個人・小規模法律事務所向けCRM
法律事務所からの問い合わせは、受け入れられたエンゲージメントになる前にスクリーニングが必要です。このページでは、最初の問い合わせから署名されたエンゲージメントまで、Workspace369でソロおよび小規模法律事務所がどのようにインテークを実行するかを示しています。クライアント記録、会話、スケジューリングにより、オペレーターは受信リクエストを確認してからプロジェクトにコミットでき、公開インテークフォーム（Voyagerからのリクエスト）は、クライアント記録に変換される新しい問い合わせをキャプチャします。電子署名付きの提案書、プロジェクト、ファイル、請求書が、そこから各エンゲージメントを運びます。
主な特徴
Workspace369 の個人・小規模法律事務所向けCRMは、顧客記録、提案、プロジェクト、タスクを含む9つの領域をカバーしています。
ワークフローは、「初期問い合わせの記録」から「請求と支払い追跡」までの5つのステップで実行されます。
Workspace369 は月額 29 ドルから 1 シートで利用でき、Commander プランには 20 シート、500 GB のストレージ、月間 120,000 AI トークンが含まれ、月額 299 ドルです。
追加シートは各 10 ドル、追加ストレージ 100 GB は 15 ドルです。完全な価格は公開されています。 Workspace369の価格ページ.
問題点
初期の問い合わせは、スクリーニングなしで到着することが多く、不適合なケースで受付キューがいっぱいになります。会話を記録し、顧客記録を確認するための明確な方法がないため、スタッフは手動で詳細を解析するのに何時間も費やします。この管理オーバーヘッドは、有望な見込み客への応答を遅らせます。オペレーターは、正式なプロジェクトを作成したり、提案を送信したりする前に、初期のアウトリーチを文書化し、予備的な評価をスケジュールするための構造化された方法を必要とします。
見込み客からのメッセージが別々のアカウントに分散している場合、問い合わせの初期履歴を追跡することが困難になります。会話、初期ファイル、スケジュールのメモは、プライマリクライアント記録にリンクされずに残ります。担当者は、問い合わせがスクリーニングされたかどうか、または提案書が送信されたかどうかを手動で確認する必要があります。この管理上の組織化の欠如は、繰り返しの質問や、受付中の応答時間の遅延につながります。
承認された問い合わせからプロジェクト実行への移行は、しばしば業務上の摩擦を生み出します。タスク、関連ファイル、クライアント記録は、しばしば別々の場所に保存されます。チームメンバーは、別のツールで手動でタスクを再作成する必要があります。プロジェクトを元のクライアント記録に直接リンクせずに、進捗状況を追跡し、内部タスクを調整するには、過剰な手動クロスチェックが必要です。
初回相談や契約マイルストーンの請求をメインのクライアントシステム外で行うのは非効率です。請求書の作成には、個別のスケジュール記録やクライアント記録からの手動データ入力が必要です。請求書がクライアントとの会話やプロジェクトファイルと連携していないと、未払い残高の追跡は手作業となり、小規模法律事務所は支払い状況の確認に余分な時間を費やすことになります。
製品
クライアントは、チームに更新を求める代わりに、ブランド化されたポータルで進捗状況、ファイル、請求書を確認します。
メール、SMS、電話、ボイスメールがクライアントレコードの横に表示され、AIによる要約が付いているため、チームの誰でも完全なコンテキストで返信できます。
すべてのエンゲージメントのタスク、ファイル、ステータス — チームと、クライアントポータルを通じてクライアントに表示されます。
見積もりを送信し、マイルストーンまたはリテイナーで請求し、自動リマインダーで未払い分を回収します。
ワークフロー
担当者は、着信問い合わせを受け取り、その詳細をクライアントレコードに入力するか、提出された受付リクエストをクライアントレコードに変換します。担当者は、見込み客の連絡先情報を記録し、コアリクエストを簡単なメモとして記録します。このステップは、スクリーニングが行われる前に追跡を開始します。チームはこのレコードを使用して、後続の会話やファイルを保存し、初期のタッチポイントを特定のプロスペクトエントリにリンクします。
