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CRM pour coachs de vie

CRM pour coachs de vie avec des flux d'administration client

Les coachs de vie sont confrontés à des frictions opérationnelles lorsqu'un client modifie sa disponibilité en milieu de programme alors que son forfait de sessions prépayé reste inchangé. Workspace369 gère l'activité de coaching dans un seul système : dossiers clients, propositions, planification, messages clients et factures. Les flux de travail par e-mail automatisés et les notifications internes gèrent le suivi de routine, et les modifications directes du calendrier et du dossier client gèrent les changements de calendrier inattendus, afin que vous ne perdiez jamais de vue l'accord initial ou les étapes de facturation.

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Clientla relation et le brief convenu
Travailtâches avec une personne responsable
Facturationfactures et contexte commercial
Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil

Faits clés

Le CRM pour coachs de vie de Workspace369 couvre 9 domaines, y compris les fiches clients, les propositions, les projets et les tâches.

Le workflow s'exécute en 5 étapes, de "l'examen de la proposition initiale" à "l'alignement des factures avec les nouvelles dates".

Workspace369 commence à 29 $/mois pour 1 siège, et le plan Commander inclut 20 sièges, 500 Go de stockage et 120 000 jetons IA par mois à 299 $/mois.

Les sièges supplémentaires coûtent 10 $ chacun et 100 Go de stockage supplémentaire coûtent 15 $ ; les prix complets sont publics sur le Page de tarifs Workspace369.

Le problème

Défis opérationnels dans la gestion du coaching

Conflits d'horaires en milieu de contrat

Lorsqu'un client de coaching change soudainement de disponibilité, des systèmes automatisés rigides annulent souvent l'ensemble de la séquence du projet ou désalignent les futures factures. Les coachs de vie doivent vérifier les calendriers de planification et ajuster les tâches du projet pour correspondre au nouveau calendrier. Workspace369 vous permet de déplacer les dates de session et de mettre à jour les tâches dans les dossiers clients tandis que les fichiers historiques et les conversations passées restent dans l'historique client, de sorte que chaque mise à jour est enregistrée de manière cohérente.

Historique client déconnecté

L'administration du coaching souffre lorsque les conversations, les fichiers partagés et les propositions signées résident dans des outils distincts. Si un client conteste son nombre de sessions restantes après un changement de calendrier, la recherche sur plusieurs plateformes crée de la confusion. Workspace369 conserve les enregistrements clients, la planification, les conversations et les factures sur un seul enregistrement, de sorte qu'un opérateur peut confirmer les termes du forfait convenus et chaque ajustement en quelques secondes.

Jalons de facturation inflexibles

Les logiciels de facturation fixes obligent souvent les factures à être envoyées à des dates strictes, indépendamment du fait que les sessions de coaching aient réellement eu lieu. Lorsqu'un client demande une pause ou un changement de disponibilité, les factures peuvent devoir être ajustées. Workspace369 permet aux coachs de consulter les factures aux côtés des enregistrements de planification et des tâches, garantissant ainsi que la facturation correspond à la prestation réelle des sessions plutôt qu'à un calendrier immuable qui ne reflète pas les progrès réels du coaching.

Communication client fragmentée

Workspace369 fournit un portail client et un espace de conversation, permettant aux coachs de partager des fichiers et de mettre à jour les tâches de projet, afin que le client puisse consulter le statut de son projet actif et ses enregistrements. Les modèles d'e-mails et les messages planifiés maintiennent la cohérence des enregistrements et des rappels pour chaque client.

Le produit

Découvrez l'espace de travail que vos clients ressentent.

01

Un portail que les clients consultent réellement

Les clients suivent les progrès, les fichiers et les factures dans un portail personnalisé au lieu de demander des mises à jour à votre équipe.

Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil
02

Tous les canaux dans une seule boîte de réception

Les e-mails, SMS, appels et messages vocaux atterrissent à côté du dossier client — avec des résumés IA, afin que toute personne de l'équipe puisse répondre avec le contexte complet.

Boîte de réception partagée Workspace369 montrant l'historique des e-mails, SMS et appels à côté d'un dossier client
03

Travaux clients, organisés en projets

Tâches, fichiers et statut pour chaque engagement — visibles par l'équipe et, via le portail client, par le client.

Tableau de projet Workspace369 montrant les travaux clients organisés en étapes avec les responsables et le statut
04

Des propositions aux factures payées

Envoyez des devis, facturez des étapes ou des contrats récurrents, et laissez des rappels automatisés relancer tout ce qui est en attente.

Éditeur de factures Workspace369 montrant les lignes d'articles, les conditions de paiement et les détails du client

Flux de travail

Flux de travail client étape par étape pour les changements d'horaire

01

Examen de la proposition originale

Le workflow commence lorsqu'un client de coaching demande un changement de disponibilité. L'opérateur ouvre Workspace369 pour examiner la proposition originale et les dossiers clients, en vérifiant le nombre total de sessions engagées et les conditions de facturation convenues. Cela garantit que la base est claire avant que toute modification ne soit apportée au projet de coaching actif ou aux futures factures.

