이벤트 장소를 위한 CRM
장소 관리자는 계약 체결 전에 임시 날짜 보류를 요청하는 문의에 대해 명확한 관리 추적이 필요합니다. Workspace369는 고객 기록, 제안서, 프로젝트 작업 및 송장을 사용하여 첫 문의부터 보증금 결제까지 이러한 요청을 처리합니다. 공유 팀 캘린더, 서면 가용성 확인 및 명확한 대화 기록을 통해 팀은 고객 기대를 관리하고 복잡한 일정 충돌을 조기에 감지합니다. 문의가 도착하면 날짜, 고객 선호도 및 초기 메모를 기록할 수 있는 구조화된 환경을 갖추면 전체 팀이 정보를 파악할 수 있습니다. 이 구조는 코디네이터가 초기 연락부터 제안 단계까지 문의 진행 상황을 추적하는 데 도움이 되며, 공식 계약이 완료되기 전에 세부 정보가 손실되지 않도록 합니다. 모든 상호 작용에 대한 명확한 기록을 유지함으로써 장소 관리자는 모든 요청의 기록을 검토하고, 내부 일정을 조정하며, 잠재 고객을 위한 정확한 문서를 준비할 수 있습니다.
주요 사실
Workspace369의 이벤트 장소용 CRM은 고객 기록, 제안서, 프로젝트 및 작업 등 9가지 영역을 다룹니다.
워크플로는 "문의 기록"부터 "프로젝트 실행 전환"까지 5단계로 진행됩니다.
Workspace369는 월 $29부터 1석 기준으로 시작하며, Commander 플랜은 월 $299에 20석, 스토리지 500GB, 월 120,000 AI 토큰을 포함합니다.
추가 좌석은 개당 $10이며, 추가 스토리지 100GB는 $15입니다. 전체 가격은 웹사이트에서 확인하실 수 있습니다. Workspace369 가격 페이지.
문제점
문의에서 임시 날짜 보류를 요청할 때, 팀은 종종 분산된 시스템에 메모를 남깁니다. 구조화된 고객 기록이 없으면 다른 코디네이터는 날짜가 완전히 비어 있거나 완전히 예약되었다고 가정할 수 있습니다. 이러한 관리 명확성 부족은 잠재 고객과의 상충되는 구두 계약으로 이어져, 공식 제안서가 생성되거나 검토를 위해 보내지기 전에 운영상의 마찰을 일으킵니다. 여러 코디네이터가 동시에 다른 문의를 처리할 때, 단일 공유 로그가 없으면 두 개의 다른 고객이 전화 통화 중에 동일한 달력 슬롯을 약속받을 수 있습니다. 이 혼란은 수정을 위해 광범위한 후속 이메일을 필요로 하고, 장소의 전문적인 평판을 손상시키며, 일정 충돌을 수동으로 해결해야 하는 관리 직원을 위해 불필요한 스트레스를 유발합니다.
장소 코디네이터는 종종 별도의 이메일 계정에서 이벤트 사양을 논의합니다. 파일, 평면도 및 레이아웃 기본 설정이 핵심 고객 기록에 직접 연결되지 않으면 팀은 합의된 조건을 추적하기 어렵습니다. 이러한 맥락 부족으로 인해 정확한 제안서를 생성하거나 현장 방문을 예약하기가 어려워져 직원은 중요한 고객 세부 정보를 찾기 위해 개별 받은 편지함을 검색해야 합니다. 고객이 레이아웃이나 케이터링 선택에 대해 긴급한 질문으로 전화할 때 담당 코디네이터는 해당 파일이 저장된 동료의 받은 편지함에 액세스하지 못할 수 있습니다. 이러한 응답 시간 지연은 계획 프로세스를 늦추고 최종 제안서 초안 작성 시 오류로 이어질 수 있습니다. 이전 사양이 수정된 계획 대신 실수로 포함될 수 있기 때문입니다.
장소 제안서를 보내는 것은 종종 초기 문의 메모와 분리되어 이루어집니다. 코디네이터가 보류 중인 날짜 홀드 세부 정보와 활성 계약 초안을 함께 볼 수 없으면 고객의 원래 요청과 충돌하는 문서 조건을 발행할 수 있습니다. 이러한 분리된 접근 방식은 서명 프로세스를 지연시키고 이벤트 범위를 사용 가능한 날짜와 일치시키기 위해 광범위한 수동 수정이 필요합니다. 초기 문의 메모와 문서 생성 도구 간에 직접적인 연결이 없으면 코디네이터는 창 전체에서 정보를 복사하여 붙여넣어야 하므로 가격, 객실 할당 또는 이벤트 시간에 오타가 발생할 위험이 높아집니다. 이러한 실수는 추가적인 검토 및 수정 라운드를 필요로 하여 날짜가 확인되지 않은 시간을 연장하고 잠재적으로 다른 예약을 놓칠 수 있습니다.
