調整されていないイベントスケジュールの変更
ショーの直前に顧客が追加のパフォーマンスセットをリクエストしたり、会場の連絡先を変更したりした場合、更新は散在するメールに失われることがよくあります。予約オペレーターは、バンドメンバーが誤った詳細で到着するのを防ぐために、顧客記録とスケジューリングエントリを更新できます。スケジューリングと会話のための構造化された場所がないと、ライブパフォーマンスセットアップ中にエラーが発生します。
ライブバンド＆エンターテイナー向けCRM
特化型ワークフロー搭載ライブバンド＆エンターテイナー向けCRM
ライブバンドやエンターテイナーは、すべてのパフォーマンスエンゲージメントのために複雑な管理詳細を管理します。予約マネージャーは、顧客記録、初期提案書、パフォーマンスプロジェクト、運用タスク、共有ファイル、顧客会話、イベントスケジュール、最終請求書を調整する必要があります。バンドの予約でセットが追加され、イベント直前に会場の連絡先が変更されるなど、予期しない変更が発生した場合、管理上の明確さが不可欠です。Workspace369は、問い合わせから最終請求書まで、すべての予約を1つの記録で管理するため、チームはパフォーマンスが開始される前にすべての更新を確認できます。
クライアント関係と合意されたブリーフ
作業担当者付きのタスク
請求請求書と商業的文脈
主な特徴
Workspace369のライブバンド＆エンターテイナー向けCRMは、顧客記録、提案、プロジェクト、タスクを含む9つの領域をカバーします。
ワークフローは、「初期受付とクライアントレコードの設定」から「最終スケジュール設定と請求書発行」までの5つのステップで実行されます。
Workspace369 は月額 29 ドルから 1 シートで利用でき、Commander プランには 20 シート、500 GB のストレージ、月間 120,000 AI トークンが含まれ、月額 299 ドルです。
追加シートは各 10 ドル、追加ストレージ 100 GB は 15 ドルです。完全な価格は公開されています。 Workspace369の価格ページ.
問題点
バンドブッキングにおける管理上の課題
不正確なパフォーマンス提案書
エンターテイナーは、会場マネージャーが要求した最終的な技術要件またはセット長を反映しない提案を頻繁に配布します。初期の提案がアクティブなプロジェクトファイルやタスクに直接リンクされていない場合、管理チームは約束された内容を検証できません。ファイルとクライアントレコードを相互参照することで、請求書が発行される前に不一致を防ぐことができます。
散在する会場とクライアントの会話
会場の寸法、パフォーマンス時間、ホスピタリティ要件に関するコミュニケーションは、通常、複数のテキストスレッドや個別の電話で行われます。会場の担当者が予期せず変更された場合、新しいコーディネーターは文脈を把握できません。これらの会話をクライアントレコードと並行して追跡することで、どのオペレーターでも記録された会話履歴を確認し、関連タスクを更新できます。
断片化された請求と請求書
ライブエンターテイメントでは、初期デポジット、予定日、最終請求書の明確な連携が必要です。パフォーマンスプロジェクトで追加セットの追加などの直前変更が行われた場合、管理チームは請求書を調整できます。タスクとファイルの明確な追跡がないと、請求エラーにより必要なイベントの回収が遅れる可能性があります。
製品
クライアントが感じるワークスペースをご覧ください。
01
クライアントが実際にチェックするポータル
クライアントは、チームに更新を求める代わりに、ブランド化されたポータルで進捗状況、ファイル、請求書を確認します。
02
すべてのチャネルを1つの受信トレイに
メール、SMS、電話、ボイスメールがクライアントレコードの横に表示され、AIによる要約が付いているため、チームの誰でも完全なコンテキストで返信できます。
03
クライアントワークをプロジェクトとして整理
すべてのエンゲージメントのタスク、ファイル、ステータス — チームと、クライアントポータルを通じてクライアントに表示されます。
04
見積もりから請求書支払いまで
見積もりを送信し、マイルストーンまたはリテイナーで請求し、自動リマインダーで未払い分を回収します。
ワークフロー
ステップバイステップ予約ワークフロー
01
初期受付とクライアントレコード設定
予約マネージャーは、エンターテイメントの問い合わせが到着するとすぐに、クライアントレコードに新しいエントリを作成します。このレコードには、最初のイベントの日付、会場の詳細、およびクライアントの連絡先情報が保存されます。マネージャーは、すべての初期問い合わせファイルを添付し、会話スレッドを開始して、特定のパフォーマンス制約を文書化し、次の予約ステップでアクセス可能なすべての基本的なデータが利用可能であることを保証します。
02
提案書の作成とレビュー
オペレーターは、パフォーマンス期間、設定数、および基本料金を概説した詳細な提案書を作成します。この提案書は、レビューのためにクライアントポータルを通じてクライアントに送信されます。マネージャーは提案書のステータスを追跡し、パフォーマンス構造に対する要求された調整がプロジェクト作成に進む前にブリーフに記録されていることを確認します。
03
プロジェクト作成とタスク割り当て
