Propositions
Projets et tâches
Fichiers
Conversations
Planification
Factures
Portail client
Automatisation des flux de travail

Approuvé sur l'App Store

Noté par les personnes qui gèrent leur travail client.

★★★★★
Enfin apaisant

J'ai jonglé entre trois ou quatre outils tout-en-un et je me retrouvais toujours avec un fouillis d'onglets. C'est le premier qui me semble apaisant. J'ai configuré mes projets clients en dix minutes.

Justin R. · Fondateur solo · Avis App Store
★★★★★
Déploiement d'équipe sans douleur

Nous l'avons déployé auprès de notre équipe de huit personnes et l'adoption a été sans douleur — intuitive et soignée. J'aimerais plus d'intégrations, mais ils continuent de livrer.

Samantha D. · Responsable des opérations · Avis App Store
★★★★★
Des heures gagnées chaque semaine

Je jonglais avec des outils séparés pour les notes, les tâches, les documents et les mises à jour. La consolidation en un seul endroit m'a vraiment fait gagner des heures chaque semaine. Le support est également réactif.

Alicia N. · Fondatrice d'agence · Avis App Store
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FAQ

Critères de vérification de campagne

Workspace369 gère-t-il le marketing par e-mail en masse ou la gestion de la délivrabilité ?

Workspace369 inclut des tunnels de vente avec capture de prospects dans tous les plans, des automatisations d'e-mails de Cadet, des étapes de flux de travail SMS de Voyager, des outils marketing et des campagnes de Specialist, et des flux de travail rédigés par IA de Commander. Vérifiez votre audience, le format de campagne et les exigences de consentement avant le premier envoi.

Pouvons-nous synchroniser automatiquement notre plateforme d'e-mailing avec Workspace369 ?

Workspace369 se connecte à d'autres systèmes via des webhooks et son API à partir de Specialist. Mappez les événements et les champs dont vous avez besoin, définissez les autorisations et testez la gestion des erreurs avec des enregistrements d'exemple avant de vous fier à la synchronisation.

Comment gérer les approbations de campagnes clients dans le système ?

Bien que Workspace369 prenne en charge l'approbation publique et la signature des propositions, les révisions des éléments de campagne sont généralement suivies via le portail client et les conversations de projet. L'agence télécharge les brouillons de campagne sur le portail, et le client peut fournir des commentaires ou une confirmation directement dans l'historique des conversations, permettant à l'équipe de conserver un enregistrement clair des approbations.

Workspace369 peut-il suivre la planification des ressources de notre agence et la gestion financière des projets ?

Workspace369 gère les tâches de projet, la planification et les factures, suit le temps facturable de Voyager, et rapporte la rentabilité des projets et des clients de Specialist. Pour une planification approfondie des capacités, les agences comparent également des outils adjacents comme Productive.

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