장소 확보에는 제안 수락 후 즉시 보증금 송장이 필요합니다. 송장 발행이 프로젝트 작업에 대한 가시성 없이 별도의 회계 도구에서 처리되는 경우 관리 팀에서 청구서 발송을 지연할 수 있습니다. 이 지연은 날짜가 임시로 유지되는 기간을 연장하여 장소에서 날짜 보류를 해제하거나 예약을 확정하는 것을 방해합니다. 청구 프로세스가 주요 고객 파일에서 분리되면 재무 팀에서 제안서가 서명되었다는 알림을 즉시 받지 못할 수 있습니다. 이러한 의사소통 격차로 인해 재정적 약정 없이 날짜가 몇 주 동안 보류될 수 있으며, 이는 다른 수익 창출 이벤트를 차단하고 보류 중인 보증금이 적시에 추적되지 않아 장소의 현금 흐름 예측을 복잡하게 만듭니다.
제품
클라이언트는 팀에 업데이트를 요청하는 대신 브랜드 포털에서 진행 상황, 파일 및 송장을 확인합니다.
이메일, SMS, 통화 및 음성 메일이 클라이언트 기록 옆에 표시되며 AI 요약 기능이 있어 팀의 누구나 전체 맥락을 파악하고 회신할 수 있습니다.
모든 계약에 대한 작업, 파일 및 상태 — 팀에서 볼 수 있으며, 클라이언트 포털을 통해 클라이언트도 볼 수 있습니다.
견적서를 보내고, 마일스톤 또는 리테이너를 청구하고, 자동 알림으로 미결제 항목을 추적하세요.
워크플로우
코디네이터는 문의를 받는 즉시 잠재 고객 세부 정보를 고객 기록에 입력합니다. 코디네이터는 고객이 특정 방 및 캘린더 슬롯에 대한 잠정 날짜 보류를 원한다는 메모를 간략하게 기록하기 위해 특정 텍스트 메모를 추가합니다. 이렇게 하면 프로필을 검토하는 모든 직원이 추가 대화를 시작하거나 사이트 투어를 예약하기 전에 보류 중인 요청을 볼 수 있습니다. 이러한 세부 정보를 첫 번째 접촉 지점에서 캡처함으로써 장소는 잠재 고객에 대한 명확한 기록을 설정합니다. 고객과 상호 작용하는 후속 팀원은 요청된 날짜와 방을 즉시 볼 수 있어 모순된 정보 공유를 방지하고 처음부터 일관된 경험을 보장합니다.
관리자는 마스터 캘린더와 기존 프로젝트를 검토하여 요청된 날짜에 확정된 예약이 없는지 확인합니다. 팀 캘린더는 할당된 모든 이벤트를 한 화면에 표시하므로, 보류 및 확정된 예약이 나란히 표시됩니다. 확인 후, 고객에게 48시간 이내에 잠정 보류 상태에 대해 후속 조치를 취하라는 알림을 작업 목록에 업데이트합니다. 이 수동 확인 단계는 복잡한 예약 요구 사항이 있는 장소에 중요합니다. 자동화된 시스템이 간과할 수 있는 설정 시간, 청소 시간 및 직원 가용성을 관리자가 고려할 수 있기 때문입니다. 활성 프로젝트를 교차 확인함으로써 팀은 다음 단계로 진행하기 전에 충돌하는 약정이 발생하지 않도록 합니다.
코디네이터는 제안서 기능을 사용하여 간략하게 기록된 메모를 기반으로 객실 임대료, 케이터링 최소 요금 및 보증금 일정을 설명하는 자세한 문서를 작성합니다. 이 제안서는 클라이언트 기록에 직접 연결되어 잠재 고객이 전용 클라이언트 포털 계정 내에서 모든 약관, 이벤트 날짜 및 지불 타임라인을 명확하게 볼 수 있도록 합니다. 클라이언트가 제안서에 액세스할 수 있는 보안 포털을 제공하면 검토 프로세스가 단순화됩니다. 클라이언트는 모든 세부 정보가 초기 요청과 일치한다는 것을 알면서 편리하게 특정 약관을 검토할 수 있으며, 코디네이터는 문서가 조회되었는지 또는 클라이언트 피드백에 따라 추가 조정이 필요한지 추적할 수 있습니다.
