Tutoriels vidéo Workspace369
Ces courtes vidéos vous montrent comment utiliser Workspace369, l'application tout-en-un pour gérer une entreprise. Commencez par la visite complète pour voir où tout se trouve. Configurez ensuite votre entreprise, ajoutez vos clients et suivez une prestation, du devis à la facture payée. Les vidéos suivantes présentent tout ce qu'un devis et une facture peuvent faire, les rappels de paiement automatiques, votre catalogue de produits, le suivi de vos dépenses, l'organisation de votre planning dans le calendrier, la configuration de votre page de réservation en ligne, la gestion de vos projets, l'organisation de vos tâches sur des tableaux, le suivi et la facturation de votre temps, la configuration de rappels, la réponse aux clients depuis une seule boîte de réception, la connexion de votre e-mail, la gestion des appels et des messages vocaux, l'obtention de prospects depuis votre site web, la création de tunnels de vente, l'automatisation de vos suivis, ainsi que la façon d'interroger Workspace AI sur votre activité, d'inviter votre équipe, de partager un portail client, de configurer des forfaits et des factures récurrentes, d'envoyer des contrats pour signature électronique et de faire le point sur vos suivis clients. Chaque page de tutoriel contient la vidéo, ses chapitres, les questions fréquentes et la transcription complète. Workspace369 fonctionne sur le web et sur iPhone, et ces vidéos présentent l'application web.
Commencez ici, dans l'ordre
Workspace369 : la visite complèteUn parcours de chaque page du menu Workspace369, du tableau de bord et de la section AI AutoPilot jusqu'aux clients, aux projets, aux devis, aux factures et à la boîte de réception, pour que vous sachiez où tout se trouve.
Configurez votre entreprise dans Workspace369Ajoutez les informations et le logo de votre entreprise, définissez votre devise, votre fuseau horaire et vos codes de taxe, et choisissez l'apparence de vos factures et de vos devis.
Ajoutez vos clients à Workspace369Importez des clients depuis un fichier CSV ou Excel, ou ajoutez-les un par un, puis classez-les par étape et par source du prospect.
De la proposition au paiement dans Workspace369Suivez une prestation du début à la fin : créez une proposition, faites-la accepter et signer par le client, convertissez-la en facture et soyez payé.
Les devis Workspace369, étape par étapeTout ce qu'un devis peut faire : thèmes et couvertures, sections et chronologies, signatures, dates d'expiration, acomptes, relances, modèles et ordres de modification.
Les factures Workspace369, étape par étapeCréez une facture à partir de votre catalogue, répartissez-la en plan de paiement, configurez une facture récurrente, envoyez-la par e-mail ou SMS et enregistrez les paiements à mesure qu'ils arrivent.
Rappels de paiement automatiques dans Workspace369Activez des rappels automatiques pour les factures en retard : un e-mail courtois, un autre plus ferme au bout d'une semaine et un dernier avis, qui s'arrêtent dès que le client paie.
Configurez votre catalogue de produits dans Workspace369Ajoutez vos services et produits une seule fois, avec leurs prix, la taxe et les fournitures qu'ils utilisent : vos devis et factures se remplissent tout seuls et votre stock reste à jour.
Suivez vos dépenses dans Workspace369Scannez un reçu et laissez l'IA remplir la dépense, liez-la à un projet, et voyez ce que vous dépensez par type et comment cela se reflète dans votre résultat net.
Gérez votre planning dans le calendrier Workspace369Voyez chaque prestation, appel et rendez-vous, passez à la vue Équipe et ajoutez une prestation hebdomadaire pour un client et votre équipe, à un moment où tout le monde est libre.
Votre page de réservation en ligne dans Workspace369Créez une page de réservation dans Paramètres, choisissez un style et une couleur de marque, sélectionnez les services réservables, définissez vos règles de réservation et partagez le lien ou le QR code.
Gérez vos projets dans Workspace369Voyez chaque projet avec son client, son statut et son avancement, vérifiez le budget, les dépenses et les heures enregistrées d'un projet, et liez son devis et sa facture pour voir ce qu'il rapporte.
