CRM untuk manajer properti
Manajer properti sering kesulitan memisahkan pertanyaan pemilik yang masuk dari operasi pemeliharaan penyewa yang aktif. Ketika pemilik properti meminta proposal manajemen, mencampur komunikasi ini dengan catatan sewa yang ada menciptakan kebingungan administratif. Workspace369 menjalankan akuisisi pemilik dari awal hingga akhir: catatan klien, proposal, proyek onboarding, dan faktur penyiapan. Pengembangan bisnis pemilik terpisah dari operasi penyewa, sehingga setiap pemilik baru mengikuti tinjauan terstruktur sebelum onboarding properti dimulai.
Fakta Penting
CRM untuk manajer properti di Workspace369 mencakup 9 area, termasuk catatan klien, proposal, proyek, dan tugas.
Alur kerja berjalan dalam 5 langkah, mulai dari "pencatatan pertanyaan" hingga "penyediaan akses portal".
Workspace369 mulai dari $29/bulan untuk 1 kursi, dan paket Commander mencakup 20 kursi, penyimpanan 500 GB, dan 120.000 token AI per bulan seharga $299/bulan.
Kursi tambahan berharga $10 masing-masing dan 100 GB penyimpanan tambahan berharga $15; harga lengkap tersedia untuk publik di halaman harga Workspace369.
Masalahnya
Pemilik properti yang mencari layanan manajemen sering mengirim portofolio properti campuran melalui email. Tanpa catatan klien khusus, portofolio ini salah ditempatkan bersama tiket dukungan penyewa aktif. Anggota staf kehilangan detail pertanyaan asli, yang menyebabkan tindak lanjut terlewat. Menyimpan file pemilik prospektif dan percakapan awal terpisah dari data penyewa memastikan komunikasi yang jelas selama fase pra-kontrak yang kritis.
Membuat perjanjian manajemen khusus membutuhkan persyaratan yang tepat mengenai struktur biaya dan batas pemeliharaan. Ketika manajer properti menggunakan dokumen teks generik, kesalahan sering terjadi. Gagal melacak proposal dalam sistem kerja klien khusus berarti staf mungkin menjalankan versi kontrak yang sudah usang. Mengelola proposal, file, dan percakapan pemilik awal di satu tempat mencegah persyaratan yang tidak sah dikirim ke calon klien.
Setelah pemilik menandatangani kontrak manajemen, transisi data properti melibatkan banyak langkah administratif. Tanpa proyek dan tugas yang terstruktur, anggota tim lupa mengumpulkan sertifikat asuransi atau formulir otorisasi utilitas. Kesenjangan administratif ini menunda onboarding properti yang sebenarnya. Melacak tugas-tugas pra-operasional ini memastikan bahwa semua prasyarat hukum dan administratif terpenuhi sebelum penempatan penyewa dimulai.
Mengumpulkan biaya penyiapan awal atau retainer orientasi dari pemilik properti baru seringkali terlewatkan. Jika penagihan ditangani sepenuhnya terpisah dari proyek orientasi, tim keuangan tidak memiliki visibilitas ke status proyek. Mengaitkan faktur langsung dengan catatan klien dan proyek orientasi memastikan bahwa biaya penyiapan diminta, dilacak, dan dikumpulkan sebelum layanan manajemen properti apa pun secara resmi dimulai.
Produknya
Klien memantau kemajuan, file, dan faktur di portal bermerek alih-alih meminta pembaruan dari tim Anda.
Email, SMS, panggilan, dan pesan suara mendarat di samping catatan klien — dengan ringkasan AI, sehingga siapa pun di tim dapat membalas dengan konteks penuh.
Tugas, file, dan status untuk setiap keterlibatan — terlihat oleh tim dan, melalui portal klien, oleh klien.
Kirim kutipan, tagih pencapaian atau retainer, dan biarkan pengingat otomatis mengejar apa pun yang belum dibayar.
Alur kerja
Alur kerja dimulai ketika pemilik properti mengajukan pertanyaan. Anggota tim membuat entri baru dalam catatan klien untuk mencatat detail properti, informasi kontak pemilik, dan persyaratan awal. Semua percakapan awal dan file, seperti foto properti saat ini atau ringkasan unit yang ada, dilampirkan ke catatan ini. Ini menjaga data pengembangan bisnis awal tetap bersih dan terpisah dari sistem operasional penyewa aktif.
