추적되지 않은 참석자 수 변동
고객이 메뉴가 최종 확정된 후 게스트 수를 수정하면 업데이트가 분산된 메시지에 묻히는 경우가 많습니다. 이는 합의된 제안서와 실제 이벤트 실행 간의 불일치를 만듭니다. 고객 기록 및 프로젝트 파일을 업데이트하는 구조화된 방법 없이는 조정이 실패하여 이벤트에 대한 부정확한 추적 및 잘못된 송장 생성이 발생합니다.
케이터링 업체를 위한 CRM
게스트 수 수정 워크플로가 있는 케이터링 업체를 위한 CRM
케이터링 업체는 고객이 초기 메뉴 계약에 서명한 후 게스트 수를 변경할 때 명확한 기록이 필요합니다. Workspace369는 각 이벤트를 하나의 시스템에서 관리합니다: 고객 기록, 전자 서명이 포함된 제안서, 프로젝트, 작업, 예약 및 보증금이 포함된 송장. 운영자는 모든 개정을 추적하므로 주방 생산이 시작되기 전에 업데이트된 수치가 프로젝트 파일 및 송장에 도달합니다. 개정에 대한 명확한 문서화를 유지함으로써 케이터링 팀은 계획 수명 주기 전반에 걸쳐 이벤트 세부 정보 및 청구 업데이트를 효과적으로 조정할 수 있습니다.
클라이언트관계 및 합의된 브리프
작업담당자가 있는 작업
청구송장 및 상업적 맥락
주요 사실
Workspace369의 케이터링 업체를 위한 CRM은 고객 기록, 제안서, 프로젝트 및 작업을 포함한 9가지 영역을 다룹니다.
워크플로는 "고객 기록에서 수정 요청 기록"부터 "최종 결제를 위한 수정 송장 발행"까지 5단계로 진행됩니다.
Workspace369는 월 $29부터 1석 기준으로 시작하며, Commander 플랜은 월 $299에 20석, 스토리지 500GB, 월 120,000 AI 토큰을 포함합니다.
추가 좌석은 개당 $10이며, 추가 스토리지 100GB는 $15입니다. 전체 가격은 웹사이트에서 확인하실 수 있습니다. Workspace369 가격 페이지.
문제점
케이터링 관리의 운영 과제
단절된 제안서 및 송장 수정
합의된 메뉴 범위를 수정하려면 재무 기록에 즉시 조정이 필요합니다. 참석자 수가 줄거나 늘어나면 제안서 및 송장에 대한 수동 업데이트가 동시에 이루어져야 합니다. 이러한 업데이트가 단일 시스템 내에서 관리되지 않으면 고객은 상충되는 청구 문서를 받게 되어 최종 이벤트 정산 중에 결제가 지연되고 행정적 혼란이 발생합니다.
이벤트 준비에 대한 잘못된 작업 할당
게스트 수의 변화는 이벤트 준비 작업을 변경합니다. 직원은 린넨 수, 직원 비율 및 장비 대여를 위해 수동으로 일정 및 작업 목록을 조정해야 합니다. 대화 및 작업이 기본 고객 기록에서 분리되면 팀 구성원은 오래된 지침을 실행하여 이벤트가 발생하기 전에 비용이 많이 드는 오류를 초래합니다.
분산된 클라이언트 커뮤니케이션 및 수정
케이터링 고객은 문자 메시지 및 전화 통화를 포함한 여러 채널을 통해 빈번하게 카운트 업데이트를 보냅니다. 이러한 대화가 프로젝트 파일 및 제안서와 함께 직접 기록되지 않으면 관리 팀은 변경 사항에 대한 기록이 부족하게 됩니다. 명확한 커뮤니케이션 기록이 없으면 분쟁 중에 고객 계약을 확인하기 어렵습니다.
제품
클라이언트가 느끼는 작업 공간을 확인하세요.
01
클라이언트가 실제로 확인하는 포털
클라이언트는 팀에 업데이트를 요청하는 대신 브랜드 포털에서 진행 상황, 파일 및 송장을 확인합니다.
02
모든 채널을 하나의 받은편지함에서
이메일, SMS, 통화 및 음성 메일이 클라이언트 기록 옆에 표시되며 AI 요약 기능이 있어 팀의 누구나 전체 맥락을 파악하고 회신할 수 있습니다.
03
프로젝트로 정리된 클라이언트 업무
모든 계약에 대한 작업, 파일 및 상태 — 팀에서 볼 수 있으며, 클라이언트 포털을 통해 클라이언트도 볼 수 있습니다.
04
견적서부터 받은 송장까지
견적서를 보내고, 마일스톤 또는 리테이너를 청구하고, 자동 알림으로 미결제 항목을 추적하세요.
워크플로우
게스트 수정에 대한 단계별 워크플로
01
고객 기록에 개정 요청 기록
고객이 메뉴 합의 후 게스트 수 변경을 요청하면 관리자가 고객 기록 및 파일을 엽니다. 운영자는 고객 기록 내에서 대화 세부 정보를 수동으로 기록하고 합의된 브리프 내의 특정 숫자를 기록합니다. 이를 통해 운영자는 재무 문서가 변경되기 전에 수정 사항에 대한 명확한 기록을 유지할 수 있습니다.
