이메일 자동화
지원되는 이벤트가 발생하면 기록 변수를 사용하여 클라이언트 컨텍스트를 메시지에 유지하면서 준비된 이메일을 보냅니다.
고객 업무를 위한 워크플로 자동화
이메일 및 SMS 후속 조치, 작업 생성, 미리 알림 및 팀 알림을 테스트, 기록 및 모니터링할 수 있는 워크플로로 자동화하세요.
클라이언트가 메시지를 보기 전에 모든 워크플로를 시뮬레이션하세요.
- 고객 및 운영 워크플로에 대한 이메일 및 SMS 자동화 실행.
- 팀 또는 개별 구성원을 위한 작업, 미리 알림 및 내부 알림 생성.
- 자체 프로세스에 정의된 필터 및 규칙으로 무제한 단계를 연결하세요.
- 트리거준비됨송장 활동
작업 공간에서 송장 이벤트가 발생할 때 시작됩니다.
- 조건준비됨올바른 클라이언트 일치
필터와 일치하는 클라이언트만 계속 진행됩니다.
- 조치테스트 실행후속 이메일 및 SMS 보내기
- + 단계 추가
필터 및 규칙이 있는 무제한 단계.
활성화 전 검토시뮬레이션 중에는 라이브 메시지가 전송되지 않습니다.
워크플로 자동화 소프트웨어
워크플로 자동화 소프트웨어란 무엇인가요?
워크플로 자동화 소프트웨어는 정의된 비즈니스 이벤트가 발생할 때 반복 가능한 작업을 수행합니다. Workspace369 워크플로 자동화는 이메일 및 SMS 자동화, 작업 생성, 미리 알림 및 팀 또는 개별 구성원을 위한 내부 알림을 다룹니다. 무제한 단계, 필터 및 규칙을 사용하며 시뮬레이션에서 테스트하고 실행 로그에서 클라이언트 작업 컨텍스트에 대해 검토합니다.
작동 방식
모든 워크플로의 다섯 가지 구성 요소
이러한 빌딩 블록에 익숙해지면 모든 자동화(직접 작성하거나 템플릿에서 가져온 것)는 동일하게 읽힙니다.
- 01
트리거
워크플로를 시작하는 이벤트 — 송장 발송 또는 새 리드 할당과 같이 Workspace369에서 이미 발생하는 이벤트
- 02
조건
일치하는 레코드만 다음 단계로 진행됩니다. 예를 들어, 아직 미결제 상태인 송장과 같습니다.
- 03
대기
단계 간의 시간 간격으로, 몇 분에서 며칠까지 설정할 수 있습니다. 팔로우업이 한 번에 몰리지 않고 적절한 시점에 전달되도록 합니다.
- 04
조치
워크플로가 다음에 수행할 작업: 이메일 또는 SMS 발송, 작업 생성, 미리 알림 설정 또는 내부 알림 게시
- 05
실행
하나의 레코드에 대한 워크플로의 단일 실행입니다. 모든 실행은 상태, 수신자, 타이밍 및 트리거 컨텍스트와 함께 기록되므로 실제로 발생한 일을 검토할 수 있습니다.
자동화 작업
하나의 트리거, 다섯 가지 작업 이동 방법.
모든 워크플로 자동화는 필터 및 규칙을 개별 사용자 지정용으로 정의하여 이러한 작업을 무제한 단계로 연결할 수 있습니다. 이메일 및 SMS 자동화는 클라이언트 대면 후속 조치를 처리하고, 작업, 미리 알림 및 내부 알림은 작업 공간 내에서 팀을 이동시킵니다.
SMS 자동화
이메일 경로와 함께 동일한 워크플로를 통해 문자 후속 조치 또는 미리 알림을 보냅니다.
작업 생성
기록 컨텍스트가 첨부된 작업 공간에 작업을 생성하여 후속 작업이 기억이 아닌 추적 가능한 작업이 되도록 하세요.
미리 알림
기록에 연결된 미리 알림을 만들어 시간 민감한 후속 조치가 기억에 의존하지 않도록 하세요.
내부 알림
워크플로가 실행될 때 전체 팀 또는 개별 팀원에게 내부 알림을 게시하세요.