고객이 고객 포털을 통해 제안서에 서명하면 장소 관리자가 초기 보증금 송장을 생성합니다. 시스템은 송장 상태를 추적하고 코디네이터는 결제 승인을 확인하는 작업을 할당합니다. 이렇게 하면 보증금이 지불될 때까지 임시 날짜 보류가 확인된 예약과 분리됩니다. 송장을 고객 기록에 직접 연결함으로써 팀은 다른 소프트웨어 애플리케이션 간에 전환하지 않고도 결제 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다. 이 명확한 가시성은 코디네이터가 미결 잔액을 신속하게 후속 조치하는 데 도움이 되며, 필요한 보증금이 성공적으로 처리되고 확인된 후에만 장소의 달력이 확정되도록 합니다.
보증금 송장이 결제된 후 관리자는 파일을 활성 프로젝트로 전환합니다. 레이아웃 파일, 평면도 및 공급업체 지침을 파일 섹션에 업로드하고 일정을 사용하여 최종 코디네이터 회의를 설정합니다. 설정 시간에 대한 모든 진행 중인 대화는 이벤트 기록을 정확하고 명확하게 유지하기 위해 프로젝트 내에서 직접 유지됩니다. 이 전환은 이벤트를 잠정 문의에서 활성 운영 프로젝트로 이동시키는 예약의 공식 확인을 표시합니다. 모든 평면도, 공급업체 인증서 및 커뮤니케이션 로그를 한 곳에서 액세스할 수 있도록 하면 실행 팀이 물류를 원활하게 조정할 수 있어 모든 직원이 최신 이벤트 사양에 액세스할 수 있습니다.
제품 범위
App Store에서 사랑받는
드디어 차분함을 느낌세네 개의 올인원 도구를 전전하다가 결국 탭이 뒤죽박죽이 되곤 했습니다. 이건 차분함을 느끼게 해주는 첫 번째 도구입니다. 10분 만에 고객 프로젝트를 설정했습니다.
고통 없는 팀 도입8명의 팀원에게 배포했는데, 직관적이고 세련되어 채택이 쉬웠습니다. 더 많은 통합 기능이 있으면 좋겠지만, 계속해서 새로운 기능을 출시하고 있습니다.
매주 몇 시간씩 절약메모, 작업, 문서 및 업데이트를 위해 별도의 도구를 사용하고 있었습니다. 한 곳으로 통합하면서 매주 몇 시간씩 절약할 수 있었습니다. 지원팀도 응답이 빠릅니다.
자주 묻는 질문
조정자는 각 보류를 후속 작업이 있는 캘린더 이벤트로 기록하고, 팀 캘린더는 모든 보류 및 예약을 한눈에 보여줍니다. 온라인 예약 페이지 및 재고 추적이 전문가부터 포함됩니다. 라이브로 전환하기 전에 서면 체크리스트와 비교하여 테스트 날짜 보류, 취소 및 충돌 요청을 확인합니다.
네. Specialist의 파일 첨부 기능을 통해 장소 코디네이터는 평면도, 공급업체 보험 증권 및 좌석 배치도를 특정 고객 기록 또는 프로젝트 폴더 내에 직접 업로드, 저장 및 구성할 수 있습니다. 직원은 계획 대화 중에 이러한 파일에 액세스하거나 고객 포털 또는 파일 공유 링크를 통해 고객과 공유할 수 있습니다.
관리자는 달력 날짜 및 작업을 사용하여 보증금 마감일을 추적합니다. 보증금 송장은 Stripe를 통한 온라인 카드 결제와 함께 클라이언트 포털로 전송됩니다. 코디네이터는 송장 상태를 확인하고 잠정 보류가 만료되기 전에 고객이 지불하도록 미리 알림 메시지를 예약할 수 있습니다.
네. 고객을 위한 전용 프로젝트를 생성하여 다중 객실 이벤트를 구성할 수 있습니다. 코디네이터는 브리프에 요청된 특정 객실을 기록하고, 각 공간에 대한 작업을 할당하고, 모든 세부 정보를 제안에 포함할 수 있습니다. 이를 통해 모든 객실 할당이 하나의 프로젝트 파일에 문서화됩니다.
