CRM לקייטרינג
קייטרינג צריכים רשומות ברורות כאשר לקוחות משנים את ספירת האורחים שלהם לאחר חתימה על הסכם תפריט ראשוני. Workspace369 מנהל כל אירוע במערכת אחת: רשומות לקוח, הצעות מחיר עם חתימה אלקטרונית, פרויקטים, משימות, תזמון וחשבוניות עם מקדמות. מפעילים עוקבים אחר כל שינוי, כך שנתונים מעודכנים מגיעים לקבצי פרויקטים וחשבוניות לפני שמתחילה הפקת המטבח. על ידי שמירה על תיעוד ברור של שינויים, צוותי קייטרינג יכולים לתאם פרטי אירועים ועדכוני חיוב ביעילות לאורך מחזור התכנון.
עובדות מפתח
CRM לקייטרינג ב-Workspace369 מכסה 9 אזורים, כולל רשומות לקוח, הצעות, פרויקטים ומשימות.
התהליך פועל ב-5 שלבים, מ"רישום בקשת התיקון ברשומות הלקוח" ועד "הנפקת החשבונית המתוקנת לתשלום סופי".
Workspace369 מתחיל ב-$29 לחודש עבור 1 מושב, ותוכנית Commander כוללת 20 מושבים, 500GB אחסון, ו-120,000 אסימוני AI לחודש ב-$299 לחודש.
מושבים נוספים עולים 10$ כל אחד ו-100GB של אחסון נוסף עולים 15$; תמחור מלא זמין פומבית ב- דף תמחור Workspace369.
הבעיה
כאשר לקוח מתקן את מספר האורחים שלו לאחר סיום התפריט, העדכון לעיתים קרובות הולך לאיבוד בהודעות מפוזרות. זה יוצר אי-התאמות בין ההצעה המוסכמת לבין ביצוע האירוע בפועל. ללא דרך מובנית לעדכן רשומות לקוח וקבצי פרויקט, התיאום נכשל, מה שמוביל למעקב לא מדויק ויצירת חשבוניות שגויות עבור האירוע.
שינוי בהיקף תפריט מוסכם דורש התאמות מיידיות ברישומים הפיננסיים. כאשר מספר האורחים יורד או עולה, עדכונים ידניים להצעות מחיר וחשבוניות חייבים להתבצע במקביל. אם עדכונים אלו אינם מנוהלים בתוך מערכת אחת, הלקוח מקבל מסמכי חיוב סותרים, מה שמעכב תשלומים וגורם לבלבול אדמיניסטרטיבי במהלך יישוב אירוע סופי.
שינוי במספר האורחים משנה את משימות ההכנה לאירוע. הצוות חייב להתאים ידנית את רשימות התזמון והמשימות לספירת מצעים, יחסי צוות, והשכרת ציוד. כאשר שיחות ומשימות מנותקות מרשומת הלקוח הראשית, חברי צוות מבצעים הוראות מיושנות, מה שמוביל לשגיאות יקרות לפני האירוע.
לקוחות קייטרינג שולחים לעיתים קרובות עדכוני ספירה דרך ערוצים מרובים, כולל הודעות טקסט ושיחות טלפון. אם שיחות אלו אינן נרשמות ישירות לצד קבצי הפרויקט והצעות המחיר, לצוות האדמיניסטרטיבי חסר תיעוד היסטורי של השינוי. היעדר היסטוריית תקשורת ברורה מקשה על אימות הסכמי לקוחות במהלך מחלוקות.
המוצר
לקוחות עוקבים אחר התקדמות, קבצים וחשבוניות בפורטל ממותג במקום לבקש עדכונים מהצוות שלך.
מיילים, SMS, שיחות ותא קולי נוחתים לצד רשומת הלקוח — עם סיכומי AI, כך שכל אחד בצוות יכול להשיב עם הקשר מלא.
משימות, קבצים וסטטוס לכל התקשרות — גלויים לצוות, וללקוח דרך פורטל הלקוח.
שלחו הצעות מחיר, חשבו על אבני דרך או שכר טרחה קבוע, ותנו לתזכורות אוטומטיות לרדוף אחר כל דבר שטרם שולם.
תהליך עבודה
כאשר לקוח מבקש שינוי במספר אורחים לאחר הסכמה על תפריט, מנהל פותח את רשומות הלקוח וקבציו. המפעיל מתעד ידנית את פרטי השיחה בתוך רשומות הלקוח, מציין את המספרים הספציפיים בתקציר המוסכם. זה מאפשר למפעיל לשמור על היסטוריה ברורה של השינוי לפני ביצוע שינויים במסמכים פיננסיים.