提案書が承認されたら、オペレーターは予約のためにアクティブなプロジェクトを作成します。チームは、機器チェック、セットリストの確認、会場調整のためのタスクを構築します。関連するすべての技術ファイルとステージプロットはプロジェクトに直接アップロードされ、管理スタッフはメインのスケジュールカレンダーに対してタスク完了日を監視できます。
04
直前の予約例外の管理
クライアントがイベント直前に別のセットを追加し、会場の連絡先を変更した場合、オペレーターはプロジェクトタスク、スケジュールカレンダー、およびクライアントレコードを更新できます。マネージャーは会話ログに詳細なメモを残し、新しい会場レイアウトでファイルリポジトリを更新して、バンドが更新されたブリーフを読むことを保証します。
05
最終スケジュールと請求書発行
予約マネージャーは、完了したプロジェクトタスクに対してすべてのスケジューリングエントリを検証します。追加のセット詳細を確認した後、オペレーターは更新された手数料を反映した最終請求書を生成します。請求書はクライアントポータル経由で送信され、マネージャーはシステムに支払い確認が記録されたらプロジェクトを完了としてマークします。
製品カバレッジ
ライブバンド・エンターテイナー向けクライアントオペレーション
- システムは、オペレーターがクライアントレコード内の会場担当者を変更し、単一セッション内でスケジューリングカレンダーを更新できるようにする必要があります。
- プロジェクトワークスペースは、オペレーターが保留中の請求書を更新している間に、更新されたステージレイアウトファイルをアップロードし、追加のタスクセットを追加することをサポートする必要があります。
- クライアントポータルは、管理者が調整を保存した後、クライアントが更新された提案書と最終請求書の詳細を表示できるようにする必要があります。
クライアントレコード
提案書
プロジェクトとタスク
ファイル
会話
スケジューリング
請求書
クライアントポータル
ワークフロー自動化
App Storeで高評価
クライアントワークの担当者からの評価
★★★★★
ついに落ち着けるように3つか4つのオールインワンツールを渡り歩きましたが、いつもタブだらけになっていました。これは落ち着いて使える初めてのツールです。クライアントプロジェクトを10分で設定できました。
★★★★★
ストレスフリーなチーム導入8人のチームに導入しましたが、直感的で洗練されているため、導入は簡単でした。より多くの連携機能があれば嬉しいですが、彼らは継続的にリリースしています。
★★★★★
毎週数時間節約メモ、タスク、ドキュメント、アップデート用に別々のツールを使い分けていました。1か所にまとめたことで、毎週数時間節約できています。サポートも迅速です。
開始する
クライアントワークでWorkspace369を体験してください。
無料トライアルを開始するか、営業担当者にご相談ください。どちらの方法でも、受信トレイ、プロジェクト、ポータル、請求の全プロセスを確認できます。よくある質問
エンターテイメントワークフローのための検証基準
Workspace369は、パフォーマンス制作またはアーティストライセンスを処理できますか？
プロダクション、ライセンス、アーティストの支払いアレンジメントを、それらのために構築されたツールに保持します。Workspace369は、それらの周りの予約ビジネスを実行します：クライアントレコード、提案書、プロジェクト、タスク、ファイル、会話、オンライン支払い付き請求書、およびクライアントポータル。
会場担当者の突然の変更をシステムはどのように処理しますか？
公演の直前に会場の担当者が変更された場合、予約マネージャーはクライアントレコードを開き、担当者フィールドを更新できます。担当者はアクティブな会話ログとプロジェクトタスクを更新し、管理チームが新しい担当者情報を直ちに確認できるようにする必要があります。
新しいセットが追加されたときにタスク割り当てを自動化できますか？
ワークフロー自動化は、サポートされているトリガー、条件、および時間待ちを使用して、タスクの作成、電子メールまたはSMSの送信、リマインダーの発行、チームメンバーへの通知を行うことができます。電子メール自動化はCadetから、SMSステップはVoyagerから開始されます。AIでドラフトされたワークフローはCommanderから開始されます。ワークフローを有効にする前に、必要なイベント、所有者、レビュー手順をテストしてください。通話トリガーにはボイス付きのプランが必要です。シミュレートされたテスト実行と実行ログは、サンプル予約でワークフローが何を行うかを正確に示します。
クライアントは、更新されたイベント提案書と請求書をどのように表示しますか？
クライアントはクライアントポータルにログインしてドキュメントにアクセスできます。管理者が追加セットを反映するように提案または請求書を更新すると、変更はポータル内で表示されます。オペレーターは、更新されたドキュメントを指すメッセージをクライアントに送信できます。
準備はできています
Workspace369がクライアントワークフローにどのように適合するかを確認します。
今日必要なモジュールから始めて、オペレーションが成長するにつれてAI、自動化、会計、在庫、リクエスト、およびレポートをオンにしてください。