02

Mise à jour des tâches du projet

Ensuite, le coach ouvre le projet client spécifique et ajuste les échéances des tâches à venir. Comme la disponibilité a changé, l'opérateur peut re-séquencer les tâches de la session pour refléter le nouveau calendrier. Cet ajustement empêche les tâches d'apparaître en retard et garantit que la structure du projet s'aligne sur les contraintes calendaires mises à jour du client.

03

Modification du calendrier de planification

L'opérateur ouvre la zone de planification dans Workspace369 pour modifier les dates de session. Le coach sélectionne les nouveaux créneaux horaires demandés par le client tout en conservant la quantité globale de packages identique. Une personne peut vérifier que les nouvelles dates n'entrent pas en conflit avec d'autres dossiers clients actifs ou des engagements de coaching personnels.

04

Documentation des Changements dans les Conversations

Après la mise à jour du calendrier, le coach utilise la fonctionnalité de conversations pour envoyer un résumé au portail client. Le coach détaille les nouvelles dates de séance et note dans le texte du message que le package de séance reste inchangé. L'opérateur demande au client de consulter cette mise à jour dans son portail pour confirmer le nouveau calendrier.

05

Alignement des factures avec les nouvelles dates

Enfin, l'opérateur examine la section des factures pour s'assurer que la facturation future correspond au calendrier ajusté. Si le décalage du calendrier retarde la prestation des sessions, le coach peut modifier les dates d'émission des factures pour maintenir l'équité. Cette vérification croisée garantit que la facturation reste précise par rapport aux services de coaching réellement fournis au client.

Couverture produit

Opérations clients pour coachs de vie

  • Un opérateur humain peut ouvrir un dossier client, localiser un créneau de planification actif et le modifier à une nouvelle date sans altérer la facture payée existante ou les termes de la proposition.
  • Le client peut se connecter au portail client et visualiser les tâches de session mises à jour et les fichiers partagés reflétant le nouveau calendrier de disponibilité.
  • Un coach peut ouvrir l'onglet conversations et vérifier que l'enregistrement écrit de l'ajustement du calendrier est directement lié à l'historique du projet du client.
Dossiers clients
Propositions
Projets et tâches
Fichiers
Conversations
Planification
Factures
Portail client
Automatisation des flux de travail

Approuvé sur l'App Store

Noté par les personnes qui gèrent leur travail client.

★★★★★
Enfin apaisant

J'ai jonglé entre trois ou quatre outils tout-en-un et je me retrouvais toujours avec un fouillis d'onglets. C'est le premier qui me semble apaisant. J'ai configuré mes projets clients en dix minutes.

Justin R. · Fondateur solo · Avis App Store
★★★★★
Déploiement d'équipe sans douleur

Nous l'avons déployé auprès de notre équipe de huit personnes et l'adoption a été sans douleur — intuitive et soignée. J'aimerais plus d'intégrations, mais ils continuent de livrer.

Samantha D. · Responsable des opérations · Avis App Store
★★★★★
Des heures gagnées chaque semaine

Je jonglais avec des outils séparés pour les notes, les tâches, les documents et les mises à jour. La consolidation en un seul endroit m'a vraiment fait gagner des heures chaque semaine. Le support est également réactif.

Alicia N. · Fondatrice d'agence · Avis App Store
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FAQ

Critères d'évaluation et d'acceptation

Où s'intègrent les notes cliniques ou les diagnostics pour les clients coachés ?

Conservez les notes cliniques, les diagnostics et les dossiers médicaux dans votre système de dossiers de santé approuvé. Workspace369 gère l'activité de coaching autour de cela : dossiers clients, propositions, planification, messages clients, factures et le portail client.

Comment le système gère-t-il un changement de disponibilité du client en milieu de programme ?

Un opérateur peut ajuster les créneaux de planification et mettre à jour les tâches du projet dans Workspace369. La plateforme comprend des automatisations de flux de travail pour les e-mails de suivi et les notifications internes, et les modifications directes permettent au coach de contrôler les conditions du forfait, chaque changement étant documenté dans le journal des conversations.

Les clients peuvent-ils voir leurs tâches de projet ajustées de manière indépendante ?

Oui. Les clients peuvent se connecter au portail client pour consulter leurs tâches de projet actives, leurs factures et les fichiers partagés. Toutes les mises à jour que le coach apporte aux tâches du projet ou aux documents partagés sont visibles par le client dans le portail, de sorte que les deux parties voient le même plan.

Comment les factures sont-elles mises à jour lorsqu'une session est déplacée ?

L'opérateur met à jour la facture lorsqu'un changement de calendrier décale les dates de facturation, ou émet une note de crédit si une session est annulée. Workspace369 conserve les factures, la planification et les dossiers clients ensemble, de sorte que le coach vérifie le changement et met à jour la facturation en un seul endroit.

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