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CRM pour coachs de fitness et programmes de fitness en ligne

CRM pour coachs de fitness et programmes de fitness en ligne avec un flux de travail spécifique

Lorsqu'un client de fitness en ligne met en pause un forfait et demande à déplacer les enregistrements restants, les logiciels génériques échouent. Les coachs ont besoin de dossiers clients, de factures et de planification qui bougent ensemble lorsqu'un forfait change. Workspace369 gère l'activité de coaching dans un seul système, des propositions et dossiers clients au calendrier, aux messages clients et aux factures, de sorte que chaque ajustement est documenté et facturé correctement.

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Clientla relation et le brief convenu
Travailtâches avec une personne responsable
Facturationfactures et contexte commercial
Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil

Faits clés

Le CRM pour coachs de fitness et programmes de fitness en ligne de Workspace369 couvre 9 domaines, y compris les fiches clients, les propositions, les projets et les tâches.

Le workflow se déroule en 5 étapes, de "prise en charge du client" à "finalisation des factures et des projets".

Workspace369 commence à 29 $/mois pour 1 siège, et le plan Commander inclut 20 sièges, 500 Go de stockage et 120 000 jetons IA par mois à 299 $/mois.

Les sièges supplémentaires coûtent 10 $ chacun et 100 Go de stockage supplémentaire coûtent 15 $ ; les prix complets sont publics sur le Page de tarifs Workspace369.

Le problème

Obstacles opérationnels dans le coaching sportif en ligne

Packages de remise en forme mis en pause

Lorsqu'un client de fitness en ligne met en pause un forfait et demande à déplacer les enregistrements restants, le suivi manuel des dates ajustées entraîne une confusion dans la planification. Les coachs perdent la trace des sessions restantes dans les dossiers clients, ce qui entraîne des écarts de facturation sur les futures factures. Sans journaux administratifs clairs de ces ajustements, les conversations sur les extensions de forfait deviennent désorganisées et les ajustements manuels des tâches et des projets sont entièrement manqués.

Intégration client dispersée

L'envoi de propositions, la collecte des fichiers initiaux et la mise en place des tâches d'intégration via différents outils créent des frictions administratives. Les coachs de fitness ont souvent du mal à vérifier si un nouveau participant a terminé sa configuration administrative avant de planifier la consultation initiale. Lorsque les propositions, les factures et les dossiers clients résident dans des systèmes distincts, la vérification du statut de paiement avant d'ouvrir l'accès au portail client devient un goulot d'étranglement humain lent.

Journaux de conversation déconnectés

Les conversations administratives concernant les changements de planification ou les mises à jour de facturation se perdent lorsqu'elles sont réparties sur les applications d'e-mail et de chat. Si un client de fitness demande une pause temporaire en raison d'un voyage ou d'une blessure, ce dossier doit être documenté directement dans ses dossiers clients. Manquer ces détails amène les entraîneurs à générer des factures incorrectes ou à planifier des tâches pendant des semaines alors que le client est complètement indisponible.

Ajustements manuels de facturation

La modification des factures lorsque les programmes de remise en forme sont ajustés ou mis en pause nécessite une surveillance manuelle explicite. Si un client enregistre une demande de mise en pause de son programme de remise en forme en ligne, la mise à jour manuelle de la facture suivante sans référence croisée claire entraîne des erreurs. Les entraîneurs ont besoin d'un système de travail client où les factures, les propositions et la planification sont liées au même dossier client pour éviter la surfacturation pendant les pauses de programme.

Le produit

Découvrez l'espace de travail que vos clients ressentent.

01

Un portail que les clients consultent réellement

Les clients suivent les progrès, les fichiers et les factures dans un portail personnalisé au lieu de demander des mises à jour à votre équipe.

Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil
02

Tous les canaux dans une seule boîte de réception

Les e-mails, SMS, appels et messages vocaux atterrissent à côté du dossier client — avec des résumés IA, afin que toute personne de l'équipe puisse répondre avec le contexte complet.

Boîte de réception partagée Workspace369 montrant l'historique des e-mails, SMS et appels à côté d'un dossier client
03

Travaux clients, organisés en projets

Tâches, fichiers et statut pour chaque engagement — visibles par l'équipe et, via le portail client, par le client.

Tableau de projet Workspace369 montrant les travaux clients organisés en étapes avec les responsables et le statut
04

Des propositions aux factures payées

Envoyez des devis, facturez des étapes ou des contrats récurrents, et laissez des rappels automatisés relancer tout ce qui est en attente.

Éditeur de factures Workspace369 montrant les lignes d'articles, les conditions de paiement et les détails du client

Flux de travail

Flux de travail client étape par étape pour les programmes de fitness

01

Intégration client

Le coach émet des propositions décrivant les termes et la structure tarifaire du programme de fitness en ligne. Une fois que le client approuve et signe électroniquement la proposition, le coach la convertit en première facture. Le coach met ensuite à jour le dossier client au statut actif et ajoute les documents d'intégration, de sorte que tout soit en place avant la planification ou le début des tâches du projet pour le cycle de vie du coaching.

