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CRM pour les agences immobilières

CRM pour les agences immobilières avec un flux de travail spécifique

Les sociétés immobilières ont besoin de structures administratives claires pour gérer les dossiers clients, les fichiers et la planification sans interférer avec les systèmes MLS externes. Workspace369 gère les propositions, les projets, les tâches, les conversations et les factures pour l'ensemble de la société dans un seul système. Le personnel enregistre chaque transfert de prospect dans un champ propriétaire personnalisé, et les rôles et permissions contrôlent ce que chaque agent voit. Avec des pistes d'audit et un historique complet des conversations, les sociétés suivent les tâches et les interactions clients parallèlement à leur plateforme de gestion des transactions.

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Clientla relation et le brief convenu
Travailtâches avec une personne responsable
Facturationfactures et contexte commercial
Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil

Faits clés

Le CRM pour les agences immobilières de Workspace369 couvre 9 domaines, y compris les dossiers clients, les propositions, les projets et les tâches.

Le workflow s'exécute en 5 étapes, de "l'établissement du dossier client principal" à "l'émission des factures administratives et l'archivage des fichiers".

Workspace369 commence à 29 $/mois pour 1 siège, et le plan Commander inclut 20 sièges, 500 Go de stockage et 120 000 jetons IA par mois à 299 $/mois.

Les sièges supplémentaires coûtent 10 $ chacun et 100 Go de stockage supplémentaire coûtent 15 $ ; les prix complets sont publics sur le Page de tarifs Workspace369.

Le problème

Friction administrative dans les opérations de courtage

Propriété ambiguë des prospects lors des transferts d'agents

Lorsqu'un prospect passe d'un agent à l'autre, le dossier administratif perd souvent sa désignation claire de superviseur. Sans propriétaire explicite enregistré dans le cahier des charges, les tâches et les réunions prévues entrent en conflit. Ce manque de responsabilité entraîne des conversations clients perdues et des propositions dupliquées. Les courtiers exigent un enregistrement administratif strict pour suivre quel agent possède le dossier client à toute heure, aidant le personnel à gérer les frictions internes et les dossiers non attribués.

Propositions immobilières et fichiers clients dispersés

Le personnel administratif distribue souvent les dossiers immobiliers, les accords clients et les propositions initiales dans des fils d'e-mails distincts. Cette fragmentation rend difficile la vérification des derniers documents de projet avant la planification des visites. Lorsque les conversations et les fichiers résident dans des silos déconnectés, la vérification des dossiers clients nécessite des recherches manuelles. Un cadre administratif unifié maintient les tâches du projet, les dossiers clients et les fichiers liés ensemble pour une visibilité opérationnelle claire.

Planification et conversations clients déconnectées

La coordination des consultations immobilières et des revues administratives échoue souvent lorsque les outils de planification fonctionnent indépendamment des conversations clients. Les membres du personnel planifient des rendez-vous sans consulter les dossiers clients historiques ou les tâches actives. Cette lacune entraîne des dates manquées et des propositions non confirmées. Les agences immobilières ont besoin d'une méthode pour lier la planification directement aux dossiers clients, afin que les conversations concernant les dates soient visibles par l'équipe administrative.

Factures non suivies et tâches de projet administratives

Les frais administratifs et les factures clients sortent souvent du cadre du suivi standard des projets. Lorsque les employés émettent des factures sans les lier à des enregistrements clients ou à des tâches spécifiques, le suivi des paiements devient une corvée manuelle. Les sociétés de courtage ont besoin d'un système où les factures administratives, les propositions et les projets sont liés à l'enregistrement du client. Cela permet à chaque tâche terminée de correspondre avec précision à son enregistrement financier correspondant lorsqu'elle est correctement enregistrée.

Le produit

Découvrez l'espace de travail que vos clients ressentent.

01

Un portail que les clients consultent réellement

Les clients suivent les progrès, les fichiers et les factures dans un portail personnalisé au lieu de demander des mises à jour à votre équipe.

Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil
02

Tous les canaux dans une seule boîte de réception

Les e-mails, SMS, appels et messages vocaux atterrissent à côté du dossier client — avec des résumés IA, afin que toute personne de l'équipe puisse répondre avec le contexte complet.

Boîte de réception partagée Workspace369 montrant l'historique des e-mails, SMS et appels à côté d'un dossier client
03

Travaux clients, organisés en projets

Tâches, fichiers et statut pour chaque engagement — visibles par l'équipe et, via le portail client, par le client.

Tableau de projet Workspace369 montrant les travaux clients organisés en étapes avec les responsables et le statut
04

Des propositions aux factures payées

Envoyez des devis, facturez des étapes ou des contrats récurrents, et laissez des rappels automatisés relancer tout ce qui est en attente.

Éditeur de factures Workspace369 montrant les lignes d'articles, les conditions de paiement et les détails du client

Flux de travail

Le flux de travail client de courtage

01

Établir le dossier client principal

Le workflow commence par la saisie de l'acheteur ou du vendeur potentiel dans la base de données des dossiers clients. Le personnel administratif documente les paramètres de la demande initiale et attribue un propriétaire d'agent explicite dans un champ de propriétaire personnalisé. Ce dossier sert de fichier client principal, ancrant toutes les propositions, tâches et planifications futures. Les membres du personnel vérifient que les coordonnées sont complètes avant d'initier toute autre phase de projet ou affectation administrative.

