CRM למכיני מס הכנסה
מכיני מס הכנסה זקוקים למעקב ברור אחר כל התקשרות, ממכתב ההתקשרות ועד לחשבונית הסופית. Workspace369 מנהלת את הצד הזה של העסק במערכת אחת: רשומות לקוחות, הצעות התקשרות עם חתימה אלקטרונית, משימות, קבצים, הודעות לקוחות וחשבוניות. משרדי מס הכנסה שומרים על סדר בעונות עמוסות, כך שאיסוף מסמכים ומעקב הושלמו לפני שהנתונים נכנסים למערכות הדיווח.
עובדות מפתח
מערכת CRM למכיני מס הכנסה ב-Workspace369 מכסה 9 תחומים, כולל רשומות לקוחות, הצעות מחיר, פרויקטים ומשימות.
התהליך פועל ב-5 שלבים, מ"יצירת הצעות מחיר ללקוח" ועד "סגירת חשבוניות וסגירת פרויקט".
Workspace369 מתחיל ב-$29 לחודש עבור 1 מושב, ותוכנית Commander כוללת 20 מושבים, 500GB אחסון, ו-120,000 אסימוני AI לחודש ב-$299 לחודש.
מושבים נוספים עולים 10$ כל אחד ו-100GB של אחסון נוסף עולים 15$; תמחור מלא זמין פומבית ב- דף תמחור Workspace369.
הבעיה
לקוחות מס הכנסה מגישים לעיתים קרובות תיעוד חלקי ממש לפני מועדי מס קריטיים. ללא אזור מעקב אדמיניסטרטיבי ייעודי, רואי חשבון מבזבזים שעות בבדיקת קבצים אינדיבידואליים כדי לאמת מה חסר. זה מעכב את תחילת הפרויקטים וגורם לצווארי בקבוק אדמיניסטרטיביים המאטים את הקיבולת של כל המשרד.
תקשורת לגבי W-2s או טפסי 1099 חסרים מתפרסת לעיתים קרובות על פני הודעות טקסט אישיות מרובות ושרשורי מיילים מפוצלים. מכיני מס מאבדים זמן יקר בחיפוש אחר שיחות היסטוריות כדי למצוא הוראות ספציפיות או הבהרות שסופקו על ידי הלקוח, מה שמוביל לשגיאות ברישום האדמיניסטרטיבי הראשוני לפני תחילת ההגשה.
כאשר לקוח מס מגיש סט מסמכים לא שלם לקראת מועד הגשה, משימות מעקב ידניות נשכחות בקלות. ללא רשימות משימות ברורות המקושרות ישירות לרשומות לקוח, חברי צוות אינם יודעים מי אחראי לבקש את המסמכים הנותרים, מה שגורם לפספוס אבני דרך ועיכוב בהכנת המס.
שליחת מכתבי התקשרות ואיסוף פרטים אדמיניסטרטיביים ראשוניים מתבצעים לעיתים קרובות באמצעות מסמכים נפרדים. מכיני מס הכנסה מתקשים לקשר הצעות מחיר ראשוניות לפרויקטים פעילים, מה שגורם לבלבול לגבי היקף העבודה ועיכוב באיסוף חשבוניות ראשוניות לפני תחילת עבודת הכנת המס הרשמית.
המוצר
לקוחות עוקבים אחר התקדמות, קבצים וחשבוניות בפורטל ממותג במקום לבקש עדכונים מהצוות שלך.
מיילים, SMS, שיחות ותא קולי נוחתים לצד רשומת הלקוח — עם סיכומי AI, כך שכל אחד בצוות יכול להשיב עם הקשר מלא.
משימות, קבצים וסטטוס לכל התקשרות — גלויים לצוות, וללקוח דרך פורטל הלקוח.
שלחו הצעות מחיר, חשבו על אבני דרך או שכר טרחה קבוע, ותנו לתזכורות אוטומטיות לרדוף אחר כל דבר שטרם שולם.
תהליך עבודה
התחילו את ההתקשרות על ידי יצירת הצעות ברורות במערכת כדי לתאר את היקף שירותי הכנת המס. הלקוח סוקר את פרטי ההצעה בפורטל הלקוח. לאחר שהלקוח מאשר וחותם אלקטרונית על התנאים, המשרד ממיר את ההצעה המאושרת לחשבונית הראשונית ופותח את ההתקשרות ברשומת הלקוח.