02

Mise en place du portail client

Le coach fournit l'accès au portail client, permettant au client de consulter son calendrier et ses chronologies de projet. Dans le portail, les clients peuvent consulter les tâches en attente, télécharger des fichiers et suivre les conversations à venir avec le coach. Cela maintient les réservations, les messages et la facturation en un seul endroit, à côté de l'application d'entraînement que le client utilise déjà pendant le programme de fitness.

03

Gestion des demandes de pause de forfait

Lorsqu'un client de fitness en ligne met en pause un forfait et demande à déplacer les enregistrements restants, l'opérateur ouvre les dossiers clients. L'opérateur note manuellement la période de pause dans le journal des conversations et met à jour la chronologie du projet. Cela maintient la planification, les tâches et les factures futures en ligne avec la pause, afin que la chronologie reste précise.

04

Ajustement des calendriers et des tâches

Le coach modifie le calendrier de planification pour décaler les dates de contrôle restantes selon la demande du client. Les tâches administratives connexes au sein du projet sont mises à jour manuellement pour correspondre au nouveau calendrier. Le coach enregistre ces ajustements dans les dossiers clients et envoie un message de confirmation dans l'onglet conversations pour maintenir un historique clair du changement de calendrier.

05

Finalisation des factures et des projets

L'opérateur examine les factures en attente pour s'assurer que les dates de facturation correspondent au calendrier ajusté du programme de remise en forme. Toutes les modifications manuelles nécessaires aux conditions de facturation sont effectuées sur la base de l'historique des conversations enregistrées. Une fois les tâches du projet finalisées et le programme terminé, le dossier client est mis à jour pour refléter l'achèvement, en conservant tous les fichiers administratifs.

Couverture produit

Opérations clients pour les coachs de fitness et les programmes de fitness en ligne

  • Tester que lorsqu'un client de fitness en ligne met en pause un forfait et demande à déplacer les enregistrements restants, un opérateur humain peut mettre à jour manuellement les enregistrements du client, déplacer le calendrier de planification et enregistrer la modification dans les conversations.
  • Vérifier que le portail client affiche le calendrier mis à jour et les tâches de projet révisées avec précision une fois que le coach de remise en forme enregistre les modifications.
  • Confirmez que les factures en attente peuvent être modifiées manuellement par l'opérateur pour correspondre au nouveau calendrier du programme avant d'être envoyées au client de remise en forme.
Dossiers clients
Propositions
Projets et tâches
Fichiers
Conversations
Planification
Factures
Portail client
Automatisation des flux de travail

Approuvé sur l'App Store

Noté par les personnes qui gèrent leur travail client.

★★★★★
Enfin apaisant

J'ai jonglé entre trois ou quatre outils tout-en-un et je me retrouvais toujours avec un fouillis d'onglets. C'est le premier qui me semble apaisant. J'ai configuré mes projets clients en dix minutes.

Justin R. · Fondateur solo · Avis App Store
★★★★★
Déploiement d'équipe sans douleur

Nous l'avons déployé auprès de notre équipe de huit personnes et l'adoption a été sans douleur — intuitive et soignée. J'aimerais plus d'intégrations, mais ils continuent de livrer.

Samantha D. · Responsable des opérations · Avis App Store
★★★★★
Des heures gagnées chaque semaine

Je jonglais avec des outils séparés pour les notes, les tâches, les documents et les mises à jour. La consolidation en un seul endroit m'a vraiment fait gagner des heures chaque semaine. Le support est également réactif.

Alicia N. · Fondatrice d'agence · Avis App Store
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FAQ

Vérification et critères d'acceptation pour le coaching de remise en forme

Comment le système gère-t-il les pauses de forfaits clients fitness ?

Lorsqu'un client demande une pause, un opérateur met à jour manuellement les dossiers clients et ajuste le calendrier de planification. L'opérateur enregistre les détails de la pause dans l'onglet conversations et met à jour les tâches de projet actives. Cela maintient le calendrier, les tâches et les factures alignés avec la demande de pause du client sur un seul dossier client.

Où s'intègrent la programmation d'exercices et les dossiers de santé ?

Conservez la programmation d'exercices, les dossiers de santé et les données des appareils portables dans vos applications d'entraînement et de santé. Workspace369 gère l'activité de coaching autour de cela : dossiers clients, propositions, planification, messages clients, factures avec paiements par carte en ligne et le portail client.

Comment les clients de fitness voient-ils leurs plannings ajustés ?

Les clients se connectent au portail client pour consulter leurs dates de session mises à jour et leurs tâches de projet. Une fois que le coach ajuste le calendrier suite à une pause de forfait, le portail client reflète directement ces changements.

Puis-je modifier les factures après avoir décalé les dates d'arrivée ?

Oui, les opérateurs peuvent examiner et modifier manuellement les factures en attente dans la plateforme pour correspondre au calendrier de planification ajusté. Cela garantit que la facturation correspond au calendrier mis à jour enregistré dans les dossiers clients après une pause de forfait.

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