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CRM pour les pet sitters et promeneurs de chiens

CRM pour gardiens d'animaux et promeneurs de chiens avec un flux de travail de modification d'horaire

Un client de garde d'animaux peut modifier les dates de visite et le contact autorisé peu avant son départ. Workspace369 réunit les dossiers clients, la planification, les tâches, les conversations et les factures dans un seul flux de travail afin que l'équipe puisse examiner le plan révisé et attribuer le suivi. La réservation en ligne et les rappels automatiques de rendez-vous sont inclus à partir de Specialist, et les automatisations de flux de travail envoient des notifications internes et des e-mails clients sur chaque plan. Testez la modification avec des exemples de dossiers et confirmez la personne responsable avant la mise en ligne.

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Clientla relation et le brief convenu
Travailtâches avec une personne responsable
Facturationfactures et contexte commercial
Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil

Faits clés

Le CRM pour les pet sitters et promeneurs de chiens de Workspace369 couvre 9 domaines, y compris les dossiers clients, les propositions, les projets et les tâches.

Le workflow s'exécute en 5 étapes, de "la prise en charge et la configuration des dossiers clients" à "la facturation via le portail client".

Workspace369 commence à 29 $/mois pour 1 siège, et le plan Commander inclut 20 sièges, 500 Go de stockage et 120 000 jetons IA par mois à 299 $/mois.

Les sièges supplémentaires coûtent 10 $ chacun et 100 Go de stockage supplémentaire coûtent 15 $ ; les prix complets sont publics sur le Page de tarifs Workspace369.

Le problème

Obstacles administratifs dans l'administration de garde d'animaux

Dates de réservation obsolètes

Lorsque les propriétaires d'animaux modifient leurs projets de voyage, les dossiers administratifs deviennent désordonnés. Si un opérateur se fie à sa mémoire, des conflits de planification surviennent immédiatement. La gestion des dossiers clients manuellement sans cadre clair pour les mises à jour entraîne des dates manquées. Les opérateurs doivent ouvrir les dossiers clients, inspecter les notes du fichier d'origine et ajuster les dates prévues pour éviter les lacunes dans le suivi administratif avant que le propriétaire de l'animal ne parte en voyage.

Contacts d'urgence non vérifiés

Les perturbations de voyage obligent souvent les propriétaires d'animaux à mettre à jour leur contact d'urgence autorisé à la dernière minute. Si ces nouvelles informations de contact sont enfouies dans des conversations désorganisées, l'équipe administrative ne peut pas coordonner efficacement les tâches. Sans mettre à jour manuellement les dossiers clients et les fichiers, l'équipe manque des données de contact correctes nécessaires pour gérer le projet, ce qui entraîne une confusion administrative pendant la période de garde d'animaux.

Détails de facture déconnectés

Changer les dates de visite a un impact sur la précision de la facturation administrative. Si les factures sont générées à partir de données de projet obsolètes, le relevé de facturation final ne correspondra pas aux dates réelles du service. Les opérateurs doivent examiner manuellement les conversations et les fichiers pour ajuster les factures avant de les envoyer au portail client. Cet examen administratif garantit que les enregistrements financiers correspondent précisément au calendrier modifié des soins aux animaux.

Conversations clients dispersées

Les gardiens d'animaux reçoivent fréquemment des mises à jour via plusieurs canaux de communication. Lorsqu'un client modifie les dates de visite et le contact autorisé avant un voyage, ces détails se perdent si les conversations ne sont pas associées aux dossiers principaux des clients. Les opérateurs passent un temps excessif à rechercher dans des messages bruts au lieu d'exécuter des tâches administratives, retardant la mise à jour des enregistrements de planification essentiels et des jalons du projet.

Le produit

Découvrez l'espace de travail que vos clients ressentent.

01

Un portail que les clients consultent réellement

Les clients suivent les progrès, les fichiers et les factures dans un portail personnalisé au lieu de demander des mises à jour à votre équipe.

Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil
02

Tous les canaux dans une seule boîte de réception

Les e-mails, SMS, appels et messages vocaux atterrissent à côté du dossier client — avec des résumés IA, afin que toute personne de l'équipe puisse répondre avec le contexte complet.

Boîte de réception partagée Workspace369 montrant l'historique des e-mails, SMS et appels à côté d'un dossier client
03

Travaux clients, organisés en projets

Tâches, fichiers et statut pour chaque engagement — visibles par l'équipe et, via le portail client, par le client.

Tableau de projet Workspace369 montrant les travaux clients organisés en étapes avec les responsables et le statut
04

Des propositions aux factures payées

Envoyez des devis, facturez des étapes ou des contrats récurrents, et laissez des rappels automatisés relancer tout ce qui est en attente.

Éditeur de factures Workspace369 montrant les lignes d'articles, les conditions de paiement et les détails du client

Flux de travail

Flux de travail pour les opérations de soins aux animaux

01

Configuration des dossiers d'admission et des clients

L'opérateur initie le flux de travail en créant des dossiers clients complets pour le propriétaire de l'animal. Il télécharge les fichiers nécessaires concernant les habitudes de l'animal et les instructions générales de soins directement dans le système. L'opérateur enregistre les dates de voyage initiales, les noms des contacts d'urgence et les numéros de téléphone dans des champs personnalisés. Cela établit le dossier client de base avant que toute planification ou étape clé du projet ne soit attribuée à l'équipe.

