Suite 2026 : boîte de réception, IA, comptabilité.Ouvrir l'application

CRM pour gestionnaires de locations à court terme

CRM pour gestionnaires de locations à court terme avec un flux de travail d'acquisition de propriétaires

Les gestionnaires de locations à court terme ont souvent du mal à gérer le côté commercial de l'acquisition de propriétés tout en gérant les opérations des clients. Workspace369 gère la relation commerciale entre le gestionnaire et le propriétaire. En utilisant des dossiers clients et des propositions structurés, vous pouvez transformer un prospect en une propriété gérée. Les tâches d'intégration de propriété, les conversations avec les propriétaires et les factures de gestion mensuelles s'exécutent ensuite dans un seul espace de travail.

Commencer l'essai gratuit Parler aux ventes
Clientla relation et le brief convenu
Travailtâches avec une personne responsable
Facturationfactures et contexte commercial
Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil

Faits clés

Le CRM pour gestionnaires de locations à court terme de Workspace369 couvre 9 domaines, y compris les fiches clients, les propositions, les projets et les tâches.

Le workflow s'exécute en 5 étapes, de "l'enregistrement de la demande du propriétaire" à "l'émission des factures de gestion mensuelles".

Workspace369 commence à 29 $/mois pour 1 siège, et le plan Commander inclut 20 sièges, 500 Go de stockage et 120 000 jetons IA par mois à 299 $/mois.

Les sièges supplémentaires coûtent 10 $ chacun et 100 Go de stockage supplémentaire coûtent 15 $ ; les prix complets sont publics sur le Page de tarifs Workspace369.

Le problème

Défis administratifs dans la gestion locative

Fragmentation des données propriétaires

Les détails de la propriété et les informations de contact du propriétaire sont souvent dispersés dans divers fils d'e-mails et messages texte. Sans un dossier client structuré, les gestionnaires perdent la trace des préférences spécifiques du propriétaire ou des instructions d'accès à la propriété. Cela entraîne des erreurs administratives lors de la rédaction des accords de gestion. Le stockage de ces détails dans un dossier dédié permet une meilleure organisation des faits essentiels nécessaires au maintien d'une relation professionnelle avec le propriétaire.

Intégration de propriétés bloquée

Les nouvelles propriétés restent souvent vides car les transferts de services publics, le nettoyage en profondeur et les tâches de photographie ne sont pas suivis systématiquement. Lorsque l'intégration manque d'une structure de projet claire, les délais sont manqués et la propriété reste non répertoriée plus longtemps que nécessaire. En créant un projet spécifique pour chaque nouvelle location, les gestionnaires peuvent attribuer des tâches et suivre les progrès pour surveiller la disponibilité pour les clients dans les délais.

Retards de livraison des propositions

La perte de propriétaires potentiels est un risque courant lorsque la rédaction et la livraison des propositions de gestion prennent trop de temps. Si un propriétaire doit attendre des jours pour un contrat de service, il peut choisir un concurrent qui répond plus rapidement. L'utilisation d'un outil de proposition structuré permet aux gestionnaires de décrire rapidement les structures de frais et les services, offrant une expérience professionnelle qui encourage les propriétaires à engager leurs propriétés dans votre portefeuille de gestion.

Facturation et confusion des frais

L'enregistrement manuel des frais de gestion et des décaissements des propriétaires peut entraîner des erreurs comptables importantes et des clients frustrés. Sans un enregistrement clair des factures, il est difficile de prouver la valeur de vos services ou d'assurer un paiement rapide. La génération de factures directement à partir du dossier client fournit une piste administrative claire pour le gestionnaire et le propriétaire, réduisant les litiges et simplifiant grandement le rapprochement financier mensuel.

Le produit

Découvrez l'espace de travail que vos clients ressentent.

01

Un portail que les clients consultent réellement

Les clients suivent les progrès, les fichiers et les factures dans un portail personnalisé au lieu de demander des mises à jour à votre équipe.