누가 무엇을 받는지
두 개의 대상, 하나의 워크플로
워크플로가 수행하는 모든 작업은 두 가지 장소 중 하나에 기록됩니다. 클라이언트에게 전달되거나 워크스페이스 내부에 기록됩니다.
클라이언트가 받는 내용
팀에서 관리하는 템플릿을 사용하여 미리 준비된 클라이언트 대상 메시지
- 후속 조치, 미리 알림, 다단계 시퀀스를 위한 이메일
- 시간에 민감한 알림 및 확인을 위한 SMS
팀이 보는 내용
동일한 실행으로 생성된 내부 작업, 팀 전체 또는 개별 팀원을 위한 작업
- 레코드 컨텍스트가 첨부된 작업
- 레코드와 연결된 미리 알림
- 팀 또는 특정 팀원을 위한 내부 알림
운영 흐름에 내장됨
경로를 구축하고, 논리를 테스트하고, 모든 실행을 검토합니다.
Automations connect to clients, inboxes, campaigns, requests, invoices, and team workflows.
- 01
지원되는 트리거 선택
Workspace369에서 이미 진행 중인 예약, 고객, 송장, 결제, 제안서, 작업, 잠재 고객, 통화 또는 예약 시간 활동부터 시작합니다.
- 02
조건 및 작업 추가
수신자를 정의한 다음 개별 사용자 지정을 위한 필터 및 규칙으로 무제한 단계를 연결하세요. 각 작업은 활성화 전에 명확하고 검토 가능한 순서로 유지됩니다.
- 03
결과 테스트 및 검사
라이브 메시지를 보내지 않고 시뮬레이션을 실행한 다음, 실행 세부 정보를 사용하여 수신자, 상태, 타이밍 및 트리거 컨텍스트를 검토합니다.
지원되는 트리거
이미 발생하는 이벤트를 기준으로 시작합니다.
모든 워크플로는 지원되는 하나의 트리거로 시작됩니다. 빌더는 활성화 전에 트리거 지원 여부를 확인하므로 워크플로는 워크스페이스에서 감지할 수 없는 것으로 시작될 수 없습니다.
예약
약속 활동 — 예약이 잡히거나 회의가 예정된 경우
클라이언트
클라이언트 레코드 활동, 예를 들어 새 클라이언트가 워크스페이스에 등록되는 경우
송장
송장 활동, 예를 들어 클라이언트에게 송장이 발송되는 경우
결제
워크스페이스 내 송장에 대한 결제 활동
제안서
제안서 활동, 예를 들어 제안서가 수락되는 경우
작업
프로젝트 전반의 작업 활동
리드
리드 활동, 예를 들어 새 리드가 할당되는 경우
전화
통화 결과에 따라 후속 조치가 필요한 통화 활동
예약된 시간
이벤트를 기준으로 워크플로를 시작하는 대신 예약된 시간에 시작합니다.
Workspace369 내부
워크플로가 실행되기 전후를 이해합니다.
빌더, 시뮬레이션 제어 및 실행 기록은 하나의 운영 루프로 설계되어 자동화가 블랙박스가 되지 않습니다.워크플로 빌더
정확한 트리거, 필터 및 작업 순서를 매핑합니다.
이벤트가 시작되는 시점부터 모든 조건 및 후속 단계까지 워크플로 경로를 저장하기 전에 검토합니다.
- 지원되는 트리거는 활성화 전에 계속 표시됩니다.
- 수신자 및 메시지 작업은 동일한 검토의 일부로 유지됩니다.
- 워크플로는 사용자 지정 필터 및 규칙을 사용하여 무제한 단계를 포함할 수 있습니다.
- 트리거준비됨제안 수락됨
- 조건준비됨클라이언트에게 열린 프로젝트가 있음
- 조치3가지 작업온보딩 이메일 보내기, 설정 작업 생성, 팀에 알림
- + 단계 추가
필터 및 규칙이 있는 무제한 단계.
안전한 테스트
실제 메시지를 보내지 않고 실행을 시뮬레이션합니다.
테스트 실행을 통해 팀은 라이브 이메일 또는 SMS가 고객에게 도달하기 전에 변수, 수신자 및 워크플로 준비 상태를 검사할 수 있습니다.
