CRM עבור תקליטנים
כאשר הזמנת DJ מוסיפה אודיו לטקס לאחר הסכמה על חבילת קבלת הפנים, כל שינוי חייב להגיע להצעה, ללוח הזמנים ולחשבונית יחד. Workspace369 מנהל את כל ההזמנה: רשומות לקוח, הצעות, פרויקטים, משימות, קבצים, שיחות, תזמון, חשבוניות, ופורטלי לקוח. הצעות חתומות אלקטרונית, פיקדונות, ותשלומי כרטיס אונליין שומרים את ההסכמים והתשלומים של כל אירוע במקום אחד.
עובדות מפתח
CRM עבור תקליטנים ב-Workspace369 מכסה 9 אזורים, כולל רשומות לקוח, הצעות מחיר, פרויקטים ומשימות.
התהליך פועל ב-5 שלבים, מ"אתחול רשומות לקוח" ועד "איחוד תקשורות לקוח".
Workspace369 מתחיל ב-$29 לחודש עבור 1 מושב, ותוכנית Commander כוללת 20 מושבים, 500GB אחסון, ו-120,000 אסימוני AI לחודש ב-$299 לחודש.
מושבים נוספים עולים 10$ כל אחד ו-100GB של אחסון נוסף עולים 15$; תמחור מלא זמין פומבית ב- דף תמחור Workspace369.
הבעיה
תקליטנים מתמודדים לעתים קרובות עם חיכוך ניהולי כאשר היקף אירוע משתנה באמצע חוזה. אם לקוח מוסיף שמע לטקס מאוחר, עדכון פרטי האירוע הראשוניים במערכות מנותקות גורם לשגיאות. ללא רשומות וקבצים מיושרים של לקוחות, הצוות עלול לפספס עדכוני ציר זמן קריטיים או דרישות ציוד המפורטות בשיחות גולמיות. פער ניהולי זה מוביל לתקשורת שגויה ושירותים שלא חויבו במהלך ההופעה.
שינוי חבילת קבלת פנים מוסכמת כך שתכלול שמע לטקס דורש עדכון אדמיניסטרטיבי ברור. אם הצעות מחיר חדשות אינן מתחברות ישירות לפרויקט הקיים, מעקב אחר ההיקף הפעיל הופך לקשה. תקליטנים מסתכנים בביצוע לוחות זמנים מיושנים או החמצת אישורי לקוח. שמירה על הצעות מחיר ברורות ברשומת הלקוח הראשית מונעת מחדלים אדמיניסטרטיביים כאשר תוספות היקף משנות את ההסכם המקורי.
הוספת אודיו לטקס משנה גם את ציר הזמן של האירוע וגם את העלות הסופית. כאשר תזמון וחשבוניות פועלים בנפרד, עדכוני חיוב מפגרים לעיתים קרובות אחר שינויי לוח זמנים. תקליטן עשוי לעדכן את לוח השנה אך לשכוח להנפיק את החשבונית המתוקנת עבור מערך הסאונד הנוסף. שמירה על קישור בין תזמון לחשבוניות מבטיחה שכל שינוי ישתקף במדויק בפורטל הלקוח.
כאשר לקוחות מבקשים תוספות שמע לטקס באמצעות הודעות מרובות, מעקב אחר בקשות אלו בפלטפורמות נפרדות מציג סיכון. ללא מאגר מרכזי לשיחות וקבצים, שינויי לוח זמנים קריטיים הולכים לאיבוד. תקליטנים צריכים נראות אדמיניסטרטיבית כדי להבטיח שהסכמים בעל פה או בכתב מתועדים בתוך משימות הפרויקט לפני ההגעה למקום ביום האירוע.
המוצר
לקוחות עוקבים אחר התקדמות, קבצים וחשבוניות בפורטל ממותג במקום לבקש עדכונים מהצוות שלך.
מיילים, SMS, שיחות ותא קולי נוחתים לצד רשומת הלקוח — עם סיכומי AI, כך שכל אחד בצוות יכול להשיב עם הקשר מלא.
משימות, קבצים וסטטוס לכל התקשרות — גלויים לצוות, וללקוח דרך פורטל הלקוח.
שלחו הצעות מחיר, חשבו על אבני דרך או שכר טרחה קבוע, ותנו לתזכורות אוטומטיות לרדוף אחר כל דבר שטרם שולם.
תהליך עבודה
התחילו ביצירת רשומות לקוח מקיפות עבור מארח האירוע. אחסנו פרטי מקום, מידע ליצירת קשר, וציפיות בסיסיות בתוך קובץ הפרויקט. רשומה זו משמשת כבסיס לכל המסמכים הבאים, ומבטיחה שכל שינוי עתידי בהגדרת הקבלה או הטקס יעקוב אחר נקודת התחלה מאומתת.