Dossier client Workspace369 montrant l'historique, les fichiers, la communication et les factures dans un seul profil
02

Tous les canaux dans une seule boîte de réception

Les e-mails, SMS, appels et messages vocaux atterrissent à côté du dossier client — avec des résumés IA, afin que toute personne de l'équipe puisse répondre avec le contexte complet.

Boîte de réception partagée Workspace369 montrant l'historique des e-mails, SMS et appels à côté d'un dossier client
03

Travaux clients, organisés en projets

Tâches, fichiers et statut pour chaque engagement — visibles par l'équipe et, via le portail client, par le client.

Tableau de projet Workspace369 montrant les travaux clients organisés en étapes avec les responsables et le statut
04

Des propositions aux factures payées

Envoyez des devis, facturez des étapes ou des contrats récurrents, et laissez des rappels automatisés relancer tout ce qui est en attente.

Éditeur de factures Workspace369 montrant les lignes d'articles, les conditions de paiement et les détails du client

Flux de travail

Flux de travail d'acquisition et d'intégration de propriété

01

Demande de renseignements sur le propriétaire du dossier

Commencez par créer un dossier client détaillé pour le propriétaire. Ce dossier doit inclure l'adresse spécifique du site, le nombre d'unités et toutes les caractéristiques uniques de la propriété. Au lieu de vous fier à la mémoire, enregistrez ces détails dans le brief pour vous assurer que chaque membre de l'équipe a accès aux mêmes informations. Cette étape établit la base de tous les travaux futurs, garantissant que la propriété est correctement identifiée dans toutes les propositions de gestion et les factures.

02

Proposition de gestion de projet

Utilisez la fonction de proposition pour décrire vos structures de frais de gestion, vos frais de nettoyage et vos responsabilités d'entretien. En présentant clairement ces termes dans une proposition numérique, vous donnez au propriétaire un document professionnel à examiner, approuver et signer électroniquement. Cela remplace les accords informels par e-mail et garantit que les deux parties ont une compréhension commune des termes de gestion. Vous pouvez également inclure des fichiers spécifiques, tels que les exigences d'assurance, pour fournir un aperçu complet du partenariat.

03

Initialiser le projet d'intégration

Une fois la proposition acceptée, configurez un projet dédié pour suivre les tâches de préparation de la propriété. Ce projet doit inclure des tâches pour la mise en place des services publics, l'installation de serrures intelligentes et la photographie professionnelle. L'attribution de ces tâches à des membres spécifiques de l'équipe assure la responsabilisation et fournit un calendrier clair pour savoir quand la propriété sera prête pour les invités. Cette approche structurée évite que des détails petits mais critiques ne soient négligés pendant la période de transition chargée entre les propriétaires.

04

Planifier les inspections immobilières

Utilisez l'outil de planification pour coordonner les visites finales et les inspections avec le propriétaire de la propriété. Cela vous permet de confirmer que toutes les tâches d'intégration sont terminées selon vos normes. En partageant le calendrier, vous tenez le propriétaire informé de vos progrès sans avoir besoin de mises à jour constantes par téléphone. L'enregistrement des résultats de ces inspections dans les fichiers du projet fournit un historique de l'état de la propriété au début de votre gestion.

05

Émettre des factures de gestion mensuelles

Générer et envoyer des factures mensuelles pour vos services de gestion en fonction des tarifs convenus dans la proposition initiale. Cela maintient la relation financière transparente et professionnelle. En liant les factures au dossier client du propriétaire, vous pouvez facilement suivre l'historique des paiements et identifier les frais en suspens. Ce processus de facturation systématique aide à suivre la trésorerie de l'entreprise tout en fournissant au propriétaire des documents clairs pour ses propres dossiers fiscaux.