オペレーターはクライアントレコードを確認し、問い合わせが会社の受付基準を満たしているかどうかを判断します。その後、担当者がスケジューリングツールを使用して受付コールを設定します。このコール中、管理者は問い合わせファイル内に会話の詳細を直接記録します。このスクリーニングステップにより、会社は正式なエンゲージメントまたはプロジェクトに進む前に、リクエストの範囲を評価できます。
スクリーニングが完了したら、チームメンバーはエンゲージメントの範囲、推定タイムライン、および料金条件を概説する提案書を作成します。オペレーターは関連ファイルを提案書レコードにアップロードし、見込み客に送信します。見込み客は、公開リンクを通じて提案書を確認、承認、および電子署名します。このステップにより、プロジェクトのアクティベーション前に料金が明確になります。
見込み客が提案を承諾した後、オペレーターはエンゲージメントタスクを管理するためのプロジェクトを作成します。チームは具体的なタスクを概説し、運用上の締め切りを割り当て、フォローアップアクションをスケジュールします。オンボーディングプロセスに関連するすべての会話とファイルはこのプロジェクト内に保存されます。この構造により、会社はすべてのエンゲージメントのマイルストーンと進捗状況を1か所で追跡できます。
合意されたマイルストーンに達すると、オペレーターは承認された提案書を合意された条件に基づいて請求書に変換します。オペレーターはこれらの請求書をクライアントレコードとプロジェクトファイルにリンクします。管理者は支払い状況を追跡し、クライアントポータルまたは直接の会話を通じて必要なフォローアップを調整します。これによりサイクルが完了し、請求記録がプロジェクト全体の履歴とともに整理されます。
製品カバレッジ
App Storeで高評価
ついに落ち着けるように3つか4つのオールインワンツールを渡り歩きましたが、いつもタブだらけになっていました。これは落ち着いて使える初めてのツールです。クライアントプロジェクトを10分で設定できました。
ストレスフリーなチーム導入8人のチームに導入しましたが、直感的で洗練されているため、導入は簡単でした。より多くの連携機能があれば嬉しいですが、彼らは継続的にリリースしています。
毎週数時間節約メモ、タスク、ドキュメント、アップデート用に別々のツールを使い分けていました。1か所にまとめたことで、毎週数時間節約できています。サポートも迅速です。
開始する
よくある質問
信託会計とコンフリクトチェックを、弁護士会の規則に合わせて設定された法律実務管理ソフトウェアに保持します。Workspace369は、インテーク、クライアントレコード、提案書、スケジューリング、クライアントメッセージ、および請求書を実行します。Specialistからの基本的な会計機能も含まれます。
クライアントポータルにより、見込み客は共有ファイルにアクセスし、事務所から送信された提案書を表示できます。担当者はログインして、必要なアクセスが正しく機能していることを確認できます。ポータルは、見込み客が事務所にメッセージを送信し、ドキュメントを表示する場所であり、内部タスク管理とは別です。
はい。リードソースを使用してクライアントレコードで問い合わせを追跡し、承認されたエンゲージメントをステージとカンバンボードを持つプロジェクトとして実行します。もし貴社が営業専用のパイプラインツールを希望する場合、Pipedriveは営業機会パイプライン管理に特化しています。Workspace369は、インテークから提案書、スケジューリング、タスク、請求書まで、クライアントライフサイクルの全体を運営します。
オペレーターは、会話やアップロードされたファイルを、対応するクライアントレコードまたはプロジェクトエントリに直接リンクできます。担当者が新しい情報を受け取った場合、整理された履歴を維持するためにブリーフに記録します。これにより、問い合わせを確認する人は誰でも、最初のスクリーニングコールから最終請求書までの記録されたタイムラインを確認できます。
準備はできています
今日必要なモジュールから始めて、オペレーションが成長するにつれてAI、自動化、会計、在庫、リクエスト、およびレポートをオンにしてください。
