CRM ללהקות חיות ואמני בידור
להקות ומופעים חיים מנהלים פרטים אדמיניסטרטיביים מורכבים עבור כל התקשרות הופעה. מנהלי הזמנות חייבים לתאם רשומות לקוח, הצעות מחיר ראשוניות, פרויקטי הופעות, משימות תפעוליות, קבצים משותפים, שיחות לקוח, תזמון אירועים וחשבוניות סופיות. כאשר מתרחש שינוי בלתי צפוי, כגון הזמנת להקה המוסיפה סט נוסף ושינוי איש הקשר של המקום זמן קצר לפני האירוע, בהירות אדמיניסטרטיבית חיונית. Workspace369 מנהל כל הזמנה מפנייה ועד חשבונית סופית ברשומה אחת, כך שהצוות שלך רואה כל עדכון לפני תחילת ההופעה.
עובדות מפתח
CRM ללהקות חיות ואמני בידור ב-Workspace369 מכסה 9 תחומים, כולל רשומות לקוח, הצעות מחיר, פרויקטים ומשימות.
התהליך פועל ב-5 שלבים, מ"קליטה ראשונית והקמת רשומות לקוח" ועד "תזמון סופי והנפקת חשבונית".
Workspace369 מתחיל ב-$29 לחודש עבור 1 מושב, ותוכנית Commander כוללת 20 מושבים, 500GB אחסון, ו-120,000 אסימוני AI לחודש ב-$299 לחודש.
מושבים נוספים עולים 10$ כל אחד ו-100GB של אחסון נוסף עולים 15$; תמחור מלא זמין פומבית ב- דף תמחור Workspace369.
הבעיה
כאשר לקוח מבקש סט ביצועים נוסף או משנה את איש הקשר במקום האירוע ממש לפני הופעה, עדכונים נוטים ללכת לאיבוד במיילים מפוזרים. מפעילים של מערכת ההזמנות יכולים לעדכן את רשומות הלקוח ואת רשומות לוח השנה כדי למנוע מחברי הלהקה להגיע עם פרטים שגויים. ללא מיקום מובנה לתיאום ושיחות, מתרחשות שגיאות במהלך הכנות להופעות חיות.
אמנים מפיצים לעיתים קרובות הצעות מחיר שאינן משקפות את הדרישות הטכניות הסופיות או את אורכי ההופעה המבוקשים על ידי מנהל המקום. אם ההצעה הראשונית אינה מקושרת ישירות לקבצי הפרויקט הפעילים ולמשימות, הצוות האדמיניסטרטיבי אינו יכול לאמת את מה שהובטח. הצלבת קבצים ורשומות לקוחות מסייעת למנוע אי-התאמות לפני הנפקת חשבוניות.
תקשורת בנוגע למידות הבמה, זמני הופעה ודרישות אירוח מתפרסת בדרך כלל על פני מספר שרשורי טקסט ושיחות טלפון אישיות. כאשר איש הקשר של המקום משתנה באופן בלתי צפוי, למתאם החדש חסר ההקשר. מעקב אחר שיחות אלו לצד רשומות הלקוח מבטיח שכל מפעיל יוכל לסקור את היסטוריית הדיונים המתועדת ולעדכן את המשימות הרלוונטיות.
בידור חי דורש יישור ברור בין הפיקדון הראשוני, תאריכים מתוזמנים וחשבוניות סופיות. כאשר פרויקט הופעה עובר שינויים של הרגע האחרון, כגון הוספת סט נוסף, הצוות האדמיניסטרטיבי יכול להתאים את החשבונית. ללא מעקב ברור אחר משימות וקבצים, שגיאות חיוב עלולות לעכב גבייה הכרחית של אירועים.
המוצר
לקוחות עוקבים אחר התקדמות, קבצים וחשבוניות בפורטל ממותג במקום לבקש עדכונים מהצוות שלך.
מיילים, SMS, שיחות ותא קולי נוחתים לצד רשומת הלקוח — עם סיכומי AI, כך שכל אחד בצוות יכול להשיב עם הקשר מלא.
משימות, קבצים וסטטוס לכל התקשרות — גלויים לצוות, וללקוח דרך פורטל הלקוח.
שלחו הצעות מחיר, חשבו על אבני דרך או שכר טרחה קבוע, ותנו לתזכורות אוטומטיות לרדוף אחר כל דבר שטרם שולם.
תהליך עבודה
מנהל ההזמנות יוצר רשומה חדשה ברשומות הלקוח מיד עם קבלת פניית בידור. רשומה זו מאחסנת את תאריך האירוע הראשוני, פרטי המקום ופרטי הקשר של הלקוח. המנהל מצרף את כל קבצי הפנייה הראשוניים ומתחיל שרשור שיחה כדי לתעד אילוצי הופעה ספציפיים, תוך הבטחה שכל הנתונים הבסיסיים נגישים לשלב הבא של ההזמנה.
