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CRM per gestori di affitti brevi

CRM per gestori di affitti brevi con un flusso di lavoro di acquisizione proprietari

I gestori di affitti a breve termine spesso faticano a gestire il lato commerciale dell'acquisizione di proprietà mentre gestiscono le operazioni degli ospiti. Workspace369 gestisce la relazione commerciale tra il gestore e il proprietario della proprietà. Utilizzando record cliente strutturati e proposte, puoi trasformare un lead in una proprietà gestita. Le attività di onboarding della proprietà, le conversazioni con i proprietari e le fatture di gestione mensili vengono quindi gestite in un unico spazio di lavoro.

Inizia prova gratuita Parla con le vendite
Clientela relazione e il brief concordato
Lavoroattività con una persona responsabile
Fatturazionefatture e contesto commerciale
Scheda cliente Workspace369 che mostra cronologia, file, comunicazioni e fatture in un unico profilo

Fatti chiave

Il CRM di Workspace369 per gestori di affitti brevi copre 9 aree, tra cui anagrafica clienti, preventivi, progetti e attività.

Il flusso di lavoro si svolge in 5 fasi, dalla "richiesta del proprietario del registro" all' "emissione di fatture di gestione mensili".

Workspace369 parte da $29/mese per 1 utente, e il piano Commander include 20 utenti, 500 GB di spazio di archiviazione e 120.000 token AI al mese a $299/mese.

Posti aggiuntivi costano $10 ciascuno e 100 GB di spazio di archiviazione aggiuntivo costano $15; i prezzi completi sono pubblici sulla Pagina prezzi Workspace369.

Il problema

Sfide amministrative nella gestione degli affitti

Frammentazione dei Dati del Proprietario

I dettagli dell'immobile e le informazioni di contatto del proprietario sono spesso sparsi su vari thread di email e messaggi di testo. Senza un record cliente strutturato, i gestori perdono traccia delle preferenze specifiche del proprietario o delle istruzioni di accesso all'immobile. Ciò porta a errori amministrativi nella stesura dei contratti di gestione. Archiviare questi dettagli in un record dedicato consente una migliore organizzazione dei fatti essenziali necessari per mantenere un rapporto professionale con il proprietario dell'immobile.

Onboarding di proprietà bloccato

Le nuove proprietà spesso rimangono vuote perché le attività di trasferimento utenze, pulizia profonda e fotografia non vengono monitorate sistematicamente. Quando l'onboarding manca di una chiara struttura di progetto, le scadenze vengono mancate e la proprietà rimane non quotata più a lungo del necessario. Creando un progetto specifico per ogni nuovo affitto, i gestori possono assegnare attività e monitorare i progressi per tracciare la prontezza per gli ospiti in tempo.

Ritardi nella Consegna della Proposta

La perdita di potenziali proprietari è un rischio comune quando le proposte di gestione richiedono troppo tempo per essere redatte e consegnate. Se un proprietario deve attendere giorni per un accordo di servizio, potrebbe scegliere un concorrente che risponde più velocemente. L'utilizzo di uno strumento di proposta strutturato consente ai gestori di delineare rapidamente le strutture tariffarie e i servizi, fornendo un'esperienza professionale che incoraggia i proprietari a impegnare le loro proprietà nel tuo portafoglio di gestione.

Fatturazione e confusione delle commissioni

La registrazione manuale delle commissioni di gestione e dei disinvestimenti dei proprietari può portare a significativi errori contabili e clienti frustrati. Senza un chiaro registro delle fatture, è difficile dimostrare il valore dei tuoi servizi o garantire il pagamento puntuale. La generazione di fatture direttamente dal record del cliente fornisce una chiara traccia per il gestore e il proprietario, riducendo le controversie e semplificando notevolmente la riconciliazione finanziaria mensile.

Il prodotto

Vedi lo spazio di lavoro che i tuoi clienti percepiscono.

01

Un portale che i clienti controllano davvero

I clienti monitorano progressi, file e fatture in un portale personalizzato invece di chiedere aggiornamenti al tuo team.

Scheda cliente Workspace369 che mostra cronologia, file, comunicazioni e fatture in un unico profilo
02

Ogni canale in un'unica casella di posta

Email, SMS, chiamate e segreteria telefonica atterrano accanto alla scheda del cliente — con riepiloghi AI, così chiunque nel team può rispondere con il contesto completo.

Casella di posta condivisa Workspace369 che mostra cronologia email, SMS e chiamate accanto a una scheda cliente
03

Lavoro del cliente, organizzato per progetti

Attività, file e stato per ogni incarico — visibili al team e, tramite il portale clienti, al cliente.

Bacheca progetti Workspace369 che mostra il lavoro del cliente organizzato in fasi con proprietari e stato
04

Dalle proposte alle fatture pagate

Invia preventivi, fattura per traguardi o contratti di mantenimento, e lascia che i promemoria automatici inseguano tutto ciò che è in sospeso.

Editor fatture Workspace369 che mostra voci di riga, termini di pagamento e dettagli del cliente

Flusso di lavoro

Flusso di lavoro di acquisizione e onboarding immobiliare

01

Richiesta sul titolare del record

Inizia creando un record cliente dettagliato per il proprietario dell'immobile. Questo record dovrebbe includere l'indirizzo specifico del sito, il numero di unità e qualsiasi caratteristica unica della proprietà. Invece di fare affidamento sulla memoria, registra questi dettagli nel brief per garantire che ogni membro del team abbia accesso alle stesse informazioni. Questo passaggio stabilisce le basi per tutto il lavoro futuro, assicurando che la proprietà sia identificata correttamente in tutte le proposte di gestione e fatture.