Selanjutnya, manajer menggunakan platform untuk menyusun dan menerbitkan proposal formal kepada pemilik properti. Proposal tersebut menguraikan persentase manajemen, batas otorisasi pemeliharaan, dan persyaratan layanan. Anggota tim dapat memperbarui status proposal sambil menjadwalkan pertemuan lanjutan menggunakan alat penjadwalan. Ini memastikan pemilik menerima dokumen dan memiliki metode yang jelas untuk memesan percakapan tinjauan.
Setelah proposal diterima, manajer membuat proyek orientasi aktif. Proyek ini berisi daftar tugas yang ditugaskan kepada staf administrasi. Tugas termasuk mengamankan salinan akta, memverifikasi asuransi properti, dan menyiapkan profil pemilik. File yang disediakan oleh pemilik diatur di dalam folder proyek untuk referensi administrasi yang mudah selama transisi.
Sebelum manajemen operasional dimulai, administrator menerbitkan faktur untuk biaya penyiapan properti awal melalui platform. Faktur ini ditautkan langsung ke catatan klien dan proyek orientasi. Tim memantau status pembayaran, memastikan bahwa tidak ada tugas orientasi yang dilanjutkan hingga selesai sampai pemilik membayar biaya penyiapan yang diperlukan, melindungi perusahaan dari biaya operasional di muka.
Terakhir, manajer properti memberikan akses kepada pemilik ke portal klien. Melalui portal ini, pemilik dapat melihat file orientasi yang telah selesai, melihat status proyek, dan meninjau percakapan historis. Setelah orientasi selesai, catatan penyewa dan akuntansi sewa tetap berada di sistem properti utama, dan hubungan pemilik berlanjut di Workspace369.
Cakupan produk
Disukai di App Store
Akhirnya terasa tenangBerkali-kali beralih antara tiga atau empat alat serba ada dan selalu berakhir dengan kekacauan tab. Ini adalah yang pertama terasa tenang. Menyiapkan proyek klien saya dalam sepuluh menit.
Peluncuran tim yang tanpa hambatanKami meluncurkannya untuk tim kami yang beranggotakan delapan orang dan adopsinya mudah — intuitif dan terpoles. Saya menginginkan lebih banyak integrasi, tetapi mereka terus mengirimkan pembaruan.
Hemat jam setiap mingguDulu mengelola alat terpisah untuk catatan, tugas, dokumen, dan pembaruan. Mengkonsolidasikan ke satu tempat benar-benar menghemat jam setiap minggu. Dukungan juga responsif.
Mulai
FAQ
Simpan buku besar sewa, akuntansi sewa, penyaringan penyewa, dan pengiriman pemeliharaan di perangkat lunak manajemen properti Anda. Workspace369 menjalankan sisi pemilik bisnis: catatan klien, proposal, proyek onboarding, percakapan, dan faktur, dan dari Specialist terhubung ke sistem lain melalui webhook dan API.
Catatan penyewa tetap ada di sistem properti utama Anda, sementara Workspace369 menjalankan pengembangan bisnis dan onboarding untuk pemilik properti. Dengan menjaga data penyewa tetap terpisah, tim Anda dapat mengelola proposal, file, dan percakapan dengan pemilik tanpa mengacaukan basis data penyewa operasional atau sistem pelacakan sewa Anda.
Ya, Anda dapat membuat dan melacak faktur untuk biaya penyiapan awal dan biaya penarikan onboarding langsung di dalam platform. Faktur ini ditautkan ke catatan klien pemilik tertentu dan proyek onboarding, memungkinkan tim administrasi Anda untuk memverifikasi bahwa pembayaran telah dikumpulkan sebelum properti sepenuhnya ditransisikan ke portofolio aktif Anda.
Pemilik menggunakan portal klien untuk meninjau proposal, memeriksa status tugas orientasi, melihat file properti bersama, dan menjaga percakapan dengan tim manajemen Anda. Ini memberi pemilik ruang profesional dan pribadi untuk bekerja dengan tim Anda sebelum properti mereka ditayangkan di sistem manajemen penyewa Anda.
Siap kapan saja
Mulai dengan modul yang Anda butuhkan hari ini, lalu aktifkan AI, otomatisasi, akuntansi, inventaris, permintaan, dan pelaporan seiring pertumbuhan operasi.
