2026 suite: inbox, AI, boekhouding.App openen

CRM voor kapsalons

CRM voor kapsalons met een workflow voor evenementenboekingen

Herenkappers die zakelijke evenementen of groepsboekingen voor bruiloften buiten de deur afhandelen, hebben meer administratieve structuur nodig dan simpele wachtrijen voor binnenlopers. Workspace369 beheert klantgegevens, offertes, projecten, aanbetalingen en facturen in één systeem. Het regelt de boeking van externe evenementen die een kapsalon onderhandelt, naast de dagelijkse afspraken, en houdt complexe groepsafspraken gescheiden van de standaard planning voor binnenlopers.

Gratis proefperiode starten Praat met verkoop
Klantde relatie en de overeengekomen opdrachtomschrijving
Werktaken met een verantwoordelijke persoon
Facturatiefacturen en commerciële context
Workspace369 klantrecord met geschiedenis, bestanden, communicatie en facturen in één profiel

Belangrijke feiten

CRM voor kapsalons bij Workspace369 omvat 9 gebieden, waaronder klantdossiers, voorstellen, projecten en taken.

De workflow verloopt in 5 stappen, van "klantgegevens en aanvragen vastleggen" tot "mijlpaalfacturen uitvoeren en toegang tot het portaal verlenen".

Workspace369 begint vanaf $29/maand voor 1 zitplaats, en het Commander-abonnement bevat 20 zitplaatsen, 500 GB opslag en 120.000 AI-tokens per maand voor $299/maand.

Extra zitplaatsen kosten $10 per stuk en 100 GB extra opslag kost $15; volledige prijzen zijn openbaar op de Workspace369 prijzenpagina.

Het probleem

Administratieve Wrijving bij Barbershop Evenementenbeheer

Verspreide evenementvoorstellen

Wanneer een kapsalon een off-site zakelijke verzorgingsdag coördineert, leidt het verzenden van voorwaarden via standaard e-mail tot verloren details. Zonder gestructureerde offertes leidt het bijhouden van overeengekomen tarieven en het aantal stylisten tot wrijving. Personeel moet handmatig verifiëren welke versie de zakelijke klant heeft geaccepteerd. Deze chaos vertraagt bevestigingen en heeft invloed op de planning, aangezien teamleden een duidelijk overzicht in de briefing missen met betrekking tot de vereiste mobiele stoelen en apparatuur.

Onsamenhangende Klantgesprekken

Het onderhandelen over groepboekingen omvat meerdere sms-threads en telefoongesprekken met evenementenorganisatoren. Wanneer deze gesprekken op de persoonlijke telefoons van individuele kappers leven, kan de eigenaar van de salon geen opstellingstijden of speciale verzoeken verifiëren. Er ontstaan miscommunicaties over reiskosten en aankomsttijden. Wanneer elk gesprek op het klantdossier staat, kan de eigenaar van de salon eerdere overeenkomsten bekijken vóór de evenementdatum.

Niet-bijgehouden taken buiten locatie

Voorbereiding op een pop-up shop vereist het inpakken van specifieke knippers, ontsmettingsmiddelen en draagbare verlichting. Standaard walk-in software mist taakbeheer voor logistieke voorbereiding. Wanneer administratieve taken niet zijn toegewezen, worden kritieke apparatuur vergeten. Teamleden arriveren op locatie en missen essentiële gereedschappen, waardoor de operaties stilvallen. Het bijhouden van voorbereidend werk via speciale taken zorgt ervoor dat een coördinator de inventaris afvinkt voordat een voertuig de winkel verlaat.

Geïsoleerde facturatie en facturen

Standaard kassasystemen verwerken directe stoeltransacties, maar falen bij complexe mijlpaalfacturering voor grote evenementen. Barbershops missen vaak aanbetalingsdeadlines voor externe klussen omdat ze gestructureerde facturen die aan het contract zijn gekoppeld, missen. Het handmatig bijhouden van deelbetalingen in spreadsheets leidt tot boekhoudfouten. Administratief personeel heeft een directe manier nodig om aanbetalingsfacturen en eindsaldi uit te geven die gekoppeld zijn aan het evenementprojectdossier.