02

Proposta di gestione

Utilizza la funzionalità di proposta per delineare le tue strutture di commissioni di gestione, le commissioni di pulizia e le responsabilità di manutenzione. Presentando questi termini chiaramente in una proposta digitale, fornisci al proprietario un documento professionale da rivedere, approvare e firmare elettronicamente. Questo sostituisce gli accordi informali via email e garantisce che entrambe le parti abbiano una comprensione condivisa dei termini di gestione. Puoi anche includere file specifici, come i requisiti assicurativi, per fornire una panoramica completa della partnership.

03

Inizializza il progetto di onboarding

Una volta accettata la proposta, imposta un progetto dedicato per monitorare le attività di preparazione della proprietà. Questo progetto dovrebbe includere attività per l'allacciamento delle utenze, l'installazione della serratura intelligente e la fotografia professionale. L'assegnazione di queste attività a membri specifici del team garantisce la responsabilità e fornisce una chiara tempistica per quando la proprietà sarà pronta per gli ospiti. Questo approccio strutturato impedisce che dettagli piccoli ma critici vengano trascurati durante il frenetico periodo di transizione tra i proprietari.

04

Pianifica Ispezioni Immobiliari

Utilizza lo strumento di pianificazione per coordinare le ispezioni finali e i sopralluoghi con il proprietario dell'immobile. Ciò ti consente di confermare che tutte le attività di onboarding siano state completate secondo i tuoi standard. Condividendo la pianificazione, tieni informato il proprietario sui tuoi progressi senza bisogno di continui aggiornamenti telefonici. La registrazione dei risultati di queste ispezioni nei file del progetto fornisce una cronologia della condizione dell'immobile all'inizio della tua gestione.

05

Emettere fatture di gestione mensili

Genera e invia fatture mensili per i tuoi servizi di gestione in base alle tariffe concordate nella proposta iniziale. Ciò mantiene trasparente e professionale la relazione finanziaria. Collegando le fatture al record del cliente del proprietario, puoi monitorare facilmente la cronologia dei pagamenti e identificare eventuali commissioni in sospeso. Questo processo di fatturazione sistematico aiuta a monitorare il flusso di cassa aziendale, fornendo al contempo al proprietario dell'immobile documentazione chiara per i propri registri fiscali.

Copertura del prodotto

Operazioni clienti per gestori di affitti a breve termine

  • Il sistema deve contenere i dettagli di contatto del proprietario e l'indirizzo della proprietà registrati dal team durante la transizione dalla proposta al progetto attivo.
  • La proposta deve essere accessibile al proprietario tramite il portale clienti, consentendogli di visualizzare i termini e comunicare domande direttamente all'interno del thread di conversazione.
  • Il progetto di onboarding deve consentire la creazione di attività specifiche per l'allestimento delle utenze e la fotografia, con date assegnate visibili nella vista di pianificazione condivisa.
Schede cliente
Proposte
Progetti e attività
File
Conversazioni
Pianificazione
Fatture
Portale clienti
Automazioni del flusso di lavoro

Apprezzato sull'App Store

Valutato dalle persone che gestiscono il loro lavoro con i clienti.

★★★★★
Finalmente dà un senso di calma

Sono passato tra tre o quattro strumenti all-in-one e sono sempre finito in un caos di schede. Questo è il primo che dà un senso di calma. Ho impostato i miei progetti cliente in dieci minuti.

Justin R. · Fondatore singolo · Recensione App Store
★★★★★
Implementazione senza problemi per il team

L'abbiamo implementato per il nostro team di otto persone e l'adozione è stata indolore: intuitivo e raffinato. Vorrei più integrazioni, ma continuano a rilasciare aggiornamenti.

Samantha D. · Responsabile operativo · Recensione App Store
★★★★★
Ore recuperate ogni settimana

Stavo destreggiandomi tra strumenti separati per note, attività, documenti e aggiornamenti. Consolidare in un unico posto mi ha fatto risparmiare davvero ore ogni settimana. Anche il supporto è reattivo.

Alicia N. · Fondatrice di agenzia · Recensione App Store
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FAQ

Criteri di valutazione per la gestione degli affitti

Si sincronizza con Airbnb o VRBO?

Workspace369 si collega ad altri sistemi tramite webhook e la sua API da Specialist. Mappa gli eventi e i campi di cui hai bisogno, imposta le autorizzazioni e testa la gestione degli errori con record di esempio prima di fare affidamento sulla sincronizzazione.

Posso gestire qui il check-in degli ospiti?

Mantieni check-in ospiti, codici di accesso e messaggistica ospiti nel tuo software di prenotazione. Workspace369 organizza i programmi di turnover e pulizia come progetti e attività per il tuo team e gestisce il rapporto con il proprietario dell'immobile, garantendo che sia pronto per l'occupazione degli ospiti.

Come traccio i pagamenti dei proprietari?

Puoi generare e inviare fatture per le commissioni di gestione direttamente dal record del cliente al proprietario dell'immobile. Ciò ti consente di mantenere una cronologia di fatturazione professionale. I proprietari possono pagare online con carta tramite Stripe, e ogni pagamento si trova su un registro chiaro delle commissioni che hai addebitato per i tuoi servizi.

Dove archivio le foto dell'immobile?

Da Specialist, è possibile allegare e organizzare file immobiliari, incluse fotografie professionali e planimetrie, sulla scheda progetto o cliente specifica. Ciò garantisce che tutte le risorse di marketing e la documentazione immobiliare siano facilmente accessibili al tuo team durante il processo di onboarding e per riferimenti futuri nella cronologia di gestione dell'immobile.

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