צור ושלח הצעות מחיר מפורטות המכסות את חבילת הקבלה הראשית. מסמך זה מפרט את לוח הזמנים הראשוני, מערכות סאונד בסיסיות וחלונות תזמון. הלקוח סוקר, מאשר וחותם אלקטרונית על הצעת המחיר דרך הקישור הציבורי שלה, וקובע בסיס מוסכם לפני כל לוגיסטיקה של אתר או הרחבות היקף, כגון תוספות סאונד לטקס, מוצגות.
כאשר לקוח מבקש אודיו לטקס לאחר שהחבילה של קבלת הפנים סוכמה, יש לרשום בתקציר שהלקוח מוסיף אודיו לטקס. ניתן לעדכן משימות פרויקט או להשתמש באוטומציות זרימת עבודה כדי לשקף את שעת ההגעה המוקדמת יותר ואת דרישות ההכנה הנוספות. יש לצרף קבצי לוח זמנים מעודכנים ישירות לרשומת הפרויקט הראשית כדי שצוות התפעול יוכל לאמת את לוח הזמנים החדש לפני היציאה למקום האירוע.
שנו את תזמון האירוע כדי להתחשב בלוח הזמנים של אודיו הטקס. במקביל, המירו את ההצעה המתוקנת לחשבונית עבור ציוד נוסף ועמלות עבודה. הצגת התזמון המעודכן והחשבוניות יחד מאפשרת ללקוח לבחון את השינויים בבירור, תוך הבטחה שרשומות פיננסיות תואמות את היקף הפרויקט החדש במדויק.
נהל את כל השיחות והקבצים השוטפים הקשורים לשינוי ההיקף בתוך פורטל הלקוחות. זה מבטיח שהלקוח והתקליטן יראו פרטי פרויקט זהים. על ידי שמירה על התאמה בין שיחות, משימות וחשבוניות, ההזמנה נשארת מדויקת עד ליום ביצוע האירוע.
כיסוי מוצר
אהוב ב-App Store
סוף סוף מרגיש רגועעברתי בין שלושה או ארבעה כלים "הכל-כלול" ותמיד מצאתי את עצמי מבולבלת בין לשוניות. זה הראשון שמרגיש רגוע. הגדרתי את פרויקטי הלקוחות שלי תוך עשר דקות.
הטמעה חלקה לצוותהפצנו אותו לצוות שלנו בן שמונה אנשים והאימוץ היה ללא כאבים — אינטואיטיבי ומלוטש. הייתי שמח ליותר אינטגרציות, אבל הם ממשיכים לשלוח עדכונים.
שעות בחזרה כל שבועהייתי מלהטט בין כלים נפרדים להערות, משימות, מסמכים ועדכונים. איחוד למקום אחד חסך לי באמת שעות כל שבוע. התמיכה גם מגיבה במהירות.
להתחיל
שאלות נפוצות
כאשר לקוח מוסיף שמע לטקס לאחר שהחבילה של קבלת הפנים סוכמה, מפעיל אנושי מעדכן את רשומות הלקוח ומשנה את משימות הפרויקט. לאחר מכן המפעיל מנפיק הצעות מחיר מתוקנות ומעדכן את החשבוניות כדי לשקף את העמלות החדשות. כל התזמון והקבצים המעודכנים משותפים ישירות דרך פורטל הלקוחות לבדיקה.
נהלו ספריות מוזיקה, מעקב אחר ציוד הופעות וטיפול בזכויות דיגיטליות בתוכנת ה-DJ וכלי הזכויות שלכם. Workspace369 מנהלת את עסקי ההזמנות סביבן: רשומות לקוח, הצעות מחיר, פרויקטים, משימות, קבצים, שיחות, תזמון, חשבוניות ופורטלי לקוח.
לקוחות ניגשים לעדכונים ישירות דרך פורטל הלקוח. כאשר מנהל המערכת משנה תזמונים או מעלה קבצים חדשים, הם הופכים גלויים בתוך הפורטל. זה מאפשר ללקוח לעקוב אחר משימות הפרויקט ולסקור חשבוניות או הצעות מחיר מעודכנות הקשורות לתוספות האודיו לטקס שלהם.
כאשר היקף אירוע מתרחב, מפעיל מעדכן את החשבוניות כדי לכלול את עמלות האודיו הנוספות לטקס. החשבונית המתוקנת מקושרת לפרויקט הפעיל ולהצעות המחיר, תוך הבטחה שכל הרישומים הפיננסיים נשארים מסונכרנים עם לוח הזמנים המעודכן ורשומות הלקוח.
מוכן כשאתה מוכן
התחל עם המודולים שאתה צריך היום, ואז הפעל AI, אוטומציות, הנהלת חשבונות, מלאי, בקשות ודיווח ככל שהתפעול גדל.