02
제안서 및 프로젝트 범위 업데이트
관리자는 기존 제안서를 플랫폼 내에서 열어 게스트 수 및 관련 서비스 세부 정보를 조정합니다. 제안서 항목을 새 게스트 수에 맞게 수정함으로써 운영자는 프로젝트 범위를 업데이트합니다. 이 조정은 프로젝트 파일을 고객의 새 요구 사항과 일치시켜 다음 단계인 고객 검토를 위한 문서를 준비합니다.
03
클라이언트 포털에 변경 사항 게시
제안이 업데이트되면 운영자는 수정된 문서를 고객 포털을 통해 공유합니다. 관리자는 고객이 새 약관을 검토하도록 작업을 예약합니다. 고객은 포털에서 업데이트된 파일을 확인한 다음, 청구 조정이 발생하기 전에 게스트 수를 확인하기 위해 수정된 제안을 승인하고 전자 서명합니다.
04
팀을 위한 일정 및 작업 조정
관리 세션이 완료된 후 관리자는 프로젝트 내의 일정 및 작업 목록을 업데이트합니다. 운영자는 브리프에 기록된 새 게스트 수를 기준으로 직원 비율 및 대여 장비와 관련된 작업을 수동으로 조정합니다. 이렇게 하면 팀이 업데이트된 지표에 따라 이벤트 준비를 조정하는 데 도움이 됩니다.
05
최종 결제를 위한 수정 송장 발행
최종 단계는 승인된 제안서를 수정된 송장으로 변환하여 라인이 조정된 게스트 수 및 업데이트된 프로젝트 파일을 반영하도록 합니다. 고객은 카드로 온라인 결제하여 시스템 내에서 게스트 수 수정 관리에 대한 워크플로를 완료합니다.
제품 범위
케이터링 업체를 위한 고객 운영
- 인간 운영자는 고객 기록 내에서 게스트 수를 성공적으로 업데이트하고 이전 제안서를 변경하지 않고 관련 프로젝트 브리프에 이 변경 사항을 기록합니다.
- 수정된 제안서는 클라이언트 포털을 통해 액세스할 수 있으며, 이를 통해 수동 테스터가 클라이언트가 업데이트된 이벤트 범위를 볼 수 있는지 확인할 수 있습니다.
- 프로젝트 파일의 게스트 수와 일치하도록 해당 송장이 업데이트되어 청구 및 프로젝트 기록이 일치함을 보여줍니다.
고객 기록
제안서
프로젝트 및 작업
파일
대화
예약
송장
고객 포털
워크플로 자동화
App Store에서 사랑받는
고객 업무를 관리하는 사람들이 평가했습니다.
★★★★★
드디어 차분함을 느낌세네 개의 올인원 도구를 전전하다가 결국 탭이 뒤죽박죽이 되곤 했습니다. 이건 차분함을 느끼게 해주는 첫 번째 도구입니다. 10분 만에 고객 프로젝트를 설정했습니다.
★★★★★
고통 없는 팀 도입8명의 팀원에게 배포했는데, 직관적이고 세련되어 채택이 쉬웠습니다. 더 많은 통합 기능이 있으면 좋겠지만, 계속해서 새로운 기능을 출시하고 있습니다.
★★★★★
매주 몇 시간씩 절약메모, 작업, 문서 및 업데이트를 위해 별도의 도구를 사용하고 있었습니다. 한 곳으로 통합하면서 매주 몇 시간씩 절약할 수 있었습니다. 지원팀도 응답이 빠릅니다.
자주 묻는 질문
케이터링 워크플로에 대한 평가 기준
주방 생산 및 알레르기 추적은 어디에 포함되나요?
주방 관리 시스템에 주방 생산, 알레르기 기록 및 식품 안전 관리를 보관하십시오. Workspace369는 각 이벤트의 고객 측면을 운영합니다: 고객 기록, 제안서, 일정 관리, 작업 및 송장. 최종 게스트 수 및 메뉴 세부 정보를 수동으로 또는 Specialist에서 웹훅 및 API를 통해 주방 시스템에 전달하십시오.
고객이 게스트 수를 직접 확인할 수 있습니까?
예, 클라이언트는 클라이언트 포털을 통해 수정된 제안 및 프로젝트 파일을 볼 수 있습니다. 이를 통해 팀은 업데이트된 문서를 공유하고 수정 사항에 대한 명확한 대화를 유지할 수 있습니다. 클라이언트는 수정된 제안을 승인하여 확인하고, 운영자는 해당 제안이 브리프에 기록된 게스트 수와 일치하는지 확인합니다.
게스트 수가 변경될 때 작업은 어떻게 조정되나요?
게스트 수가 수정되면 관리자는 프로젝트 내에서 작업 및 일정을 업데이트합니다. 운영자는 개요에서 새 기록을 검토하고 올바른 범위를 반영하도록 개별 작업에서 직원 수와 대여 횟수를 설정합니다.
이벤트 송장을 제안과 함께 관리할 수 있습니까?
네. Workspace369를 사용하면 제안과 동일한 프로젝트 파일 내에서 송장을 생성하고 관리할 수 있습니다. 게스트 수가 변경되면 관리자가 제안을 업데이트하고 수정된 송장으로 변환하여 고객 기록 및 재무 문서가 동일한 수치를 반영하도록 합니다.