02

Proposition et alignement de la planification

L'opérateur génère des propositions décrivant les services de garde d'animaux et les frais. Une fois que le client approuve et signe électroniquement la proposition, l'opérateur crée le projet et remplit le calendrier de planification avec les dates de visite demandées. Des tâches sont ensuite créées pour chaque visite, de sorte que chaque jour planifié ait une tâche correspondante dans le projet.

03

Traitement des modifications de calendrier tardives

Lorsqu'un client de garde d'animaux change les dates de visite et le contact autorisé avant le voyage, l'opérateur ouvre le dossier client, met à jour le champ du contact d'urgence et déplace les visites dans le calendrier. L'opérateur met ensuite à jour les fichiers du projet pour refléter le nouveau calendrier de voyage, en s'assurant que chaque enregistrement correspond.

04

Ajustement des tâches et révision des fichiers

Suite à la modification du calendrier, l'opérateur examine toutes les tâches actives associées au projet. Il ajuste les échéances des tâches pour qu'elles correspondent aux nouvelles dates de visite. L'opérateur télécharge toutes les instructions textuelles client mises à jour dans la section des fichiers et enregistre une décision dans le brief convenu concernant ces changements.

05

Facturation via le portail client

L'opérateur génère les factures finales reflétant les détails de planification mis à jour. Il publie les factures sur le portail client pour que le propriétaire de l'animal puisse les consulter. En conservant les conversations, la planification et les factures au sein d'un seul système, l'opérateur peut vérifier que les montants facturés correspondent aux dates de projet mises à jour avant d'archiver le dossier de garde d'animaux terminé.

Couverture produit

Opérations clients pour gardiens d'animaux et promeneurs de chiens

  • Un opérateur peut modifier les dates de voyage dans le module de planification et vérifier que les dates mises à jour apparaissent correctement dans les dossiers clients.
  • Le nouveau nom du contact d'urgence saisi par l'opérateur est visible dans les fichiers du projet et peut être recoupé lors des examens de tâches actives.
  • Les factures générées après la modification du calendrier reflètent avec précision les nouvelles plages de dates et sont visibles par un client test à l'intérieur du portail client.
Dossiers clients
Propositions
Projets et tâches
Fichiers
Conversations
Planification
Factures
Portail client
Automatisation des flux de travail

Approuvé sur l'App Store

Noté par les personnes qui gèrent leur travail client.

★★★★★
Enfin apaisant

J'ai jonglé entre trois ou quatre outils tout-en-un et je me retrouvais toujours avec un fouillis d'onglets. C'est le premier qui me semble apaisant. J'ai configuré mes projets clients en dix minutes.

Justin R. · Fondateur solo · Avis App Store
★★★★★
Déploiement d'équipe sans douleur

Nous l'avons déployé auprès de notre équipe de huit personnes et l'adoption a été sans douleur — intuitive et soignée. J'aimerais plus d'intégrations, mais ils continuent de livrer.

Samantha D. · Responsable des opérations · Avis App Store
★★★★★
Des heures gagnées chaque semaine

Je jonglais avec des outils séparés pour les notes, les tâches, les documents et les mises à jour. La consolidation en un seul endroit m'a vraiment fait gagner des heures chaque semaine. Le support est également réactif.

Alicia N. · Fondatrice d'agence · Avis App Store
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FAQ

Critères de vérification et de test

Comment le système gère-t-il un client qui change ses dates de visite avant le voyage ?

L'opérateur déplace les visites sur le calendrier et met à jour les dates spécifiques du projet. Il met également à jour les champs du dossier client afin que le nouveau calendrier de voyage soit reflété dans toutes les tâches et tous les fichiers avant le départ du client.

Le portail client peut-il être utilisé pour mettre à jour le contact autorisé ?

Le propriétaire de l'animal consulte les fichiers et les propositions dans le portail client et envoie les changements de contact via les conversations. L'opérateur saisit le nouveau contact autorisé dans le dossier client, de sorte que toute l'équipe travaille à partir des détails actuels.

Workspace369 suit-il les itinéraires de promenade de chiens en direct ou les codes d'accès ?

Conservez les clés et les codes d'accès dans votre processus de gestion d'accès approuvé, et la localisation en direct et la planification d'itinéraires dans une application de marche dédiée. Workspace369 gère l'activité autour de chaque visite : dossiers clients, propositions, projets, tâches, fichiers, conversations, planification, factures et le portail client.

Comment les factures sont-elles ajustées lorsque les dates de garde d'animaux changent ?

L'opérateur examine les entrées de planification mises à jour pour le projet, ouvre le module de facturation et modifie les postes pour correspondre aux nouvelles dates. La facture mise à jour est ensuite publiée sur le portail client pour l'accès du client.

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