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CRM pour les gestionnaires immobiliers

CRM pour gestionnaires immobiliers avec un flux de travail de proposition de propriétaire

Les gestionnaires immobiliers ont souvent du mal à distinguer les demandes des propriétaires des opérations de maintenance actives des locataires. Lorsqu'un propriétaire demande une proposition de gestion, le mélange de ces communications avec les dossiers de location existants crée une confusion administrative. Workspace369 gère l'acquisition de propriétaires de bout en bout : dossiers clients, propositions, projets d'intégration et factures de configuration. Le développement commercial des propriétaires reste séparé des opérations des locataires, de sorte que chaque nouveau propriétaire fait l'objet d'un examen structuré avant le début de l'intégration de la propriété.

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Clientla relation et le brief convenu
Travailtâches avec une personne responsable
Facturationfactures et contexte commercial
Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil

Faits clés

Le CRM pour les gestionnaires immobiliers de Workspace369 couvre 9 domaines, y compris les dossiers clients, les propositions, les projets et les tâches.

Le workflow s'exécute en 5 étapes, de "l'enregistrement de la demande" à "l'octroi de l'accès au portail".

Workspace369 commence à 29 $/mois pour 1 siège, et le plan Commander inclut 20 sièges, 500 Go de stockage et 120 000 jetons IA par mois à 299 $/mois.

Les sièges supplémentaires coûtent 10 $ chacun et 100 Go de stockage supplémentaire coûtent 15 $ ; les prix complets sont publics sur le Page de tarifs Workspace369.

Le problème

Obstacles administratifs dans l'acquisition de propriétaires

Prolifération des demandes des propriétaires

Les propriétaires à la recherche de services de gestion envoient souvent des portefeuilles immobiliers mixtes par e-mail. Sans dossiers clients dédiés, ces portefeuilles sont mal classés aux côtés des tickets de support actifs des locataires. Les membres du personnel perdent la trace des détails de la demande initiale, ce qui entraîne des suivis manqués. Conserver les dossiers des propriétaires potentiels et les conversations initiales séparés des données des locataires assure une communication claire pendant la phase critique pré-contrat.

Propositions non structurées

La création d'accords de gestion personnalisés nécessite des conditions précises concernant les structures de frais et les plafonds de maintenance. Lorsque les gestionnaires immobiliers utilisent des documents texte génériques, des erreurs se produisent fréquemment. Ne pas suivre les propositions dans un système de travail client dédié signifie que le personnel peut exécuter des versions de contrat obsolètes. La gestion des propositions, des fichiers et des conversations initiales avec les propriétaires en un seul endroit empêche l'envoi de conditions non autorisées aux clients potentiels.

Confusion des tâches d'intégration

Une fois qu'un propriétaire signe un contrat de gestion, la transition des données immobilières implique de nombreuses étapes administratives. Sans projets et tâches structurés, les membres de l'équipe oublient de collecter les certificats d'assurance ou les formulaires d'autorisation de services publics. Cette lacune administrative retarde l'intégration réelle de la propriété. Le suivi de ces tâches pré-opérationnelles garantit que tous les prérequis légaux et administratifs sont remplis avant le début du placement des locataires.

Suivi des frais dispersé

La collecte des frais de mise en place initiaux ou des honoraires d'intégration auprès des nouveaux propriétaires passe souvent inaperçue. Si la facturation est gérée entièrement séparément du projet d'intégration, l'équipe financière manque de visibilité sur l'état du projet. L'association des factures directement aux dossiers clients et aux projets d'intégration garantit que les frais de mise en place sont demandés, suivis et collectés avant que les services de gestion immobilière ne commencent officiellement.

Le produit

Découvrez l'espace de travail que vos clients ressentent.

01

Un portail que les clients consultent réellement

Les clients suivent les progrès, les fichiers et les factures dans un portail personnalisé au lieu de demander des mises à jour à votre équipe.

Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil
02

Tous les canaux dans une seule boîte de réception

Les e-mails, SMS, appels et messages vocaux atterrissent à côté du dossier client — avec des résumés IA, afin que toute personne de l'équipe puisse répondre avec le contexte complet.

Boîte de réception partagée Workspace369 montrant l'historique des e-mails, SMS et appels à côté d'un dossier client
03

Travaux clients, organisés en projets

Tâches, fichiers et statut pour chaque engagement — visibles par l'équipe et, via le portail client, par le client.

Tableau de projet Workspace369 montrant les travaux clients organisés en étapes avec les responsables et le statut
04

Des propositions aux factures payées

Envoyez des devis, facturez des étapes ou des contrats récurrents, et laissez des rappels automatisés relancer tout ce qui est en attente.

Éditeur de factures Workspace369 montrant les lignes d'articles, les conditions de paiement et les détails du client

Flux de travail

Le flux de travail d'intégration et de proposition des propriétaires

01

Enregistrement des demandes

Le flux de travail commence lorsqu'un propriétaire soumet une demande. Un membre de l'équipe crée une nouvelle entrée dans les dossiers clients pour enregistrer les détails de la propriété, les coordonnées du propriétaire et les exigences initiales. Toutes les conversations initiales et les fichiers, tels que les photos actuelles de la propriété ou les résumés des unités existantes, sont joints à ce dossier. Cela permet de maintenir les données initiales de développement commercial propres et séparées des systèmes opérationnels des locataires actifs.

