CRM לחברות השכרת ציוד לאירועים
עסקי השכרת ציוד לאירועים זקוקים לרשומה אחת לתקשורת לקוחות, הצעות מחיר ותיאום פרויקטים. כאשר הזמנות השכרה משתנות לאחר אישור, מנהלי מערכת חייבים להתאים ידנית את התיעוד. Workspace369 מנהלת רשומות לקוח, הצעות מחיר, פרויקטים וחשבוניות במערכת אחת, כך שהזמנה מאושרת וכל שינוי בה נשארים יחד. מתוך Specialist, מעקב מלאי והתאמות מלאי מכסים גם את מלאי ההשכרה שלכם.
עובדות מפתח
CRM לחברות השכרת ציוד לאירועים ב-Workspace369 מכסה 9 תחומים, כולל רשומות לקוח, הצעות מחיר, פרויקטים ומשימות.
התהליך פועל ב-5 שלבים, מ"קליטת לקוח ראשונית" ועד "אימות לקוח וסגירה".
Workspace369 מתחיל ב-$29 לחודש עבור 1 מושב, ותוכנית Commander כוללת 20 מושבים, 500GB אחסון, ו-120,000 אסימוני AI לחודש ב-$299 לחודש.
מושבים נוספים עולים 10$ כל אחד ו-100GB של אחסון נוסף עולים 15$; תמחור מלא זמין פומבית ב- דף תמחור Workspace369.
הבעיה
כאשר לקוח משנה את כמות האוהלים או הישיבה שלו לאחר החתימה, צוות האדמיניסטרציה שוכח לעיתים קרובות לעדכן את הרשומה הראשית. ללא התערבות ידנית לעדכון הקבצים והחשבוניות, צוות המשרד מחייב את הסכום הישן. Workspace369 שומרת רשומות לקוח, הצעות מחיר וחשבוניות במקום עבודה אחד וממירה את הצעת המחיר המתוקנת לחשבונית מעודכנת.
מתכנני אירועים שולחים עדכוני ציוד באמצעות הודעות טקסט, מיילים ושיחות טלפון. אם שיחות אלו אינן מתועדות בשרשור ניהולי יחיד, צוות המחסן אורז את הפריטים הלא נכונים. Workspace369 מקשר שיחות וקבצים ישירות לרשומת הלקוח, כך שהצוות סוקר את הבקשות האחרונות לפני שינוי משימות הפרויקט.
שינוי רשימת ציוד דורש חישוב מחדש ידני של החשבונית הסופית. אם צוות החיוב מעדכן את ההצעה אך נכשל ביצירת חשבונית מתוקנת, החברה מפסידה הכנסות או מחייבת את הלקוח יתר על המידה. Workspace369 מאפשרת למנהלים להנפיק חשבוניות מעודכנות, לקחת פיקדונות ולפצל תשלומים, ולראות מה עדיין מגיע, מה שמונע אי-התאמות חיוב לאחר שינוי הזמנת השכרת אירוע.
משלוחי השכרה דורשים תיאום תזמון קפדני עם מנהלי אתרים. כאשר הזמנה משתנה, חלונות המשלוח משתנים לעיתים קרובות, מה שגורם לקונפליקטים בתזמון עבור רכבי התחבורה. Workspace369 כולל לוח שנה צוותי ומשימות כך שמנהלים יכולים למפות תאריכי משלוח ולהקצות משימות בדיקה לצוות, בעוד ניתוב המשאיות נשאר בכלי הצי שלכם.
המוצר
לקוחות עוקבים אחר התקדמות, קבצים וחשבוניות בפורטל ממותג במקום לבקש עדכונים מהצוות שלך.
מיילים, SMS, שיחות ותא קולי נוחתים לצד רשומת הלקוח — עם סיכומי AI, כך שכל אחד בצוות יכול להשיב עם הקשר מלא.
משימות, קבצים וסטטוס לכל התקשרות — גלויים לצוות, וללקוח דרך פורטל הלקוח.
שלחו הצעות מחיר, חשבו על אבני דרך או שכר טרחה קבוע, ותנו לתזכורות אוטומטיות לרדוף אחר כל דבר שטרם שולם.
תהליך עבודה
זרימת העבודה מתחילה כאשר מתכנן אירועים מבקש הצעת מחיר לאוהלים, שולחנות או במות. המנהל יוצר רשומה חדשה ברישומי הלקוח ורושם את פרטי המקום הראשוניים. אנשי צוות משתמשים בתכונת השיחות כדי להבהיר נקודות גישה למשלוח ומגבלות תזמון, תוך הבטחת שמירת כל הערות הפרויקט הבסיסיות לפני יצירת כל תיעוד תמחור רשמי.