- 시뮬레이션된 실행은 라이브 실행과 별도로 식별됩니다.
- 준비 상태 확인에서 지원되지 않거나 불완전한 설정을 표시합니다.
실행 기록
무엇이 실행되었고, 누구에게 영향을 미쳤으며, 무엇을 검토해야 하는지 확인합니다.
워크플로 실행은 실행을 테스트 실행과 분리하고 상태, 수신자, 자동화 및 자세한 트리거 컨텍스트를 검토할 수 있도록 유지합니다.
- 실시간 실행 및 시뮬레이션된 실행을 필터링합니다.
- 실행을 열어 저장된 세부 정보 및 결과를 검사합니다.
미리 만들어진 템플릿
이미 작동하는 시퀀스에서 시작하세요.
미리 만들어진 워크플로 템플릿은 다양한 산업 및 일반적인 전략을 다룹니다. 그대로 사용하거나 모든 단계를 조정하세요. 각 자동화는 트리거, 시간 대기, 조건 및 작업의 시퀀스이며, 각 단계는 편집 가능하고 테스트 가능하며 검토 가능하게 유지됩니다.
신규 리드 후속 시퀀스
- 1트리거: 신규 리드 할당됨
- 25분 대기
- 3SMS 보내기: 환영 템플릿
- 41시간 대기
- 5회신이 없으면 → 후속 이메일 보내기
- 624시간 대기
- 7콜백 티켓 생성
송장 결제 후속 조치
- 1트리거: 송장 발송됨
- 23일 대기
- 3미결제 시 → 이메일 보내기: 결제 알림
- 44일 대기
- 5미결제 시 → SMS 알림 보내기
- 67일 대기
- 7수금 작업 생성
약속 알림 시퀀스
- 1트리거: 약속 예약됨
- 2이메일 보내기: 예약 확인
- 324시간 전까지 대기
- 4SMS 보내기: 미리 알림 템플릿
- 51시간 전까지 대기
- 6SMS 보내기: 당일 미리 알림
- 7후속 작업 생성
단계별 실행
트리거부터 작업까지 한 번의 실행을 추적합니다.
새 리드 후속 조치 템플릿이 활성화되면 실제로 어떤 일이 발생하는지, 클라이언트가 무엇을 받는지, 팀이 워크스페이스에서 무엇을 보는지 보여줍니다.
- 리드가 할당되는 순간
트리거가 발동되고 해당 리드에 대한 실행이 시작됩니다. 그 후 워크플로가 자동으로 진행되므로 아무도 후속 조치를 기억할 필요가 없습니다.
- 5분 후
클라이언트는 팀에서 준비한 환영 SMS를 받으며, 레코드에서 채워진 세부 정보가 포함됩니다.
- 1시간 후
워크플로가 회신을 확인합니다. 클라이언트가 응답하지 않으면 이메일 후속 조치를 보내고, 응답한 경우 해당 분기는 건너뜁니다.
- 다음 날
아직 회신이 없나요? 워크플로가 리드 컨텍스트가 첨부된 콜백 작업을 생성하므로 담당자가 해당 작업을 이어받습니다.
- 이후
워크플로 실행을 열고 각 단계, 상태, 타이밍 및 시작 트리거를 포함하여 실제로 발생한 일을 정확하게 확인합니다.
일반적인 운영 시나리오
논리를 숨기지 않고 반복적인 후속 조치를 자동화합니다.
이러한 예는 해당 기능이 연결된 고객 작업에 어떻게 통합되는지 설명합니다. 이는 약속된 비즈니스 결과가 아닌 제품 워크플로입니다.
고객 이벤트 후 후속 조치
지원되는 고객, 예약, 송장, 결제, 제안서, 작업, 리드, 통화 또는 시간제 활동을 사용하여 의도적인 이메일 또는 SMS 워크플로 시작
메시지가 게시되기 전에 테스트
프로덕션 이메일 또는 SMS 작업을 보내지 않고 변수, 수신자, 트리거 지원 및 워크플로 준비 상태를 검사하기 위해 시뮬레이션 실행
무슨 일이 있었는지 감사
실행 상태, 수신자, 타이밍, 자동화 및 트리거 컨텍스트를 검토하여 팀이 테스트 실행과 실제 워크플로 활동을 구별할 수 있도록 합니다.