02

Rédaction et distribution de propositions administratives

Une fois le dossier client établi, le personnel crée et envoie des propositions formelles. Ces documents décrivent les termes du service de courtage et les calendriers de consultation initiaux. La proposition est partagée directement avec le client via le portail client, permettant un examen transparent. Les membres du personnel enregistrent toutes les conversations clients liées dans la plateforme pour suivre les commentaires, les modifications et les dates d'approbation avant de passer aux projets actifs.

03

Initialiser le projet immobilier et les listes de tâches

Après l'acceptation de la proposition, le personnel convertit le dossier en projet actif. Ce projet contient des listes de tâches spécifiques pour la collecte de documents, les vérifications d'antécédents et la préparation des visites. Chaque tâche se voit attribuer une date limite et un opérateur spécifique. Le responsable de compte explicite reste enregistré sur le dossier client, de sorte que toute mise à jour de tâche ou téléversement de fichier puisse être examiné par l'agent responsable.

04

Coordination de la planification et des conversations clients

Le personnel administratif utilise la fonction de planification pour organiser les consultations immobilières et les sessions de signature de documents. Ces événements de calendrier sont directement liés au dossier client principal et au projet actif. Les modifications de la planification peuvent être mises à jour dans le portail client par un membre du personnel. Les conversations concernant les ajustements de calendrier sont enregistrées dans le journal de communication partagé, maintenant une chronologie explicite de toutes les interactions pendant le cycle de vie de la transaction.

05

Émission de factures administratives et archivage de fichiers

Lors de l'achèvement des jalons du projet, la société de courtage émet des factures pour les services administratifs ou de conseil. Le personnel génère la facture dans la plateforme, la liant au dossier client et aux tâches accomplies. Une fois payés, tous les fichiers, propositions et conversations connexes sont archivés dans le dossier client. Cela maintient un historique clair de l'ensemble de l'engagement accessible à la société de courtage.

Couverture produit

Opérations clients pour agences immobilières

  • Lorsqu'un dossier client est transféré, le champ propriétaire personnalisé affiche le nouvel agent avant toute réaffectation de tâche.
  • Le portail client doit afficher avec précision les propositions partagées et les dates de planification au client sans exposer les listes de tâches internes de l'agent ou les conversations privées.
  • Le personnel peut générer une facture qui se lie directement à une tâche de projet terminée et la voir dans le dossier client.
Dossiers clients
Propositions
Projets et tâches
Fichiers
Conversations
Planification
Factures
Portail client
Automatisation des flux de travail

Approuvé sur l'App Store

Noté par les personnes qui gèrent leur travail client.

★★★★★
Enfin apaisant

J'ai jonglé entre trois ou quatre outils tout-en-un et je me retrouvais toujours avec un fouillis d'onglets. C'est le premier qui me semble apaisant. J'ai configuré mes projets clients en dix minutes.

Justin R. · Fondateur solo · Avis App Store
★★★★★
Déploiement d'équipe sans douleur

Nous l'avons déployé auprès de notre équipe de huit personnes et l'adoption a été sans douleur — intuitive et soignée. J'aimerais plus d'intégrations, mais ils continuent de livrer.

Samantha D. · Responsable des opérations · Avis App Store
★★★★★
Des heures gagnées chaque semaine

Je jonglais avec des outils séparés pour les notes, les tâches, les documents et les mises à jour. La consolidation en un seul endroit m'a vraiment fait gagner des heures chaque semaine. Le support est également réactif.

Alicia N. · Fondatrice d'agence · Avis App Store
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FAQ

Critères d'évaluation pour la propriété et l'administration des prospects

Comment le système gère-t-il les commissions d'agents et les inscriptions MLS ?

Conservez les annonces MLS et les calculs de commission dans vos systèmes de courtage. Workspace369 gère le côté client, des dossiers clients et propositions à la planification et aux factures, et se connecte à d'autres systèmes via des webhooks et l'API de Specialist.

Pouvons-nous suivre les changements de propriété des prospects lorsqu'un agent quitte ?

Oui. Le personnel met à jour le champ propriétaire personnalisé lorsqu'un prospect passe d'un agent à l'autre, et les rôles et permissions contrôlent quels agents peuvent voir l'enregistrement. Le courtage maintient une responsabilité claire pour tous les projets, tâches et consultations planifiées associés à ce client spécifique.

Quels fichiers peuvent être stockés dans les dossiers clients ?

Les propositions signées restent sur chaque dossier client, et depuis Specialist, les courtiers peuvent joindre des fichiers et des plans de planification directement au dossier. Cela maintient toute la documentation nécessaire connectée aux projets et tâches actifs, de sorte que le prochain agent dispose de l'historique complet lorsqu'un prospect change de mains.

Comment les clients interagissent-ils avec le courtage via la plateforme ?

Les clients accèdent au courtage via le portail client pour examiner les propositions, vérifier les dates de planification et consulter les factures émises. Ils peuvent également engager des conversations concernant leurs projets actifs. Les tâches internes, les affectations d'agents et les fichiers internes privés restent cachés du portail client pour garantir la confidentialité opérationnelle.

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