CRM pour préparateurs d'impôts
Les préparateurs d'impôts ont besoin d'un suivi clair de chaque mission, de la lettre d'engagement à la facture finale. Workspace369 gère cet aspect de la pratique dans un seul système : dossiers clients, propositions d'engagement avec signature électronique, tâches, fichiers, messages clients et factures. Les cabinets fiscaux maintiennent l'ordre pendant les périodes chargées, de sorte que la collecte des documents et le suivi sont terminés avant que les données n'entrent dans les systèmes de classement.
Faits clés
Le CRM pour préparateurs d'impôts de Workspace369 couvre 9 domaines, y compris les fiches clients, les propositions, les projets et les tâches.
Le workflow s'exécute en 5 étapes, de "l'initiation des propositions clients" à "la finalisation des factures et la clôture du projet".
Workspace369 commence à 29 $/mois pour 1 siège, et le plan Commander inclut 20 sièges, 500 Go de stockage et 120 000 jetons IA par mois à 299 $/mois.
Les sièges supplémentaires coûtent 10 $ chacun et 100 Go de stockage supplémentaire coûtent 15 $ ; les prix complets sont publics sur le Page de tarifs Workspace369.
Le problème
Les clients fiscaux soumettent fréquemment une documentation partielle juste avant les échéances fiscales critiques. Sans zone de suivi administratif désignée, les préparateurs fiscaux passent des heures à vérifier les fichiers individuels pour confirmer ce qui manque. Cela retarde l'initialisation des projets et crée des goulots d'étranglement administratifs qui ralentissent la capacité de l'ensemble du cabinet.
La communication concernant les W-2 ou les formulaires 1099 manquants s'étend souvent sur plusieurs messages texte personnels et fils d'e-mails fragmentés. Les préparateurs d'impôts perdent un temps précieux à rechercher dans les conversations historiques pour trouver des instructions spécifiques ou des clarifications fournies par le client, ce qui entraîne des erreurs dans le dossier administratif initial avant le début du dépôt.
Lorsqu'un client fiscal envoie un ensemble de documents incomplet à l'approche d'une date limite de dépôt, les tâches de suivi manuelles sont facilement oubliées. Sans listes de tâches claires directement liées aux dossiers clients, les membres de l'équipe ne savent pas qui est responsable de la demande des documents restants, ce qui entraîne des étapes manquées et des retards dans la préparation des impôts.
L'envoi de lettres d'engagement et la collecte des détails administratifs initiaux se font souvent via des documents séparés. Les préparateurs de déclarations fiscales ont du mal à lier les propositions initiales aux projets actifs, ce qui crée une confusion quant à la portée des travaux et retarde la collecte des premières factures initiales avant le début du travail officiel de préparation des déclarations fiscales.
Le produit
Les clients suivent les progrès, les fichiers et les factures dans un portail personnalisé au lieu de demander des mises à jour à votre équipe.
Les e-mails, SMS, appels et messages vocaux atterrissent à côté du dossier client — avec des résumés IA, afin que toute personne de l'équipe puisse répondre avec le contexte complet.
Tâches, fichiers et statut pour chaque engagement — visibles par l'équipe et, via le portail client, par le client.
Envoyez des devis, facturez des étapes ou des contrats récurrents, et laissez des rappels automatisés relancer tout ce qui est en attente.
Flux de travail
Commencez le mandat en générant des propositions claires dans le système pour décrire la portée des services de préparation fiscale. Le client examine les détails de la proposition dans le portail client. Une fois que le client approuve et signe électroniquement les conditions, le cabinet convertit la proposition approuvée en facture initiale et ouvre le mandat dans le dossier client.
Utilisez les fonctionnalités de planification pour organiser des réunions de consultation initiales si nécessaire, ou créez immédiatement un projet dédié pour l'année fiscale. Dans les dossiers clients, un préparateur fiscal liste les documents fiscaux requis. L'opérateur humain demande au client de télécharger son ensemble de documents initial directement dans la section des fichiers du portail.
Lorsqu'un client fiscal envoie un ensemble de documents incomplet à l'approche d'une date limite de dépôt, le préparateur d'impôts examine les fichiers téléchargés par rapport à la liste requise. L'opérateur enregistre les éléments manquants dans le brief et ouvre un fil de discussion spécifique avec le client à l'intérieur du portail, créant des tâches explicites pour les documents manquants.
Le préparateur gère les tâches nécessaires pour rassembler tous les éléments requis. Les membres de l'équipe mettent à jour les statuts des tâches à mesure que les articles arrivent. Toutes les conversations client restent liées au dossier client, de sorte que tout membre de l'équipe peut confirmer que le fichier est prêt avant que les données ne soient transférées dans le système de dépôt de déclarations fiscales approuvé.
Une fois la liste de contrôle terminée et la déclaration déposée dans votre logiciel fiscal, l'opérateur émet les factures finales via Workspace369. Le client paie la facture en ligne via le portail client, et le projet est marqué comme clôturé, préservant ainsi l'historique complet du client pour les années futures.
Couverture produit
Approuvé sur l'App Store
Enfin apaisantJ'ai jonglé entre trois ou quatre outils tout-en-un et je me retrouvais toujours avec un fouillis d'onglets. C'est le premier qui me semble apaisant. J'ai configuré mes projets clients en dix minutes.
Déploiement d'équipe sans douleurNous l'avons déployé auprès de notre équipe de huit personnes et l'adoption a été sans douleur — intuitive et soignée. J'aimerais plus d'intégrations, mais ils continuent de livrer.
Des heures gagnées chaque semaineJe jonglais avec des outils séparés pour les notes, les tâches, les documents et les mises à jour. La consolidation en un seul endroit m'a vraiment fait gagner des heures chaque semaine. Le support est également réactif.
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FAQ
Conservez les déclarations fiscales, les identifiants gouvernementaux et les dépôts officiels dans votre logiciel fiscal approuvé. Workspace369 gère le cabinet autour de ceux-ci : dossiers clients, propositions d'engagement, collecte de documents, tâches, fichiers, messages clients et factures.
Un opérateur examine les fichiers téléchargés dans le portail, enregistre les éléments manquants dans le brief et crée des tâches spécifiques pour le suivi. Vous pouvez initier un fil de discussion avec le client dans le portail pour demander les formulaires fiscaux manquants spécifiques avant de déplacer les données vers les systèmes de classement.
Les automatisations de flux de travail créent des tâches, envoient des e-mails ou des SMS, émettent des rappels et notifient les membres de l'équipe, en utilisant neuf types de déclencheurs, des conditions et des attentes chronométrées. Les automatisations par e-mail commencent au niveau Cadet, les étapes SMS au niveau Voyager et les flux de travail rédigés par IA au niveau Commander ; les déclencheurs d'appel sont inclus avec la voix à partir de Specialist. Vérifiez le déclencheur, le propriétaire et l'étape de révision exacts avec une exécution de test simulée avant d'activer le flux de travail.
Oui. Envoyez des lettres de mission sous forme de propositions avec signature électronique et convertissez-les en factures. Les clients examinent les propositions et paient leurs factures dans le portail client, de sorte que votre cabinet suit les jalons financiers aux côtés des projets et des tâches actifs.
Prêt quand vous l'êtes
Commencez avec les modules dont vous avez besoin aujourd'hui, puis activez l'IA, les automatisations, la comptabilité, l'inventaire, les demandes et le reporting à mesure que l'exploitation se développe.