Workspace AI와 페어링
사용 사례를 설명하세요. AI가 워크플로를 초안 작성합니다.
Workspace AI에게 무엇에 주의를 기울여야 하는지 물어보세요. 예를 들어, 미결제 송장이 무엇인지 물어보면 실제 작업 공간 컨텍스트에서 각 송장에 대한 가장 안전한 다음 단계를 포함하여 답변합니다. 정확한 사용 사례를 설명하면 AI가 트리거, 대기, 조건 및 작업을 포함한 워크플로를 준비하여 검토할 수 있도록 합니다.
시뮬레이션, 조정 및 활성화합니다. 워크플로 자동화는 반복적인 작업(보내기, 작업 할당, 알림)을 처리하며, 테스트 실행 및 실행 로그를 통해 모든 작업을 검토할 수 있습니다.
Workspace AI 탐색
연결되는 곳
하나의 기록이 작업을 앞으로 가져갈 수 있습니다.
Automations connect to clients, inboxes, campaigns, requests, invoices, and team workflows.
자주 묻는 질문
자동화 질문
워크플로 자동화는 어떤 작업을 수행할 수 있나요?
워크플로 자동화는 이메일 또는 SMS를 보내거나, 작업 공간에 작업을 생성하거나, 미리 알림을 설정하거나, 전체 팀 또는 개별 팀원에게 내부 알림을 게시할 수 있습니다. 각 작업은 활성화 전에 명확하고 검토 가능한 순서로 유지됩니다.
워크플로에 포함될 수 있는 단계 수에 제한이 있나요?
아니요. 워크플로 자동화는 무제한 단계를 포함할 수 있으며, 복잡성, 필터 및 규칙은 개별 사용자 지정을 위해 정의됩니다. 시뮬레이션 및 실행 로그를 통해 긴 워크플로도 테스트 가능하고 검토 가능하게 유지됩니다.
워크플로에 대기 및 조건부 단계가 포함될 수 있나요?
예. 워크플로는 시간 기반 대기와 조건부 단계를 혼합할 수 있습니다. 예를 들어, 환영 SMS 후 한 시간 동안 일시 중지하고 고객이 응답하지 않은 경우에만 이메일 후속 조치를 보낼 수 있습니다.
Workspace AI가 나를 위해 워크플로를 만들 수 있나요?
예. 정확한 사용 사례를 설명하면 Workspace AI가 검토를 위해 워크플로(트리거, 대기, 조건 및 작업)를 준비하는 데 도움이 됩니다. 시뮬레이션, 조정 및 준비가 되면 활성화할 수 있습니다.
미리 만들어진 워크플로 템플릿이 있나요?
예. Workspace369에는 리드 후속 조치, 송장 알림 및 약속 시퀀스와 같은 다양한 산업 및 일반적인 전략을 위한 사전 제작된 워크플로 템플릿이 포함되어 있습니다. 모든 템플릿 단계는 활성화 전에 조정할 수 있습니다.
워크플로를 활성화하기 전에 테스트할 수 있습니까?
예. Workspace369에는 팀이 라이브 이메일 또는 SMS 작업을 보내지 않고 워크플로를 검사할 수 있도록 시뮬레이션된 테스트 실행이 포함되어 있습니다.
어떤 이벤트가 자동화를 시작할 수 있습니까?
지원되는 트리거에는 예약, 고객, 송장, 결제, 제안서, 작업, 잠재 고객, 통화 및 예약 시간 활동이 포함됩니다. 빌더는 활성화 전에 트리거 지원을 확인합니다.
워크플로가 실행 준비가 되지 않은 경우 어떻게 되나요?
빌더는 활성화 전에 트리거 지원 여부를 확인하고, 시뮬레이션 중에 준비 상태 확인을 통해 라이브 이메일이나 SMS가 발송되기 전에 지원되지 않거나 불완전한 설정을 표시합니다.
워크플로가 실행된 후 팀이 무슨 일이 일어났는지 검토할 수 있습니까?
예. 워크플로 실행은 상태, 수신자, 타이밍 및 자세한 트리거 컨텍스트를 유지하면서 라이브 실행 및 테스트 실행을 사용할 수 있도록 합니다.