השתמשו בתכונות התזמון כדי לקבוע פגישות ייעוץ ראשוניות במידת הצורך, או צרו מיד פרויקט ייעודי לשנת המס. בתוך רשומות הלקוח, מכין המס מפרט את מסמכי המס הנדרשים. המפעיל האנושי מנחה את הלקוח להעלות את סט המסמכים הראשוני שלו ישירות למקטע קבצי הפורטל.
כאשר לקוח מס מגיש סט מסמכים לא שלם לקראת מועד הגשה, מכין המס מביקור את הקבצים שהועלו מול הרשימה הנדרשת. המפעיל רושם את הפריטים החסרים בתקציר ופותח שרשור שיחה ספציפי עם הלקוח בתוך הפורטל, ויוצר משימות מפורשות עבור המסמכים החסרים.
המכין מנהל את המשימות הנדרשות לאיסוף כל הפריטים הדרושים. חברי הצוות מעדכנים את סטטוסי המשימות עם הגעת הפריטים. כל שיחות הלקוח נשארות קשורות לרשומת הלקוח, כך שכל חבר צוות יכול לאשר שהקובץ מוכן לפני שהנתונים עוברים למערכת הגשת המסמכים המאושרת.
לאחר השלמת רשימת הבדיקה והגשת הדוח בתוכנת המס שלך, המפעיל מנפיק חשבוניות סופיות דרך Workspace369. הלקוח משלם את החשבונית באופן מקוון דרך פורטל הלקוח, והפרויקט מסומן כסגור, תוך שמירה על היסטוריית הלקוח המלאה לשנים הבאות.
כיסוי מוצר
אהוב ב-App Store
סוף סוף מרגיש רגועעברתי בין שלושה או ארבעה כלים "הכל-כלול" ותמיד מצאתי את עצמי מבולבלת בין לשוניות. זה הראשון שמרגיש רגוע. הגדרתי את פרויקטי הלקוחות שלי תוך עשר דקות.
הטמעה חלקה לצוותהפצנו אותו לצוות שלנו בן שמונה אנשים והאימוץ היה ללא כאבים — אינטואיטיבי ומלוטש. הייתי שמח ליותר אינטגרציות, אבל הם ממשיכים לשלוח עדכונים.
שעות בחזרה כל שבועהייתי מלהטט בין כלים נפרדים להערות, משימות, מסמכים ועדכונים. איחוד למקום אחד חסך לי באמת שעות כל שבוע. התמיכה גם מגיבה במהירות.
להתחיל
שאלות נפוצות
נהלו דוחות מס, מזהים ממשלתיים והגשות רשמיות בתוכנת המס המאושרת שלכם. Workspace369 מנהלת את המשרד סביבן: רשומות לקוחות, הצעות מחיר להתקשרות, איסוף מסמכים, משימות, קבצים, הודעות ללקוחות וחשבוניות.
מפעיל סוקר את הקבצים שהועלו בפורטל, רושם את הפריטים החסרים בתדריך, ויוצר משימות ספציפיות למעקב. ניתן ליזום שרשור שיחה עם הלקוח בתוך הפורטל כדי לבקש את טפסי המס הספציפיים החסרים לפני העברת נתונים למערכות דיווח.
אוטומציות זרימת עבודה יוצרות משימות, שולחות דוא"ל או SMS, מנפיקות תזכורות ומודיעות לחברי צוות, באמצעות תשעה סוגי טריגרים, תנאים והמתנות מתוזמנות. אוטומציות דוא"ל מתחילות ב-Cadet, שלבי SMS ב-Voyager וזרימות עבודה שנוסחו על ידי AI ב-Commander; טריגרים של שיחות מגיעים עם קול מ-Specialist. בדוק את הטריגר המדויק, הבעלים ושלב הסקירה עם הרצת בדיקה מדומית לפני שתפעיל את זרימת העבודה.
כן. שלחו מכתבי התקשרות כהצעות מחיר עם חתימה אלקטרונית והמירו אותם לחשבוניות. לקוחות סוקרים הצעות מחיר ומשלמים את חשבוניותיהם בתוך פורטל הלקוח, כך שהחברה שלכם עוקבת אחר אבני דרך פיננסיות לצד פרויקטים ומשימות פעילים.
מוכן כשאתה מוכן
התחל עם המודולים שאתה צריך היום, ואז הפעל AI, אוטומציות, הנהלת חשבונות, מלאי, בקשות ודיווח ככל שהתפעול גדל.