Het product

Zie de werkruimte die uw klanten voelen.

01

Een portaal dat klanten daadwerkelijk controleren

Klanten volgen voortgang, bestanden en facturen in een gepersonaliseerd portaal in plaats van uw team om updates te vragen.

Workspace369 klantrecord met geschiedenis, bestanden, communicatie en facturen in één profiel
02

Elk kanaal in één inbox

E-mail, sms, telefoongesprekken en voicemail komen naast het klantrecord te staan — met AI-samenvattingen, zodat iedereen in het team kan reageren met volledige context.

Workspace369 gedeelde inbox met e-mail-, sms- en gespreksgeschiedenis naast een klantrecord
03

Klantwerk, georganiseerd als projecten

Taken, bestanden en status voor elke opdracht — zichtbaar voor het team en, via het klantenportaal, voor de klant.

Workspace369 projectbord met klantwerk georganiseerd in fasen met eigenaren en status
04

Offertes tot betaalde facturen

Verstuur offertes, factureer mijlpijlen of retentieovereenkomsten, en laat geautomatiseerde herinneringen alles openstaande achtervolgen.

Workspace369 factuureditor met regelitems, betalingsvoorwaarden en klantgegevens

Workflow

Stapsgewijze workflow voor het boeken van barbershop-evenementen

01

Leg klantgegevens en aanvragen vast

Voer de gegevens van de bedrijfsorganisator in de cliëntdossiers in. Noteer in de opdracht de specifieke datum, het geschatte aantal gasten en de benodigde verzorgingsdiensten. Dit vormt de basis voor het off-site project, waarbij de speciale boeking wordt gescheiden van alledaagse walk-in stoelafspraken die uw primaire kassasysteem vullen.

02

Offertes uitbrengen en volgen

Genereer formele Offertes met mobiele verzorgingstarieven, reiskosten en stylistvereisten. Stuur het document naar de klant ter beoordeling, goedkeuring en elektronische ondertekening. Bevestig de ondertekende offerte in het platform voordat u personeel toewijst, zodat er geen winkelmiddelen worden gereserveerd voor onbevestigde zakelijke boekingen. Deze stap stelt duidelijke commerciële grenzen vast voordat enige off-site logistiek begint.

03

Logistieke Taken en Bestanden Coördineren

Maak een project aan voor het externe evenement. Creëer expliciete taken voor het inpakken van mobiele kits, het controleren van tondeusebladen en het laden van draagbare stoelen. Upload plattegronden van de locatie en parkeervergunningen rechtstreeks in de gedeelde bestanden. Een manager moet de takenlijst achtenveertig uur voor vertrek controleren om te bevestigen dat alle logistieke voorbereidingen zijn voltooid.

04

Plan stylisten en consolideer gesprekken

Gebruik de interne planningsmodule om de off-site uren voor deelnemende kappers in te plannen, waarbij deze evenemententijdlijn gescheiden wordt gehouden van standaard stoelafspraken. Voer alle logistieke gesprekken met de locatieorganisator binnen het platform. Een coördinator moet deze gesprekken wekelijks controleren om wijzigingen in de evenemententijd te volgen en de interne projectgegevens onmiddellijk bij te werken om planningsconflicten in de hoofdvestiging te voorkomen.

05

Mijlpaalfacturen en toegang tot portaal uitvoeren

Stuur een aanbetalingsfactuur om de datum vast te leggen, gevolgd door een definitieve saldofactuur na voltooiing van het evenement. Geef de zakelijke klant toegang tot het klantportaal zodat zij bestanden, openstaande saldi en planningsdetails kunnen bekijken. De klant kan elke factuur online met een kaart betalen, en de boekhouder ziet welke mijlpaalbetalingen voltooid zijn.