02

Génération de propositions

Ensuite, le gestionnaire utilise la plateforme pour rédiger et émettre des propositions formelles au propriétaire. La proposition décrit les pourcentages de gestion, les limites d'autorisation de maintenance et les conditions de service. Un membre de l'équipe peut mettre à jour le statut de la proposition tout en planifiant une réunion de suivi à l'aide de l'outil de planification. Cela garantit que le propriétaire reçoit le document et dispose d'une méthode claire pour réserver une conversation d'examen.

03

Configuration du projet d'intégration

Après acceptation de la proposition, le gestionnaire crée un projet d'intégration actif. Ce projet contient une liste de tâches attribuées au personnel administratif. Les tâches comprennent la sécurisation des copies d'acte, la vérification de l'assurance de la propriété et la configuration du profil du propriétaire. Les fichiers fournis par le propriétaire sont organisés dans le dossier du projet pour une référence administrative facile pendant la transition.

04

Facturation initiale

Avant le début de la gestion opérationnelle, l'administrateur émet les factures pour les frais initiaux de mise en place de la propriété via la plateforme. Cette facture est directement liée aux dossiers clients et au projet d'intégration. L'équipe surveille le statut du paiement, s'assurant qu'aucune tâche d'intégration ne progresse jusqu'à son achèvement tant que le propriétaire n'a pas payé la redevance de mise en place requise, protégeant ainsi la société des coûts opérationnels initiaux.

05

Provision d'accès au portail

Enfin, le gestionnaire immobilier accorde au propriétaire l'accès au portail client. Via ce portail, le propriétaire peut consulter les fichiers d'intégration terminés, examiner l'état du projet et consulter les conversations historiques. Une fois l'intégration terminée, les enregistrements des locataires et la comptabilité des baux restent dans le système immobilier principal, et la relation avec le propriétaire se poursuit dans Workspace369.

Couverture produit

Opérations clients pour gestionnaires immobiliers

  • Le système doit enregistrer avec succès une demande de propriétaire immobilier potentiel dans les enregistrements clients sans créer d'entrées dupliquées ou automatisées dans la base de données des locataires.
  • Le document de proposition doit être directement lié à un projet d'intégration, permettant au personnel de suivre les tâches et les fichiers spécifiques requis avant que le contrat de gestion ne devienne actif.
  • Le portail client doit restreindre le propriétaire immobilier à la consultation de ses propositions, factures et conversations de propriétaire spécifiques, garantissant une isolation complète des données par rapport aux autres clients.
Dossiers clients
Propositions
Projets et tâches
Fichiers
Conversations
Planification
Factures
Portail client
Automatisation des flux de travail

Approuvé sur l'App Store

Noté par les personnes qui gèrent leur travail client.

★★★★★
Enfin apaisant

J'ai jonglé entre trois ou quatre outils tout-en-un et je me retrouvais toujours avec un fouillis d'onglets. C'est le premier qui me semble apaisant. J'ai configuré mes projets clients en dix minutes.

Justin R. · Fondateur solo · Avis App Store
★★★★★
Déploiement d'équipe sans douleur

Nous l'avons déployé auprès de notre équipe de huit personnes et l'adoption a été sans douleur — intuitive et soignée. J'aimerais plus d'intégrations, mais ils continuent de livrer.

Samantha D. · Responsable des opérations · Avis App Store
★★★★★
Des heures gagnées chaque semaine

Je jonglais avec des outils séparés pour les notes, les tâches, les documents et les mises à jour. La consolidation en un seul endroit m'a vraiment fait gagner des heures chaque semaine. Le support est également réactif.

Alicia N. · Fondatrice d'agence · Avis App Store
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Commencez un essai gratuit ou parlez à un commercial — dans tous les cas, vous verrez la boucle complète : boîte de réception, projets, portail et facturation.
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FAQ

Critères de vérification de l'intégration du propriétaire

Ce système remplace-t-il notre logiciel principal de gestion immobilière ?

Conservez les registres de loyer, la comptabilité des baux, le filtrage des locataires et la gestion de la maintenance dans votre logiciel de gestion immobilière. Workspace369 gère le côté propriétaire de l'entreprise : dossiers clients, propositions, projets d'intégration, conversations et factures, et depuis Specialist, il se connecte à d'autres systèmes via des webhooks et l'API.

Comment les dossiers des locataires sont-ils gérés pendant le processus d'intégration du propriétaire ?

Les enregistrements des locataires restent au sein de votre système immobilier principal, tandis que Workspace369 gère le développement commercial et l'intégration des propriétaires. En séparant les données des locataires, votre équipe peut gérer les propositions, les fichiers et les conversations avec les propriétaires sans encombrer vos bases de données opérationnelles de locataires ou vos systèmes de suivi des baux.

Pouvons-nous suivre les frais d'intégration des propriétaires dans Workspace369 ?

Oui, vous pouvez générer et suivre les factures pour les frais d'installation initiaux et les honoraires de démarrage directement dans la plateforme. Ces factures sont liées aux dossiers clients spécifiques du propriétaire et aux projets de démarrage, permettant à votre équipe administrative de vérifier que les paiements sont collectés avant que les propriétés ne soient entièrement intégrées à votre portefeuille actif.

Comment les propriétaires interagissent-ils avec le système lors de l'intégration ?

Les propriétaires utilisent le portail client pour examiner les propositions, vérifier l'état des tâches d'intégration, consulter les fichiers de propriété partagés et maintenir les conversations avec votre équipe de gestion. Cela offre aux propriétaires un espace professionnel et privé pour travailler avec votre équipe avant que leurs propriétés ne soient mises en ligne dans votre système de gestion des locataires.

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