CRM pour les entreprises de location de fêtes et d'événements
Les opérations de location de fêtes et d'événements nécessitent un enregistrement unique pour la communication client, les propositions et la coordination de projet. Lorsque les commandes de location changent après acceptation, les administrateurs doivent ajuster manuellement la documentation. Workspace369 gère les enregistrements clients, les propositions, les projets et les factures dans un seul système, de sorte qu'une commande acceptée et toutes ses modifications restent ensemble. De Specialist, le suivi des stocks et les ajustements de stock couvrent également votre stock de location.
Faits clés
Le CRM pour les entreprises de location de fêtes et d'événements de Workspace369 couvre 9 domaines, y compris les dossiers clients, les propositions, les projets et les tâches.
Le workflow s'exécute en 5 étapes, de "la prise en charge initiale du client" à "la vérification et la finalisation du client".
Workspace369 commence à 29 $/mois pour 1 siège, et le plan Commander inclut 20 sièges, 500 Go de stockage et 120 000 jetons IA par mois à 299 $/mois.
Les sièges supplémentaires coûtent 10 $ chacun et 100 Go de stockage supplémentaire coûtent 15 $ ; les prix complets sont publics sur le Page de tarifs Workspace369.
Le problème
Lorsqu'un client modifie le nombre de tentes ou de sièges après la signature, l'équipe d'administration oublie souvent de mettre à jour le dossier principal. Sans intervention manuelle pour mettre à jour les fichiers et les factures, le personnel du bureau facture le montant précédent. Workspace369 conserve les dossiers clients, les propositions et les factures dans un seul espace de travail et convertit la proposition révisée en une facture mise à jour.
Les organisateurs d'événements envoient des mises à jour d'équipement par SMS, e-mail et téléphone. Si ces conversations ne sont pas documentées dans un seul fil administratif, le personnel de l'entrepôt emballe les mauvais articles. Workspace369 lie les conversations et les fichiers directement à l'enregistrement du client, afin que l'équipe examine les dernières demandes avant de modifier les tâches du projet.
La modification des factures nécessite un recalcul manuel de la facture finale. Si le personnel de facturation met à jour la proposition mais ne parvient pas à générer une facture révisée, l'entreprise perd des revenus ou surfacture le client. Workspace369 permet aux administrateurs d'émettre des factures mises à jour, d'accepter des acomptes et de diviser les paiements, et de voir ce qui est encore dû, évitant ainsi les discordances de facturation après la modification d'une commande de location d'événement.
Les livraisons de location nécessitent une coordination horaire stricte avec les gestionnaires de lieux. Lorsqu'une commande change, les fenêtres de livraison sont souvent décalées, provoquant des conflits de planification pour les véhicules de transport. Workspace369 comprend un calendrier d'équipe et des tâches afin que les administrateurs puissent planifier les dates de livraison et attribuer des tâches de vérification au personnel, tandis que le routage des camions reste dans votre outil de flotte.
Le produit
Les clients suivent les progrès, les fichiers et les factures dans un portail personnalisé au lieu de demander des mises à jour à votre équipe.
Les e-mails, SMS, appels et messages vocaux atterrissent à côté du dossier client — avec des résumés IA, afin que toute personne de l'équipe puisse répondre avec le contexte complet.
Tâches, fichiers et statut pour chaque engagement — visibles par l'équipe et, via le portail client, par le client.
Envoyez des devis, facturez des étapes ou des contrats récurrents, et laissez des rappels automatisés relancer tout ce qui est en attente.
Flux de travail
Le flux de travail commence lorsqu'un organisateur d'événements demande un devis pour des tentes, des tables ou des scènes. L'administrateur crée une nouvelle entrée dans les dossiers clients et enregistre les détails initiaux du lieu. Le personnel utilise la fonction de conversation pour clarifier les points d'accès de livraison et les contraintes de temps, en s'assurant que toutes les notes de projet fondamentales sont conservées avant de générer toute documentation de prix officielle.
L'administrateur rédige une proposition détaillée énumérant les articles de location demandés et les frais de service associés. Le client la reçoit via le portail client et un lien public d'approbation et de signature électronique. Le client peut consulter la ventilation détaillée et communiquer les changements nécessaires directement via le portail, permettant à l'équipe de conserver un enregistrement clair des négociations avant acceptation.
Lorsqu'une commande de location d'événement modifie sa liste d'équipement après l'acceptation de la proposition, l'équipe met à jour la commande en un seul endroit. L'administrateur examine la demande du client dans le journal des conversations, modifie les articles listés dans le fichier du projet et met à jour les tâches. Un membre du personnel confirme ensuite avec l'équipe d'entrepôt que les articles sont disponibles.
Suite à l'ajustement de l'équipement, l'administrateur met à jour la facture correspondante pour refléter les nouveaux totaux de location. L'administrateur ajuste ensuite le calendrier pour tenir compte de tout changement dans la durée de livraison ou d'installation causé par la liste d'équipement modifiée. Le personnel utilise les tâches pour s'assurer que les étapes de facturation correspondent aux paramètres révisés de l'événement.
L'administrateur télécharge la documentation de projet révisée et les factures mises à jour sur le portail client. L'administrateur envoie un message demandant au client de se connecter et de confirmer les modifications. Une fois que le client confirme les détails via les conversations, le personnel marque les tâches de préparation comme terminées, préparant le projet pour l'exécution en entrepôt.
Couverture produit
Approuvé sur l'App Store
Enfin apaisantJ'ai jonglé entre trois ou quatre outils tout-en-un et je me retrouvais toujours avec un fouillis d'onglets. C'est le premier qui me semble apaisant. J'ai configuré mes projets clients en dix minutes.
Déploiement d'équipe sans douleurNous l'avons déployé auprès de notre équipe de huit personnes et l'adoption a été sans douleur — intuitive et soignée. J'aimerais plus d'intégrations, mais ils continuent de livrer.
Des heures gagnées chaque semaineJe jonglais avec des outils séparés pour les notes, les tâches, les documents et les mises à jour. La consolidation en un seul endroit m'a vraiment fait gagner des heures chaque semaine. Le support est également réactif.
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FAQ
Workspace369 inclut le suivi des stocks, les ajustements de stock et les alertes de stock bas de Specialist. Configurez vos unités de produits réelles et testez l'allocation et les ajustements avec des stocks d'échantillons ; connectez un entrepôt ou une boutique via les webhooks et l'API.
Mettez à jour la proposition, convertissez-la en une facture révisée et ajustez les tâches du projet, le tout sur le même dossier client. Les automatisations de flux de travail peuvent notifier les personnes responsables, et à partir de Specialist, le suivi des stocks enregistre l'ajustement des stocks. Testez une commande de location modifiée avec des enregistrements d'échantillons avant la mise en ligne.
Oui. Les clients peuvent accéder au portail client pour consulter leurs dossiers clients, leurs propositions acceptées et leurs factures mises à jour. Lorsqu'une commande change, l'administrateur partage les fichiers révisés et envoie un message au client pour qu'il les examine dans le portail.
Conservez le routage des camions et la maintenance des véhicules dans votre outil de flotte. Workspace369 gère les dates de livraison, les tâches et le calendrier du projet, suit le stock de location de Specialist, et à partir du même plan, se connecte à votre outil de flotte via des webhooks et l'API.
Prêt quand vous l'êtes
Commencez avec les modules dont vous avez besoin aujourd'hui, puis activez l'IA, les automatisations, la comptabilité, l'inventaire, les demandes et le reporting à mesure que l'exploitation se développe.