המנהל מנסח הצעה מפורטת המפרטת את פריטי ההשכרה המבוקשים ואת דמי השירות הנלווים. הלקוח מקבל אותה דרך פורטל הלקוחות וקישור ציבורי לאישור וחתימה אלקטרונית. הלקוח יכול לצפות בפירוט הפריטים ולתקשר שינויים נחוצים ישירות דרך הפורטל, מה שמאפשר לצוות לשמור על רישום ברור של משא ומתן לפני קבלה.
כאשר הזמנת השכרת אירועים משנה את רשימת הציוד שלה לאחר קבלת הצעת המחיר, הצוות מעדכן את ההזמנה במקום אחד. המנהל סוקר את בקשת הלקוח ביומן השיחות, משנה את הפריטים הרשומים בקובץ הפרויקט, ומעדכן את המשימות. לאחר מכן איש צוות מאשר עם צוות המחסן שהפריטים זמינים.
לאחר התאמת הציוד, המנהל מעדכן את החשבונית המתאימה כדי לשקף את סכומי ההשכרה החדשים. לאחר מכן המנהל מתאים את לוח השנה של התזמון כדי להתחשב בכל שינוי במשך האספקה או ההתקנה הנגרם מרשימת הציוד ששונתה. הצוות משתמש במשימות כדי להבטיח שאבני דרך בחיוב תואמות את פרמטרי האירוע המתוקנים.
המנהל מעלה את תיעוד הפרויקט המתוקן ואת החשבוניות המעודכנות לפורטל הלקוחות. המנהל שולח הודעה המבקשת מהלקוח להיכנס ולאשר את השינויים. לאחר שהלקוח מאשר את הפרטים דרך שיחות, הצוות מסמן את משימות ההכנה כהושלמו, ומכין את הפרויקט לביצוע במחסן.
כיסוי מוצר
אהוב ב-App Store
סוף סוף מרגיש רגועעברתי בין שלושה או ארבעה כלים "הכל-כלול" ותמיד מצאתי את עצמי מבולבלת בין לשוניות. זה הראשון שמרגיש רגוע. הגדרתי את פרויקטי הלקוחות שלי תוך עשר דקות.
הטמעה חלקה לצוותהפצנו אותו לצוות שלנו בן שמונה אנשים והאימוץ היה ללא כאבים — אינטואיטיבי ומלוטש. הייתי שמח ליותר אינטגרציות, אבל הם ממשיכים לשלוח עדכונים.
שעות בחזרה כל שבועהייתי מלהטט בין כלים נפרדים להערות, משימות, מסמכים ועדכונים. איחוד למקום אחד חסך לי באמת שעות כל שבוע. התמיכה גם מגיבה במהירות.
להתחיל
שאלות נפוצות
Workspace369 כולל מעקב מלאי, התאמות מלאי והתראות על מלאי נמוך מ-Specialist. הגדר את יחידות המוצר האמיתיות שלך ובדוק הקצאה והתאמות עם מלאי לדוגמה; חבר מחסן או חנות באמצעות webhooks וה-API.
עדכן את הצעת המחיר, המר אותה לחשבונית מתוקנת והתאם את משימות הפרויקט, הכל באותה רשומת לקוח. אוטומציות זרימת עבודה יכולות להודיע לאנשים האחראים, ומ-Specialist, רישומי מעקב מלאי רושמים את התאמת המלאי. בדוק הזמנת השכרה ששונו עם רשומות לדוגמה לפני העלייה לאוויר.
כן. לקוחות יכולים לגשת לפורטל הלקוח כדי להציג את רשומות הלקוח שלהם, הצעות מקובלות וחשבוניות מעודכנות. כאשר הזמנה משתנה, המנהל משתף את הקבצים המתוקנים ושולח הודעה ללקוח כדי לסקור אותם בפורטל.
נהלו ניתוב משאיות ותחזוקת רכב בכלי הצי שלכם. Workspace369 מחזיקה בתאריכי אספקה, משימות ולוח זמנים של פרויקטים, עוקבת אחר מלאי השכרה מ-Specialist, ומאותה תוכנית מתחברת לכלי הצי שלכם באמצעות webhooks ו-API.
מוכן כשאתה מוכן
התחל עם המודולים שאתה צריך היום, ואז הפעל AI, אוטומציות, הנהלת חשבונות, מלאי, בקשות ודיווח ככל שהתפעול גדל.