המפעיל יוצר הצעת מחיר מפורטת המתארת את משך הביצוע, מספר המערכות והעמלות הבסיסיות. הצעת מחיר זו נשלחת ללקוח דרך פורטל הלקוחות לבדיקה. המנהל עוקב אחר סטטוס הצעת המחיר, מוודא שכל התאמה מבוקשת למבנה הביצוע נרשמת בתקציר לפני המעבר ליצירת הפרויקט.
לאחר קבלת הצעת המחיר, המפעיל יוצר פרויקט פעיל עבור ההזמנה. הצוות בונה משימות לבדיקות ציוד, אישור סט-ליסט ותיאום מקום. כל הקבצים הטכניים הרלוונטיים ותוכניות במה מועלים ישירות לפרויקט, מה שמאפשר לצוות האדמיניסטרטיבי לנטר את תאריכי השלמת המשימות מול לוח השנה הראשי.
כאשר לקוח מוסיף סט נוסף ומשנה את איש הקשר של המקום זמן קצר לפני האירוע, המפעיל יכול לעדכן את משימות הפרויקט, לוח הזמנים ורשומות הלקוח. המנהל משאיר הערה מפורטת ביומן השיחות ומעדכן את מאגר הקבצים עם פריסת המקום החדשה, מה שמבטיח שהלהקה תקרא את המפרט המעודכן.
מנהל ההזמנות מאמת את כל רשומות התזמון מול משימות הפרויקט שהושלמו. לאחר אישור פרטי הסט הנוספים, המפעיל מפיק את החשבונית הסופית המשקפת את העמלות המעודכנות. החשבונית נשלחת דרך פורטל הלקוחות, והמנהל מסמן את הפרויקט כשהושלם לאחר שאימות התשלום נרשם במערכת.
כיסוי מוצר
אהוב ב-App Store
סוף סוף מרגיש רגועעברתי בין שלושה או ארבעה כלים "הכל-כלול" ותמיד מצאתי את עצמי מבולבלת בין לשוניות. זה הראשון שמרגיש רגוע. הגדרתי את פרויקטי הלקוחות שלי תוך עשר דקות.
הטמעה חלקה לצוותהפצנו אותו לצוות שלנו בן שמונה אנשים והאימוץ היה ללא כאבים — אינטואיטיבי ומלוטש. הייתי שמח ליותר אינטגרציות, אבל הם ממשיכים לשלוח עדכונים.
שעות בחזרה כל שבועהייתי מלהטט בין כלים נפרדים להערות, משימות, מסמכים ועדכונים. איחוד למקום אחד חסך לי באמת שעות כל שבוע. התמיכה גם מגיבה במהירות.
להתחיל
שאלות נפוצות
נהלו הפקה, רישוי והסדרי תשלום לאמנים בכלים שנבנו עבורם. Workspace369 מנהלת את עסקי ההזמנות סביבן: רשומות לקוח, הצעות מחיר, פרויקטים, משימות, קבצים, שיחות, תזמון, חשבוניות עם תשלום מקוון ופורטל לקוח.
כאשר איש קשר של מקום משתנה זמן קצר לפני הופעה, מנהל ההזמנות יכול לפתוח את רשומות הלקוח ולעדכן את שדה איש הקשר. לאחר מכן, המפעיל צריך לעדכן את יומן השיחות הפעיל ומשימות הפרויקט כדי להבטיח שצוות האדמיניסטרציה יראה את פרטי איש הקשר החדשים באופן מיידי.
אוטומציות זרימת עבודה יכולות ליצור משימות, לשלוח דוא"ל או SMS, להנפיק תזכורות ולהודיע לחברי צוות באמצעות טריגרים נתמכים, תנאים והמתנות מתוזמנות. אוטומציות דוא"ל מתחילות ב-Cadet ושלבי SMS ב-Voyager; זרימות עבודה שנוצרו על ידי AI מתחילות ב-Commander. בדקו את האירוע הנדרש, הבעלים ושלב הסקירה לפני הפעלת זרימת העבודה. טריגרים של שיחות דורשים תוכנית עם קול. הרצות בדיקה מדומה ויומני ביצוע מראים בדיוק מה זרימת העבודה תעשה עם הזמנה לדוגמה.
לקוחות יכולים לגשת למסמכים שלהם על ידי כניסה לפורטל הלקוח. כאשר מנהל מערכת מעדכן הצעה או חשבונית כדי לשקף סט נוסף, השינויים גלויים בתוך הפורטל. המפעיל יכול לשלוח ללקוח הודעה המפנה אותו למסמכים המעודכנים.
מוכן כשאתה מוכן
התחל עם המודולים שאתה צריך היום, ואז הפעל AI, אוטומציות, הנהלת חשבונות, מלאי, בקשות ודיווח ככל שהתפעול גדל.