Organisez vos tâches dans Workspace369Voyez chaque tâche d'un tableau par étape, avec son échéance, ses étiquettes et son responsable, ajoutez une tâche et attribuez-la avec une date d'échéance, puis faites-la avancer et cochez-la une fois terminée.
Suivez votre temps et facturez-le dans Workspace369Voyez chaque entrée de temps avec son projet, son client, sa durée et son montant, démarrez un minuteur ou saisissez le temps oublié, puis ajoutez le temps non facturé d'un client à son brouillon de facture.
Configurez des rappels dans Workspace369Voyez ce qui est à venir, en retard ou terminé, gardez vos rappels pour vous ou partagez-les avec votre équipe, puis ajoutez un rappel avec une heure, une priorité et un responsable, et marquez-le comme terminé.
Répondez aux clients au même endroit dans Workspace369Voyez les e-mails, SMS et messages vocaux de vos clients dans une seule liste, répondez à un e-mail avec l'objet déjà rempli, insérez une réponse rapide enregistrée et mettez un SMS en attente pour plus tard.
Connectez votre adresse e-mail à Workspace369Utilisez l'adresse e-mail que chaque espace de travail reçoit automatiquement, ajoutez votre propre domaine pour envoyer depuis des adresses comme hello@ et billing@, et connectez une autre boîte mail en SMTP avec un mot de passe d'application.
Appels et messages vocaux dans Workspace369Voyez uniquement vos messages vocaux dans la Boîte de réception, lisez-en un sans l'écouter et rappelez le client, puis réglez la façon dont les appels sonnent, sont renvoyés et joignent votre équipe, ainsi que l'annonce entendue par les appelants.
Prospects issus de votre site web dans Workspace369Voyez les demandes envoyées via les formulaires de votre site web, ouvrez-en une pour répondre, appeler ou la convertir en client, puis partagez votre formulaire par un lien, un QR code ou un code d'intégration.
Créer un tunnel de vente dans Workspace369Créez un tunnel de vente à partir d'un modèle, modifiez chaque étape et chaque bloc dans l'aperçu sur téléphone, parcourez-le comme un visiteur, puis publiez-le et partagez le lien.
Automatiser vos suivis dans Workspace369Voyez quels flux de travail sont actifs et combien de fois chacun s'est exécuté, ouvrez-en un pour suivre son déclencheur et ses étapes, testez-le sans risque et créez le vôtre à partir d'un modèle.
Parler affaires avec Workspace AI dans Workspace369Ouvrez « Discussion », sous « AI AutoPilot », pour planifier votre journée, obtenir des réponses à partir de vos propres chiffres, lui faire rédiger une relance et le laisser faire le travail quand vous le demandez.
Invitez votre équipe dans Workspace369Retrouvez toutes les personnes qui peuvent se connecter à votre espace de travail, invitez quelqu'un avec un rôle, choisissez les clients et les prix qu'il peut voir, puis changez un rôle plus tard.
Partagez un portail client dans Workspace369Ouvrez « Portail client » depuis le profil d'un client, copiez le lien privé et envoyez-le, puis voyez comment votre client se connecte avec un code par e-mail et ce qu'il voit.
Retainers et factures récurrentes dans Workspace369Facturez un client à chaque cycle avec un forfait, sous forme de banque d'heures, de périmètre mensuel fixe ou d'acompte prépayé, ou répétez un montant fixe avec une facture récurrente.
Contrats et signature électronique dans Workspace369Préparez un contrat en quatre étapes, choisissez qui signe et dans quel ordre, placez les champs de signature, puis envoyez-le et suivez-le jusqu'à ce que tout le monde ait signé.
Le point sur vos suivis clients dans Workspace369Voyez quels clients ont besoin de vous aujourd'hui et pourquoi, filtrez par propriétaire et par type, rédigez l'e-mail à partir de leurs notes, puis envoyez-le, reportez-le ou marquez-le comme fait.
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