Productdekking

Clientoperaties voor kapperszaken

  • Een operator kan een offerte voor meerdere stylisten genereren, deze naar een testklant sturen en verifiëren dat de statusupdates binnen de klantgegevens worden weergegeven.
  • De coördinator kan vijf afzonderlijke logistieke voorbereidingstaken maken, een parkeerkaart van de locatie bijvoegen en deze toewijzen aan een specifieke projecttijdlijn.
  • De boekhouder kan een aanbetalingsfactuur uitgeven en verifiëren dat een testgebruiker de factuur en planningsdetails kan bekijken in het beveiligde klantenportaal.
Klantrecords
Voorstellen
Projecten en taken
Bestanden
Gesprekken
Planning
Facturen
Klantportaal
Workflow Automations

Geliefd op de App Store

Beoordeeld door de mensen die hun klantwerk erop uitvoeren.

★★★★★
Voelt eindelijk rustig

Wisselde tussen drie of vier alles-in-één tools en belandde altijd in een chaos van tabbladen. Dit is de eerste die rustig aanvoelt. Mijn klantprojecten in tien minuten ingesteld.

Justin R. · Solo-oprichter · App Store-recensie
★★★★★
Pijnloze teamuitrol

We hebben het uitgerold naar ons team van acht personen en de adoptie was pijnloos — intuïtief en gepolijst. Ik zou graag meer integraties willen, maar ze blijven leveren.

Samantha D. · Operations Lead · App Store-recensie
★★★★★
Uren per week terug

Jongleerde met aparte tools voor notities, taken, documenten en updates. Consolideren op één plek heeft me wekelijks uren bespaard. Ondersteuning is ook responsief.

Alicia N. · Oprichter bureau · App Store-recensie
Lees alle beoordelingen

Aan de slag gaan

Bekijk Workspace369 in uw eigen klantwerk.

Start een gratis proefperiode of neem contact op met sales – hoe dan ook, u ziet de volledige cyclus: inbox, projecten, portal en facturatie.
Gratis proefperiode starten Praat met verkoop

FAQ

Beoordelingscriteria voor evenementenbeheer in barbershops

Kan Workspace369 onze dagelijkse wachtrij voor kappers beheren?

Bewaar wachtrijen voor binnenkomst, POS-operaties en directe stoelplanning in een vloer-tool zoals Square Appointments. Workspace369 beheert het klantwerk eromheen, van off-site evenementoffertes en projecten tot aanbetalingen en mijlpaalfacturering.

Hoe volgen we specifieke apparatuurbehoeften voor een evenement buiten de locatie op?

Leg alle benodigde apparatuur vast in de notities, zoals draagbare stoelen of specifieke tondeuses. Maak vervolgens taken aan voor het inpakken en voorbereidende werk, en voeg bestanden van de locatie toe aan het project, zodat uw team elk item afvinkt voordat ze de winkel verlaten.

Kunnen klanten hun evenementenschema en facturen op één plek bekijken?

Ja, zakelijke klanten hebben via het klantenportaal toegang tot hun planningsgegevens, offertes en facturen. De coördinator kan de klant berichten om in te loggen en hun evenementdetails te controleren. Dit portaal houdt complexe zakelijke boekingsdocumentatie georganiseerd en gescheiden van uw dagelijkse winkelverkopen in de fysieke winkel.

Worden taken automatisch toegewezen aan mijn kappers?

Workflow Automatiseringen kunnen taken aanmaken, e-mail of SMS verzenden, herinneringen sturen en teamleden op de hoogte stellen met behulp van ondersteunde triggers, voorwaarden en getimede wachttijden. E-mailautomatiseringen starten op Cadet en SMS-stappen op Voyager; AI-gegenereerde workflows starten op Commander. Test het vereiste evenement, de eigenaar en de beoordelingsstap voordat u de workflow inschakelt. Oproep-triggers vereisen een plan met spraak. Gesimuleerde testruns en uitvoeringslogboeken tonen precies wat de workflow zal doen met een voorbeeld evenement.

Blijf verkennen

Gerelateerde pagina's

Klaar wanneer u dat bent

Bekijk waar Workspace369 past in uw klantwerkflow.

Begin met de modules die u vandaag nodig heeft, schakel vervolgens AI, automatiseringen, boekhouding, inventaris, aanvragen en rapportage in naarmate de operatie groeit.

Gratis proefperiode startenVraag een demo aan