המנהל פותח את ההצעה הקיימת בפלטפורמה כדי להתאים את מספר האורחים ופרטי השירות הנלווים. על ידי שינוי פריטי ההצעה כך שיתאימו למספר האורחים החדש, המפעיל מעדכן את היקף הפרויקט. התאמה זו שומרת על קבצי הפרויקט תואמים לדרישות החדשות של הלקוח, ומכינה את התיעוד לשלב הבא של בדיקת הלקוח.
לאחר עדכון ההצעה, המפעיל משתף את המסמך המתוקן דרך פורטל הלקוחות. המנהל קובע משימה ללקוח לבדיקת התנאים החדשים. הלקוח מציג את הקבצים המעודכנים בפורטל, ולאחר מכן מאשר וחותם דיגיטלית על ההצעה המתוקנת כדי לאשר את מספר האורחים לפני שיתבצעו התאמות חיוב.
לאחר אישור הלקוח, המנהל מעדכן את רשימות התזמון והמשימות בפרויקט. המפעיל מתאים ידנית משימות הקשורות ליחסי צוות וציוד השכרה בהתבסס על ספירת האורחים המעודכנת שנרשמה בתקציר. זה עוזר לצוות לתאם את הכנת האירוע בהתאם למדדים המעודכנים.
השלב הסופי ממיר את הצעת המחיר המאושרת לחשבונית המתוקנת, כך שהשורות שלה משקפות את מספר האורחים המותאם ואת קבצי הפרויקט המעודכנים. הלקוח משלם באינטרנט באמצעות כרטיס, ובכך מסיים את זרימת העבודה לניהול שינויי מספר אורחים בתוך המערכת.
כיסוי מוצר
אהוב ב-App Store
סוף סוף מרגיש רגועעברתי בין שלושה או ארבעה כלים "הכל-כלול" ותמיד מצאתי את עצמי מבולבלת בין לשוניות. זה הראשון שמרגיש רגוע. הגדרתי את פרויקטי הלקוחות שלי תוך עשר דקות.
הטמעה חלקה לצוותהפצנו אותו לצוות שלנו בן שמונה אנשים והאימוץ היה ללא כאבים — אינטואיטיבי ומלוטש. הייתי שמח ליותר אינטגרציות, אבל הם ממשיכים לשלוח עדכונים.
שעות בחזרה כל שבועהייתי מלהטט בין כלים נפרדים להערות, משימות, מסמכים ועדכונים. איחוד למקום אחד חסך לי באמת שעות כל שבוע. התמיכה גם מגיבה במהירות.
להתחיל
שאלות נפוצות
נהלו ייצור במטבח, רשומות אלרגנים וניהול בטיחות מזון במערכת ניהול המטבח שלכם. Workspace369 מנהלת את צד הלקוח של כל אירוע: רשומות לקוח, הצעות מחיר, תזמון, משימות וחשבוניות. העבירו ספירות אורחים סופיות ופרטי תפריט למערכת המטבח ידנית או, מ-Specialist, באמצעות Webhooks ו-API.
כן, לקוחות יכולים להציג הצעות מתוקנות וקבצי פרויקט דרך פורטל הלקוח. זה מאפשר לצוות לשתף מסמכים מעודכנים ולנהל שיחות ברורות לגבי השינויים. הלקוח מאשר על ידי אישור ההצעה המתוקנת, והמפעיל בודק שהיא תואמת את מספר האורחים הרשום בתקציר.
כאשר מספר האורחים מתוקן, המנהל מעדכן את המשימות והתזמון בתוך הפרויקט. המפעיל סוקר את הרשומה החדשה בתקציר וקובע את מספר אנשי הצוות ואת ספירת הציוד במשימות האישיות כדי לשקף את ההיקף הנכון.
כן. Workspace369 מאפשרת לכם ליצור ולנהל חשבוניות באותו קובץ פרויקט כמו הצעות המחיר שלכם. כאשר מספר האורחים משתנה, המנהל מעדכן את הצעת המחיר וממיר אותה לחשבונית המתוקנת, כך שרשומות הלקוח והמסמכים הפיננסיים ישקפו את אותם נתונים.
מוכן כשאתה מוכן
התחל עם המודולים שאתה צריך היום, ואז הפעל AI, אוטומציות, הנהלת חשבונות, מלאי, בקשות ודיווח ככל שהתפעול גדל.
