追跡されていない注文調整
クライアントが署名後にテントまたは座席数を変更した場合、管理チームはマスターレコードの更新を忘れることがよくあります。ファイルと請求書を更新するための手動介入なしに、オフィススタッフは古い金額を請求します。Workspace369は、クライアントレコード、提案書、請求書を1つのワークスペースに保持し、改訂された提案書を更新された請求書に変換します。
パーティー・イベントレンタル会社向けCRM
特定のワークフローを備えたパーティー・イベントレンタル会社向けCRM
パーティーおよびイベントレンタル事業では、クライアントコミュニケーション、提案、プロジェクト調整のための単一のレコードが必要です。レンタル注文が承認後に変更された場合、管理者は手動で文書を調整する必要があります。Workspace369は、クライアントレコード、提案、プロジェクト、請求書を1つのシステムで管理するため、承認された注文とそれに対するすべての変更は一緒に保持されます。専門ツールからは、在庫追跡と在庫調整がレンタル在庫もカバーします。
クライアント関係と合意されたブリーフ
作業担当者付きのタスク
請求請求書と商業的文脈
主な特徴
Workspace369のパーティー・イベントレンタル会社向けCRMは、クライアントレコード、提案書、プロジェクト、タスクを含む9つの領域をカバーします。
ワークフローは、「初期クライアント受付」から「クライアント検証と最終化」までの5つのステップで実行されます。
Workspace369 は月額 29 ドルから 1 シートで利用でき、Commander プランには 20 シート、500 GB のストレージ、月間 120,000 AI トークンが含まれ、月額 299 ドルです。
追加シートは各 10 ドル、追加ストレージ 100 GB は 15 ドルです。完全な価格は公開されています。 Workspace369の価格ページ.
問題点
イベントレンタル調整における管理上の摩擦
散在するクライアントの会話
イベントプランナーは、機器の更新情報をテキストメッセージ、メール、電話でやり取りします。これらのやり取りが単一の管理スレッドに記録されていない場合、倉庫スタッフは間違ったアイテムを梱包します。Workspace369は、会話とファイルをクライアントレコードに直接リンクするため、チームはプロジェクトタスクを修正する前に最新のリクエストを確認します。
請求の不一致
請求書を最終計算するには、機器リストの変更は手動での再計算が必要です。請求担当者が提案書を更新しても、改訂請求書を生成しなかった場合、会社は収益を失うか、クライアントに過剰請求することになります。Workspace369を使用すると、管理者は更新された請求書を発行し、デポジットや分割払いを処理し、未払い額を確認できるため、イベントレンタル注文の変更後の請求の不一致を防ぐことができます。
整理されていないイベントスケジュール
レンタル品の配送には、会場管理者との厳密な時間調整が必要です。注文が変更されると、配送ウィンドウがシフトし、輸送車両のスケジューリングに競合が生じることがよくあります。Workspace369にはチームカレンダーとタスクが含まれており、管理者は配送日をマッピングしてスタッフにチェックタスクを割り当てることができますが、トラックルーティングはフリートツール内に留まります。
製品
クライアントが感じるワークスペースをご覧ください。
01
クライアントが実際にチェックするポータル
クライアントは、チームに更新を求める代わりに、ブランド化されたポータルで進捗状況、ファイル、請求書を確認します。
02
すべてのチャネルを1つの受信トレイに
メール、SMS、電話、ボイスメールがクライアントレコードの横に表示され、AIによる要約が付いているため、チームの誰でも完全なコンテキストで返信できます。
03
クライアントワークをプロジェクトとして整理
すべてのエンゲージメントのタスク、ファイル、ステータス — チームと、クライアントポータルを通じてクライアントに表示されます。
04
見積もりから請求書支払いまで
見積もりを送信し、マイルストーンまたはリテイナーで請求し、自動リマインダーで未払い分を回収します。
ワークフロー
レンタル注文更新のための運用ワークフロー
01
初期クライアント受付
ワークフローは、イベントプランナーがテント、テーブル、またはステージングの見積もりをリクエストしたときに開始されます。管理者は、クライアントレコードに新しいエントリを作成し、初期の会場の詳細を記録します。スタッフは、会話機能を使用して、配送アクセスポイントとタイミングの制約を明確にし、公式の価格設定ドキュメントを生成する前に、すべての基本的なプロジェクトノートが保持されるようにします。
02
提案書の発行とレビュー
管理者は、要求されたレンタルアイテムと関連サービス料金をリストした詳細な提案書を作成します。クライアントは、クライアントポータルと公開承認および電子署名リンクを通じてそれを受け取ります。クライアントは、項目別の内訳を表示し、ポータルを通じて直接必要な変更を通信できるため、チームは受諾前の交渉の明確な記録を保持できます。