Couverture produit

Opérations clients pour gestionnaires de locations à court terme

  • Le système doit conserver les coordonnées du propriétaire et l'adresse de la propriété telles qu'enregistrées par l'équipe lors de la transition de la proposition au projet actif.
  • La proposition doit être accessible au propriétaire via le portail client, lui permettant de consulter les conditions et de communiquer des questions directement dans le fil de conversation.
  • Le projet d'intégration doit permettre la création de tâches spécifiques pour l'installation des services publics et la photographie, avec des dates attribuées visibles dans la vue de planification partagée.
Dossiers clients
Propositions
Projets et tâches
Fichiers
Conversations
Planification
Factures
Portail client
Automatisation des flux de travail

Approuvé sur l'App Store

Noté par les personnes qui gèrent leur travail client.

★★★★★
Enfin apaisant

J'ai jonglé entre trois ou quatre outils tout-en-un et je me retrouvais toujours avec un fouillis d'onglets. C'est le premier qui me semble apaisant. J'ai configuré mes projets clients en dix minutes.

Justin R. · Fondateur solo · Avis App Store
★★★★★
Déploiement d'équipe sans douleur

Nous l'avons déployé auprès de notre équipe de huit personnes et l'adoption a été sans douleur — intuitive et soignée. J'aimerais plus d'intégrations, mais ils continuent de livrer.

Samantha D. · Responsable des opérations · Avis App Store
★★★★★
Des heures gagnées chaque semaine

Je jonglais avec des outils séparés pour les notes, les tâches, les documents et les mises à jour. La consolidation en un seul endroit m'a vraiment fait gagner des heures chaque semaine. Le support est également réactif.

Alicia N. · Fondatrice d'agence · Avis App Store
Lire tous les avis

Commencer

Découvrez Workspace369 dans votre propre travail client.

Commencez un essai gratuit ou parlez à un commercial — dans tous les cas, vous verrez la boucle complète : boîte de réception, projets, portail et facturation.
Commencer l'essai gratuit Parler aux ventes

FAQ

Critères d'évaluation pour la gestion de location

Est-ce que ça se synchronise avec Airbnb ou VRBO ?

Workspace369 se connecte à d'autres systèmes via des webhooks et son API à partir de Specialist. Mappez les événements et les champs dont vous avez besoin, définissez les autorisations et testez la gestion des erreurs avec des enregistrements d'exemple avant de vous fier à la synchronisation.

Puis-je gérer les enregistrements des invités ici ?

Conservez les enregistrements des clients, les codes d'accès et la messagerie des clients dans votre logiciel de réservation. Workspace369 organise les plannings de rotation et de nettoyage en tant que projets et tâches pour votre équipe et gère la relation avec le propriétaire, en s'assurant que la propriété est prête pour l'occupation des clients.

Comment suivre les paiements des propriétaires ?

Vous pouvez générer et envoyer des factures pour les frais de gestion directement depuis l'enregistrement client au propriétaire. Cela vous permet de maintenir un historique de facturation professionnel. Les propriétaires peuvent payer en ligne par carte via Stripe, et chaque paiement est enregistré sur un relevé clair des frais que vous avez facturés pour vos services.

Où dois-je stocker les photos des propriétés ?

Depuis Specialist, vous pouvez joindre et organiser des fichiers immobiliers, y compris des photographies professionnelles et des plans d'étage, sur le projet ou le dossier client spécifique. Cela garantit que tous les actifs marketing et la documentation immobilière sont facilement accessibles à votre équipe pendant le processus d'intégration et pour référence future dans l'historique de gestion de la propriété.

Continuez à explorer

Pages associées

Prêt quand vous l'êtes

Découvrez où Workspace369 s'intègre dans votre flux de travail client.

Commencez avec les modules dont vous avez besoin aujourd'hui, puis activez l'IA, les automatisations, la comptabilité, l'inventaire, les demandes et le reporting à mesure que l'exploitation se développe.

Commencer l'essai gratuitDemander une démo