03
承認後の機器変更の処理
イベントレンタル注文が提案承認後に機器リストを変更した場合、チームは注文を1か所で更新します。管理者は会話ログでクライアントのリクエストを確認し、プロジェクトファイルにリストされているアイテムを変更し、タスクを更新します。その後、スタッフメンバーが倉庫チームにアイテムが利用可能であることを確認します。
04
請求書とスケジュールの整合性
機器の調整後、管理者は新しいレンタル合計を反映するように対応する請求書を更新します。管理者はその後、変更された機器リストによって引き起こされた配送またはセットアップ期間の変更を考慮して、スケジュールカレンダーを調整します。スタッフは、請求のマイルストーンが改訂されたイベントパラメータと一致することを確認するためにタスクを使用します。
05
クライアント認証と最終確認
管理者は、改訂されたプロジェクトドキュメントと更新された請求書をクライアントポータルにアップロードします。管理者は、クライアントに変更を確認するようにログインするように求めるメッセージを送信します。クライアントが会話を通じて詳細を確認すると、スタッフは準備タスクを完了としてマークし、プロジェクトを倉庫実行の準備ができた状態にします。
製品カバレッジ
パーティー・イベントレンタル会社向けクライアントオペレーション
- オペレーターは、クライアントが見積もりを承認した後、プロジェクトファイル内の項目別機器リストを変更できます。
- 更新された請求書は、変更された機器リストによって引き起こされた価格差を反映し、新しい合計がクライアントポータル内で表示されます。
- スタッフメンバーは、更新されたプロジェクトレコードに対してアイテムの可用性を確認するために、倉庫チームにタスクを作成できます。
クライアントレコード
提案書
プロジェクトとタスク
ファイル
会話
スケジューリング
請求書
クライアントポータル
ワークフロー自動化
App Storeで高評価
クライアントワークの担当者からの評価
★★★★★
ついに落ち着けるように3つか4つのオールインワンツールを渡り歩きましたが、いつもタブだらけになっていました。これは落ち着いて使える初めてのツールです。クライアントプロジェクトを10分で設定できました。
★★★★★
ストレスフリーなチーム導入8人のチームに導入しましたが、直感的で洗練されているため、導入は簡単でした。より多くの連携機能があれば嬉しいですが、彼らは継続的にリリースしています。
★★★★★
毎週数時間節約メモ、タスク、ドキュメント、アップデート用に別々のツールを使い分けていました。1か所にまとめたことで、毎週数時間節約できています。サポートも迅速です。
開始する
クライアントワークでWorkspace369を体験してください。
無料トライアルを開始するか、営業担当者にご相談ください。どちらの方法でも、受信トレイ、プロジェクト、ポータル、請求の全プロセスを確認できます。よくある質問
レンタル注文変更の評価基準
Workspace369は、倉庫にあるテーブルやテントの空き状況を自動的に確認できますか？
Workspace369には、Specialistからの在庫追跡、在庫調整、低在庫アラートが含まれています。実際の製品ユニットを設定し、サンプル在庫で割り当てと調整をテストしてください。WebhookとAPIを通じて倉庫または店舗を接続してください。
クライアントが提案を承認した後、レンタルアイテムの急な変更にどう対応しますか？
提案書を更新し、改訂された請求書に変換し、プロジェクトタスクを調整します。これらすべてを同じクライアントレコード上で行います。ワークフロー自動化により担当者に通知でき、Specialistからは在庫追跡で在庫調整を記録します。本稼働前にサンプルレコードで変更されたレンタル注文をテストします。
クライアントは、更新されたレンタル請求書と配送スケジュールを個別に表示できますか？
はい。クライアントはクライアントポータルにアクセスして、クライアントレコード、承認された提案書、更新された請求書を表示できます。注文が変更された場合、管理者は改訂されたファイルを共有し、クライアントにポータルで確認するようにメッセージを送信します。
システムはレンタル機器の配送トラックのルーティングまたはメンテナンスを追跡しますか？
トラックルーティングと車両メンテナンスをフリートツールに保持します。Workspace369は、配送日、タスク、プロジェクトスケジュールを保持し、Specialistからレンタル在庫を追跡し、同じプランからWebhookとAPIを介してフリートツールに接続します。
準備はできています
Workspace369がクライアントワークフローにどのように適合するかを確認します。
今日必要なモジュールから始めて、オペレーションが成長するにつれてAI、自動化、会計、在庫、リクエスト、およびレポートをオンにしてください。
